外包與采購管理

1、第19章 外包與采購管理119.1 介紹119.2 外包管理219.2.1 目的219.2.2 角色與職責(zé)219.2.3 啟動(dòng)準(zhǔn)則219.2.4 輸入219.2.5 主要步驟3Step1 選擇最合適的承包商3Step2 簽訂外包合同4Step3 監(jiān)控外包開發(fā)過程4Step4 外包開發(fā)成果驗(yàn)收519.2.6 輸出619.2.7 結(jié)束準(zhǔn)則619.2.8 度量619.3 采購管理619.3.1 目的619.3.2 角色與職責(zé)619.3.3 啟動(dòng)準(zhǔn)則619.3.4 輸入719.3.5 主要步驟7Step1 選擇最合適的供應(yīng)商7Step2 簽訂采購合同8Step3 采購物品驗(yàn)收819.3.6 輸出919

2、.3.7 結(jié)束準(zhǔn)則919.3.8 度量919.4 實(shí)施建議9第19章 外包與采購管理外包與采購管理（Outsourcing and Procurement Management, OPM）是指外包管理和采購管理，目的是選擇合適的承包商和供應(yīng)商，并依據(jù)合同進(jìn)行有效的管理。外包與采購管理過程域是SPP模型的重要組成部分。本規(guī)范闡述了外包與采購管理過程域的兩個(gè)主要規(guī)程：² 外包管理 SPP-PROC-OPM-OM² 采購管理 SPP-PROC-OPM-PM上述每個(gè)規(guī)程的“目標(biāo)”、“角色與職責(zé)”、“啟動(dòng)準(zhǔn)則”、“輸入”、“主要步驟”、“輸出”、“完成準(zhǔn)則”和“度量”均已定義。本規(guī)范

3、適用于國內(nèi)IT企業(yè)的軟件研發(fā)項(xiàng)目。建議用戶根據(jù)自身情況（如商業(yè)目標(biāo)、研發(fā)實(shí)力等）適當(dāng)?shù)匦薷谋疽?guī)范，然后推廣使用。19.1 介紹軟件業(yè)是一個(gè)高速變化、新技術(shù)層出不窮的行業(yè)，同時(shí)又是人力資源成本相對(duì)較高的行業(yè)。企業(yè)需要采用外包和采購形式來獲取待開發(fā)產(chǎn)品的部件，最大限度地從社會(huì)分工合作、資源共享中獲益。一般地，在立項(xiàng)階段，產(chǎn)品負(fù)責(zé)人應(yīng)當(dāng)進(jìn)行“Make-or-Buy決策”，確定待開發(fā)產(chǎn)品的哪些部分應(yīng)當(dāng)“采購”、“外包開發(fā)”或者“自主研發(fā)”。外包管理與采購管理的流程如圖19-1所示。驗(yàn)收簽訂合同選擇供應(yīng)商采購管理流程驗(yàn)收外包管理流程簽訂合同選擇承包商外包開發(fā)自主研發(fā)采購MakeorBuy決策過程監(jiān)控圖1

4、9-1 外包管理與采購管理流程圖外包管理和采購管理是機(jī)構(gòu)的公共職能，有條件的機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)設(shè)立外包管理員和采購管理員兩個(gè)角色。由于外包管理和采購管理都是為具體的項(xiàng)目服務(wù)的，因此需要項(xiàng)目成員的協(xié)作才能把工作做好。如果機(jī)構(gòu)沒有外包管理員和采購管理員的話，由項(xiàng)目經(jīng)理兼此角色。外包管理過程產(chǎn)生的主要文檔有： ² 外包開發(fā)競標(biāo)邀請(qǐng)書，模板見 SPP-TEMP-OPM-OM-BID。² 承包商評(píng)估報(bào)告，模板見 SPP-TEMP-OPM-OM-EVALUATE。² 外包開發(fā)合同，模板見 SPP-TEMP-OPM-OM-CONTRACT。² 外包開發(fā)過程監(jiān)控報(bào)告，模板見 SP

