XX公司總裁辦管理手冊(cè)

1、XX管理咨詢有限公司總裁管理辦公室管理制度及流程編制部門：總裁管理辦公室編制日期：2016年12月16總裁管理辦公室管理制度及流程版本修訂日期PO-V1.0新生成2013-02-20PO-V2.0修訂2013-07-16PO-V3.0修訂2013-12-26PO-V4.0修訂2014-04-30PO-V5.0修訂2015-09-01前言總裁管理辦公室是公司主要的監(jiān)督、運(yùn)作、協(xié)調(diào)及相關(guān)決策和制度編制的部門，對(duì)CEO負(fù)責(zé)。為更好地協(xié)助總裁在宏觀上制定公司的發(fā)展方向和經(jīng)營策略，明確公司市場定位，尋求公司新的發(fā)展方向，特制訂本制度。本部門制度由總裁管理辦公室根據(jù)業(yè)務(wù)實(shí)際需要及管理層要求調(diào)整、審核和編制

2、。目錄1總裁管理辦公室組織結(jié)構(gòu)22部門職責(zé)描述23崗位職責(zé)描述23.1總裁助理23.2總裁管理辦公室主管33.3總裁執(zhí)行秘書43.4（高級(jí)）公共事務(wù)經(jīng)理53.5（高級(jí)）制度經(jīng)理53.6行政秘書63.7檔案及印章專員64流程74.1子流程關(guān)系圖74.2網(wǎng)站/微信公眾號(hào)建立及改版84.2.1流程圖84.2.2流程描述84.3公共關(guān)系管理 新聞發(fā)布104.3.1流程圖104.3.2流程描述104.4公共關(guān)系管理 危機(jī)公關(guān)124.4.1流程圖124.4.2流程描述134.5OA流程修訂審批144.5.1流程圖144.5.2流程描述155附件165.1相關(guān)表單161 總裁管理辦公室組織結(jié)構(gòu)2 部門職責(zé)描

3、述2.1 根據(jù)公司發(fā)展，負(fù)責(zé)公司組織架構(gòu)調(diào)整，職能梳理和權(quán)限劃分。2.2 負(fù)責(zé)公司授權(quán)、制度、流程的編制、修訂和執(zhí)行監(jiān)督。2.3 負(fù)責(zé)CEO批示的重要事件的查辦、催辦及跟蹤落實(shí)工作2.4 負(fù)責(zé)監(jiān)督印章管理、檔案管理等工作。2.5 負(fù)責(zé)各個(gè)部門簽署文件日常文電（包括電子郵件等）的處理工作。2.6 負(fù)責(zé)公司企業(yè)宣傳資料的編制和更新，包括企業(yè)VIS手冊(cè)、宣傳手冊(cè)等。2.7 負(fù)責(zé)牽頭公司大型活動(dòng)和專題會(huì)議的組織。2.8 協(xié)同信息技術(shù)部進(jìn)行OA的修訂。2.9 完成總裁交辦的其它工作。3 崗位職責(zé)描述3.1 總裁助理崗位名稱副總裁/總裁助理（信息技術(shù)、總裁辦）崗位編號(hào)DJ-PO-01所在部門總裁管理辦公室

4、崗位定員直接上級(jí)CEO直接下級(jí)總裁辦主管職責(zé)：1、協(xié)助總裁完成年度計(jì)劃制定和執(zhí)行2、協(xié)助總裁參與日常重大管理事項(xiàng)3、協(xié)助總裁組織和協(xié)調(diào)對(duì)外公共關(guān)系4、負(fù)責(zé)董事會(huì)層面及投資人關(guān)系維護(hù)5、負(fù)責(zé)公司組織架構(gòu)調(diào)整，職能梳理和界面劃分工作6、負(fù)責(zé)公司授權(quán)、制度、流程的審核與監(jiān)督執(zhí)行7、負(fù)責(zé)牽頭公司大型活動(dòng)和專題會(huì)議的組織和計(jì)劃8、組織制定實(shí)施信息化發(fā)展規(guī)劃，做好信息安全保障9、負(fù)責(zé)分管部門的團(tuán)隊(duì)建設(shè)與日常管理工作10、完成總裁交辦的其它工作任職資格：教育水平大學(xué)本科以上專業(yè)企業(yè)管理、行政管理、人力資源管理等相關(guān)專業(yè)培訓(xùn)經(jīng)歷接受過管理、財(cái)務(wù)、法務(wù)、人事知識(shí)培訓(xùn)經(jīng)驗(yàn)10年以上公司管理工作經(jīng)驗(yàn)3.2 總裁管理

