項(xiàng)目范圍管理的常見問題

1、項(xiàng)目范圍管理的常見問題 當(dāng)項(xiàng)目經(jīng)理開頭一個(gè)新的項(xiàng)目的時(shí)候，首先要做的事情之一就是弄清晰這個(gè)項(xiàng)目畢竟需要一個(gè)什么樣的東西。要讓他們明白，現(xiàn)在花費(fèi)一點(diǎn)時(shí)間進(jìn)行詢問來更好的了解他們對(duì)于項(xiàng)目的期望，賽過項(xiàng)目不停的返工所帶來的損失。 除了一些明確的客戶需求和供應(yīng)的研討文檔之外，可能還有其他一些事情作為項(xiàng)目范圍的一部分，而這些往往需要通過調(diào)查才能得出來。如何調(diào)查?需要項(xiàng)目經(jīng)理和項(xiàng)目的贊助商或項(xiàng)目中的其他主要利益相關(guān)者坐下來，根據(jù)下面提出的7個(gè)問題作為清單，逐一進(jìn)行了解。 1、畢竟是誰在定義范圍？ 項(xiàng)目經(jīng)理需要第一個(gè)溝通的對(duì)象就是項(xiàng)目贊助商，盡管他們可能不是定義項(xiàng)目細(xì)節(jié)的正確人選，但從他們口中可以得知到能夠

2、定義項(xiàng)目正確需求的人。 也可能是一些人，只要知道了這些人員名單，項(xiàng)目經(jīng)理就能按圖索驥，將這些人列為第二輪溝通的對(duì)象。 第二輪的溝通可以面對(duì)面單獨(dú)溝通，也可以組織一個(gè)項(xiàng)目研討會(huì)，將自己理解的要求和對(duì)方進(jìn)行爭論，看雙方是不是在范圍的定義上保持全都。 或者采取統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)描述和名稱便于后續(xù)的審核和驗(yàn)收。又或者假如項(xiàng)目范圍過于擴(kuò)大化，可以建議形成另一個(gè)或若干個(gè)項(xiàng)目來進(jìn)行。 2、誰批準(zhǔn)范圍？ 不要寄予期望于通過一次或幾次集體爭論就能確定下來項(xiàng)目的范圍，在此期間總是會(huì)不斷地出現(xiàn)沖突，這種沖突維持的時(shí)間越長，對(duì)于項(xiàng)目的啟動(dòng)就會(huì)有所延誤。 這個(gè)時(shí)候需要有人能夠在沖突發(fā)生的時(shí)候進(jìn)行仲裁，或者當(dāng)同時(shí)存在幾個(gè)選項(xiàng)的時(shí)

3、候進(jìn)行選擇。 這個(gè)批準(zhǔn)的權(quán)力可以是項(xiàng)目贊助商，假如項(xiàng)目贊助商無法推斷，那么可以建立一個(gè)委員會(huì)來進(jìn)行審核并批準(zhǔn)，這種批準(zhǔn)一方面需要預(yù)留出一定的時(shí)間。 另外，等到項(xiàng)目正式實(shí)施交付的時(shí)候，項(xiàng)目范圍往往也可能會(huì)出現(xiàn)變更，這時(shí)，委員會(huì)也需要進(jìn)行審核和批準(zhǔn)。 3、你的目標(biāo)是什么? 假如說項(xiàng)目范圍是幫助項(xiàng)目經(jīng)理劃了一個(gè)圈來避免超出范圍之外的額外交付，那么了解項(xiàng)目贊助商或者主要客戶需要通過項(xiàng)目來實(shí)現(xiàn)的目標(biāo)則更加重要。項(xiàng)目經(jīng)理博客 這樣會(huì)更簡單幫助對(duì)方通過項(xiàng)目來實(shí)現(xiàn)，目標(biāo)和范圍是不一樣的，目標(biāo)往往是通過項(xiàng)目最終實(shí)現(xiàn)的成果來體現(xiàn)。 假如目標(biāo)較大，則需要和對(duì)方溝通來分解確定形成若干個(gè)小目標(biāo)或若干個(gè)階段性目標(biāo)，這些小

