淺談涉外秘書的會議管理

1、誠信聲明本人鄭重聲明：所呈交的畢業(yè)項冃報告/論文淺談涉外秘書的會議管理是木人在指 導(dǎo)老師的指導(dǎo)下，獨立研究、寫作的成果。論文中所引用是他人的無論以何 種方式發(fā)布的文字、研究成果，均在論文中以明確方式標(biāo)明。本聲明的法律結(jié)果由本人獨自承擔(dān)。作者簽名：摘 要：二十一世紀(jì)的今天，在市場經(jīng)濟(jì)的形式下，特別是我 國加入wt0后，我國的秘書職業(yè)有了飛速發(fā)展。秘書開始走向社會 化、職業(yè)化。而且秘書職業(yè)發(fā)展已有千年歷史，積累了豐富的經(jīng)驗, 這對于現(xiàn)代秘書很有借鑒與指導(dǎo)作用。如今秘書工作已成為遍及社 會生活各個領(lǐng)域的社會職業(yè)。論文從會前準(zhǔn)備、會中服務(wù)和會后工作三個發(fā)面分別來論述會 議管理。從中來了解秘書在會議中所

2、扮演的角色，在不同場合下秘 書所做的工作。怎樣才能把會議安排的妥當(dāng)合理，讓領(lǐng)導(dǎo)和上司刮 目相看，本文都捉出了具體的方法和理論。關(guān)鍵詞： 會議，策劃，服務(wù)，總結(jié): twenty-first century's today, market economy that theform moves downwards , our country joins the wto queen especially the secretary has had developing at full speed , and it starts trend socialization , occupation-

3、rization. , as wc know , secretary occupation development already has had history in 1000 and , has accumulated a wealth of experience, this has very much drawing lessons with the directive function to modern secretaryofrom preparing before the meeting , may work after being hit by service peace con

4、ference, three convention who leavens dough coming to comment that respectively manages a thesis, come to know a secretary out of in job done by middle acted as role, under different occasion secretary of convention , how ability holds the appropriate reasonableness that convention lays on , let the

5、 leader and the boss hold a person in high esteem, the main body of a book have brought forward concrete method and theory.:conference, plan, service, summarize9>產(chǎn)門 /!i 1jiangsu food science college1 會議管理511會議概述52. 會前準(zhǔn)備52.1會議策劃與準(zhǔn)備52.2會議策劃方案的內(nèi)容及寫作程序52. 3制訂會議計劃524確定會議時間與地點62. 5準(zhǔn)備會議資料與用品72. 6發(fā)送會議通知和

6、邀請嘉賓72. 7預(yù)算與申請會議經(jīng)費72. 8會場布置82. 8. 1會場布置的方式82.8.2會場氣氛的調(diào)節(jié)82.8.3主席臺的布置82. 9會議籌備情況檢查93會川服務(wù)與管理93.1接站工作93. 11接待工作要素: 932報到與簽到93. 3會場服務(wù)工作103.4會議記錄103. 5會間的活動安排103. 6會間食宿工作104、會后工作114.1會場善后與安排與會人員離開114. 2會議后的文書工作114.3會后總結(jié)114. 4會議后的經(jīng)費預(yù)算與結(jié)算工作114. 5會議效果與評估方法115. 總結(jié)12參考文獻(xiàn)13致謝14"方臨4為彳就廉舉&jiangsu food sc

7、ience college2011屆畢業(yè)項目涉外秘書的會議管理1. 會議管理1.1會議概述會議是社會的某一組織為了工作需要而召集相關(guān)人員研究并決定重要事項的一種活動 形式。會議的作用主要有：制訂行政法規(guī)、慶祝紀(jì)念節(jié)日、開展學(xué)術(shù)交流、研討商務(wù)活動、部 署各項工作；推廣先進(jìn)經(jīng)驗、表彰英雄模范；協(xié)調(diào)化解矛盾；促進(jìn)民眾運動。2. 會前準(zhǔn)備2.1會議策劃與準(zhǔn)備會議策劃是指為了使會議達(dá)到預(yù)期冃標(biāo)，進(jìn)行構(gòu)思、設(shè)計，擬定出合理可行的方案的 過程。會議策劃的內(nèi)容主要包括主題擇定、模式定位、議程安排、組織協(xié)調(diào)、公共關(guān)系、 媒體報道。2.2會議策劃方案的內(nèi)容及寫作程序會議策劃的內(nèi)容：確定會議的主題與議題確定會議的名

