某知名廣告公司制管流程課件

1、流程管制系統(tǒng)July 1, 2003目錄l 序言l Brief流程l 交件流程l 流程步驟m開立工作卡m 創(chuàng)意簡報m 創(chuàng)意發(fā)展m 報價m 完稿m 出片打樣m 媒介/印刷m 開立發(fā)票m 資料儲存l 采購訂單l Freelance 服務(wù)序言 流程管制，即是在廣告公司內(nèi)策劃一個有系統(tǒng)、有紀律的制度來執(zhí)行對品質(zhì)、價格及時間的控制。 從工作的開始至終結(jié)，流程管制部與客戶服務(wù)部、創(chuàng)意部及對外供應(yīng)商都有著緊密聯(lián)系。 本手冊是設(shè)定正確的工作程序，并介紹每一個步驟使流程管制的運作更流暢。 序言流程管制的職責正確的開立工作卡號審核工作卡簽名跟蹤工作進度提供第三方報價處理第三方付款申請及其它事物作品存檔Brief流

2、程1.明確工作要求2.備齊相關(guān)資料3.初擬交件時間1.清楚工作內(nèi)容2.明確創(chuàng)意小組/工作小組視覺中心經(jīng)理應(yīng)該和視覺設(shè)計人員同時聽取藝術(shù)指導(dǎo)的工作要求視覺中心經(jīng)理 1.確定工作人員 2.清楚交件時間視覺設(shè)計人員 1.清楚工作內(nèi)容 2.同意交件時間 填寫工作卡或Action MemoBrief各部，并簽字確認。各部簽字同意后，交流程管制開工作卡號或Update工作內(nèi)容。流程管制拷貝副本交相關(guān)各部人員。客戶服務(wù)部創(chuàng)意總監(jiān)創(chuàng)意小組視覺中心制作部 Print / TVC流程管制None PrintProduction制作部 1.清楚交件時間 2.安排供應(yīng)商 3.預(yù)估外付成本流程管制部 1.開立工作卡號

3、2.跟蹤工作進度 3.準備內(nèi)部成本報價單交件流程-1達到要求可以提案或交給客戶服務(wù)部創(chuàng)意小組檢查文字，排版正確視覺中心經(jīng)理：確保準時交件視覺設(shè)計人員：1.排版準確 2.準時交件創(chuàng)意小組確定完稿文字/畫面準確簽字視覺中心確定完稿打印稿和文件準確簽字 LAYOUT FINAL ARTWORK視覺中心Creative Works報告流程制管外發(fā)費用如插圖、拍照、租片等客戶服務(wù)部創(chuàng)意總監(jiān)創(chuàng)意小組制作部 Print / TVC流程管制內(nèi)部成本報價單Estimate印刷/出片/打樣費用電視廣告制作/拷帶費用NonePrintProduction客戶服務(wù)部確定完稿內(nèi)容準確簽字流程管制提醒交件時間流程管制確定

4、各部簽字后送交出片交件流程-2創(chuàng)意總監(jiān)：整體品質(zhì)檢查簽字創(chuàng)意小組： 1.檢查文字內(nèi)容簽字 2.檢查色彩、圖片視覺中心：1.檢查尺寸、簽字 呈像精度 2.檢查是否掉字、 掉圖制作部： 1.檢查網(wǎng)片/網(wǎng)線簽字 2.檢查打樣稿質(zhì)量 3.品質(zhì)監(jiān)控 4.掌控外付成本1.品質(zhì)掌控2.控制時間3.控制成本Film output / Color proofPrinting / TVC 視覺中心各單位確認簽字后送交媒介客戶服務(wù)部創(chuàng)意總監(jiān)創(chuàng)意小組制作部 Print / TVC流程管制NonePrintProduction客戶服務(wù)部整體檢查無誤簽字送交媒介部或送印刷創(chuàng)意部：整體品質(zhì)檢查客戶服務(wù)部：內(nèi)容審查確認無誤后