5、辦公室主管崗位名稱總裁管理辦公室主管崗位編號(hào)DJ-PO-02所在部門總裁管理辦公室崗位定員直接上級(jí)副總裁/總裁助理（信息技術(shù)、總裁辦）直接下級(jí)（高級(jí)）公共事務(wù)經(jīng)理、（高級(jí)）制度經(jīng)理、行政秘書、檔案及印章專員、總裁執(zhí)行秘書職責(zé)：1、根據(jù)公司發(fā)展需要，組織公司組織架構(gòu)調(diào)整，職能梳理和界面劃分2、牽頭公司授權(quán)、制度、流程的編制、修訂工作3、監(jiān)督公司授權(quán)、制度、流程的執(zhí)行工作4、參與協(xié)調(diào)對(duì)外關(guān)系，包括政府、媒體等5、負(fù)責(zé)監(jiān)督印章管理、檔案管理6、組織公司大型活動(dòng)和專題會(huì)議7、審核部門的工作目標(biāo)和經(jīng)費(fèi)預(yù)算，并監(jiān)督執(zhí)行情況8、組織總裁辦的團(tuán)隊(duì)建設(shè)工作9、完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他工作任職資格：教育水平大學(xué)本科以上

6、專業(yè)企業(yè)管理、行政管理、人力資源管理等相關(guān)專業(yè)培訓(xùn)經(jīng)歷接受過管理、財(cái)務(wù)、法務(wù)、人事知識(shí)培訓(xùn)經(jīng)驗(yàn)8年以上公司管理工作經(jīng)驗(yàn)3.3 總裁執(zhí)行秘書崗位名稱總裁執(zhí)行秘書崗位編號(hào)DJ-PO-03所在部門總裁管理辦公室崗位定員直接上級(jí)總裁辦主管直接下級(jí)無職責(zé)：1、協(xié)助起草CEO日常公文、報(bào)告等文書資料2、匯總整理公司內(nèi)外上報(bào)CEO的各類文件，并協(xié)調(diào)CEO及時(shí)處理后回復(fù)登記、存檔3、協(xié)調(diào)、安排CEO工作日程和各項(xiàng)活動(dòng)并負(fù)責(zé)提醒CEO相關(guān)日程安排4、協(xié)助接待CEO的來訪客人5、負(fù)責(zé)CEO會(huì)務(wù)的組織安排，會(huì)議紀(jì)要的編寫，并對(duì)決議事項(xiàng)進(jìn)行催辦、查辦和落實(shí)6、負(fù)責(zé)接聽和處理CEO日常電話，CEO行政信函的擱置回復(fù)及整

