Foxmail及Outlook使用技巧培訓(xùn)(ppt 42頁(yè))

1、12一、郵件常見功能解釋郵件中常見名詞郵件中常見名詞:l 收件人：就是郵件的直接收件人l 抄送：非直接收件人，但屬有必要知會(huì)的人（如自己的直接領(lǐng)導(dǎo)，對(duì)方的直接領(lǐng)導(dǎo)，協(xié)助自己工作的同事等）l 密送（又叫密件抄送）：想讓某人了解郵件內(nèi)容，但不想讓收件人、抄送人知道的時(shí)候，可用密送功能3二、收發(fā)形式比較二、收發(fā)形式比較1、web郵件郵件 通過網(wǎng)頁(yè)登陸的郵箱都可稱為web郵件。其優(yōu)點(diǎn)是在 任何場(chǎng)合（出差、國(guó)外等），只要有網(wǎng)絡(luò)既可登陸，但 主要弊端： -收發(fā)及閱讀郵件速度慢 -上傳附件容易失敗 -存儲(chǔ)空間有限4二、收發(fā)形式比較二、收發(fā)形式比較2、郵件客戶端軟件、郵件客戶端軟件v 也就是通過本地軟件接受郵

2、件的軟件，在商務(wù)辦公場(chǎng)合 廣 泛使用。v 郵件客戶端軟件是需要事先安裝到電腦上，打開軟件即可以收發(fā)郵件，不需要登陸網(wǎng)頁(yè)，也不需要臨時(shí)下載其他工具就可以登陸。v 優(yōu)點(diǎn)：-登陸方便快捷 -收發(fā)郵件的速度要快于Web郵件； -可批量上傳或下載郵件附件 -所有進(jìn)出郵件可以全部存儲(chǔ)在本地磁盤上 -有許多可以高效率處理郵件的工具5三、郵件客戶端軟件介紹三、郵件客戶端軟件介紹常用郵件客戶端軟件主要有常用郵件客戶端軟件主要有:l Outlook Express (Windows自帶程序)l Foxmail l DreamMail其中比較主流的還是FOXMAIL和OUTLOOK。6四、四、Outlook Exp

3、ress 使用說明使用說明 Outlook Express（簡(jiǎn)稱OE,或者Outlook ）是windows自帶的捆綁程序，所以不用另外下載，可直接使用。l 使用前準(zhǔn)備工作：建立本地郵件存儲(chǔ)文件夾l I、基本設(shè)置及操作步驟、基本設(shè)置及操作步驟1、開始程序 Outlook Express7四、四、Outlook Express 使用說明使用說明8四、四、Outlook Express 使用說明使用說明2、設(shè)置Internet連接向?qū)?輸入姓名 輸入郵件地址，如abcwest- 服務(wù)器名稱(以我司郵件系統(tǒng)為例)接受郵件的服務(wù)器（POP3）為mail.west-發(fā)送郵件的服務(wù)器（SMTP）為mail

4、.west-9四、四、Outlook Express 使用說明使用說明 輸入郵件賬戶名和密碼（即是登陸郵箱網(wǎng)站的ID和密碼） 完成向?qū)гO(shè)置3、進(jìn)入Outlook郵件系統(tǒng)界面4、依次點(diǎn)擊“工具”“賬戶”“郵件”“屬性” “服務(wù)器” “我的服務(wù)器需要身份驗(yàn)證” “設(shè)置” “使用與接收郵件相同的設(shè)置” “確定”l 基本設(shè)置完成，從現(xiàn)在開始您可以通過outlook來收發(fā)公司郵箱的郵件了，而不必每次從網(wǎng)頁(yè)進(jìn)入您的郵箱，不必每次都輸入賬戶+密碼+驗(yàn)證碼了。l 如果您想使郵箱使用的更加便捷順暢，請(qǐng)進(jìn)行我們的第二步優(yōu)化設(shè)置。10四、四、Outlook Express 使用說明使用說明11四、四、Outlook

5、 Express 使用說明使用說明l 當(dāng)然，上面的1-4個(gè)步驟完成后，基本的收發(fā)郵件功能已經(jīng)具備，您可試著進(jìn)行以下操作來熟悉本系統(tǒng)：5、點(diǎn)擊左側(cè)導(dǎo)航欄“本地文件夾”6、點(diǎn)擊右側(cè)“發(fā)送和接受全部郵件”7、如您要撰寫新郵件，則點(diǎn)擊上方導(dǎo)航“創(chuàng)建郵件”8、如您需要回復(fù)郵件，則點(diǎn)擊“答復(fù)”或者“全部答復(fù)”12四、四、Outlook Express 使用說明使用說明l 常用功能按鍵位置13四、四、Outlook Express 使用說明使用說明II、常用優(yōu)化設(shè)置、常用優(yōu)化設(shè)置1、郵件存儲(chǔ)路徑、郵件存儲(chǔ)路徑/位置的更改位置的更改 通過outlook收發(fā)的郵件將全部保存在您的本地磁盤上，系統(tǒng)默認(rèn)的存儲(chǔ)位置在

