第6章 Access 2010數(shù)據(jù)庫應(yīng)用教程 報表

1、第第6 6章章報表報表Access 2010數(shù)據(jù)庫應(yīng)用教程報表報表的的組成組成創(chuàng)建創(chuàng)建報表報表報表的編輯報表的編輯報表的導(dǎo)出與打印報表的導(dǎo)出與打印Access 2010數(shù)據(jù)庫應(yīng)用教程重點重點：報表報表的的組成組成創(chuàng)建創(chuàng)建報表報表報表報表的編輯的編輯報表報表的導(dǎo)出與打印的導(dǎo)出與打印難點：難點：報表報表的編輯的編輯Access 2010數(shù)據(jù)庫應(yīng)用教程報表概述報表概述6.1.16.1.1報表的報表的組成組成1. 1. 報表頁眉報表頁眉2 2. . 頁面頁眉頁面頁眉3 3. . 分組頁眉分組頁眉4 4. . 主體主體5 5. . 分組頁腳分組頁腳6 6. . 頁面頁腳頁面頁腳7 7. . 報表報表頁腳

2、頁腳Access 2010數(shù)據(jù)庫應(yīng)用教程報表的類型報表的類型Access 2010Access 2010提供了提供了3 3種主要類型的種主要類型的報表報表1 1. . 表格式報表表格式報表2 2. . 縱欄式報表縱欄式報表3 3. . 標簽報表標簽報表Access 2010數(shù)據(jù)庫應(yīng)用教程報表的視圖報表的視圖Access Access 20102010提供的報表視圖有提供的報表視圖有4 4種種1.1.報表視圖報表視圖2.2.打印打印預(yù)覽預(yù)覽視圖視圖3.3.布局視圖布局視圖4.4.設(shè)計設(shè)計視圖。視圖。Access 2010數(shù)據(jù)庫應(yīng)用教程創(chuàng)建創(chuàng)建報表報表6.2.16.2.1使用使用“報表報表”按鈕按

3、鈕創(chuàng)建創(chuàng)建Access 2010Access 2010提供了一種快速創(chuàng)建報表的提供了一種快速創(chuàng)建報表的方法。先選中一個作為數(shù)據(jù)源的表或查詢，然方法。先選中一個作為數(shù)據(jù)源的表或查詢，然后切換到后切換到“創(chuàng)建創(chuàng)建”選項卡，再單擊選項卡，再單擊“報表報表”組組中的中的“報表報表”按鈕，即可生成一個報表，而不按鈕，即可生成一個報表，而不提示任何信息，并以布局視圖直接打開該報表。提示任何信息，并以布局視圖直接打開該報表。Access 2010數(shù)據(jù)庫應(yīng)用教程使用報表向?qū)?chuàng)建使用報表向?qū)?chuàng)建與使用與使用“報表報表”按鈕直接生成報表不同，按鈕直接生成報表不同，使用報表向?qū)且越换ナ降姆椒▌?chuàng)建報表，使用報表向?qū)?/p>

4、是以交互式的方法創(chuàng)建報表，顯示一個多步驟向?qū)?，允許用戶指定字段、顯示一個多步驟向?qū)?，允許用戶指定字段、分組分組/ /排序級別和布局選項。該向?qū)⒒谟门判蚣墑e和布局選項。該向?qū)⒒谟脩羲龅倪x擇創(chuàng)建報表。戶所做的選擇創(chuàng)建報表。Access 2010數(shù)據(jù)庫應(yīng)用教程使用報表設(shè)計視圖創(chuàng)建使用報表設(shè)計視圖創(chuàng)建雖然使用報表按鈕和報表向?qū)У姆绞娇呻m然使用報表按鈕和報表向?qū)У姆绞娇梢苑奖?、迅速地完成新報表的?chuàng)建任務(wù)，但以方便、迅速地完成新報表的創(chuàng)建任務(wù)，但卻缺乏主動性和靈活性，它的許多參數(shù)都是卻缺乏主動性和靈活性，它的許多參數(shù)都是系統(tǒng)自動設(shè)置的，這樣的報表有時候在某種系統(tǒng)自動設(shè)置的，這樣的報表有時候在某種