8、稱確定會議的時間與 會期確定會議所需的設(shè)備與工具確定會議所需的文件范國與安排卬制工作確定與 會代表的組成確定宣傳和模式確定會議經(jīng)費預(yù)算確定會議餐飲安排確定籌備機 構(gòu)與人員分工（針對大型會議）會議策劃方案的寫作程序：根據(jù)要求，搜集資料分析材料，寫出提綱集思廣益, 寫成初稿收集反饋，寫出定稿。2. 3制訂會議計劃2. 3.1會議計劃的作用預(yù)先制訂會議計劃，可以保障整個會議計劃有章可循，目的明確，并一步一步的進(jìn)行, 有利于一個一個的解決問題。2. 3. 2會議計劃的內(nèi)容會議計劃的內(nèi)容主要包括：會議名稱、會議議題、會議日程、議程和程序。 會議名稱：一般由會議主辦機構(gòu)名稱、會議主題、會議類型、會議的時間

9、與范圍。 例如電子有限公司2008年新春產(chǎn)品發(fā)布會”，其中，“*電子有限公司是會議的主辦 機構(gòu)”，“新產(chǎn)品”是會議的內(nèi)容，“2008年新春”表面會議的時間和范圍，發(fā)布會是會議 第5頁共14頁的性質(zhì)與類型。 會議議題 指會議集中要討論的問題。通常，會議的議題必須體現(xiàn)出會議的目的與會 議的主題。 會議議程指根據(jù)會議議題對會議內(nèi)容所作出的具體安排。會議議程一般由主辦單位 的領(lǐng)導(dǎo)機構(gòu)來確定。 會議日程指以天為單位，對會議議程的各項內(nèi)容做出具體的時間安排。會議日程基 木內(nèi)容：會議的具體時間、具體內(nèi)容、會議地點、以及會議主持人或負(fù)責(zé)人。如下圖：*公司關(guān)于提高金業(yè)核心競爭力的研討會h程表口期時間內(nèi)容安排地點

10、參加人負(fù)貴人備注6月18日8： 30報到會議大廳全體黃秘書9： 30-10： 00總經(jīng)理講話小會議廳全體劉秘書使用投影儀10： 20-11： 50分組討論小會議廳全體黃秘書副經(jīng)理主持12： 00午餐賓館餐廳全體劉秘書1： 30-4:00專題報告小會議室全體組長4:20-5:30代表發(fā)言小會議廳全體組長6:00晚餐賓館餐廳全體劉秘書會議程序：指一次會議的內(nèi)容按照先后順序依次安排下來的操作流程。一般會議的主持人員應(yīng)持有一份程序表，以便據(jù)此來主持整個操作會議的進(jìn)程。24確定會議時間與地點2.4. 1會議召開時間的選擇，需要考慮以下幾個方而： 是否適合會議組織人員完成全部準(zhǔn)備工作。 是否方便與會人員（

11、尤其是會議的核心人物） 會議召開期間的自然因素確定會期的長短2.4.2考察選定會議地點，具體考察的項目主要包描以下兒項： 考察會場大小是否適中，主要包括：會議的人數(shù)與會議室的間數(shù) 考察會場規(guī)格是否合適，主要包括:考察裝潢設(shè)計水平、考察設(shè)施設(shè)備檔次、考察會 場服務(wù)水平。 考察會場環(huán)境，主要包括：保持溫度適宜、保持空氣清潔、保持會場干凈與安靜。 考察會場交通條件，盡量避免選擇偏僻山區(qū)、高寒地區(qū)和酷熱地區(qū)。2. 5.準(zhǔn)備會議資料與用品2. 5.1會議資料會議所需審核和參考的資料，包括來賓資料、會務(wù)資料和溝通資料。2. 5.2會議用品根據(jù)會議不同規(guī)模而所需的各種設(shè)備和物品，包括必備用品中的特殊用品。另