5、送交媒介部或送交客戶流程步驟1. 開立開立“工作卡工作卡” 1.1 客戶服務(wù)部收到客戶工作要求。 1.2 客戶服務(wù)部填寫“工作卡*1”。 1.3 客戶服務(wù)部向創(chuàng)意部相關(guān)人員*2簡報工作，創(chuàng)意部同意并于“工作卡”上 簽名后，交至流程管制部。 1.4 流程管制開出工作編號并將“工作卡”拷貝副本分派給客戶服務(wù)部、 創(chuàng)意部相關(guān)人員。 1.5 流程管制部建立工作檔案，工作開始。 沒有工作卡，沒有工作！沒有工作卡，沒有工作！*1注注:工作卡（工作卡（ Job Requisition Brief）請見附本請見附本 1。*2注注:創(chuàng)意總監(jiān)根據(jù)工作內(nèi)容指定創(chuàng)意小組、視覺中心或制作部接單工作。創(chuàng)意總監(jiān)根據(jù)工作內(nèi)容

6、指定創(chuàng)意小組、視覺中心或制作部接單工作。2. 創(chuàng)意簡報創(chuàng)意簡報 2.1 創(chuàng)意工作發(fā)展前，必須有創(chuàng)意策略（Creative Brief）*作為思考方向。 2.2 客戶服務(wù)部同創(chuàng)意總監(jiān)商討后擬定創(chuàng)意策略，并得到客戶同意。 2.3 客戶服務(wù)部持客戶確認的創(chuàng)意策略同創(chuàng)意總監(jiān)一起向創(chuàng)意部簡報。 2.4 客戶服務(wù)部、創(chuàng)意部達成制作時間的協(xié)議后在“工作卡”及創(chuàng)意策略上簽字。 （包括內(nèi)部創(chuàng)意復(fù)審時間）。 2.5 客戶服務(wù)部將同意之“工作卡”及創(chuàng)意策略交給流程管制部，開立出工作編號。*創(chuàng)意策略創(chuàng)意策略 (Creative Brief)請見附本請見附本 2。流程步驟3. 創(chuàng)意發(fā)展創(chuàng)意發(fā)展 3.1 創(chuàng)意部開展工作。

7、 3.2 客戶服務(wù)部與創(chuàng)意部進行內(nèi)部創(chuàng)意復(fù)審。（如有必要，制作經(jīng)理也需參加 3.3 創(chuàng)意提案稿須經(jīng)創(chuàng)意總監(jiān)同意后交給客戶服務(wù)部。 （即使是使用電子檔提案亦同） 3.4 客戶服務(wù)部將創(chuàng)意備檔后呈示客戶。 3.5 如創(chuàng)意需要修改，客戶服務(wù)部必須重新填寫Action Memo *1 *2同創(chuàng)意總 監(jiān)一起向創(chuàng)意部簡報，創(chuàng)意部同意簽字后送流程管制部備檔編號，并拷貝 副本分派給相關(guān)人員。如創(chuàng)意需要修改，重復(fù)如創(chuàng)意需要修改，重復(fù) 3.1-3.5*1注：注：Action Memo請見附本請見附本 3。*2注：新工作必須開立注：新工作必須開立“工作卡工作卡”，以建立新工作編號。，以建立新工作編號。 而在同一工作

8、號里發(fā)生的后續(xù)跟進工作，則開立而在同一工作號里發(fā)生的后續(xù)跟進工作，則開立 Action Memo。流程步驟4. 報價報價 4.1 客戶服務(wù)部填寫工作卡或Action Memo交創(chuàng)意部及制作部簽字后 交流程管制部。 4.2 客戶服務(wù)部提供已批準的創(chuàng)意及所有資料（包括印刷數(shù)量、顏色、 紙質(zhì)、尺寸、媒介刊物）。 4.3 流程管制部根據(jù)已記錄的制作時間聯(lián)系制作部、創(chuàng)意部，開立 內(nèi)部成本報價單 (Estimate) *1 ，并交給客戶服務(wù)部。 客戶部同意簽字后，將內(nèi)部成本報價單返還流程管制部。 4.4 客戶服務(wù)部將外部報價單 (Quotation) *2呈示給客戶。 4.5 客戶服務(wù)部將客戶已簽署的外部

9、報價單交給流程管制部， 流程管制部第一時間交至財務(wù)部。 4.6 如工作取消，內(nèi)部成本將按已完成部分的實際工作時間計算。*1內(nèi)部成本報價單內(nèi)部成本報價單 (Estimate)請見附本請見附本 4。*2外部報價單外部報價單 (Quotation)請見附本請見附本 5。流程步驟5. 完稿完稿 5.1 客戶服務(wù)部填寫工作卡或 Action Memo，由創(chuàng)意部和視覺中心經(jīng)理 同意簽字后，送流程管制部備檔編號，并拷貝副本分派給相關(guān)人員 進行完稿工作，及通知制作部出片打樣準備。 5.2 創(chuàng)意部安排制作完稿前的準備工作。（如拍照、租片、電分、修圖等） 5.3 創(chuàng)意部向視覺中心簡報完稿制作。 5.4 視覺中心將