7、理工作7、負(fù)責(zé)CEO出差及會(huì)客的酒店、飯店、機(jī)票的預(yù)定工作8、負(fù)責(zé)CEO公務(wù)費(fèi)用的報(bào)銷9、完成CEO交辦的其他工作任職資格：教育水平大學(xué)本科以上專業(yè)企業(yè)管理、文秘、公關(guān)、行政管理等相關(guān)專業(yè)培訓(xùn)經(jīng)歷接受過行政管理、文秘、公關(guān)知識(shí)培訓(xùn)經(jīng)驗(yàn)5年以上相關(guān)工作經(jīng)驗(yàn)3.4 （高級(jí)）公共事務(wù)經(jīng)理崗位名稱（高級(jí)）公共事務(wù)經(jīng)理崗位編號(hào)DJ-PO-04所在部門總裁管理辦公室崗位定員直接上級(jí)總裁辦主管直接下級(jí)無職責(zé)：1、負(fù)責(zé)撰寫公司新聞、活動(dòng)、大事記等相關(guān)文章2、負(fù)責(zé)公司VIS相關(guān)工作3、負(fù)責(zé)制定有針對(duì)性的公關(guān)計(jì)劃，策劃并實(shí)施調(diào)研、座談和日常拜訪等公關(guān)策略4、負(fù)責(zé)組織本公司宣傳材料的編寫、攝影錄像、印刷及宣傳5、負(fù)

8、責(zé)建立相對(duì)穩(wěn)定的媒體渠道及回應(yīng)媒體相關(guān)報(bào)道，維護(hù)公司品牌形象6、根據(jù)品牌推廣需求，策劃并執(zhí)行相關(guān)宣傳活動(dòng)7、完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其它工作任職資格：教育水平大學(xué)本科及以上專業(yè)新聞、企業(yè)管理、公共管理、法學(xué)等相關(guān)專業(yè)培訓(xùn)經(jīng)歷接受過管理、財(cái)務(wù)、法務(wù)、人事知識(shí)培訓(xùn)經(jīng)驗(yàn)5年以上公司管理工作經(jīng)驗(yàn)3.5 （高級(jí)）制度經(jīng)理崗位名稱（高級(jí)）制度經(jīng)理崗位編號(hào)DJ-PO-05所在部門總裁管理辦公室崗位定員直接上級(jí)總裁辦主管直接下級(jí)無職責(zé)：1、負(fù)責(zé)收集各部門的規(guī)章制度、工作流程，并進(jìn)行分析和提出改進(jìn)建議2、負(fù)責(zé)匯總和審核各部門的規(guī)章制度、工作流程3、負(fù)責(zé)定期和不定期的監(jiān)督制度和流程的執(zhí)行情況，并分析制度的執(zhí)行情況4、協(xié)助總

9、裁辦主管組織各部門完善規(guī)章制度和工作流程5、完成上級(jí)交辦的其他工作任職資格：教育水平大學(xué)本科以上專業(yè)文秘、公關(guān)、行政管理等相關(guān)專業(yè)培訓(xùn)經(jīng)歷接受過行政管理、文秘、公關(guān)知識(shí)培訓(xùn)經(jīng)驗(yàn)3年以上相關(guān)工作經(jīng)驗(yàn)3.6 行政秘書崗位名稱行政秘書崗位編號(hào)DJ-PO-06所在部門總裁管理辦公室崗位定員直接上級(jí)總裁辦主管直接下級(jí)無職責(zé)：1、負(fù)責(zé)管理層和總裁助理公務(wù)費(fèi)用的報(bào)銷2、協(xié)助起草管理層和總裁助理日常公文、報(bào)告等文書資料3、協(xié)調(diào)管理層和總裁助理及時(shí)處理后日常文件登記、存檔等4、協(xié)助執(zhí)行秘書安排CEO工作關(guān)于酒店、飯店、機(jī)票預(yù)訂等差旅活動(dòng)5、完成管理層和總裁助理交辦的其他事務(wù)任職資格：教育水平大學(xué)本科以上專業(yè)文秘

