采購新手入門必讀

1、采購新手入門必讀在當(dāng)前社會，隨著社會經(jīng)濟的快速發(fā)展，各種社會經(jīng)濟組織的構(gòu)成日益完善，其組織管理也越發(fā)的精細(xì)化。經(jīng)濟組 織對 其內(nèi)部的組織結(jié)構(gòu)也向著精準(zhǔn)、高效的方向發(fā)展成熟的社會經(jīng)濟 體必然在其內(nèi)部有著一套行之有效的組織架構(gòu)和管理辦法，他所 不斷追求的只不過是結(jié)構(gòu)的精簡和角色的專業(yè)話，如何在有限的 人力資源條件下最大程度的組織內(nèi)每個角色的潛力，如何拓展每 個角色橫向和縱向的職業(yè)定 位。其實，這也成為社會經(jīng)濟組織進 行精細(xì)化管理所研究的個重要課題。個成熟的經(jīng)濟組織內(nèi)根據(jù)職能的不同劃分了很多角色，在此，我就僅對于生產(chǎn)型經(jīng)濟組織中的采購這一職能發(fā)表一 下個人理解以及工作中的一些心的與大家共勉。我之從

2、學(xué)校畢業(yè)后，一直在生產(chǎn)型經(jīng)濟組織中從事采購工作，到目前已有4年，先后服務(wù)過3家公司，在此過程中也陸續(xù)寫了些關(guān)于采購日常業(yè)務(wù)的內(nèi)容。俗話說，這個世界本是沒有 路 得，只不過因為走得人多了，所以就有了路。同樣，只有 我們在 日常工作中細(xì)心觀察、認(rèn)真歸納、不斷總結(jié)，其實會發(fā)現(xiàn)所有的 公司在某個崗位的設(shè)置上都具有共通之處。采購工作，在生產(chǎn)型經(jīng)濟組織中對其有明確的定位，它不需要你去為企業(yè)開拓市場，創(chuàng)造利潤，但需要你為企業(yè)需找最 有供應(yīng)渠道，拓寬供應(yīng)鏈條，降低成本；它不需要你去為企業(yè)進行生產(chǎn)制造，但需要你保證生產(chǎn)的順利進行；它不 需要 你去提高企業(yè)產(chǎn)品的質(zhì)量，但需要你采購質(zhì)量有保證的物料。所 有對于采購的

3、這些定位，都要求我們采購人員必須 具備銷售人員 的談判技巧、開拓的勇氣、財務(wù)人員的精準(zhǔn)、質(zhì)量檢驗人員的嚴(yán) 謹(jǐn)以及計劃人員的持續(xù)思維、大局意識，所以如果你作為一名采 購人員，必須做好相關(guān)的知識儲備和技能儲備，并且要有不斷學(xué)習(xí)和持續(xù)更新知識庫的能力。在制造類經(jīng)濟組織中，人員的流動是最頻繁的，別是 負(fù)責(zé)具體業(yè)務(wù)的基層人員的流動頻率遠(yuǎn)遠(yuǎn)超過了企業(yè)的管 理層。 人員的流動甚至超過了組織中產(chǎn)品的更新速度，幾乎 每天都有新 面孔出現(xiàn)，每天又都有熟悉的臉龐離開。其實在當(dāng)前社會，要知 道穩(wěn)定和熟練的基層人員是一個企業(yè)保持生 命力的保障，要知道 一個新人變成老人企業(yè)要付出多少人力 成本。一個新人不可能已 進入組織

4、就被這個組織接納，這需 要一個雙方相互磨合的過程， 特別是對于采購，這樣一個對內(nèi)溝通、對外交易的崗位。這是一 個與組織內(nèi)部多個部門打交道的崗位，作為一個新人，即使你有 三頭六臂，但如果你 沒有被這個組織接納，沒有掌握這個組織內(nèi) 固有的習(xí)俗、沒有掌握正確的方法和技巧，那么你將寸步難行， 最終被這個組織逼離。那前面著這麼多，作為一個采購新手，一 個組織 新人具體如何做呢？下面就從幾個方面談起。組織融入為什么先講組織融入呢？因為從今開始投簡歷都面試到進入試用再到最終進入這個組織，可以說你一開始 接觸 的解釋這個組織。俗話講，萬事開頭難。如果你從一開 始就對這 個知足存在了偏見過著這個組織對于你沒有真

5、正的接納，那么再 談其他都是妄談。其實做事就是做人，所謂 把事情做好就是把人 做好。對于企業(yè)的一名新員工，即所謂 的新人，不論你在進入這 個組織時對于你的角色定位如何，但在進入這個組織的初期，你 都必須對其的發(fā)展歷史、企業(yè)文化、組織架構(gòu)和相關(guān)人事進行了 解，對于處于組織關(guān)鍵環(huán) 節(jié)的人和事要進行關(guān)注。首先通過組織 內(nèi)部門的一、二級文 件，了解組織的框架結(jié)構(gòu)和部門間的關(guān)系； 其次通過溝通和談話，需要獲取到誰是公司里的最關(guān)鍵的那個 人、哪個部門是組織中組關(guān)鍵的部門、那個環(huán)節(jié)將影響自己在組 織中的利 益；再次通過日常觀察去驗證這些信息，同業(yè)實際操作 去適 應(yīng)組織內(nèi)的運作，熟悉組織的一切。同時記住，組織

