基于人才流動的人事檔案管理問題探究

1、    基于人才流動的人事檔案管理問題探究    張晉摘 要：隨著時代的不斷發(fā)展，人事檔案管理工作已經(jīng)成為實現(xiàn)人力資源優(yōu)化整合的一項重要舉措，對于一個單位來說高效的檔案管理工作能夠有效的推動企業(yè)發(fā)展，對于社會的發(fā)展來說優(yōu)質(zhì)的檔案管理能夠帶動經(jīng)濟的進步。從目前的檔案管理現(xiàn)狀來看，企業(yè)以及單位中人才的頻繁流動為人事檔案管理工作帶來了諸多的挑戰(zhàn)，文章在此基礎上對人事檔案管理工作進行了分析，同時針對人才流動背景下的人事檔案管理工作問題提出了幾點建議，以供參考。關鍵詞：人才流動;人事;檔案;管理;問題;分析doi：10.12249/j.issn.1005-4669

2、.2020.26.0881 引言在目前社會主義市場經(jīng)濟不斷發(fā)展的今天，人才已經(jīng)逐漸成為衡量一個企業(yè)或者單位綜合競爭力的重要因素，因此人力資源也慢慢成為各個行業(yè)中不同部門想要爭取的重要力量。由于外部條件或者自身發(fā)展因素的影響，大部分人才開始不斷的尋求更加適合自身發(fā)展的平臺，這對于人才的發(fā)展以及社會經(jīng)濟的發(fā)展來說無疑是一種十分積極的現(xiàn)象，這種現(xiàn)象也更好的推動了人才在社會各個領域的動態(tài)分布。但是與此同時，人才的流動也給過去的人事管理制度帶來了一定的挑戰(zhàn)，如何在新的發(fā)展形勢下人事管理工作如何正常開展，怎樣才能確保檔案信息為人才的發(fā)展提供保障已經(jīng)成為檔案管理部門急需解決的一項重要難題。2 人才流動是人力

3、資源的優(yōu)化組合現(xiàn)階段社會經(jīng)濟發(fā)展過程中越來越倚重人才的發(fā)展，人才作為目前市場發(fā)展過程中的一項十分重要的資源與企業(yè)整體的核心競爭力有著十分緊密的聯(lián)系。在相關的數(shù)據(jù)調(diào)查中顯示，歐美人在其一生的發(fā)展中會經(jīng)歷十次左右的流動，尤其在一些新型企業(yè)以及金融行業(yè)中人才的流動概率十分大，針對這些現(xiàn)象歐洲人則有著不同的想法，相對一成不變的工作在一個崗位上他們認為企業(yè)中的員工經(jīng)常對自己的工作進行變動是一項很明智的選擇，這不但代表了員工在不斷的開發(fā)自身的價值，如果長期從一而終的從事于同一項工作會使他們感到厭倦。伴隨著我國市場經(jīng)濟體系的不斷完善，政府相關部門逐漸認識并且尊重市場上的人才流動規(guī)律，同時對于人才流動也作出了

4、相應的宏觀調(diào)控，針對一些人才資源進行了科學合理的調(diào)整與分配，一些對人才流動所產(chǎn)生的制度制約也逐漸被改變和消除，這也在一定程度上保障了人力資源市場的正常運轉(zhuǎn)，進一步推動了人力資源從計劃配置到市場配置方向的轉(zhuǎn)變。因此我們在新的發(fā)展背景下，要在認識人才流動規(guī)律的基礎上實現(xiàn)其科學發(fā)展，從而有效的配合好國家人才戰(zhàn)略的實施，全面推動社會經(jīng)濟的穩(wěn)定持續(xù)發(fā)展。3 人才流動給人事檔案管理帶來的問題3.1 人才不規(guī)范流動導致重建檔案不斷增多目前干部檔案管理始終采用的是檔隨人走的制度形式，在目前人才的發(fā)展過程中人事檔案就是個人經(jīng)歷的發(fā)展縮影，但是現(xiàn)階段市場經(jīng)濟的發(fā)展面臨著巨大的挑戰(zhàn)，人才資源的重要性已經(jīng)被越來越多人

5、所認識，為了社會以及企事業(yè)單位的長遠發(fā)展，各個行業(yè)都加大了對高層次人才以及緊缺人才的引進力度，同時有些地區(qū)針對原單位不肯放人以及難以及人事調(diào)動難以有效開展的現(xiàn)象出臺了新的規(guī)定，允許人才提供自身的部分資料重新建立檔案。長期以往類似的惡性競爭也造成了“重建檔案”的現(xiàn)象不斷的增多1。3.2 人事檔案管理相對混亂通常情況下處于工作期內(nèi)的人員的檔案由人才市場以及企業(yè)人事檔案部門進行保管。但是從目前的發(fā)展形勢來看各行業(yè)的人才流動性相對較大，因此給人事檔案的管理帶來了一定的難度，實現(xiàn)高效的人事檔案交接工作依舊是大部分人事管理工作人員關注的重要問題。目前人才市場以及企業(yè)中在對人事檔案工作進行管理的工程中缺乏完

