辦公室日常管理制度-新編版

1、內(nèi)部管理制度系列辦公室日常管理制度 - 新編版（標(biāo)準(zhǔn)、完整、實(shí)用、可修改）GL實(shí)用范本 | DOCUMENT TEMPLATE編號(hào)： FS-QG-81065辦公室日常管理制度 - 新編版Office daily management system-new edition說(shuō)明：為規(guī)范化、制度化和統(tǒng)一化作業(yè)行為，使人員管理工作有章可循，提高工作效率和責(zé)任感、歸屬感，特此編寫(xiě)。一、辦公室管理?xiàng)l例第一章總則第一條為加強(qiáng)公司管理，維護(hù)公司良好形象，特制定本規(guī)范，明確要求，規(guī)范行為，創(chuàng)造良好的企業(yè)文化氛圍。第二章細(xì)則第二條服務(wù)規(guī)范:1、儀表 : 公司職員工應(yīng)儀表整潔、大方;2、微笑服務(wù) : 在接待公司內(nèi)外

2、人員的垂詢、要求等任何場(chǎng)合，應(yīng)注釋對(duì)方，微笑應(yīng)答，切不可冒犯對(duì)方;3、用語(yǔ) : 在任何場(chǎng)合應(yīng)用語(yǔ)規(guī)范，語(yǔ)氣溫和，音量適中，嚴(yán)禁大聲喧嘩 ;4、現(xiàn)場(chǎng)接待 : 遇有客人進(jìn)入工作場(chǎng)地應(yīng)禮貌勸阻，上班時(shí)間 ( 包括午餐時(shí)間 ) 辦公室內(nèi)應(yīng)保證有人接待;第 2頁(yè)/共 11頁(yè)GL實(shí)用范本 | DOCUMENT TEMPLATE5、電話接聽(tīng) : 接聽(tīng)電話應(yīng)及時(shí)， 一般鈴響不應(yīng)超過(guò)三聲，如受話人不能接聽(tīng)，離之最近的職員應(yīng)主動(dòng)接聽(tīng)，重要電話作好接聽(tīng)記錄，嚴(yán)禁占用公司電話時(shí)間太長(zhǎng)。第三條辦公秩序1、工作時(shí)間內(nèi)不應(yīng)無(wú)故離崗、串崗，不得閑聊、吃零食、大聲喧嘩，確保辦公環(huán)境的安靜有序。2、職員間的工作交流應(yīng)在規(guī)定的區(qū)域

3、內(nèi)進(jìn)行( 大廳、會(huì)議室、接待室、 總經(jīng)理室 ) 或通過(guò)公司內(nèi)線電話聯(lián)系，如需在個(gè)人工作區(qū)域內(nèi)進(jìn)行談話的，時(shí)間一般不應(yīng)超過(guò)三分鐘( 特殊情況除外 ) 。3、職員應(yīng)在每天的工作時(shí)間開(kāi)始前和工作時(shí)間結(jié)束后做好個(gè)人工作區(qū)內(nèi)的衛(wèi)生保潔工作，保持物品整齊，桌面清潔。4、各部門(mén)專用的設(shè)備由其部門(mén)指定專人定期清潔，公司公共設(shè)施則由辦公室負(fù)責(zé)定期的清潔保養(yǎng)工作。5、發(fā)現(xiàn)辦公設(shè)備 ( 包括通訊、 照明、影音、電腦等 ) 損壞或發(fā)生故障時(shí)，員工應(yīng)立即向辦公室報(bào)修，以便及時(shí)解決問(wèn)題。第 3頁(yè)/共 11頁(yè)GL實(shí)用范本 | DOCUMENT TEMPLATE第三章責(zé)任本制度的檢查、監(jiān)督部門(mén)為公司辦公室共同執(zhí)行，違反此規(guī)定

4、的人員，將給予50-100 元的扣薪處理。二、辦公室物資管理?xiàng)l例第一章總則為使辦公室物資管理合理化，滿足工作需要，合理節(jié)約開(kāi)支，特制訂本規(guī)定，此規(guī)定的執(zhí)行部門(mén)為辦公室。第二章物資分類1、公司辦公室物資分為低值易耗品、管制品、貴重物品、實(shí)物資產(chǎn)。2、低值易耗品 : 筆、紙、電池、訂書(shū)釘、膠水等3、管制品 : 訂書(shū)機(jī)、打洞機(jī)、剪刀、美工刀、文件夾、計(jì)算器等4、個(gè)人保管物品: 個(gè)人使用保管的三百元以上并涉及今后的費(fèi)用開(kāi)銷的物資;5、實(shí)物資產(chǎn) : 物資價(jià)格達(dá)300 元以上，如 : 空調(diào)、計(jì)算機(jī)、攝像機(jī)、照相機(jī)。第三章辦公用品物資采購(gòu)第 4頁(yè)/共 11頁(yè)GL實(shí)用范本 | DOCUMENT TEMPLAT