6、C盤。為提高系統(tǒng)運(yùn)行速度并保障數(shù)據(jù)安全，強(qiáng)烈建議將郵件存儲(chǔ)位置改在D盤或者其他盤。l 具體更改方法：在Outlook主界面最上方導(dǎo)航欄上點(diǎn)擊： “工具” “選項(xiàng)” “維護(hù)” “存儲(chǔ)文件夾” “更改”（選擇事先建立的郵件專用文件夾） “確定”后完成更改，此時(shí)建議關(guān)閉Outlook 。重新打開后，郵件存儲(chǔ)位置更改生效。14四、四、Outlook Express 使用說明使用說明II、常用優(yōu)化設(shè)置、常用優(yōu)化設(shè)置2、郵件回執(zhí)、郵件回執(zhí) 如要求收件人發(fā)送閱讀回執(zhí)，l 請(qǐng)依次進(jìn)入以下目錄“工具” “選項(xiàng)” “回執(zhí)”后，在“所有發(fā)送的郵件都要求閱讀回執(zhí)”處點(diǎn)擊既可。15四、四、Outlook Express

7、 使用說明使用說明II、常用優(yōu)化設(shè)置、常用優(yōu)化設(shè)置3、簽名、簽名 如設(shè)置個(gè)人的郵件簽名，l 請(qǐng)依次進(jìn)入以下目錄“工具” “選項(xiàng)” “簽名”后，在“編輯簽名”處輸入文本點(diǎn)擊“在所有的待發(fā)郵件中添加簽名” “確定”，完成。l 這樣，您的簽名將被自動(dòng)加載在所有發(fā)出郵件中。16四、四、Outlook Express 使用說明使用說明II、常用優(yōu)化設(shè)置、常用優(yōu)化設(shè)置4、通訊簿、通訊簿l 在收到郵件時(shí)，鼠標(biāo)右鍵點(diǎn)擊發(fā)件人，彈出菜單中選擇“將聯(lián)系人添加到通訊簿”l 或者點(diǎn)擊“工具” “通訊簿” “新建” 中添加聯(lián)系人的姓名、郵箱地址以及其他信息等l 創(chuàng)建聯(lián)系人組時(shí)，可以依次點(diǎn)擊“工具” “通訊簿” “新建”

8、 “新建組” 輸入組名選擇成員在左側(cè)聯(lián)系人列表中點(diǎn)擊選中的成員點(diǎn)擊“選擇” 點(diǎn)擊“確定” 注：在聯(lián)系人列表中同時(shí)選中多個(gè)聯(lián)系人時(shí)，可以按下“ctrl”鍵后再選擇，此時(shí)便可多選。17四、四、Outlook Express 使用說明使用說明III、使用技巧、使用技巧1、郵件排序、郵件排序在郵件列表欄，l 點(diǎn)擊發(fā)件人，系統(tǒng)將自動(dòng)以發(fā)件人姓名首字母排序（按一次升序，再按一次降序）l 點(diǎn)擊主題，系統(tǒng)將自動(dòng)以郵件主題首字母排序（按一次升序，再按一次降序）l 點(diǎn)擊接收時(shí)間，系統(tǒng)將自動(dòng)以時(shí)間先后順序排列（按一次升序，再按一次降序）18四、四、Outlook Express 使用說明使用說明19四、四、Outl

9、ook Express 使用說明使用說明III、使用技巧、使用技巧2、郵件查找、郵件查找點(diǎn)擊上方導(dǎo)航欄“查找”，彈出對(duì)話框后輸入查找條件，如發(fā)件人，收件人，郵件主題，發(fā)送時(shí)間等20四、四、Outlook Express 使用說明使用說明III、使用技巧、使用技巧3、添加多個(gè)郵件賬戶、添加多個(gè)郵件賬戶l 郵件客戶端軟件可支持多賬戶模式，除公司郵箱外，您可將其他郵件賬戶也設(shè)置在outlook上，如Hotmail，Gmail, 新浪, 搜狐，QQ郵箱等，極大的方便了郵箱登陸與查收。l 注：163、126等賬戶，只有收費(fèi)用戶才能使用客戶端郵件系統(tǒng)。網(wǎng)易未開放普通用戶的POP3端口。l 添加多賬戶的操作