5、P-TEMP-OPM-OM-MONITOR。² 外包開發(fā)成果驗(yàn)收?qǐng)?bào)告，模板見 SPP-TEMP-OPM-OM-ACCEPTANCE。采購管理過程產(chǎn)生的主要文檔有： ² 采購競標(biāo)邀請(qǐng)書，模板見 SPP-TEMP-OPM-PM-BID。² 供應(yīng)商評(píng)估報(bào)告，模板見 SPP-TEMP-OPM-PM-EVALUATE。² 采購合同，模板見 SPP-TEMP-OPM-PM-CONTRACT。² 采購物品驗(yàn)收?qǐng)?bào)告，模板見 SPP-TEMP-OPM-PM-ACCEPTANCE。19.2 外包管理19.2.1 目的l 從多個(gè)候選承包商中選擇最合適的承包商，與其簽

6、訂外包開發(fā)合同，并依據(jù)合同監(jiān)控外包開發(fā)過程以及驗(yàn)收成果。.2 角色與職責(zé)l 機(jī)構(gòu)外包管理員邀請(qǐng)一些項(xiàng)目成員、同行專家、財(cái)務(wù)人員、市場人員等人組成臨時(shí)的外包管理小組。機(jī)構(gòu)外包管理員為該小組的負(fù)責(zé)人。.3 啟動(dòng)準(zhǔn)則l 在立項(xiàng)階段，有關(guān)人員已經(jīng)進(jìn)行了“Make-or-Buy決策”，確定了需要外包的產(chǎn)品部件（通稱外包項(xiàng)目）。.4 輸入l “Make-or-Buy決策”產(chǎn)生的文檔，主要是對(duì)外包產(chǎn)品部件的描述。.5 主要步驟Step1 選擇最合適的承包商l Step1.1 起草外包開發(fā)競標(biāo)邀請(qǐng)書外包管理小組起草外包開發(fā)競標(biāo)邀請(qǐng)書，主要內(nèi)容包括：² 外包項(xiàng)目基本信息² 外包產(chǎn)品部件的詳細(xì)

7、說明² 一些要求和約束l Step1.2 制定“承包商評(píng)估標(biāo)準(zhǔn)”外包管理小組制定“承包商評(píng)估標(biāo)準(zhǔn)”，主要評(píng)估因素有：² 開發(fā)方案是否令人滿意？² 開發(fā)周期是否可以接受？² 性能價(jià)格比如何？² 能否提供較好的服務(wù)（維護(hù)）？² 是否具有開發(fā)相似產(chǎn)品的經(jīng)驗(yàn)？² 承包商以前開發(fā)的產(chǎn)品是否有良好的質(zhì)量？² 承包商的開發(fā)能力與管理能力如何？² 承包商的資源（人力、財(cái)力、物資等）是否充足并且穩(wěn)定？² 承包商的信譽(yù)如何？外界對(duì)其評(píng)價(jià)如何？² 承包商是否已經(jīng)取得業(yè)界認(rèn)可的證書如ISO質(zhì)量認(rèn)證、CMM 2

8、級(jí)以上認(rèn)證？² 承包商的地理位置是否合適？外包管理小組可以根據(jù)實(shí)際情況適當(dāng)修改上述評(píng)估標(biāo)準(zhǔn)。l Step1.3 競標(biāo)邀請(qǐng)² 外包管理小組與候選承包商建立聯(lián)系，分發(fā)外包開發(fā)競標(biāo)邀請(qǐng)書以及相關(guān)材料。² 外包管理小組整理并保存候選承包商提交的“應(yīng)標(biāo)書”以及相關(guān)材料。l Step1.4 粗篩選² 外包管理小組按照“承包商評(píng)估標(biāo)準(zhǔn)”對(duì)候選承包商進(jìn)行粗篩選，剔除明顯不合格的承包商。在此評(píng)估過程中，外包管理小組可能要和候選承包商進(jìn)行交流（如面談、電話交談）。評(píng)估結(jié)論記錄在承包商評(píng)估報(bào)告之中。² 通過了粗篩選的候選承包商將進(jìn)入下一輪評(píng)估，轉(zhuǎn)向 。l Step1