10、完成的完稿打印，并取得各部門批準后交客戶服務(wù)部。 （視覺中心 美術(shù)指導(dǎo) 文案 創(chuàng)意總監(jiān) 客戶服務(wù)部） 5.5 客戶服務(wù)部將完稿備檔后呈示給客戶。 如完稿需要修改，重復(fù)如完稿需要修改，重復(fù) 5.1-5.5 5.6 客戶批準并簽署完稿。 5.7 客戶服務(wù)部將客戶簽署的完稿備檔。如客戶遇有特殊情況不能準時 簽署完稿，又必須于時限內(nèi)出片打樣時，須由客戶總監(jiān)簽署。 流程步驟6. 出片打樣出片打樣 6.1 視覺中心人員取得簽署的完稿，連同 M.O Disk 交給流程管制部。 6.2 流程管制部聯(lián)系供應(yīng)商，將完稿送交出片公司輸出分色片及打樣并按時送回。 6.3 流程管制部收回分色片、打樣及 M.O Disk

11、，確認是否齊全。 6.4 流程管制部貼上內(nèi)部審核表格并取得各部門批準后交二份打樣稿 給客戶服務(wù)部。（制作經(jīng)理 視覺中心 美術(shù)指導(dǎo) 文案 創(chuàng)意總監(jiān) 客戶服務(wù)部） 6.5 客戶服務(wù)部將呈示二份打樣稿給客戶，一份客戶備底，一份簽 署完歸還廣告公司交流程管制部備底。 6.6 如打樣稿需要修改，客戶服務(wù)部需重新填寫 Action Memo 對創(chuàng) 意部、視覺中心及制作部作出簡報，并抄送流程管制部。 如打樣稿需要修改，重復(fù)如打樣稿需要修改，重復(fù) 6.2-6.6流程步驟7. 媒介媒介/印刷印刷 7.1 客戶批準并簽署打樣稿。 7.2 客戶服務(wù)部將客戶批準的打樣稿交還流程管制部。 7.3 流程管制部保留一份客戶

12、已批準的打樣稿存檔。 7.4 流程管制部把客戶已批準的打樣稿（包括菲林）交給客戶服務(wù)部。 7.5 客戶服務(wù)部將菲林交給媒介部，送至報館。 7.6 如有印刷品，制作部與流程管制部安排印刷時間，并通知客戶服務(wù)部。 7.7 制作部按時完成印刷品，并安排遞送*1 。*1所有印刷品，運送前樣本需交給客戶服務(wù)部批核。所有印刷品，運送前樣本需交給客戶服務(wù)部批核。流程步驟8. 開立發(fā)票開立發(fā)票 8.1 在每月底 (24日)前，客戶服務(wù)部要負責決定本月可結(jié)束的工作并 可向客戶收費，流程制管部整理所有供應(yīng)商發(fā)票，如還沒有收到， 應(yīng)提醒有關(guān)人員進一步與供應(yīng)商跟進。 8.2 月底，客戶服務(wù)部填寫工作結(jié)束單* 。 8.

13、3 流程管制部收到工作結(jié)束單，將集齊的供應(yīng)商發(fā)票、采購訂單及 已簽回的報價單一起交給財務(wù)部。 8.4 財務(wù)部安排向客戶收費及支付供應(yīng)商貨款。 *工作結(jié)束單工作結(jié)束單請見附本請見附本 7。流程步驟9. 資料儲存資料儲存 9.1 工作結(jié)束后，根據(jù)每個客戶，流程管制部會把所有客戶已簽署的打樣稿、 報價及采購訂單歸檔存放。 9.2 所有底片在工作結(jié)束后交由流程管制部歸類儲存，以備后用。 9.3 視覺中心將已完成的電腦完稿檔案存入磁盤，并備檔存放。 流程步驟1.序言序言 所有供應(yīng)商的工作指定必須附有本公司的所有供應(yīng)商的工作指定必須附有本公司的采購訂單采購訂單* (Purchase Order) 。 (所