5、程度上很難完全滿足用戶的要求。使用程度上很難完全滿足用戶的要求。使用“報報表設(shè)計表設(shè)計”視圖可以更靈活地創(chuàng)建報表。不僅視圖可以更靈活地創(chuàng)建報表。不僅可以按用戶的需求設(shè)計所需要的報表，而且可以按用戶的需求設(shè)計所需要的報表，而且可以對上面兩種方式創(chuàng)建的報表進行修改，可以對上面兩種方式創(chuàng)建的報表進行修改，使其更大程度的滿足用戶的需求。使其更大程度的滿足用戶的需求。Access 2010數(shù)據(jù)庫應(yīng)用教程創(chuàng)建標簽報表創(chuàng)建標簽報表標簽報表具有很強的實用性。例如，圖標簽報表具有很強的實用性。例如，圖書管理標簽，可以粘貼在圖書扉頁上作為圖書管理標簽，可以粘貼在圖書扉頁上作為圖書編號；物品管理標簽，可以粘貼在產(chǎn)品

6、或書編號；物品管理標簽，可以粘貼在產(chǎn)品或設(shè)備上進行分類。設(shè)備上進行分類。Access 2010Access 2010在報表向?qū)е性趫蟊硐驅(qū)е杏幸环N向?qū)菍ｉT為標簽報表而設(shè)計的。有一種向?qū)菍ｉT為標簽報表而設(shè)計的。Access 2010數(shù)據(jù)庫應(yīng)用教程 創(chuàng)建空報表創(chuàng)建空報表單擊單擊“報表報表”組中的組中的“空報表空報表”按鈕，按鈕，將在布局視圖中打開一個空報表，并顯示出將在布局視圖中打開一個空報表，并顯示出字段列表任務(wù)窗格字段列表任務(wù)窗格。利用。利用“報表布局工具報表布局工具”欄下各選項卡中的工具調(diào)整報表的布局，設(shè)欄下各選項卡中的工具調(diào)整報表的布局，設(shè)置報表屬性，即可通過空白報表創(chuàng)建一張滿置報表屬

7、性，即可通過空白報表創(chuàng)建一張滿足要求的報表。足要求的報表。Access 2010數(shù)據(jù)庫應(yīng)用教程報表的高級設(shè)計報表的高級設(shè)計6.3.16.3.1報表的報表的編輯編輯在報表設(shè)計視圖中可以對已經(jīng)創(chuàng)建的報表在報表設(shè)計視圖中可以對已經(jīng)創(chuàng)建的報表進行編輯和修改，可以設(shè)置報表的格式，在報進行編輯和修改，可以設(shè)置報表的格式，在報表中添加背景圖片、日期和時間以及頁碼等，表中添加背景圖片、日期和時間以及頁碼等，使報表顯得更為美觀。使報表顯得更為美觀。Access 2010數(shù)據(jù)庫應(yīng)用教程記錄的排序記錄的排序在實際應(yīng)用中，經(jīng)常要求報表顯示的記在實際應(yīng)用中，經(jīng)常要求報表顯示的記錄按照某個指定的順序排列，例如按照學生錄按

8、照某個指定的順序排列，例如按照學生年齡從小到大排列等。使用報表向?qū)Щ蛟O(shè)計年齡從小到大排列等。使用報表向?qū)Щ蛟O(shè)計視圖都可以設(shè)置記錄排序。通過報表向?qū)ё钜晥D都可以設(shè)置記錄排序。通過報表向?qū)ё疃嗫梢栽O(shè)置四個排序字段，并且排序只能是多可以設(shè)置四個排序字段，并且排序只能是字段，不能是表達式。在設(shè)計視圖中，最多字段，不能是表達式。在設(shè)計視圖中，最多可以設(shè)置十個字段或字段表達式進行可以設(shè)置十個字段或字段表達式進行排序排序。Access 2010數(shù)據(jù)庫應(yīng)用教程 記錄的分組和匯總記錄的分組和匯總在實際工作中，經(jīng)常需要對數(shù)據(jù)進行分在實際工作中，經(jīng)常需要對數(shù)據(jù)進行分組、匯總。分組是將報表中具有共同特征的組、匯總。分