9、.5 評(píng)估候選承包商的綜合競爭力² 外包管理小組按照“承包商評(píng)估標(biāo)準(zhǔn)”逐一評(píng)估候選承包商的綜合競爭力，給出排名。在此評(píng)估過程中，外包管理小組要和候選承包商進(jìn)行深入的交流（如面談、電話交談）。評(píng)估結(jié)論記錄在承包商評(píng)估報(bào)告之中。l Step1.6 評(píng)估風(fēng)險(xiǎn)² 外包管理小組逐一評(píng)估與候選承包商建立外包合同的風(fēng)險(xiǎn)，評(píng)估結(jié)論記錄在承包商評(píng)估報(bào)告之中。l Step1.7 確定承包商² 外包管理小組根據(jù) 和 的結(jié)論，挑選出最合適的承包商。² 外包管理小組產(chǎn)生完整的承包商評(píng)估報(bào)告。Step2 簽訂外包合同l Step2.1 協(xié)商外包管理小組和承包商就外包開發(fā)合同的主要條

10、款進(jìn)行協(xié)商（談判），達(dá)成共識(shí)。協(xié)商的重點(diǎn)包括：² 承包金額和付款方式² 產(chǎn)品交付方式和交付日期² 違約處理 ² 開發(fā)計(jì)劃² 監(jiān)控計(jì)劃² 驗(yàn)收計(jì)劃² 維護(hù)計(jì)劃l Step2.2 起草合同² 外包管理小組和承包商按照指定的模板共同起草外包開發(fā)合同。l Step2.3 簽訂合同² 外包管理小組和承包商仔細(xì)審查外包開發(fā)合同中的每個(gè)條款，確保合同沒有錯(cuò)誤和隱患。² 合同雙方的代表（具有法律效律的人）在外包開發(fā)合同上簽字，此后合同生效。Step3 監(jiān)控外包開發(fā)過程l Step3.1 進(jìn)展檢查外包管理小組按照

11、外包開發(fā)合同中的“監(jiān)控計(jì)劃”，定期檢查承包商的開發(fā)進(jìn)展情況，并記錄到外包開發(fā)過程監(jiān)控報(bào)告之中。進(jìn)展檢查的重點(diǎn)是：² 實(shí)際進(jìn)度是否與計(jì)劃相符？² 承包商的投入（人力、物力、財(cái)力）是否充分？l Step3.2 質(zhì)量檢查² 外包管理小組按照外包合同中的“監(jiān)控計(jì)劃”，組織人員對(duì)承包商的工作成果進(jìn)行技術(shù)評(píng)審、測(cè)試，或者參與承包商組織的技術(shù)評(píng)審和測(cè)試，以保證工作成果的質(zhì)量符合要求。外包管理小組將評(píng)審結(jié)論記錄到外包開發(fā)過程監(jiān)控報(bào)告之中。l Step3.3 糾正偏差² 外包管理小組根據(jù)進(jìn)展檢查和質(zhì)量檢查的結(jié)論，督促承包商糾正工作偏差。如果需要更改合同、產(chǎn)品需求或開發(fā)計(jì)劃

12、，則按照變更控制規(guī)程處理。Step4 外包開發(fā)成果驗(yàn)收l Step4.1 驗(yàn)收準(zhǔn)備² 承包商將待驗(yàn)收的工作成果準(zhǔn)備好，并將必要的材料提前交給外包管理小組。² 外包管理小組慎重地組織驗(yàn)收人員。² 外包管理小組與承包商確定驗(yàn)收的時(shí)間、地點(diǎn)、參加人員等。l Step4.2 審查與測(cè)試² 成果審查。驗(yàn)收人員審查承包商應(yīng)當(dāng)交付的成果，如代碼、文檔等等。確保這些成果是完整的并且是正確的。驗(yàn)收人員將審查結(jié)果記錄在外包開發(fā)成果驗(yàn)收?qǐng)?bào)告之中。² 驗(yàn)收測(cè)試。驗(yàn)收人員對(duì)待交付的產(chǎn)品進(jìn)行全面的測(cè)試，確保產(chǎn)品符合需求。驗(yàn)收人員將測(cè)試結(jié)果記錄在外包開發(fā)成果驗(yàn)收?qǐng)?bào)告之中。l

