會(huì)計(jì)檔案歸檔與整理

1、會(huì)計(jì)檔案歸檔與整理（2009年2月） 一、會(huì)計(jì)檔案的概念什么是會(huì)計(jì)檔案？會(huì)計(jì)檔案是指會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿和財(cái)務(wù)報(bào)告等會(huì)計(jì)核算專業(yè)材料，是記錄和反映單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)。會(huì)計(jì)核算是對(duì)會(huì)計(jì)對(duì)象進(jìn)行連續(xù)、系統(tǒng)、完整的記錄和計(jì)算。一個(gè)年度會(huì)計(jì)核算工作結(jié)束，它所產(chǎn)生的材料憑證、賬簿和財(cái)務(wù)報(bào)告即是會(huì)計(jì)檔案。 需要注意的是：會(huì)計(jì)部門形成的材料很多，只有會(huì)計(jì)專業(yè)核算材料才是會(huì)計(jì)檔案。財(cái)會(huì)部門經(jīng)辦的有關(guān)財(cái)會(huì)工作的方針、政策、制度、預(yù)算、預(yù)算指標(biāo)、計(jì)劃、工作總結(jié)、報(bào)告以及來(lái)往文書都不屬于會(huì)計(jì)檔案的歸檔范圍，應(yīng)按照文書檔案管理辦法執(zhí)行。二、會(huì)計(jì)檔案的收集范圍：1、會(huì)計(jì)憑證：用來(lái)記錄經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，明確經(jīng)濟(jì)責(zé)任，作為

2、經(jīng)濟(jì)依據(jù)的書面證明文書。包括：原始憑證、記賬憑證、匯總憑證、其他會(huì)計(jì)憑證。 2、會(huì)計(jì)賬簿：由固定格式賬頁(yè)所組成，以會(huì)計(jì)憑證為依據(jù)，全面系統(tǒng)科學(xué)地記錄和反映各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的會(huì)計(jì)簿籍。包括：總賬、明細(xì)賬、日記賬、固定資產(chǎn)卡片、各種輔助賬簿、其他會(huì)計(jì)賬簿。 3、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告：用統(tǒng)一的貨幣計(jì)量單位，以賬簿記錄為主要依據(jù)，按規(guī)定的表格形式，定期總括地反映核算單位在一定時(shí)期經(jīng)濟(jì)活動(dòng)和財(cái)務(wù)狀況的報(bào)告文件。包括：月度、季度、年度財(cái)務(wù)報(bào)告，包括會(huì)計(jì)報(bào)告、附表、附注及文字說(shuō)明，其他財(cái)務(wù)報(bào)告。4、其他：會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)。 三、會(huì)計(jì)檔案的整理： 會(huì)計(jì)檔案的整理工作，就是將零散的和需要

3、進(jìn)一步條理化的會(huì)計(jì)文件，通過(guò)科學(xué)的分類、組合、立卷、排列和編目，組成一個(gè)有序的過(guò)程。依照會(huì)計(jì)工作的基本環(huán)節(jié)，進(jìn)行科學(xué)的分類整理。同一全宗的會(huì)計(jì)檔案應(yīng)按年度分開(kāi)整理，不應(yīng)跨年度，對(duì)跨年度的決算報(bào)表等，可放入針對(duì)內(nèi)容年度里。 歸檔文件材料的收集要完整齊全，有頭有尾。對(duì)打印輸出的會(huì)計(jì)檔案，財(cái)務(wù)主管要簽字、蓋章。（一）會(huì)計(jì)檔案的分類行政事業(yè)單位的會(huì)計(jì)檔案一般分為會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)報(bào)表及其它類。 （二）會(huì)計(jì)檔案的整理、編號(hào)（以歷下區(qū)檔案局為例） 1、會(huì)計(jì)憑證的整理、編號(hào)首先將散裝憑證按月份或會(huì)計(jì)科目裝訂成冊(cè)，并加封角、封面填寫齊全。一冊(cè)憑證作為一個(gè)保管單位，按時(shí)間順序排列，用4位阿拉伯?dāng)?shù)字編制大流

4、水冊(cè)號(hào)，將編號(hào)用卷簽（雙格口取紙一半）貼在每?jī)?cè)憑證脊背底邊處，并在每?jī)?cè)憑證封面右上角加蓋數(shù)碼章。保管期限為短期 檔號(hào)編制：以每?jī)?cè)為單位編制，全宗號(hào)-目錄號(hào)-冊(cè)號(hào)，如：0020-005-0048。0020為全宗號(hào)，005為目錄號(hào)，0048為冊(cè)號(hào)。（檔號(hào)為目錄檢索使用）裝盒：按時(shí)間順序裝盒。憑證盒封面填寫要求：名稱濟(jì)南市歷下區(qū)檔案局時(shí)間200801-200805冊(cè)數(shù)5保管期限短期編號(hào)0048-0052（名稱部分蓋單位名稱章，時(shí)間、冊(cè)數(shù)、保管期限、編號(hào)全部蓋章，編號(hào)為盒內(nèi)起止冊(cè)號(hào)。） 以盒為單位編制大流水盒號(hào)，在盒脊下方貼蘭色三格口取紙。第一行：全宗號(hào)目錄號(hào)；第二行：冊(cè)號(hào)（起止號(hào)）；第三行：盒號(hào)（四