14、有Freelance工作亦包括在內(nèi)；如插畫，Interaction創(chuàng)意制作等)。 采購訂單是本公司對供應(yīng)商所提供的服務(wù)及雙方同意的價錢作出的確認協(xié)議。 公司不會接受沒有采購訂單的供應(yīng)商發(fā)票公司不會接受沒有采購訂單的供應(yīng)商發(fā)票。 供應(yīng)商必須在工作結(jié)束后七天內(nèi)將發(fā)票寄至本公司。如客戶部或創(chuàng)意部直接聯(lián) 絡(luò)與供應(yīng)商的工作，必須先至流程管制部處開出采購訂單，才可進行工作。 所有由創(chuàng)意部、制作部及客戶服務(wù)部發(fā)出的采購訂單，如采購成本超過原有 給客戶的報價，必須得到客戶服務(wù)部總監(jiān)和總經(jīng)理的簽署批準客戶服務(wù)部總監(jiān)和總經(jīng)理的簽署批準。 流程管制要掌握工作進行中的一切費用，并保證每筆費用都有收費流程管制要掌握工作

15、進行中的一切費用，并保證每筆費用都有收費。*采購訂單采購訂單請見附本請見附本 8。采購訂單2. 程序程序 2.1 創(chuàng)意部、或客戶服務(wù)部向制作部提出外發(fā)采購申請，并清楚簡報工作要求。2.2 制作部聯(lián)系供應(yīng)商并搜集三家報價，填寫“采購訂單”。 2.3 制作部交采購訂單給流程管制部，流程管制部開立“采購訂單編號”。2.4 所有供應(yīng)商報價統(tǒng)一由流程管制部交創(chuàng)意部/客戶服務(wù)部主管及 總經(jīng)理簽核裁定。2.5 流程管制部準備內(nèi)部成本報價給客戶部。2.6 流程管制部將以簽字核定的“采購訂單”傳給供應(yīng)商，并請其簽字確認傳回。2.7 流程管制部保留采購訂單原件于檔案內(nèi)。2.8 供應(yīng)商在工作完成后將發(fā)票連同采購訂單

16、寄至流程管制部。 任何沒有任何沒有“采購訂單編號采購訂單編號”及獲得簽字核定的采購訂單，公司概不付款。及獲得簽字核定的采購訂單，公司概不付款。采購訂單 2.8 所有發(fā)票應(yīng)連同采購訂單送到流程管制部處。 2.9 流程管制部把發(fā)票核對于采購訂單，保留復(fù)印一份并在工作結(jié)束后 交給財務(wù)部付款。 *注：如發(fā)票上未附上采購訂單，廣告公司將會拒付供應(yīng)商貨款。注：如發(fā)票上未附上采購訂單，廣告公司將會拒付供應(yīng)商貨款。采購訂單1. 序言序言 Freelance 服務(wù)會在公司人手不足情況下才會聘用。在聘用 Freelance 服務(wù)前，創(chuàng)意部必須填寫“采購訂單”并獲得流程管制部開立的采購訂單編號后， 交創(chuàng)意總監(jiān)/客戶

17、服務(wù)總監(jiān)及總經(jīng)理審批。 Freelance 發(fā)票，應(yīng)在工作結(jié)束后七天內(nèi)連同采購訂單送至流程管制部。 無發(fā)票者，依規(guī)定必須扣繳稅款。 公司將拒絕支付不通過正確程序聘用的公司將拒絕支付不通過正確程序聘用的 Freelance 服務(wù)款項。服務(wù)款項。 Freelance 服務(wù)若無法提供三家報價，則應(yīng)另行向客戶服務(wù)總監(jiān)及總經(jīng)理說明服務(wù)若無法提供三家報價，則應(yīng)另行向客戶服務(wù)總監(jiān)及總經(jīng)理說明。Freelance 服務(wù)2. 程序程序 2.1 創(chuàng)意部從流程管制部處取得“采購訂單” 。 2.2 創(chuàng)意部填寫采購訂單，列明工作詳情及金額并獲得流程管制部開立的 “采購訂單編號” 。 2.3 由流程管制部統(tǒng)一交創(chuàng)意總監(jiān)/