5、E1、公司辦公用品物資的采購(gòu)，原則上由辦公室統(tǒng)一購(gòu)買，屬特殊物資經(jīng)辦公室同意，可由申購(gòu)部門(mén)自行購(gòu)買。申購(gòu)物品應(yīng)填寫(xiě)物品申購(gòu)單，300 元以內(nèi)物品申購(gòu)交部門(mén)經(jīng)理同意， 辦公室批準(zhǔn) ;300 元以上 ( 含 300 元) 部門(mén)主管同意，辦公室審核，總經(jīng)理審批。2、物資采購(gòu)由辦公室指定專人負(fù)責(zé)，并采取以下方式:1) 定點(diǎn) : 公司定大型超市進(jìn)行物品采購(gòu)。2) 定時(shí) : 每月月初進(jìn)行物品采購(gòu)。3) 定量 : 動(dòng)態(tài)調(diào)整，保證常備物資的庫(kù)存合理性。4) 特殊物品 : 選擇多方廠家的產(chǎn)品進(jìn)行比較，擇優(yōu)選用。第四章物資領(lǐng)用管理1、公司根據(jù)物資分類，進(jìn)行不同的領(lǐng)用方式:2、低值易耗品 : 直接向辦公室物品保管人

6、員簽字領(lǐng)用3、管制品 : 直接向辦公室物品保管人員簽字領(lǐng)用4、貴重物品 : 根據(jù)專立文件的領(lǐng)用程度來(lái)領(lǐng)用5、實(shí)物資產(chǎn) : 由辦公室設(shè)立實(shí)物資產(chǎn)管理臺(tái)帳，以準(zhǔn)確記錄固定資產(chǎn)的現(xiàn)狀第五章公司物資借用第 5頁(yè)/共 11頁(yè)GL實(shí)用范本 | DOCUMENT TEMPLATE1、凡借用公司辦公器材，需填寫(xiě)物資借用單，并由部門(mén)主管簽字認(rèn)可2、借用物資超時(shí)未還的，辦公室有責(zé)任督促歸還3、借用物資發(fā)生損壞或遺失的，視具體情況照價(jià)或折價(jià)賠償?shù)诹赂絼t1、新進(jìn)人員到職時(shí)有管理部門(mén)通知，向辦公室領(lǐng)用辦公物品 ; 人員離職時(shí)， 必須向辦公室辦理辦公物品歸還手續(xù)，未經(jīng)辦公室認(rèn)可的，其它部門(mén)不得為其辦理離職手續(xù)。2、辦公

7、室有權(quán)控制每位員工的辦公物品領(lǐng)用總支出。3、本辦法由人事部解釋、補(bǔ)充、修改時(shí)亦同， 經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)頒行。三、傳真使用管理辦法( 一) 、總則 : 為加強(qiáng)公司傳真使用管理，特制定本辦法。( 二) 、使用范圍1、本辦法適用于公司使用傳真機(jī)的各種情況。2、使用范圍包括本地、國(guó)內(nèi)、國(guó)際傳真。( 三) 、傳真的接收管理第 6頁(yè)/共 11頁(yè)GL實(shí)用范本 | DOCUMENT TEMPLATE1、傳真件的接收納入公司收發(fā)管理辦法范圍內(nèi)，由收發(fā)員統(tǒng)一接收。2、傳真件接收后， 填寫(xiě)收件登記簿， 并及時(shí)分發(fā)收件部門(mén)和人員。涉及公司事務(wù)的原件在行政部留存，業(yè)務(wù)部門(mén)留復(fù)印件。3、公司傳真機(jī)應(yīng)隨時(shí)處地開(kāi)機(jī)接由狀態(tài)。( 四

