淺談如何做好檔案利用工作_1

1、    淺談如何做好檔案利用工作    李世強(qiáng)摘 要：檔案國家的寶貴財富，是歷史的見證，在國家社會發(fā)展中發(fā)揮著“對歷史負(fù)責(zé)，為現(xiàn)實(shí)服務(wù)，替未來著想”的重要作用;檔案也是歷史的真實(shí)記載，在社會各項事業(yè)發(fā)展中具有重要的憑證和參考價值作用，開展檔案工作是社會多元化開放發(fā)展的需要，結(jié)合工作實(shí)際對做好檔案利用工作的談幾點(diǎn)建議。關(guān)鍵詞：檔案;利用;價值;信息化一、檔案是知識的寶庫、歷史的見證，它在國家治理中發(fā)揮著極為重要的作用檔案具有社會屬性，它來自社會，應(yīng)當(dāng)服務(wù)于社會。案工作的目的在于檔案利用，這是檔案價值的得以實(shí)現(xiàn)的重要手段。檔案意識的強(qiáng)弱、利用工作的好壞，直接

2、影響到社會各行各業(yè)工作順利與否。一張圖紙，可以為國家節(jié)約上萬元的資金;一份文件，可以使成批的人在政治上獲得新生。當(dāng)國家出現(xiàn)重大事件和公共危機(jī)時，檔案的原始信息留存會成為決策和救援的強(qiáng)力支撐，其作用不言而喻。而不重視檔案利用工作，卻會使工作造成被動和損失。1989年8月的黃島油庫大火就給我們留下了許多反思。這場大火由于薄弱的檔案意識，給救火工作造成了困難和損失。當(dāng)大火熊熊燃起時，如果能及時搶救出檔案資料，槁清楚罐區(qū)和火場的整個布局、結(jié)構(gòu)、地形地貌及油罐區(qū)的全部情況，制定出正確的滅火方案，火勢也許會得到控制。根據(jù)當(dāng)時的情況，完全能把檔案搶出烈火吞壓之地?？墒?，就在這段寶貴的時間里，較大的油庫竟沒有

3、一個人想到去搶救檔案，也沒有采取任何防范措施，直到全部檔案被大火焚燒殆盡，使滅火工作失去了在大火前期迅速掌握各種情況的有利時機(jī)。事后，由國務(wù)院委托山東省政府組成的調(diào)查組在報告中提出;“油庫在管理上仍存在一些突出的薄弱環(huán)節(jié)事故發(fā)生后，未能提供急需的圖紙資料，也給滅火工作造成了一定的困難”。一位記者寫到：“沒有圖紙資料，是“大事故中出了小事故，小事故也成了大事故，教訓(xùn)比大火更深刻”。又比如：2015年，“8.12天津?yàn)I海新區(qū)爆炸事故”，多處建筑受損嚴(yán)重，人員傷亡慘重。為快速開展救援、評損、理賠等工作，急需查詢距離爆炸中心3公里范圍內(nèi)的40多個住宅（公建）項目檔案。有關(guān)檔案館緊急查閱案卷398卷，調(diào)

4、閱、翻拍圖紙6000多張，為事故中受損嚴(yán)重企業(yè)調(diào)閱了施工資料和竣工圖紙，及時、詳實(shí)、可靠的檔案信息，為救援工作贏得了時間，為企業(yè)評估損失和后期建筑維修提供了權(quán)威憑證依據(jù)。由此我們認(rèn)識到了檔案在社會上的重要作用，要進(jìn)一步增強(qiáng)利用檔案的意識，使檔案信息轉(zhuǎn)化為對社會有用的財富和推動社會前進(jìn)的力量。二、檔案是真實(shí)的記載、重要的參考，開展檔案利用工作是社會信息化的需要檔案是人類各種活動的原始記錄和存儲形式，它來源于實(shí)踐、服務(wù)于實(shí)踐，是黨和國家各項建設(shè)事業(yè)必不可少的重要環(huán)節(jié)，是不可替代的。在我國，機(jī)關(guān)檔案利用是相當(dāng)普遍的，現(xiàn)在已開始向?qū)W術(shù)方面的利用發(fā)展，但民眾的檔案利用意識還沒有真正喚醒。而一些發(fā)達(dá)國家各