13、 Step4.3 問題處理如果驗(yàn)收人員在審查與測(cè)試時(shí)發(fā)現(xiàn)工作成果存在缺陷，則外包管理小組應(yīng)當(dāng)視問題的嚴(yán)重性與承包商協(xié)商，給出合適的處理措施。² 如果工作成果存在嚴(yán)重的缺陷，則退回給承包商。承包商應(yīng)當(dāng)給出糾正缺陷的措施，雙方協(xié)商第二次驗(yàn)收的時(shí)間。如果給驗(yàn)收方帶來損失，應(yīng)當(dāng)依據(jù)合同對(duì)承包商作出相應(yīng)的處罰。² 如果工作成果存在一些輕微的缺陷，則承包商應(yīng)當(dāng)給出糾正缺陷的措施，雙方協(xié)商是否需要第二次驗(yàn)收。l Step4.4 成果交付與簽字² 當(dāng)所有的工作成果都通過驗(yàn)收后，承包商將其交付給外包管理小組。² 雙方的責(zé)任人簽字認(rèn)可。² 外包管理員通知本機(jī)構(gòu)的財(cái)

14、務(wù)人員，將合同余款支付給承包商。.6 輸出l 外包開發(fā)競標(biāo)邀請(qǐng)書l 承包商評(píng)估報(bào)告l 外包開發(fā)合同l 外包開發(fā)過程監(jiān)控報(bào)告l 外包開發(fā)成果驗(yàn)收?qǐng)?bào)告.7 結(jié)束準(zhǔn)則l 所有應(yīng)交付的工作成果都已經(jīng)通過驗(yàn)收。l 本規(guī)程所有的文檔都已經(jīng)產(chǎn)生。.8 度量l 外包管理員統(tǒng)計(jì)工作量和文檔的規(guī)模，匯報(bào)給項(xiàng)目經(jīng)理以及有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)。19.3 采購管理19.3.1 目的l 從多個(gè)候選供應(yīng)商中選擇最合適的供應(yīng)商，與其簽訂采購合同，并依據(jù)合同驗(yàn)收產(chǎn)品部件。.2 角色與職責(zé)l 機(jī)構(gòu)的采購管理員邀請(qǐng)一些項(xiàng)目成員、同行專家、財(cái)務(wù)人員、市場人員等人組成臨時(shí)的采購管理小組。采購管理員為該小組的負(fù)責(zé)人。.3 啟動(dòng)準(zhǔn)則l 在立項(xiàng)階段，有關(guān)

15、人員已經(jīng)進(jìn)行了“Make-or-Buy決策”，確定了需要采購的產(chǎn)品部件。.4 輸入l “Make-or-Buy決策”產(chǎn)生的文檔，主要是對(duì)需采購的產(chǎn)品部件的描述。.5 主要步驟Step1 選擇最合適的供應(yīng)商l Step1.1 起草采購競標(biāo)邀請(qǐng)書采購管理小組起草采購競標(biāo)邀請(qǐng)書，主要內(nèi)容包括：² 需采購的產(chǎn)品部件的詳細(xì)說明² 一些要求和約束l Step1.2 制定“供應(yīng)商評(píng)估標(biāo)準(zhǔn)”采購管理小組制定“供應(yīng)商評(píng)估標(biāo)準(zhǔn)”，主要評(píng)估因素有：² 供應(yīng)商的產(chǎn)品部件的功能是否符合本產(chǎn)品的需求？² 供應(yīng)商的產(chǎn)品部件的質(zhì)量是否令人滿意？² 供應(yīng)商的產(chǎn)品部件的性能價(jià)格比

