運(yùn)用人事檔案完善勞資信息系統(tǒng)

1、運(yùn)用人事檔案完善勞資信息系統(tǒng)摘要：隨著改革開放的進(jìn)程，人事檔案制度的改革也在不斷地深入 和發(fā)展，已經(jīng)成為企業(yè)全面考察、了解和正確評(píng)價(jià)員工能力和業(yè)績(jī)的重要 依據(jù)，因此，對(duì)企業(yè)來(lái)說(shuō)人事檔案不僅僅是職工的“歷史材料”，同時(shí)也 対企業(yè)統(tǒng)計(jì)和制訂職工工資有著重要的作用。本文就人爭(zhēng)檔案對(duì)企業(yè)勞資 信息系統(tǒng)的進(jìn)一步完善做出了簡(jiǎn)單的介紹，也提出了自己的一些看法和建 議，以供同仁參考批評(píng)指正。關(guān)鍵詞：人事檔案；勞資管理信息系統(tǒng)abstract: along with the process of reform and opening up, the reform of the personnel file sy

2、stem is in constant development, and has already become enterprise comprehensive investigation, to understand and evaluate the capacity of employees and performance, therefore, is an important basis for enterprises persormel file is not only a worker historical materials/z, but also to the enterpris

3、e statistics and make worker pay has an important role. this paper to the enterprise labor personnel file infonnation system to further improve made simple introduction, but also put forward some opinions and suggestions, in order to offer referenee to colleagues criticism and corrections.keywords:

4、personnel file; labor mem agement information system中圖分類號(hào)：g279.21文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：a文章編號(hào)：2095-2104 (2012)人事檔案一直是國(guó)家機(jī)關(guān)、社會(huì)組織、企業(yè)單位不可或缺的部分，是 記述和反映工作人員或職工的經(jīng)歷、德才水平和工作表現(xiàn)的，一個(gè)人為單 位集中保存供備查的文字、表格以及其他方式的原始記錄。它主要起著憑 證、依據(jù)和參考作用，在個(gè)人的轉(zhuǎn)正定級(jí)、工資的制訂、職稱中報(bào)、辦理 養(yǎng)老保險(xiǎn)等相關(guān)證明時(shí)，都離不開人事檔案的使用。1人事檔案的特點(diǎn)1. 1檔案內(nèi)容豐富，且具有全面性。人事檔案材料包括職工的履歷、考察考核鑒定、技術(shù)職務(wù)、培訓(xùn)

5、、獎(jiǎng) 懲、工資待遇、退(離)休、會(huì)議代表等材料以及其他可供組織上和領(lǐng)導(dǎo) 參考的資料。由此可見(jiàn)職工的人事檔案包插的內(nèi)容十分豐富，信息量也較 大，不僅涵蓋了職工木人的工作經(jīng)歷、政治面貌、崗位的變動(dòng)、職位職務(wù) 的變動(dòng)，還包括了在任職期間的獎(jiǎng)勵(lì)處罰、任免情況、工資變動(dòng)情況、合 同的簽訂等，還包括了職工工作前的學(xué)習(xí)教育、培訓(xùn)經(jīng)歷，到最后的離退 休信息。由此可見(jiàn)人事檔案不僅是記錄職工的個(gè)人成長(zhǎng)和思想發(fā)展丿力程， 體現(xiàn)職工的家庭、專業(yè)以及后期發(fā)展等各方面的內(nèi)容，同時(shí)也是儲(chǔ)存?zhèn)€人 信息和全面反映職工個(gè)人全貌的依據(jù)。1. 2現(xiàn)實(shí)性人事檔案成為人事部門能止確衡量和使用人才、制訂職工工資的重要依據(jù)，直接服務(wù)于現(xiàn)實(shí)工

6、作。13真實(shí)性和機(jī)密性人事檔案應(yīng)確保檔案材料的真實(shí)性和可靠性，只有真實(shí)可靠的檔案信 息，才能為領(lǐng)導(dǎo)提供科學(xué)的決策依據(jù)。人事檔案管理部門每年都會(huì)對(duì)職工 的學(xué)歷、考核、專業(yè)技術(shù)職務(wù)等方面進(jìn)行收集，以此來(lái)充實(shí)其個(gè)人檔案， 及時(shí)、準(zhǔn)確的掌握職丁的第一手資料。另外，根據(jù)國(guó)家人事檔案管理制度 的規(guī)定，“任何個(gè)人不得查閱或借用本人及其直系親屬的檔案”。人事檔案 対當(dāng)事人保密的目的是安全的需要以及方便組織管理，因此，人事檔案屬 于黨和國(guó)家的機(jī)密，任何人不得泄露和私自保存人事檔案材料，不能向社 會(huì)無(wú)條件地提供服務(wù)。即使是處于檔案管理機(jī)構(gòu)的個(gè)人也不能查閱自己的 人事檔案。14持續(xù)動(dòng)態(tài)流動(dòng)性通常職工的工作年限決定了