12、外準(zhǔn)備好黑板、白板、粉筆、指示棒、板擦等設(shè)施，擺放好姓名牌，在每人座位前 擺放紙筆等文具、安放投影機、屏幕、錄音等設(shè)備。如果有選舉、表決、表彰的議程、述 需要準(zhǔn)備好投票箱、計數(shù)設(shè)備和獎勵用品、安排好茶水飲料、提前檢查線路等。2. 6發(fā)送會議通知和邀請嘉賓2. 6.1擬寫會議通知發(fā)送會議通知主要目的是為了讓與會人員能清楚會議內(nèi)容及安排，能在到會前做好充 分準(zhǔn)備。會議通知一般包括：被通知者、會議名稱、會議日期和吋間、會議地點、出席對 象和會議日程、通知者或授權(quán)者、注意事項、企業(yè)名稱、通知日期。2. 6. 2會議通知形式有會議式會議通知、備忘錄式會議通知、請柬式會議通知、海報式會議通知與公告式 會議

13、通知。會議通知的發(fā)送方式:一般采用書面形式，以郵寄方式傳達(dá)，臨時的或緊急會 議一般采用屯話通知。止式會議的通知，應(yīng)在前一周或兩周內(nèi)發(fā)出為宜，以便參會人員有充分的時間安排好 手頭工作做好參會的各項準(zhǔn)備。通知附上回執(zhí)，其好處是便于確認(rèn)具體到會人數(shù)，便于安 排落實諸如接站、食宿、交通等方而的會務(wù)接待工作。2.6.3邀請嘉賓會議嘉賓是指會議組織方的上級領(lǐng)導(dǎo)和政府官員、企業(yè)的垂要客戶和各種利益方、社 會名流、對實現(xiàn)會議目標(biāo)有潛在貢獻(xiàn)的人。2. 7預(yù)算與申請會議經(jīng)費會議經(jīng)費預(yù)算是指對會議收入和會議支出進(jìn)行理性的預(yù)測，估算會議未來的收入額， 并將這些收入合理的分配到各項會議活動的開支中。2. 7. 1會議經(jīng)

14、費開支一般包扌乩 會議費：包括場地租金、設(shè)備租金、茶水飲料費等。 資料費：購買會議辦公文具與印制資料等費用。食宿費：包括會議期間與會人員 的餐飲費和住宿費。 交通運輸費：指會議期間接、送與會代表所使用的租車費、郵費、停車費、過橋費、 司機勞務(wù)費等。 宣傳聯(lián)絡(luò)費：指用于會議宣傳、新聞發(fā)布、聯(lián)絡(luò)通信等方而的費用。 其它雜費：包括如安排會議合照、會見活動、雇用會場翻譯、會場保安、禮儀小姐、 購買人會禮品贈品等所需費用。2. 7. 2會議經(jīng)費的來源主要包括： 會議主辦單位或主管領(lǐng)導(dǎo)部門撥發(fā)的會議?？?。與會者提交的會務(wù)費。商業(yè)贊 助或捐贈。除了以上幾個會議經(jīng)費的主要來源外，如聯(lián)合主辦單位的交費、會議陪同

15、人員的交費、 會議活動的收費、某些有償服務(wù)的收費等。2. 8會場布置會場布置是一項有明確意圖的會務(wù)工作，其根本目的在于創(chuàng)設(shè)與會議主題、性質(zhì)相適 應(yīng)的會場氛圍，從而有利于會議目標(biāo)的實現(xiàn)。2. 8. 1會場布置的方式 相對式：弦月式、禮堂式 全圍式：圓桌式、橢圓式、方形正空式、多邊形式. 半圍式：馬蹄形、t字型和橋型 分散式：將會場分為若開個中心，每個中心設(shè)一個圓桌。2. & 2會場氣氛的調(diào)節(jié)懸掛會標(biāo)、懸掛會徽、安插旗幟、張貼標(biāo)語、擺放花卉、調(diào)式燈光、調(diào)節(jié)音響、2.8.3主席臺的布置會議主席臺是領(lǐng)導(dǎo)人就座之處，也是與會者矚冃的焦點。一定要根據(jù)會議的主題精心 布置，犬型會議的會場多設(shè)主席臺，