5、位數(shù)），填寫居中：00200050072-00780020 建立檢索工具：按冊(cè)編制案卷目錄，輸入檔案管理軟件。2、會(huì)計(jì)賬簿的整理、編號(hào)賬簿的整理：會(huì)計(jì)賬簿原則上保持原有基礎(chǔ)，一本賬作為一個(gè)保管單位。賬簿在啟用時(shí)，要在第一頁(yè)前面填寫“經(jīng)管人員一覽表”和“賬戶目錄”。賬簿分固定式和活頁(yè)式歸檔整理。固定式賬簿保留空白頁(yè)，但空白頁(yè)不編頁(yè)碼；活頁(yè)式賬簿拆去空白頁(yè)，編寫頁(yè)碼，加備考表，裝訂成冊(cè)。編寫頁(yè)數(shù)：以每?jī)?cè)為單位，用鉛筆對(duì)有效的頁(yè)面編寫；正面編在右上角，反面編在左上角。賬簿保管期限為長(zhǎng)期。賬簿排列、編號(hào)：按賬簿的自然形成規(guī)律，依時(shí)間順序排列，用4位阿拉伯?dāng)?shù)字編制大流水冊(cè)號(hào)，將編號(hào)用卷簽（口取紙一半）貼

6、在每?jī)?cè)正面右上角。檔號(hào)編制：以每?jī)?cè)為單位編制，全宗號(hào)-目錄號(hào)-案卷號(hào)（冊(cè)號(hào)）（例如：0020-004-0072）裝盒：時(shí)間順序裝盒并編寫卷內(nèi)目錄、備考表。以盒為單位編制大流水盒號(hào)，并將盒號(hào)用數(shù)碼章蓋在盒脊的最下方。會(huì)計(jì)檔案盒的盒面蓋單位名稱章； 盒脊填寫：年 度：2008全宗號(hào)：0020目錄號(hào)：004案卷號(hào)：0072-0078保管期限：長(zhǎng)期 0012（盒號(hào)）（填寫內(nèi)容全部蓋章，案卷號(hào)為盒內(nèi)賬簿起止冊(cè)號(hào)。） 編制檢索工具：按冊(cè)編制案卷目錄，輸入檔案管理軟件。3、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告的組卷、編號(hào)會(huì)計(jì)報(bào)表分類組卷：以案卷為保管單位，年報(bào)為永久、四季度報(bào)表在沒(méi)有年報(bào)的情況下為永久（有單獨(dú)年報(bào)時(shí)，為短期），其他

7、季、月報(bào)表為短期。年報(bào)要單獨(dú)整理立卷，季報(bào)和月報(bào)可根據(jù)張數(shù)的多少，立成一卷或數(shù)卷。編制頁(yè)號(hào)：以卷為單位，用鉛筆對(duì)有效頁(yè)面編寫，正面編在右上角，反面編在左上角。編寫卷內(nèi)目錄、備考表。案卷的裝訂： 裝訂前拆除金屬物，對(duì)破損的材料進(jìn)行修補(bǔ)；沒(méi)有裝訂線的歸檔材料加邊條；裝訂時(shí)材料底邊要齊，用雙股蠟線，三孔一線裝訂。編制案卷號(hào)：按時(shí)間順序排列，采用四位數(shù)阿拉伯?dāng)?shù)字編大流水卷號(hào)。檔號(hào)編制：全宗號(hào)+目錄號(hào)+案卷號(hào)。案卷皮的填寫。案卷封面填寫：除案卷題名，其它欄目均為蓋章。濟(jì)南市歷下區(qū)檔案局（全宗名稱） 會(huì) 計(jì)（二級(jí)類目） 濟(jì)南市歷下區(qū)檔案局關(guān)于2007年度部門決算報(bào)表（案卷題名：責(zé)任者+問(wèn)題或內(nèi)容+文種或名