5、種各樣的檔案利用工作已廣泛開展起來，不光是大學(xué)里的大學(xué)生在檔案館利用檔案進(jìn)行學(xué)術(shù)研究、寫畢業(yè)論文，連中小學(xué)也把檔案利用到教學(xué)工作中，進(jìn)行歷史傳統(tǒng)教育在法國、羅馬尼亞、瑞士、俄羅斯等一些國家，檔案館幾乎和圖書館、博物館一樣，是向社會公眾開放的，這是值得我們學(xué)習(xí)和借鑒的。檔案是黨和國家領(lǐng)導(dǎo)中國人民革命和建設(shè)實(shí)踐的真實(shí)寫照，它記載著我國發(fā)展過程中的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)、科學(xué)依據(jù)。許多人，許多領(lǐng)導(dǎo)同志通過利用檔案，解決了工作中的實(shí)際問題，進(jìn)而了解、認(rèn)識了檔案的重要作用;眾多的科研工作者、史學(xué)家通過利用檔案完成了重大科學(xué)研究、史學(xué)巨著：最為普通的是單位編史修志，均離不開檔案資料。因此，檔案的價值作用，只有在利用中才

6、能被真正認(rèn)識，只有利用得當(dāng)才能出效益三、對做好檔案利用工作的幾點(diǎn)建議（一）引起重視，提高思想認(rèn)識。實(shí)踐證明，領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作的重視程度往往決定著單位部門檔案工作的好壞。只有將檔案工作納入績效考核的內(nèi)容，才能引起主要領(lǐng)導(dǎo)的重視，才能保證資料收集齊全，歸檔及時。加強(qiáng)檔案工作的執(zhí)法檢查工作，對檢查結(jié)果進(jìn)行公開通報，提出整改意見。對問題嚴(yán)重并整改不到位的，按規(guī)定處理。加大宣傳，提高對檔案重要性的認(rèn)識。要在各級各類會議上，提醒在做好工作的同時做好資料的歸檔工作;通過宣傳檔案的利用事例，講好檔案故事，舉辦檔案展覽等，讓更多的人了解檔案，重視檔案，保全檔案。（二）開展群眾性檔案實(shí)際利用和學(xué)術(shù)利用。開放檔案除了

7、向機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位等開放以外，還面向社會開放，允許公民利用開放檔案資料，如果藏之高閣就等于浪費(fèi)。檔案是歷史的見證，真實(shí)的歷史記錄，不能對廣大人民群眾提供利用，就會出現(xiàn)不協(xié)調(diào)因素。（三）正確地劃分檔案保密范圍。目前，保密范圍規(guī)定比較籠統(tǒng)，缺乏具體標(biāo)準(zhǔn)，往往是檔案干部處于個人印象劃分是密還是非密，隨意性很大。應(yīng)當(dāng)組織力量逐卷審查，劃定保密范圍。選擇有針對性的檔案信息，開發(fā)利用其價值，變被動服務(wù)為主動服務(wù)。（四）提高檔案工作服務(wù)質(zhì)量。檔案干部要熟悉檔案業(yè)務(wù)，加強(qiáng)檔案開發(fā)利用、檢索工具編制工作和編研工作，打造電子檔案管理平臺，減少對檔案原件的損壞，擴(kuò)大閱覽場所。添置必要設(shè)施設(shè)備，逐步應(yīng)用現(xiàn)代技術(shù)手段。

8、（五）定期鑒定開放檔案。認(rèn)真貫徹執(zhí)行國家關(guān)于開放歷史檔案的方針，切實(shí)把建國前的檔案資料和革命歷史檔案，除極少部分只限于在一定范圍利用外，一律向黨政機(jī)關(guān)、科技部門、史學(xué)部門及其他有關(guān)部門和有關(guān)人員開放。歷史經(jīng)驗(yàn)表明，開放是創(chuàng)新檔案利用工作的必由之路，它促使檔案管理體制轉(zhuǎn)軌變型，轉(zhuǎn)機(jī)關(guān)服務(wù)為社會服務(wù)之軌，變封閉管理為開放管理之型。（六）要樹立保密與便利相結(jié)合的觀念，改變封閉式、神秘化的保密方法。堅持既便利工作又確保涉密資料安全的原則，這是檔案利用工作的根本要求。只講確保不講便利的做法是不合時益的。當(dāng)前必須嚴(yán)格按照檔案法和保密法的規(guī)定，既確保 核心秘密的安全，又逐步放寬對非核心秘密的管理?？傊?，在檔案利用工作中，只有堅持唯物辯證觀，