10、、公關(guān)、行政管理等相關(guān)專業(yè)培訓(xùn)經(jīng)歷接受過行政管理、文秘、公關(guān)知識(shí)培訓(xùn)經(jīng)驗(yàn)3年以上相關(guān)工作經(jīng)驗(yàn)3.7 檔案及印章專員崗位名稱檔案及印章專員崗位編號(hào)DJ-PO-07所在部門總裁管理辦公室崗位定員直接上級(jí)總裁辦主管直接下級(jí)無職責(zé)：1、負(fù)責(zé)建立和完善公司檔案管理相關(guān)制度2、負(fù)責(zé)管理公司各個(gè)部門的檔案材料，包括文件材料接收、整理，檔案的提供利用等3、負(fù)責(zé)公司印章的保管工作4、負(fù)責(zé)公司印章借用、用印登記工作5、完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他工作任職資格：教育水平大學(xué)本科以上專業(yè)文秘、公關(guān)、行政管理等相關(guān)專業(yè)培訓(xùn)經(jīng)歷接受過行政管理、文秘、公關(guān)知識(shí)培訓(xùn)經(jīng)驗(yàn)3年以上相關(guān)工作經(jīng)驗(yàn)4 流程4.1 子流程關(guān)系圖4.2 網(wǎng)站/微信

11、公眾號(hào)建立及改版4.2.1 流程圖4.2.2 流程描述流程描述相關(guān)表單負(fù)責(zé)人20.1總裁辦 - 網(wǎng)站/ 微信公眾號(hào)建立及改版1.（高級(jí)）公共事務(wù)經(jīng)理收集業(yè)務(wù)部門及管理層的網(wǎng)站/微 信公眾號(hào)建立及改 版需求 （高級(jí)）公共事務(wù)經(jīng)理2.（高級(jí)）公共事務(wù)經(jīng)理與信息技術(shù)部聯(lián)系多家供應(yīng)商擬定改版方案并做出對(duì)比，篩選出最終方案價(jià)格比對(duì)表（高級(jí)）公共事務(wù)經(jīng)理信息技術(shù)部 3.CEO 審批改版方案改版方案CEO4.審批通過后，（高級(jí)）公共事務(wù)經(jīng)理著手與網(wǎng)站供應(yīng)商進(jìn)行溝通商談，完成簽訂合同事宜；合同簽訂前提請(qǐng)法務(wù)經(jīng)理審核合同條款。（高級(jí)）公共事務(wù)經(jīng)理5.信息技術(shù)部協(xié)助（高級(jí)）公共事務(wù)經(jīng)理與供應(yīng)商進(jìn)行溝通，提出網(wǎng)站設(shè)

12、計(jì)方案。（高級(jí)）公共事務(wù)經(jīng)理信息技術(shù)部6.（高級(jí)）公共事務(wù)經(jīng)理審核確認(rèn)網(wǎng)站設(shè)計(jì)方案，而后交由CEO進(jìn)行審批。（高級(jí)）公共事務(wù)經(jīng)理CEO7. 信息技術(shù)部監(jiān)督供應(yīng)商根據(jù)設(shè)計(jì)方案進(jìn)行網(wǎng)站施工。信息技術(shù)部8.網(wǎng)站施工完成后，（高級(jí)）公共事務(wù)經(jīng)理會(huì)同信息技術(shù)部負(fù)責(zé)網(wǎng)站驗(yàn)收、上線、確認(rèn)工作。（高級(jí)）公共事務(wù)經(jīng)理9.網(wǎng)站供應(yīng)商根據(jù)相關(guān)規(guī)定及時(shí)完成網(wǎng)站備案手續(xù)。網(wǎng)站供應(yīng)商10. 信息技術(shù)部根據(jù)公司相關(guān)制度負(fù)責(zé)網(wǎng)站日常維護(hù)和內(nèi)容更新信息技術(shù)部4.3 公共關(guān)系管理 新聞發(fā)布4.3.1 流程圖4.3.2 流程描述流程描述相關(guān)表單負(fù)責(zé)人20.2.1總裁辦 - 公共關(guān)系管理 - 新聞發(fā)布1.（高級(jí)）公共事務(wù)經(jīng)理向策劃單