7、檔案材料的信息量，年限越長(zhǎng)，檔案材料 越多。隨著工作時(shí)間不斷地增加，每年人事部門生成的檔案材料也在不斷 地增加，這些材料都是在職工的工作過(guò)程中生成的動(dòng)態(tài)材料，主要是反映 職工的獎(jiǎng)勵(lì)懲罰、工資的提升和削減、職位的升遷以及職工的調(diào)任等內(nèi)容。 這不僅縮短了檔案與職工實(shí)際情況的“時(shí)間差”，也在人事調(diào)動(dòng)過(guò)程中做 到“檔隨人走”，確保人、檔不脫節(jié)。2勞資信息管理系統(tǒng)勞資信息管理系統(tǒng)是由人與計(jì)算機(jī)等共同組成的工作體系，能對(duì)企 業(yè)、單位職工的管理信息進(jìn)行收集、傳遞、存儲(chǔ)、加工、維護(hù)和使用的系 統(tǒng)，它作為信息系統(tǒng)在人事管理上的一個(gè)重要分支，在企業(yè)和單位的管理 中起著至關(guān)重耍的作用。隨著改革的深化和市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展

8、，人事勞資信 息量和信息類型在不斷地加大，傳統(tǒng)的人工處理和統(tǒng)計(jì)方式已經(jīng)不能滿足 新形勢(shì)下現(xiàn)代企業(yè)管理的需要。因此，勞資信息系統(tǒng)越來(lái)越受到企業(yè)和單 位的關(guān)注。該系統(tǒng)主耍的功能是通過(guò)對(duì)職工的基木信息的管理，實(shí)現(xiàn)了人力資源 的合理調(diào)配、職工工資的自動(dòng)計(jì)算和管理及職工勞保、計(jì)生等方面的科學(xué) 管理，實(shí)現(xiàn)了對(duì)人事勞資相關(guān)信息數(shù)據(jù)及時(shí)、準(zhǔn)確的獲取，并可以根據(jù)不 同的要求獲取并打印相應(yīng)的報(bào)表等功能。2. 1勞資信息管理系統(tǒng)的優(yōu)點(diǎn)有以下幾點(diǎn)：（1）統(tǒng)一規(guī)范化，勞資信息系統(tǒng)釆用統(tǒng)一的指標(biāo)體系、數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)、 代碼、名詞術(shù)語(yǔ)等。（2）資料電子化管理，操作方便，減少了人事部門工作人員的工作 量，提高了工作效率。（3）數(shù)據(jù)

9、資源的共享，實(shí)現(xiàn)隨機(jī)性、安全性，系統(tǒng)可以根據(jù)不同用 戶的不同需要設(shè)置使用權(quán)限，最大限度地提高了數(shù)據(jù)的共享，提高了工作 效率。（5）對(duì)工資、報(bào)表、臺(tái)賬等的計(jì)算高效快捷，勞資信息系統(tǒng)減少了 人員翻閱表格和資料的工作時(shí)間，減少了工作量和數(shù)據(jù)的誤差。（6）為企業(yè)職工的人事調(diào)配提供可靠有效的信息數(shù)據(jù)，系統(tǒng)可以通 過(guò)對(duì)企業(yè)職工的的信息的整理、統(tǒng)計(jì)和分析，使企業(yè)通過(guò)對(duì)勞資結(jié)構(gòu)、人 員使用、培訓(xùn)等方面的了解，能更好的為單位提供高素質(zhì)人才。2勞資信息系統(tǒng)存在的主要問(wèn)題（1）系統(tǒng)數(shù)據(jù)不夠準(zhǔn)確，勞資系統(tǒng)沒(méi)有很好的和人事檔案結(jié)合在一 起，只是對(duì)職工的基本信息以表格的形式體現(xiàn)，使職工的人事檔案沒(méi)有成 為真正意義上的電子檔案，職工信息不能更準(zhǔn)確的反映在系統(tǒng)中。另外， 在系統(tǒng)初次使用時(shí)，由于一次性錄入信息工作量較大，加之后期錄入人員 沒(méi)有及時(shí)進(jìn)行信息的完善，所以存在不準(zhǔn)確的信息。（2）沒(méi)有職工履歷的采集系統(tǒng)，對(duì)職工的履歷信息還需要人工完成。（3）責(zé)任不明確，勞資信息系統(tǒng)的錄入人員的積極性不高，致使在 信息的錄入和采集過(guò)程當(dāng)中，不