10、步驟：l “工具”“賬戶” “添加” “郵件” 之后進(jìn)行Internet向?qū)гO(shè)置（與設(shè)置第一個(gè)郵箱賬戶類似的操作） 21四、四、Outlook Express 使用說明使用說明III、使用技巧、使用技巧4、區(qū)別多賬戶郵件、區(qū)別多賬戶郵件l 系統(tǒng)默認(rèn)的收件箱只有一個(gè)，如果添加了多個(gè)郵箱賬戶而不加以區(qū)別，那么將會(huì)把不同郵箱的郵件收在同一個(gè)收件箱里，造成混亂（這點(diǎn)FOXMAIL處理的相當(dāng)好，各賬戶獨(dú)立，互不干擾）。l 當(dāng)然， 在Outlook也可實(shí)現(xiàn)賬戶分離，但需手動(dòng)進(jìn)行以下操作22四、四、Outlook Express 使用說明使用說明III、使用技巧、使用技巧4、區(qū)別多賬戶郵件、區(qū)別多賬戶郵件l

11、 具體區(qū)別的操作：1、在收件箱下為每個(gè)郵件賬號(hào)建立一個(gè)相應(yīng)的文件夾，并命名（將來用以接受各郵箱郵件）2、然后點(diǎn)擊“工具” “郵件規(guī)則” “郵件” “新建” 3、輸入規(guī)則（具體郵件規(guī)則稍有復(fù)雜，可幫有興趣的同事代為設(shè)置）4、重啟Outlook后生效這樣以來，每個(gè)郵箱都有各自收件箱，清晰明了不易混淆。23五、五、FOXMAIL 使用說明使用說明l FOXMAIL綜述設(shè)計(jì)上更加細(xì)致更加人性化、使用起來更為便捷。l 使用前準(zhǔn)備工作：建立本地郵件存儲(chǔ)文件夾l 下載FOXMAIL安裝程序，建議版本5.0以上l 公司同事可在局域網(wǎng)共享文檔中找到該安裝程序。具體操作： 網(wǎng)上鄰居查看工作組計(jì)算機(jī)李娟FOXMAI

12、L安裝程序24五、五、FOXMAIL 使用說明使用說明l I、基本設(shè)置及操作步驟、基本設(shè)置及操作步驟1、首次使用時(shí)，在彈出的新建賬戶對(duì)話框中直接輸入以下 內(nèi)容（非首次使用時(shí)，在“郵箱”目錄下點(diǎn)擊“新建郵箱賬戶” ） ：郵箱賬號(hào)郵箱賬號(hào)：如abcwest-密碼密碼: XXXXX賬戶名賬戶名: 西部物流郵件中采用的名稱郵件中采用的名稱：XX（將來顯示為郵件發(fā)件人的名字）郵箱路徑郵箱路徑：瀏覽并選擇事先新建的郵件專用文件夾25五、五、FOXMAIL 使用說明使用說明26五、五、FOXMAIL 使用說明使用說明2、指定郵件服務(wù)器 接收郵件服務(wù)器類型: pop3 接受郵件的服務(wù)器：mail.west-

13、郵件賬戶：abcwest- 發(fā)送郵件的服務(wù)器：mail.west-賬戶建立完成，點(diǎn)擊“測(cè)試賬戶設(shè)置”來檢驗(yàn)設(shè)置是否成功：測(cè)試欄全部打鉤說明設(shè)置OK。27五、五、FOXMAIL 使用說明使用說明28五、五、FOXMAIL 使用說明使用說明29五、五、FOXMAIL 使用說明使用說明3、設(shè)置固定寫信模板 點(diǎn)擊“工具” “郵件撰寫信紙管理” “新建” “新建HTML信紙” 點(diǎn)擊“宏”添加相關(guān)項(xiàng)目制作個(gè)人簽名完成個(gè)性化信紙?jiān)O(shè)置左鍵單擊“新建郵件信紙”重命名 同樣方法設(shè)置回復(fù)郵件信紙及轉(zhuǎn)發(fā)郵件信紙。 30五、五、FOXMAIL 使用說明使用說明31五、五、FOXMAIL 使用說明使用說明4、發(fā)信回執(zhí)/收

14、條 點(diǎn)擊“工具” “系統(tǒng)設(shè)置” “收條” 進(jìn)行相關(guān)設(shè)置。5、郵件排序 操作如OUTLOOK，點(diǎn)擊標(biāo)題欄進(jìn)行分類排序。6、郵件查找 點(diǎn)擊“查找”圖標(biāo)，輸入檢索條件即可。32五、五、FOXMAIL 使用說明使用說明7、通訊錄（地址簿）l 添加郵件地址到通訊錄添加郵件地址到通訊錄v “工具” “地址簿” “新建卡片”后輸入聯(lián)系人姓名及郵件地址v 或者在收到對(duì)方郵件后，雙擊聯(lián)系人，在彈出對(duì)話框后，點(diǎn)擊“加到地址簿”，這樣就可把選中的聯(lián)系人地址加到您的地址簿v 批量導(dǎo)入(詳見下一頁(yè)）v 添加聯(lián)系人群組添加聯(lián)系人群組 “工具” “地址簿” “新建組”后命名新的組名，并添加成員，后點(diǎn)擊“確定” 之后若要給本