13、位提供所需編輯的新聞素材。（高級(jí)）公共事務(wù)經(jīng)理2.供應(yīng)商在收到新聞素材后，著手編輯新聞內(nèi)容。供應(yīng)商3.（高級(jí)）公共事務(wù)經(jīng)理審核供應(yīng)商提供的新聞內(nèi)容是否符合公司的需求。（高級(jí)）公共事務(wù)經(jīng)理4.（高級(jí)）法務(wù)經(jīng)理審核供應(yīng)商提供的新聞內(nèi)容。（高級(jí)）法務(wù)經(jīng)理5.法務(wù)管理（副）總監(jiān)審核供應(yīng)商提供的新聞內(nèi)容。法務(wù)管理（副）總監(jiān)6.CEO審核供應(yīng)商提供的新聞內(nèi)容。CEO7.在CEO審批完策劃單位提供的新聞內(nèi)容后，（高級(jí)）公共事務(wù)經(jīng)理聯(lián)系供應(yīng)商發(fā)布新聞內(nèi)容。（高級(jí)）公共事務(wù)經(jīng)理4.4 公共關(guān)系管理 危機(jī)公關(guān)4.4.1 流程圖4.4.2 流程描述流程描述相關(guān)表單負(fù)責(zé)人20.2.2 總裁辦 - 公共關(guān)系管理 - 危

14、機(jī)公關(guān)1.（高級(jí)）公共事務(wù)經(jīng)理收到企業(yè)品牌危機(jī)信息。（高級(jí)）公共事務(wù)經(jīng)理2.（高級(jí)）公共事務(wù)經(jīng)理初步調(diào)查危機(jī)情況，并提供解決方案。（高級(jí)）公共事務(wù)經(jīng)理3.（高級(jí)）法務(wù)經(jīng)理審核解決方案是否符合法律相關(guān)規(guī)定。（高級(jí)）法務(wù)經(jīng)理4.法務(wù)管理（副）總監(jiān)審核解決方案是否符合法律相關(guān)規(guī)定。法務(wù)管理（副）總監(jiān)5.CEO審核解決方案是否合理，是否能有效幫助公司應(yīng)對(duì)危機(jī)情況。CEO6.（高級(jí)）公共事務(wù)經(jīng)理根據(jù)處理方案，負(fù)責(zé)與侵害方協(xié)調(diào)等實(shí)施工作（必要時(shí)法務(wù)管理部配合）。（高級(jí)）公共事務(wù)經(jīng)理7.（高級(jí)）公共事務(wù)經(jīng)理向CEO提交處理結(jié)果。處理結(jié)果（高級(jí)）公共事務(wù)經(jīng)理8.CEO審核處理結(jié)果的合理性及公正性。處理結(jié)果CE

15、O9.若CEO對(duì)處理結(jié)果滿意的，則由（高級(jí)）公共事務(wù)經(jīng)理將相關(guān)文件進(jìn)行歸檔。若CEO對(duì)處理結(jié)果不滿意的，則交還至（高級(jí)）公共事務(wù)經(jīng)理處進(jìn)行重新處理。（高級(jí)）公共事務(wù)經(jīng)理4.5 OA流程修訂審批4.5.1 流程圖 4.5.2 流程描述流程描述相關(guān)表單負(fù)責(zé)人20.3 總裁辦 OA流程修訂審批1.1.由業(yè)務(wù)部門提出流程建立及修改需求，并經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)逐級(jí)審核業(yè)務(wù)部門1.2. 總裁辦主管依據(jù)制度更新流程修訂工作或管理層意見提出修訂需求 總裁辦主管2. 總裁辦主管根據(jù)現(xiàn)執(zhí)行的制度手冊(cè)，審核OA流程建立/修訂申請(qǐng)總裁辦主管3.若流程建立/修訂申請(qǐng)符合現(xiàn)執(zhí)行的制度手冊(cè)規(guī)范，則IT經(jīng)理（主管/工程師）根據(jù)需求部門申請(qǐng)制定OA流程實(shí)施方案。若不符合現(xiàn)執(zhí)行的制度手冊(cè)規(guī)范，則進(jìn)待制度修訂通過審批后相應(yīng)建立/修訂OA流程信息技術(shù)部4,5.若OA實(shí)施方案需定制開發(fā)，則