4、目標(biāo)可以是小的成果，成果可能是有形實(shí)體產(chǎn)品也可能是無形的服務(wù)產(chǎn)品。 不管是哪一種，都需要通過相關(guān)的文件來進(jìn)行項(xiàng)目總的商定，假如沒有最終的文件來確認(rèn)，那么項(xiàng)目經(jīng)理需要開頭和項(xiàng)目的關(guān)鍵利益相關(guān)者進(jìn)行溝通并確定。 4、你如何知道是否達(dá)成目標(biāo) 這個(gè)問題牽涉到如何衡量目標(biāo)的達(dá)成，想要達(dá)成目標(biāo)必需要制定可實(shí)施的計(jì)劃以及具體的步驟，這些計(jì)劃要具備可行性，不能脫離實(shí)際來編制。 建議通過專家爭論或經(jīng)驗(yàn)共享來制定項(xiàng)目的目標(biāo)達(dá)成計(jì)劃，然后從中找出關(guān)鍵步驟，并理出各個(gè)關(guān)鍵步驟之間的搭接關(guān)系。 有了這些關(guān)鍵步驟，就可以整理出完成這些關(guān)鍵步驟的關(guān)鍵因素，通過對(duì)關(guān)鍵因素的分析，設(shè)定達(dá)成目標(biāo)的衡量標(biāo)準(zhǔn),通過衡量標(biāo)準(zhǔn)來對(duì)關(guān)鍵步

5、驟進(jìn)行監(jiān)控，或者說通過這些標(biāo)準(zhǔn)制定出關(guān)鍵的kpi來對(duì)項(xiàng)目成員進(jìn)行考核，才能讓全部人明白目標(biāo)是否達(dá)成。 5、你的關(guān)鍵假設(shè)是什么? 在確定項(xiàng)目范圍的時(shí)候，每個(gè)人都會(huì)做出一些關(guān)鍵假設(shè)，項(xiàng)目經(jīng)理這個(gè)時(shí)候的主要工作就是確保已經(jīng)全部了解并記錄下來，這些關(guān)鍵假設(shè)會(huì)大大的影響到項(xiàng)目。 例如項(xiàng)目贊助商可能會(huì)假設(shè)用戶會(huì)喜歡項(xiàng)目最終產(chǎn)品的創(chuàng)意，盡管這些產(chǎn) 品的對(duì)象實(shí)際是未成年人。 項(xiàng)目經(jīng)理需要分析全部的關(guān)鍵假設(shè)，通過提出正確的問題來找出錯(cuò)誤的關(guān)鍵假設(shè)，擅長運(yùn)用好這一點(diǎn)，可以適當(dāng)?shù)墓芾眄?xiàng)目以及客戶的期望。 關(guān)鍵建設(shè)往往和風(fēng)險(xiǎn)相關(guān)聯(lián)，一旦關(guān)鍵假設(shè)沒有成立，嚴(yán)重時(shí)會(huì)導(dǎo)致范圍的大范圍變更甚至失敗，項(xiàng)目經(jīng)理一定要謹(jǐn)慎。 6、

6、你有多大的敏捷性? 項(xiàng)目經(jīng)理現(xiàn)在基本上都能知道什么是項(xiàng)目管理的鐵三角：時(shí)間、成本和質(zhì)量，當(dāng)前的項(xiàng)目需要依靠哪些資源，是不是有足夠的成本和時(shí)間來完成這個(gè)項(xiàng)目。 在正式開頭項(xiàng)目之前，項(xiàng)目經(jīng)理要確定這三角形限制是否可以敏捷的轉(zhuǎn)變，比如說在要求加快進(jìn)度的狀況可以降低質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，又或者增加資源投入。 對(duì)于敏捷性的把握往往會(huì)涉及到范圍的變更以及計(jì)劃的改動(dòng)，項(xiàng)目經(jīng)理必需要確定自己的敏捷性大小，假如超出自己的范圍，那么必需要確定一個(gè)更高層的人或委員會(huì)來支撐自己完成項(xiàng)目中出現(xiàn)的變動(dòng)，相當(dāng)于擴(kuò)展項(xiàng)目經(jīng)理的敏捷性范圍。 7、你已經(jīng)做完項(xiàng)目中的一切了嗎? 想要完美的做完一個(gè)項(xiàng)目，項(xiàng)目經(jīng)理要時(shí)刻留意反思。每次當(dāng)項(xiàng)目中解決掉一個(gè)問題的時(shí)候，項(xiàng)目經(jīng)理需要組織項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)進(jìn)行反思，確保他們已經(jīng)完成了解決這個(gè)問題所做的一切。 而且這個(gè)問題要不斷地讓項(xiàng)目的全部利益相關(guān)者來考慮，自己是不是為項(xiàng)目做完了一切該做的事情。 想要完成項(xiàng)目范圍的確定比這7個(gè)簡潔的問題還要多得