8、) 、傳真的發(fā)送管理1、各部門(mén)和人員發(fā)送傳真，由收發(fā)員統(tǒng)一發(fā)送; 重要文件可由當(dāng)事人親自發(fā)送。2、傳真發(fā)送， 須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)， 填寫(xiě)發(fā)文登記簿表，并及時(shí)發(fā)送出去 ; 因故不能發(fā)送，應(yīng)及時(shí)通知有關(guān)當(dāng)事人迅速另行處理。3、傳真原件留存行政部。( 五) 、附則傳真電話不能被占為普通電話使用，以免延誤傳真收發(fā)。四、公司值班管理?xiàng)l例一、總則 : 為保障公司正常工作秩序不間斷和財(cái)物安全，特制定本制度。第 7頁(yè)/共 11頁(yè)GL實(shí)用范本 | DOCUMENT TEMPLATE二、管理體制1、員工值日 : 公司依據(jù)自身情況，設(shè)立公司或部門(mén)值日制度 ;2、部門(mén)主管值班: 公司依據(jù)自身情況，設(shè)立公司部門(mén)主管值班制度。

9、三、管理要點(diǎn)和內(nèi)容( 一) 、員工值日。1、目的 : 維護(hù)公司日常工作秩序，及時(shí)聯(lián)絡(luò)、 處理事務(wù) ;2、一般以工作時(shí)間為責(zé)任時(shí)間;3、值班要點(diǎn) :1) 、巡察辦公場(chǎng)所保潔情況 ;2) 、電話記錄、處理、轉(zhuǎn)送 ;3) 、領(lǐng)導(dǎo)交辦任務(wù)。( 二) 、部門(mén)主管值班1、目的 : 以公司業(yè)務(wù)工作為主;2、一般以下班時(shí)間或節(jié)假日為值班時(shí)間;3、值班要點(diǎn) :1) 、接待下班后來(lái)客 ;第 8頁(yè)/共 11頁(yè)GL實(shí)用范本 | DOCUMENT TEMPLATE2) 、處理未完成工作 ;3) 、處置下班后的突發(fā)、緊急事件 ;4) 、值班人員接打值班電話，應(yīng)記錄來(lái)電時(shí)間、單位、授話人、主要內(nèi)容 ;5) 、值班接待來(lái)賓要

10、記錄來(lái)訪時(shí)間、單位、來(lái)訪人、主要內(nèi)容，提出處理意見(jiàn) ;6) 、值班人員要按規(guī)定準(zhǔn)確填寫(xiě)值班日志。四、值班規(guī)定1、遵守值班紀(jì)律， 按時(shí)交接班， 有事須先請(qǐng)假， 以便安排臨時(shí)代替人員;2、值班時(shí)堅(jiān)守崗位，不得聚眾打牌、看電視、嗑睡;3、在規(guī)定的時(shí)間做好防盜、防火等工作， 尤其加強(qiáng)對(duì)重點(diǎn)部位的監(jiān)管 ;4、接待來(lái)賓外松內(nèi)緊、熱情招呼， 具有高度警惕性，善于鑒別來(lái)人意圖，要守口如瓶，不能隨便亂說(shuō);5、值班人員密切關(guān)注領(lǐng)導(dǎo)活動(dòng)行蹤，遇到緊急情況即能取得聯(lián)系，須將公安、消防、醫(yī)院、供水、供氣、供電、通訊等部門(mén)及火車、飛機(jī)、出租車的地址、電話、路線等信息第 9頁(yè)/共 11頁(yè)GL實(shí)用范本 | DOCUMENT

11、TEMPLATE置于明顯處，以備應(yīng)急需要;6、遇到緊急事件， 首先要冷靜， 敢于負(fù)責(zé)， 一方面大膽采取應(yīng)急措施，以免貽誤; 另一方面及時(shí)匯報(bào)主管領(lǐng)導(dǎo)或和公安部門(mén)報(bào)警。五、接聽(tīng)值班電話應(yīng)注意:1、禮貌相待 : 不論打進(jìn)、接入，應(yīng)主動(dòng)通報(bào)公司名稱、職務(wù)、姓名，如對(duì)方未通報(bào)，應(yīng)客氣詢問(wèn)清楚;2、使用語(yǔ)言文明，切忌粗聲粗氣;3、對(duì)重要或較長(zhǎng)的電話內(nèi)容，可請(qǐng)對(duì)方復(fù)述一遍;4、對(duì)要求打公司領(lǐng)導(dǎo)的電話，首先問(wèn)清對(duì)方的單位名稱、職務(wù)、姓名，然后婉轉(zhuǎn)回答“請(qǐng)您稍等，我給您找一下”之類的話再處置 ;5、對(duì)打聽(tīng)事情、 咨詢類擔(dān)心條態(tài)度和藹、禮貌對(duì)待、 恰到好處地回答 ;6、除緊爭(zhēng)情況隨時(shí)報(bào)告外，一般將若干電話內(nèi)容集中到一起，有