6、融入是個持續(xù)不斷地過程，不是只需要在剛進入的時候去做，還是要不 斷的，持續(xù)的、貫穿于你在這個組織中的所有過程。組織是由若干個部門組成，你所在的部門是對你利益影響最 大的 也是最直接關(guān)聯(lián)的。所以在進入組織個后，首先必須了解本部門 的人員構(gòu)成和層級結(jié)構(gòu)，了解本部門在企業(yè)中所處的位置和部門領(lǐng)導(dǎo)的工作習(xí)慣以及背景。業(yè)務(wù)接手 業(yè)務(wù)接手就是業(yè)務(wù)接觸，實際上就是你日后在組織中所負(fù)責(zé)的工作內(nèi)容。一般在你進入這個組織之后，會有專門的老員工帶你熟悉工作，那么你就很有可能接手的是這 位老 員工的手頭上的一部分或者全部工作，很少會出現(xiàn)你剛進入組織接觸的是采購，到后來去讓你去負(fù)責(zé)銷售的情況。所以作為一名新人，在與帶你的

7、老人的接觸中定要懂得空杯的心態(tài)，謙虛而有禮，多看少說多問，但切記刨根問底。組織中每個部門在隨著組織發(fā)展過程中都會形成一些本部門固有 的習(xí)俗，某個崗位在實踐磨合中也會產(chǎn)生一套行之有 效的處理方 法。組織的業(yè)務(wù)流程、部門的組織架構(gòu)可以通過 文件、他人聊天 獲得，但這些固有的習(xí)俗方法卻需要帶你的老人進行點透或者指 導(dǎo)。如果你一副萬事通的樣子，我想沒 有一個人會將這些秘籍傳 授給你。這些秘籍不是文件規(guī)定的，也許還會與相關(guān)文件進行沖 突，但它在處理問題時又是最快 速有效的，是經(jīng)過大量實踐，一 代一代人的經(jīng)驗總結(jié)出來的。所以在業(yè)務(wù)接觸初級階段，一定要多向老人請教，多觀察老人們 是如何處理這些問題的，我想只

8、有這樣，你才能夠快速 的融入組 織、快速的接手工作，從而發(fā)揮自己的價值。異常處理所謂異常處理，其實就是指在組織中進行業(yè)務(wù)執(zhí)行過程 中發(fā)生的突發(fā)事件。例如來料不良客戶又提前交期、客戶突然增 加訂單、物流運輸中的意外、供應(yīng)商經(jīng)營倒閉，不能正常供應(yīng)等 異常情況。其實在組織中，這些異常情況的 處理一般都是由部門 負(fù)責(zé)人進行溝通和協(xié)調(diào)，但是當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)給出處理方案和意見后具體 還是需要你去執(zhí)行，同樣你不可能所有異常都去找部門負(fù)責(zé)人或 者直接推給部門負(fù)責(zé)人。因為 組織把你放到這個崗位，除了做日 常的正常業(yè)務(wù)執(zhí)行，一塊重要的工作就是執(zhí)行過程中的異常處 理。只有在發(fā)生異常時，你的反應(yīng)速度、應(yīng)對措施、處理問題的 能力

9、才是反映你自身價值的最直觀的體現(xiàn)，所以在業(yè)務(wù)執(zhí)行過程 中，面對問題，不要抱怨、不要恐懼、在第一時間上報給領(lǐng)導(dǎo)的 同時積極地 尋求解決問題的辦法，最好能夠在自己手中就將這些 突發(fā)事件完美的解決掉。與供應(yīng)商關(guān)系在采購工作中，與供應(yīng)商的關(guān)系處理的好壞是你采購工作開展成敗的關(guān)鍵。你在工作中會面對多個供應(yīng)商，同 時供應(yīng)商也會面對多個采購，在日常工作中大家是 對一的工作， 但在實際交往時卻是多對多的。所以作為采購 要處理好和每一位 供應(yīng)商的關(guān)系，這也是一個采購人員商務(wù) 能力的體現(xiàn)。在傳統(tǒng)采 購中，人們普遍認(rèn)為采購中的買方和 賣方是敵對的關(guān)系，在買賣 中雙方就價格、交期、品質(zhì)和違 約的條款通過不斷地談判、試

10、探 最終達(dá)到一致。但隨著經(jīng)濟 全球化，網(wǎng)路地球村的成為現(xiàn)實，我 們所面對的供應(yīng)商數(shù)據(jù) 越來越龐大，優(yōu)質(zhì)的、劣質(zhì)的、小規(guī)模 的、集團式的各種類 型的供應(yīng)商交集在一起，我們?nèi)绾卧谌绱她?大的供應(yīng)商數(shù)據(jù) 庫中找到是和企業(yè)發(fā)展的優(yōu)質(zhì)的供應(yīng)商是每一名 采購人員的職責(zé)。在目前的環(huán)境下，我們所要做的事通過和不同 的供 應(yīng)商進行接觸，從而找到是和企業(yè)發(fā)展的，可以同企業(yè)建立 長久合作關(guān)系的、供應(yīng)穩(wěn)定的供應(yīng)商，然后通過雙方不斷地 磨 合，最終形成合作默契達(dá)到信任，從而實現(xiàn)雙贏。采購廉潔 采購是一個高風(fēng)險職業(yè)，同時采購部門對于一個 組織 來說也是最重要的部門之一。組織對這個部門在給予厚 望的同時 也會對這個部門制定各種條條框框，來規(guī)范采購工作，保持部門 以及具體工作人員的廉潔。作為采購工作人員，必須保持自身 工作廉潔、思想廉潔、拒接受供應(yīng)商禮品和宴請，特別是供應(yīng)商 給的回扣。其實在與供應(yīng)商的接觸中，我們是處