8、稱）自2007年12月至2007年12月保管期限永久本卷共7件50頁(yè)歸檔號(hào)（不填）全宗號(hào)目錄號(hào)案卷號(hào)00200030024卷脊填寫：全宗號(hào)、目錄號(hào)、年度、卷號(hào)，全部項(xiàng)目蓋章或碳素墨水填寫。 編制檢索工具：按卷編制案卷目錄，并編制全引目錄，輸入檔案管理軟件。卷內(nèi)文件材料的折疊：需要折疊的文件，應(yīng)整體折疊，以不損傷文件原件為宜，并盡量齊整、美觀。4、其他類：會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)保管期限為長(zhǎng)期；會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)保管期限為永久。 四、會(huì)計(jì)檔案的管理： 1、歸檔：各單位每年形成的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)由會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)按照歸檔要求，負(fù)責(zé)整理立卷，裝訂成冊(cè)，編制會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)。當(dāng)年形成的會(huì)計(jì)檔案，在會(huì)計(jì)年度

9、終了后，可暫由會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)保管一年，期滿之后，應(yīng)當(dāng)由會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)編制移交清冊(cè)，移交本單位檔案機(jī)構(gòu)統(tǒng)一保管。出納人員不得兼管會(huì)計(jì)檔案。移交時(shí)間按照會(huì)計(jì)檔案歸檔制度的規(guī)定執(zhí)行，即三月底前向檔案部門移交前一個(gè)年度的檔案（例如：2009年應(yīng)移交2007年度的檔案）。各單位應(yīng)按照規(guī)定，由檔案部門對(duì)會(huì)計(jì)檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，妥善保管。 2、交接：會(huì)計(jì)部門整理的會(huì)計(jì)檔案，經(jīng)檔案部門檢查驗(yàn)收合格后，雙方辦理交接手續(xù)：會(huì)計(jì)檔案案卷目錄一式兩份、全引目錄一份，經(jīng)交接雙方清點(diǎn)核實(shí)；交接文據(jù)一式兩份，交接雙方簽字蓋章，各執(zhí)一份（后附：交接文據(jù)格式）。3、排架：按會(huì)計(jì)檔案形式時(shí)間順序排列：即全部會(huì)計(jì)檔案，按報(bào)表、賬簿、憑證、其

10、他四大類分別以時(shí)間順序進(jìn)行排列。 4、利用：各單位保存的會(huì)計(jì)檔案不得借出。如有特殊需要，經(jīng)本單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，可以提供查閱或者復(fù)制，并辦理登記手續(xù)。查閱或者復(fù)制會(huì)計(jì)檔案的人員，嚴(yán)禁在會(huì)計(jì)檔案上涂畫、拆封和抽頁(yè)。檔案部門以及檔案管理人員應(yīng)按照有關(guān)規(guī)定，嚴(yán)格履行自己的職責(zé)。 五、會(huì)計(jì)檔案的銷毀： 會(huì)計(jì)檔案的保管期限，從會(huì)計(jì)年度終了后的第一天算起。會(huì)計(jì)檔案管理辦法規(guī)定，保管期滿的會(huì)計(jì)檔案，可以按照以下程序銷毀： 一、由本單位檔案機(jī)構(gòu)會(huì)同會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)提出銷毀意見(jiàn)，編制會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)，列明銷毀會(huì)計(jì)檔案的名稱、卷號(hào)、冊(cè)數(shù)、起止年度和檔案編號(hào)、應(yīng)保管期限、已保管期限、銷毀時(shí)間等內(nèi)容。 二、單位負(fù)責(zé)人在會(huì)計(jì)檔案銷

11、毀清冊(cè)上簽署意見(jiàn)。 三、銷毀會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)當(dāng)由檔案機(jī)構(gòu)和會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)共同派員監(jiān)銷。國(guó)家機(jī)關(guān)銷毀會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)當(dāng)由同級(jí)財(cái)政部門、審計(jì)部門派員參加監(jiān)銷。財(cái)政部門銷毀會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)當(dāng)由同級(jí)審計(jì)部門派員參加監(jiān)銷。 四、監(jiān)銷人在銷毀會(huì)計(jì)檔案前，應(yīng)當(dāng)按照會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)所列內(nèi)容清點(diǎn)核對(duì)所要銷毀的會(huì)計(jì)檔案；銷毀后，應(yīng)當(dāng)在會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)上簽名蓋章，并將監(jiān)銷情況報(bào)告本單位負(fù)責(zé)人。 檔案交接文據(jù) 移 出單位名稱××局××處接 收單位名稱××局檔案室交接性質(zhì)移交檔案所屬年度2007年檔案類別數(shù)量(卷本)檢索參考工具種類數(shù)量永久長(zhǎng)期短期長(zhǎng)度會(huì)計(jì)檔案（報(bào)表）210.03m案卷目錄3頁(yè)會(huì)計(jì)檔案（賬簿）9 0.09m全引目錄3頁(yè)會(huì)計(jì)