16、和與會人員成面對面的形式，主席臺一般設(shè)在舞臺上, 如果設(shè)在舞臺下要與與會者近一點，并且稍微墊高些，小型會議一般不設(shè)主席臺，可在主 席臺前幕上方懸掛會標(biāo)，主席臺后幕懸掛會徽，主席臺屮央社座位并排座次。主席臺下或 周圍可適當(dāng)擺放綠色植物或鮮花作為裝飾。會議主席臺座次通常安排如門需要注意的是，凡是已固定的座次與座位，應(yīng)在出席證和簽到證上注明座號，并在會 議桌上擺放座簽，同時還應(yīng)印制“座次表”發(fā)給與會人員。當(dāng)與會人員到場吋，會議工作 人員應(yīng)做適當(dāng)?shù)囊龑?dǎo)。主席臺53124主席臺64212. 9會議籌備情況檢查會議籌備要全面周到、注重細(xì)節(jié)、一絲不茍、乂要眼見為實、實地檢驗、逐項落實。會議籌備檢查的主要內(nèi)容

17、:會議準(zhǔn)備是否充分會議環(huán)境是否合乎要求會議用品準(zhǔn) 備是否齊全文件材料是否備齊會場布置是否妥當(dāng)會議保安工作是否落實看接待、 服務(wù)的人員是否經(jīng)過培訓(xùn)、能否使用與會人員的提問。3. 會中服務(wù)與管理3.1接站工作接站是會議活動接待工作的第一個環(huán)節(jié)。會議工作人員應(yīng)盡可能安排專人、專車接站, 讓與會者能輕松順利地到達(dá)會場參加會議，這也有利于會議按時召開。3.1. 1接待工作要素： 掌握需接站人員的人數(shù)、身份、職務(wù)、級別、年齡、性別等情況 確定需接待人員所乘的交通工具是飛機、火車、汽車還是輪船，弄清楚航班、抵達(dá) fi期和具體時間，提前安排接待人員和車倆。 在接詁現(xiàn)場豎起醒n的標(biāo)志，以便讓與會者辨識。 與會者

18、抵達(dá)后，接站人員主動上前詢問，握手致意，并介紹其它接站人員的姓名、 身份、職務(wù)，對待來賓禮貌熱情、細(xì)致周到，用語親切自然。讓客人感受到自己被重視和 尊敬。 出站后要主動為客人提行李及引路。 乘車返回時，需有主人陪車，工作人員要引導(dǎo)客人上車，為其打開車門，準(zhǔn)確安排 主客的座位。在我國，一般原則：讓與會者坐在車的后排右側(cè)，與司機成對角線位置，主 人坐在后排左側(cè)，秘書陪同坐在副駕駛的座位。3. 2報到與簽到報到是指與會者在到達(dá)會議所在地吋辦理的登記注冊手續(xù)。報到工作內(nèi)容有：設(shè)置報 到處和路標(biāo)、查驗有效證見、登記與會人員的個人信息、接受和發(fā)放資料、預(yù)收費用、安 排住宿。簽到是指與會人員正式進(jìn)入會場要做

19、的第一件事，會場簽到就是為了能及時、準(zhǔn)確地 掌握到會人數(shù)，如實反映會議實際缺席情況，以便確定會議能否按時召開。會議簽到的工 作耍求：認(rèn)真準(zhǔn)備、有序組織、及吋統(tǒng)計。常見的簽到方法：薄式簽到、卡片簽到、會議 工作人員代為簽到、電了簽到。3. 3會場服務(wù)工作會間服務(wù)工作中的一個重耍環(huán)節(jié)是會場的服務(wù)工作，會場服務(wù)的質(zhì)量好壞會-直接作用 到每一位與會代表身上，直接影響到會議的每一個具體流程，最終影響到整個會議的進(jìn)程 與質(zhì)量。會場服務(wù)的工作內(nèi)容一般包插一下兒項：引導(dǎo)座位，維持會場秩序保持會場內(nèi)外的聯(lián)絡(luò)保持會議上下的溝通做好會議 值班，電話接聽工作操作與維護(hù)會議設(shè)備會場保衛(wèi)工作會場的清潔衛(wèi)生工作會間 茶水點