6、善的檔案移交制度，在進行檔案移交的過程中很多重要的原材料容易流失，能夠證明自身價值的重要資料的一旦丟失很容易對人才造成無法挽回的損失。3.3 存在“人檔分離”、“死檔”、“棄檔”的問題社會的發(fā)展變化導致企業(yè)的用人機制也在不斷的變化著，與此同時人才的擇業(yè)觀念也發(fā)生著巨大的變化，這種形式也為人才提供了巨大的發(fā)展空間。目前越來越多的企業(yè)對人才的實際能力以及內(nèi)在潛力重視起來，在招聘過程中靜態(tài)指標發(fā)揮的作用越來越小。人才在應聘和遞交個人信息以及相關的學歷證書等資料的過程中，企業(yè)可以結(jié)合這些內(nèi)容對其內(nèi)在發(fā)展?jié)摿M行綜合性的評價，然后再決定是否錄用，不會出現(xiàn)“人到檔到”的現(xiàn)象。此外一些企事業(yè)單位對于特別看好

7、的人才并不是十分強求檔案問題，這也導致了跳槽以及棄檔現(xiàn)象的產(chǎn)生。4 人才流動背景下加強人事檔案管理的有效措施4.1 健全人事檔案信息數(shù)據(jù)庫借助數(shù)據(jù)庫對人事檔案進行管理能夠提升信息服務的效率，同時也能夠有效的發(fā)揮出檔案的真實價值，這也是實現(xiàn)對人力資源進行宏觀調(diào)控的重要手段。在構(gòu)建數(shù)據(jù)庫的過程中，首先需要統(tǒng)一系統(tǒng)的相應軟件，同時系統(tǒng)軟件的選擇需要也需要結(jié)合社會形勢以及發(fā)展需求來進行開發(fā)和使用，不僅要考慮到其實用性同時也要確保其在使用過程中能夠更加安全快捷，要能結(jié)合形式的發(fā)展發(fā)揮出自身的前瞻性特點。其次就是系統(tǒng)軟件中的信息項目需要進行統(tǒng)一，對于人才的基本情況以及學歷、職務等要認真的錄入并且核對仔細，

8、保障這些信息的完整與準確。第三，對于人事檔案數(shù)據(jù)庫信息需要及時進行更新和維護，這一措施是保障人事檔案信息的真實性的關鍵所在。最后就是要保障信息數(shù)據(jù)運用的安全性，在電子檔案處于脫機狀態(tài)的時候，需要提前建立完善的信息備份機制，不僅要保障其能夠在同一種載體中進行復制同時還要保障其能夠?qū)崿F(xiàn)備份。對于提供電子文件信息的服務器需要具備一定的抵御病毒以及黑客的能力，只有這樣才能有效的保障數(shù)據(jù)信息的安全以及個人隱私不被泄露。4.2 規(guī)范建檔，依法管檔人才服務機構(gòu)在對人事檔案進行管理的過程中需要結(jié)合“集中統(tǒng)一、歸口管理”的原則來開展工作，借助完善的管理制度來實現(xiàn)對流動人員的科學規(guī)范管理。首先，管理人員需要結(jié)合政

9、策法規(guī)以及實際情況來強化對流動人才檔案的管理與監(jiān)督控制工作;有些不具備人事檔案管理資格的單位需要及時申請，否則采用經(jīng)濟處罰以及行政命令的形式對其進行清理，進而有效的解決流動人員人事檔案管理問題。其次是人才服務機構(gòu)需要不斷的對歸檔制度以及轉(zhuǎn)遞制度進行完善，嚴格審查并且鑒別相關的歸檔資料，嚴格把好“入口關”，對于轉(zhuǎn)遞的人事檔案嚴格按照流程管理，禁止流動人員自行攜帶檔案，沒有按照相關流程進行轉(zhuǎn)遞的人事檔案給予拒收2。4.3 正確處理留人以及放人的問題目前在人才市場中大部分人才都有著自主選擇的權(quán)利，很多流動人員離開原單位是為了去更加寬闊的平臺去發(fā)展。通常情況下新單位有著較好的薪資待遇，更好的體現(xiàn)了人才的發(fā)展價值。大部分人才流動的產(chǎn)生都是為了實現(xiàn)人生目標以及提升生命體驗質(zhì)量。原單位如果處理好員工的合同以及項目交接工作等工作之后無其他原因不應當繼續(xù)扣留人才，需要尊重人才的意愿正確處理人才的去留問題。5 結(jié)語總之，在現(xiàn)階段的發(fā)展背景之下人才流動已經(jīng)屬于對人力資源進行整合與優(yōu)化的必然結(jié)果，但是在實際發(fā)展過程中過于頻繁的人才流動給人事檔案的管理工作帶來了很大的影響，因此需