18、客戶服務(wù)總監(jiān)及總經(jīng)理簽署批核。 2.4 流程管制部將采購訂單傳真至 Freelance 處，確定所需服務(wù)并請其傳回。Freelance 服務(wù)出片打樣出片打樣 要提前把媒體的出片清單給我，我會按照你們提供媒體清單上的要求填寫輸出公司的出片單據(jù)請在給我之前要確認好以下幾點：媒體名稱所需要的顏色（單色、4C）出血尺寸網(wǎng)線（雜志是150-175線、報紙是80線-133線，主要是根據(jù)投放的媒體而定）要出的數(shù)量完成的時間提示提示：以上六點是最主要的，輸出公司在我們公司的附近，五一后國家規(guī)定打樣公：以上六點是最主要的，輸出公司在我們公司的附近，五一后國家規(guī)定打樣公司必須搬到司必須搬到5環(huán)以外，給特別急的工作

19、帶來了不便，在這里提醒各位，提前有媒介環(huán)以外，給特別急的工作帶來了不便，在這里提醒各位，提前有媒介出片計劃的最好是能提前出，即使有問題了也可以來的及重新出，我不贊成只出片出片計劃的最好是能提前出，即使有問題了也可以來的及重新出，我不贊成只出片不打樣，因為我們做好的文件到了輸出公司需要轉(zhuǎn)存，這樣的話中間可能會出現(xiàn)問不打樣，因為我們做好的文件到了輸出公司需要轉(zhuǎn)存，這樣的話中間可能會出現(xiàn)問題，如果只要片子的話很難查出細微錯誤的地方，而且也無法判斷顏色是否正確，題，如果只要片子的話很難查出細微錯誤的地方，而且也無法判斷顏色是否正確，給媒體刊登會很危險。給媒體刊登會很危險。平面制作平面制作客戶經(jīng)常會有不

20、同平面制作的工作，我把長出現(xiàn)制作物品的周期及要注意的地方介紹一下：平面印刷品 a 普通4色印刷（3天） b 特種紙4色印刷（7天，也要根據(jù)紙張而定） c 后期制作包括復(fù)膜、刀膜、打籠、壓線、折頁、起凸、壓凹、騎馬釘、燙金、燙銀、平裝、螺旋釘、裱糊、串繩等工藝 （ 7天） d 特殊制作要根據(jù)實際情況而定2. 光盤印刷刻錄（5天）3. 禮品制作建議：數(shù)數(shù)量少少的話購買現(xiàn)成的禮品，數(shù)量多的話可以制作，因為現(xiàn)在好多禮品需要開模具，一般開模具的時間較長費用較高，如果數(shù)量不多的話開模具成本和時間都不合一般開模具的時間較長費用較高，如果數(shù)量不多的話開模具成本和時間都不合算，即使是現(xiàn)成的禮品也要提前一周到算，

21、即使是現(xiàn)成的禮品也要提前一周到10天通知制作部，因為禮品大部分集中在南方天通知制作部，因為禮品大部分集中在南方，我們需要時間尋找，而且也需要路上來回的運輸時間。，我們需要時間尋找，而且也需要路上來回的運輸時間。4. 外包裝（15天）5. 噴繪（3天）TVC制作以下是完成工作所需的大約時間，請參考錄制播出帶數(shù)量在10-40盤 至少需要1-2天時間錄制播出帶數(shù)量在50-100盤 至少需要2-3天時間錄制播出帶數(shù)量在100盤以上 至少需要3-4天時間刻錄普通VCD、DVD1盤（15秒、30秒、60秒廣告）需要1天時間刻錄分級菜單DVD1盤（15秒、30秒、60秒廣告）需要2天時間刻錄普通VCD、DVD1盤（專題片）需要1-2天時間刻錄分級菜單DVD1盤（專題片）需要2-3天時間錄音混音在客戶確認演員后，約演員及音棚時間需2-3天提示提示：一定要開：一定要開ACTION MEMO，把工作號寫清楚，因為每個月底我們會根據(jù)供應(yīng)商提供，把工作號寫清楚，因為每個月底我們會根據(jù)供應(yīng)商提供的對帳單做付款申請，如果沒有特殊情況，最好不要后補的對帳單做付款申請，如果沒有特殊情況，最好不要后補ACTION MEMO，因為每天會有，因為每天會有不同的客戶復(fù)制不同的客戶復(fù)制BETA帶，工作雜、多，所以只是口頭說的話，容易出錯，耽誤大家的工作帶，工作雜、多，所以只是口頭說的話，容易出錯，耽