20、心等的供應(yīng)工作。3. 4會議記錄會議記錄指在會議過程中，由記錄人員把會議的基本情況、大會報告、代表發(fā)言、決 議等內(nèi)容記錄下來形成的重耍會議資料，是反映會議客觀進(jìn)程的原始而真實的信息記載。會議記錄不但能在會后更好的傳達(dá)會議精神，使會議的各項決議在今后的工作中得到 充分貫徹與執(zhí)行，而且也能給以后的檢查會議決議的執(zhí)行情況提供依據(jù)。會議記錄的要求：項h過程耍完整內(nèi)容真實準(zhǔn)確，語言表達(dá)清楚簡潔，格式名稱規(guī)范, 筆記快速，而ii會議記錄要使用統(tǒng)一的形式，應(yīng)使用a4型紙記錄，便于口后立卷歸檔。會議記錄的基本格式：一般包括三部分基木情況：會議名稱、會議性質(zhì)、會議次數(shù)、 開會的時間與地點、出席會議的人數(shù)與缺席人

21、數(shù)、主持人、記錄人會議內(nèi)容與會場情況 結(jié)尾3. 5會間的活動安排會間活動形式：組織觀看電影、組織單位參觀活動、組織外出考察、組織戶外游覽活 動、組織戶內(nèi)口娛自樂活動。3. 6會間食宿工作會議餐飲安排要量入為出，食品要安全衛(wèi)生，在選菜上要注意體現(xiàn)顧全大局的原則,第10頁共14頁注意餐飲禮儀。會議住宿要了解住宿賓館的檔次，了解房間的設(shè)備與設(shè)施，了解賓館提供的和關(guān)服務(wù), 了解住宿者有無特殊要求。4、會后工作4.1會場善后與安排與會人員離開會場善后工作是把會中的討論決定布置下去貫徹執(zhí)行的先決條件。會場善后包括：清 理會場（拿走通知牌和方向標(biāo)志、清理會場內(nèi)的其它物品、通知配電人員和服務(wù)人員）， 歸還所借

22、物品，結(jié)算會議開支費用。安排與會人員離場：首先了解外地與會人員對時間的安排、交通工具的要求，根據(jù)會 期的長短，外地與會人數(shù)的多少等實際情況，及早安排他們的回程事宜。其次，編制與會 者離開的時間表與安排好送行車輛。4. 2會議后的文書工作會后文件要及時清退，點清剩余份數(shù)，逐號核對。同時也要及時做好會后文件的立卷歸 檔工作。會議文件的立卷程序：收集資料f甄別整理f分類組卷f文件編目f擬寫標(biāo)題f 填寫封面一案卷排列。4. 3會后總結(jié)會議總結(jié)目的：是通過對本次會議的優(yōu)點與缺點的冋顧分析，吸取經(jīng)驗教訓(xùn)，并把感 性認(rèn)識上升到理論認(rèn)識的高度，以便做好今后的工作。會后總結(jié)結(jié)構(gòu)：標(biāo)題、止文、落款。會后總結(jié)形式：

23、座談會、表彰會、書面總結(jié)。會后總結(jié)程序：征求意見、擬寫總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)審閱、修改定稿、大會總結(jié)報告、歸檔。4. 4會議后的經(jīng)費預(yù)算與結(jié)算工作會議經(jīng)費的結(jié)算是指辦會者在會議結(jié)朿后對整個經(jīng)費使用情況即會議開支費用的結(jié) 算。會議經(jīng)費的結(jié)算程序：清點費用支岀和核實發(fā)票通一知與會人員結(jié)算的時間與地點一 填寫報銷單將發(fā)票按財務(wù)上的規(guī)定粘貼好簽上姓名主管領(lǐng)導(dǎo)簽字到財務(wù)部門報銷 相一關(guān)部門及人員結(jié)清費用。4. 5會議效果與評估方法會議評估是指與會人員對會議的評價，這有助于對會議組織實施過程進(jìn)行總結(jié)，以便 改進(jìn)會務(wù)工作，實現(xiàn)有效會議的目標(biāo)。會議評估的主要內(nèi)容：目標(biāo)評估、時間評估與主持人評估。會議評估的程序：分析影響會議效果的主要因索一設(shè)計會議效果評估表f評估f匯總 評估結(jié)果。會議評估方法：數(shù)據(jù)與圖表分析法、座談分析法、表格分析法。5.總結(jié)通過淺談涉外秘書的會議管理來了解秘書在會議管理小的工作進(jìn)程與安排。對于企業(yè) 來說，這