16、是否令人滿意？² 供應(yīng)商的供貨周期是否可以接受？² 供應(yīng)商能否提供較好的服務(wù)（維護(hù)）？² 供應(yīng)商的信譽(yù)如何？外界對(duì)其評(píng)價(jià)如何？² 供應(yīng)商是否已經(jīng)取得業(yè)界認(rèn)可的證書如ISO質(zhì)量認(rèn)證、CMM 2級(jí)以上認(rèn)證？l Step1.3 競標(biāo)邀請(qǐng)² 采購管理小組與候選供應(yīng)商建立聯(lián)系，分發(fā)采購競標(biāo)邀請(qǐng)書以及相關(guān)材料。² 采購管理小組整理并保存候選供應(yīng)商提交的“應(yīng)標(biāo)書”以及相關(guān)材料。l Step1.4 粗篩選² 采購管理小組按照“供應(yīng)商評(píng)估標(biāo)準(zhǔn)”對(duì)候選供應(yīng)商進(jìn)行粗篩選，剔除明顯不合格的供應(yīng)商。在此評(píng)估過程中，采購管理小組可能要和候選供應(yīng)商進(jìn)行交

17、流（如面談、電話交談）。評(píng)估結(jié)論記錄在供應(yīng)商評(píng)估報(bào)告之中。² 通過了粗篩選的候選供應(yīng)商將進(jìn)入下一輪評(píng)估，轉(zhuǎn)向 。l Step1.5 評(píng)估候選承包商的綜合競爭力² 采購管理小組按照“供應(yīng)商評(píng)估標(biāo)準(zhǔn)”逐一評(píng)估候選供應(yīng)商的綜合競爭力，給出排名。在此評(píng)估過程中，外包管理小組要和候選供應(yīng)商進(jìn)行深入的交流（如面談、電話交談）。評(píng)估結(jié)論記錄在供應(yīng)商評(píng)估報(bào)告之中。l Step1.6 評(píng)估風(fēng)險(xiǎn)² 采購管理小組逐一評(píng)估與候選供應(yīng)商建立采購合同的風(fēng)險(xiǎn)，評(píng)估結(jié)論記錄在供應(yīng)商評(píng)估報(bào)告之中。l Step1.7 確定供應(yīng)商² 采購管理小組根據(jù) 和 的結(jié)論，挑選出最合適的供應(yīng)商。

18、78; 采購管理小組產(chǎn)生完整的供應(yīng)商評(píng)估報(bào)告。Step2 簽訂采購合同l Step2.1 協(xié)商采購管理小組和供應(yīng)商就采購合同的主要條款進(jìn)行協(xié)商（談判），達(dá)成共識(shí)。協(xié)商的重點(diǎn)包括：² 采購金額和付款方式² 產(chǎn)品部件交付方式和交付日期² 違約處理 ² 驗(yàn)收計(jì)劃² 維護(hù)計(jì)劃l Step2.2 起草合同² 采購管理小組和供應(yīng)商按照指定的模板共同起草采購合同。l Step2.3 簽訂合同² 采購管理小組和供應(yīng)商仔細(xì)審查采購合同中的每個(gè)條款，確保合同沒有錯(cuò)誤和隱患。² 合同雙方的代表（具有法律效律的人）在采購合同上簽字，該合同生效。Step3 采購物品驗(yàn)收l Step3.1 驗(yàn)收準(zhǔn)備² 采購管理小組慎重地組織驗(yàn)收人員。² 采購管理小組與供應(yīng)商確定驗(yàn)收的時(shí)間、地點(diǎn)、參加人員等。² 供應(yīng)商將待驗(yàn)收的物品準(zhǔn)備好。l Step3.2 審查與測(cè)試² 成果審查。驗(yàn)收人員審查供應(yīng)商應(yīng)當(dāng)交付的物品，如代碼、文檔等等。確保