9、組是將報表中具有共同特征的相關(guān)記錄排列在一起，并且可以為同組記錄相關(guān)記錄排列在一起，并且可以為同組記錄進行匯總統(tǒng)計。使用進行匯總統(tǒng)計。使用Access 2010Access 2010提供的分組提供的分組功能，可以對報表中的記錄進行分組，對報功能，可以對報表中的記錄進行分組，對報表的記錄進行分組時，可以按照一個字段進表的記錄進行分組時，可以按照一個字段進行也可以對多個字段分別進行。行也可以對多個字段分別進行。Access 2010數(shù)據(jù)庫應(yīng)用教程記錄的分組和匯總記錄的分組和匯總1.1.記錄的記錄的分組分組分組分組有兩種操作方法：有兩種操作方法：方法一是在報表布局視圖中打開需要分組方法一是在報表布局

10、視圖中打開需要分組的報表，右鍵單擊要對其應(yīng)用分組、匯總的字的報表，右鍵單擊要對其應(yīng)用分組、匯總的字段，然后單擊快捷菜單上的分組形式和匯總選段，然后單擊快捷菜單上的分組形式和匯總選項。這是添加分組的最快方法。項。這是添加分組的最快方法。方法二是在布局視圖或設(shè)計視圖中打開需方法二是在布局視圖或設(shè)計視圖中打開需要分組的報表，在要分組的報表，在“分組、排序和匯總分組、排序和匯總”窗格窗格中單擊中單擊“添加組添加組”，選擇要在其上執(zhí)行分組、，選擇要在其上執(zhí)行分組、匯總的字段。在分組行上單擊匯總的字段。在分組行上單擊“更多更多”以設(shè)置以設(shè)置更多選項和添加匯總。更多選項和添加匯總。Access 2010數(shù)據(jù)

11、庫應(yīng)用教程記錄的分組和匯總記錄的分組和匯總2.2.匯總匯總計算計算報報表表中中的的匯總計匯總計算可算可以以通通過過以下途徑來以下途徑來完完成成：（1 1）通過快捷菜單命令操作。在布局視）通過快捷菜單命令操作。在布局視圖中打開已創(chuàng)建的報表，鼠標右鍵單擊要匯總圖中打開已創(chuàng)建的報表，鼠標右鍵單擊要匯總的字段，從彈出的快捷菜單中選擇的字段，從彈出的快捷菜單中選擇“匯總匯總”列列表中的計算類型。如表中的計算類型。如“求和求和”、“平均值平均值”、“記錄計數(shù)記錄計數(shù)”（即統(tǒng)計所有記錄的數(shù)目）、（即統(tǒng)計所有記錄的數(shù)目）、“值計數(shù)值計數(shù)”（只統(tǒng)計此字段中有值的記錄的數(shù)（只統(tǒng)計此字段中有值的記錄的數(shù)目）、目）、

12、“最大值最大值”、“最小值最小值”、“標準偏差標準偏差”和和“方差方差”等等。Access 2010數(shù)據(jù)庫應(yīng)用教程記錄的分組和匯總記錄的分組和匯總2.2.匯總匯總計算計算（2 2）在布局視圖中打開已創(chuàng)建的報表，）在布局視圖中打開已創(chuàng)建的報表，選定要匯總的字段，切換到選定要匯總的字段，切換到“設(shè)計設(shè)計”選項卡，選項卡，單擊單擊“分組和匯總分組和匯總”選項組中的選項組中的“合計合計”按鈕，按鈕，在下拉列表中選擇計算類型。在下拉列表中選擇計算類型。 （3 3）報表記錄分組之后，在）報表記錄分組之后，在“分分組組、排、排序和序和匯總匯總”窗格中窗格中展開更多分組選項，在展開更多分組選項，在“匯匯總總”