15、群組發(fā)郵件，則在地址欄輸入群組名既可自動(dòng)加載全體組員的Email地址。33五、五、FOXMAIL 使用說明使用說明l 批量導(dǎo)入、導(dǎo)出通訊錄（地址簿）批量導(dǎo)入、導(dǎo)出通訊錄（地址簿） 如果你的常用聯(lián)系人眾多，逐條添加通訊錄會(huì)是一項(xiàng)極其龐雜的工作。不過Outlook與Foxmail都有批量導(dǎo)入/導(dǎo)出功能，可幫您在短短數(shù)秒內(nèi)解決這一問題。 Outlook的批量導(dǎo)入相對(duì)稍為復(fù)雜，以Foxmail為例介紹此功能。34五、五、FOXMAIL 使用說明使用說明l 批量導(dǎo)入、導(dǎo)出通訊錄（地址簿）批量導(dǎo)入、導(dǎo)出通訊錄（地址簿）導(dǎo)入前準(zhǔn)備工作導(dǎo)入前準(zhǔn)備工作 準(zhǔn)備一份詳細(xì)的EXCEL格式的聯(lián)系人通訊錄 在FOXMAI

16、L里導(dǎo)出一份標(biāo)準(zhǔn)模式的通訊錄模板: “工具” “地址簿” “工具” “導(dǎo)出CSV文件” 在CSV文件中拷入EXCEL通訊錄內(nèi)容并編輯 將編輯好的文件存儲(chǔ)為拓展名為CSV格式35五、五、FOXMAIL 使用說明使用說明導(dǎo)入步驟導(dǎo)入步驟“工具” “地址簿” 點(diǎn)擊“默認(rèn)”文件夾點(diǎn)擊上方“工具”欄 “導(dǎo)入CSV文件” 瀏覽并選中事先編輯好的CSV地址簿成功導(dǎo)入此時(shí)即輕松實(shí)現(xiàn)了您EXCEL通訊錄的全部導(dǎo)入。l 之后您可建立相關(guān)群組l 做好這些設(shè)置將大大提升您以后郵件收發(fā)撰寫的效率相關(guān)下載：為方便大家，下面附件是按照公司最新通訊錄編輯的CSV文件，大家可省去編輯，直接導(dǎo)入并使用：36五、五、FOXMAIL

17、 使用說明使用說明8、在服務(wù)器上保留備份右鍵單擊郵件賬戶名右鍵單擊郵件賬戶名后點(diǎn)后點(diǎn)“屬性屬性” “接收郵件接收郵件”后，后，l 接下來若不選“在郵件服務(wù)器上保留備份在郵件服務(wù)器上保留備份”，則一旦客戶端收過郵件后系統(tǒng)自動(dòng)刪除自動(dòng)刪除在服務(wù)器上的備份，即此時(shí)您再登陸網(wǎng)站郵箱時(shí)也不顯示該郵件了。l 建議選擇保留。如果郵箱總?cè)萘坎淮?，?qǐng)選擇在服務(wù)器上保留的天數(shù)來這種解決空間和備份的矛盾。37五、五、FOXMAIL 使用說明使用說明9、設(shè)置郵件標(biāo)簽如果有封郵件很重要，您希望隨時(shí)調(diào)閱，此時(shí)有三個(gè)選擇v 把郵件保存在桌面或分類文件夾；v 在郵箱的郵件列表里，把該封郵件置頂（即該郵件總數(shù)處于列表最頂端）具體操作：右鍵單擊該郵件頭，選擇“置頂”既可；v 為該郵件添加標(biāo)簽，具體操作：右鍵單擊該郵件頭，選擇“設(shè)置標(biāo)簽為”后選擇某種顏色的標(biāo)簽既可，這樣該郵件在列表中始終顯示為不同顏色，便于查找和跟進(jìn)處理。38五、五、FOXMAIL 使用說明使用說明9、設(shè)置郵件標(biāo)簽l 如果你對(duì)FOXMAIL設(shè)定的顏色以及標(biāo)簽名不甚滿意，也可以制作自己個(gè)性化的標(biāo)簽名以及對(duì)應(yīng)顏色；比如標(biāo)簽可改為：“待回復(fù)”，“已處理”等等，并選擇對(duì)應(yīng)顏色。l 具體操作： 右鍵單擊郵件賬戶名右鍵單擊郵