13、選項下拉列表中設(shè)置匯總方式、匯總類型選項下拉列表中設(shè)置匯總方式、匯總類型和匯總值顯示位置等。和匯總值顯示位置等。Access 2010數(shù)據(jù)庫應(yīng)用教程添加計算控件實現(xiàn)計算添加計算控件實現(xiàn)計算除了可以進行匯總計算外，在報除了可以進行匯總計算外，在報表表的的設(shè)計設(shè)計過程過程中，中，還還可以根據(jù)可以根據(jù)具體具體需要需要進進行各種行各種類類型型統(tǒng)統(tǒng)計計計計算并算并輸輸出出顯顯示示或打印。操作方法就是在報或打印。操作方法就是在報表中添加表中添加計計算控件算控件，并，并設(shè)設(shè)置其置其“控件控件來來源源”屬屬性性。 。Access 2010數(shù)據(jù)庫應(yīng)用教程添加計算控件實現(xiàn)計算添加計算控件實現(xiàn)計算利用利用計計算控件

14、算控件進進行行統(tǒng)計計統(tǒng)計計算并算并輸輸出出結(jié)結(jié)果的果的操作主要有兩種形式操作主要有兩種形式：。（1 1）在主體在主體節(jié)節(jié)內(nèi)添加內(nèi)添加計計算控件算控件（2 2）在在組頁組頁眉眉/ /組組頁頁腳或腳或報報表表頁頁眉眉/ /報表報表頁頁腳腳節(jié)節(jié)內(nèi)添加內(nèi)添加計計算算控件控件Access 2010數(shù)據(jù)庫應(yīng)用教程多列報表多列報表通常通常設(shè)計設(shè)計的的報報表只有一列表只有一列，在在實際應(yīng)實際應(yīng)用中，用中，有的有的報報表往往由多列信息表往往由多列信息組組成成。打印。打印多列多列報報表表時時， ，報報表表頁頁眉、眉、報報表表頁頁腳腳、頁頁面面頁頁眉眉和和頁頁面面頁頁腳將占腳將占滿報滿報表整個表整個寬寬度，度，而而

15、多列多列報報表的表的組頁組頁眉、眉、組組頁頁腳和主體腳和主體節(jié)節(jié)將占將占滿滿整個列的整個列的寬寬度。度。Access 2010數(shù)據(jù)庫應(yīng)用教程子報表子報表1.1.子子報表概述報表概述子子報報表是指插入到其他表是指插入到其他報報表中的表中的報報表。在表。在合并兩個合并兩個報報表表時時， ，一個報表作為主報表，另一一個報表作為主報表，另一個就成為子報表。個就成為子報表。Access 2010數(shù)據(jù)庫應(yīng)用教程子報表子報表2.2.在已有在已有報報表中表中創(chuàng)創(chuàng)建子建子報報表表。創(chuàng)建子報表時，必須先創(chuàng)建子報表時，必須先確確定定主主報報表和子表和子報報表之表之間間已已經(jīng)經(jīng)建立了正確的建立了正確的聯(lián)聯(lián)系，系，從而

16、從而保保證證子子報報表與主表與主報報表中表中顯顯示示記錄記錄的的一致一致性性。3. 3. 將一個將一個報報表添加到表添加到另一個另一個報報表中表中創(chuàng)創(chuàng)建子建子報報表表可以將可以將AccessAccess數(shù)據(jù)數(shù)據(jù)庫庫中中一個已創(chuàng)建的一個已創(chuàng)建的報報表表作作為為子子報報表，添加到表，添加到另一個已建另一個已建報報表中表中。子子報報表在添加到主表在添加到主報報表之前，表之前，應(yīng)應(yīng)當確保已當確保已經(jīng)經(jīng)正確地正確地建立了表建立了表間間關(guān)系。關(guān)系。Access 2010數(shù)據(jù)庫應(yīng)用教程導(dǎo)出報表導(dǎo)出報表Access 2010Access 2010報表可以導(dǎo)出為多種格式，報表可以導(dǎo)出為多種格式，具體如圖具體如圖6-636-63所示所示。Access 2010數(shù)據(jù)庫應(yīng)用教程報表的預(yù)覽打印報表的預(yù)覽打印6.4.16.4.1打印預(yù)打印預(yù)覽覽創(chuàng)創(chuàng)建建報報表后表后，可以在打印之前利用，可以在打印之前利用Access Access 2010201