采購訂單管理流程

1、大楓紙業(yè)公司文件流程文件大楓紙業(yè)集團(tuán)股份有限公司文件編號DF-QW-7.4.1-002采購訂單管理流程版本第 一版頁次1/5編制：時間：審核：時間：批準(zhǔn)：時間：1 目的1-1.規(guī)范采購訂單的作業(yè)流程；1-2.規(guī)范采購物料跟催及到料異常處理作業(yè)流程；明確采購部、倉儲物流部、質(zhì)量部的職責(zé) ；1-3.確保采購作業(yè)正確性、時效性、規(guī)范化、流程化；1-4.用最快的速度及時處理不符合公司要求的品質(zhì)的物料，嚴(yán)格控制工廠呆料、廢料的庫存；2 適用范圍適用于全集團(tuán)物資采購、收貨、倉儲和使用不良反饋作業(yè)3 職責(zé)3-1 基地采購部 / 集團(tuán)采購部：保證采購訂單的正確性及準(zhǔn)確性，以及后段物料交期的跟催、到貨/ 使用異

2、常的及時處理；3-2 集團(tuán)供應(yīng)管理部：負(fù)責(zé)制定供應(yīng)商配額；3-3 倉儲物流部：負(fù)責(zé)到貨物資的收貨和數(shù)量、包裝驗收，在發(fā)生收料異常（短裝、沒有按采購計劃送貨）時必須及時通知采購部處理；通知品管驗貨；3-4 質(zhì)量部：接到倉庫驗貨通知后必須馬上安排驗貨；如有品質(zhì)異常必須通知采購部并協(xié)同采購一起處理；3-5 采購部經(jīng)理：對采購訂單的正確性、合理性進(jìn)行審核；4 分類和指導(dǎo)原則：4.1 分類a）采購訂單管理流程，包括采購訂單作業(yè)、采購訂單變更、采購訂單取消、采購采購物料到料跟催、到貨/ 使用異常及品質(zhì)異常處理；4.2 指導(dǎo)原則4-1 采購訂單作業(yè)4-1-1 基地計劃部提供采購計劃；集團(tuán)供應(yīng)管理部制定供應(yīng)商

3、配額；理想責(zé)任方法行動1大楓紙業(yè)公司文件流程文件4-1-2 采購嚴(yán)格依據(jù)集團(tuán)計劃部提供的采購計劃表，并參照集團(tuán)供應(yīng)管理部制訂的供應(yīng)商配額及大楓紙業(yè)集團(tuán)股份有限公司文件編號DF-QW-7.4.1-002采購訂單管理流程版本第 一版頁次2/5編制：時間：審核：時間：批準(zhǔn)：時間：最新有效的價格資料開立采購訂單；4-1-3 訂單必須下給集團(tuán)公司在冊的合格供應(yīng)商；4-1-4 采購訂單要素需填寫齊全，基本要素包含抬頭（公司全稱、地址）、供應(yīng)商（公司全稱、地址）、訂單號碼、采購日期、品名、規(guī)格、數(shù)量、幣種、單價、總價、交貨條件、付款條件、稅別、單位、交貨地點、交貨時間、包裝方式、檢驗、交易模式等內(nèi)容；4-1

4、-5. 采購訂單需經(jīng)采購部經(jīng)理簽核后，才能傳給供應(yīng)商；4-1-6. 訂單變更時需經(jīng)采購經(jīng)理重新核準(zhǔn)后，采購應(yīng)以書面方式通知供應(yīng)商并得到確認(rèn)；4-1-7. 訂單取消需要取得供應(yīng)商的書面確認(rèn)；4-1-8. 定期與供應(yīng)商核對剩余采購訂單量，發(fā)現(xiàn)問題，及早處理；如剩余訂單量超過設(shè)定標(biāo)準(zhǔn)，必要時取消訂單。4-2 采購物料到料跟催及異常處理作業(yè)4-2-1 采購訂單下出后采購必須跟催以確保物料滿足交期；在必要時可以前往供應(yīng)商工廠催貨。4-2-2 倉庫依據(jù)采購計劃安排收貨，認(rèn)真核對交期要求、品名、規(guī)格、數(shù)量等基本要素；如有異常應(yīng)立即通知采購部；無異常則對供應(yīng)商提供的送貨單簽字確認(rèn)，并通知質(zhì)量部門檢驗；4-2-

5、3 采購接到倉庫收貨異常通知后必須馬上處理，如短裝應(yīng)立即要求供應(yīng)商補齊；4-2-4 品管依據(jù)品質(zhì)要求驗貨，如有異常應(yīng)立即通知采購部；無異常則在倉庫提供的進(jìn)貨驗收單（送貨單）上簽字確認(rèn)；4-2-4 采購接到品管驗貨品質(zhì)異常時應(yīng)立即通知供應(yīng)商處理并提交品質(zhì)改善措施；4-2-5 如供應(yīng)商品質(zhì)異常再三發(fā)生，采購人員在必要時應(yīng)該邀請品管相關(guān)人員一起前往供應(yīng)商進(jìn)行輔導(dǎo)。4-2-6 采購物料在制造過程中發(fā)生的品質(zhì)問題，在質(zhì)量部檢核判定責(zé)任歸屬以后，必須馬上通知采購部處理，由采購員通知供應(yīng)商處理；5 工作流程5-1 采購訂單作業(yè)細(xì)則5-1-1 采購員依據(jù)基地計劃部提供的采購計劃表，并參照集團(tuán)供應(yīng)管理部制訂的供

6、應(yīng)商配額及最新有效的價格資料開立采購訂單，然后提交給采購部經(jīng)理審核；5-1-2 審核完畢，采購員通過電話、傳真的形式將訂單傳達(dá)給供應(yīng)商；5-1-3 供應(yīng)商書面回復(fù)交期給采購；采購再將該交期回復(fù)給集團(tuán)采購部；理想責(zé)任方法行動2大楓紙業(yè)公司文件流程文件5-1-4 采購訂單確定；大楓紙業(yè)集團(tuán)股份有限公司文件編號DF-QW-7.4.1-002采購訂單管理流程版本第 一 版頁次3/55-2 采購訂單變更作業(yè)細(xì)則5-2-1 采購員依據(jù)集團(tuán)計劃部提供的采購計劃變更申請表開立采購訂單變更通知單，然后提交給采購部經(jīng)理審核；5-2-2審核完畢，采購員將采購訂單變更通知以書面形式傳達(dá)給供應(yīng)商；5-2-3供應(yīng)商書面回

7、復(fù)交期給采購；采購再將該交期回復(fù)給集團(tuán)采購部；5-2-4采購訂單變更確定；5-3 采購訂單取消作業(yè)細(xì)則5-3-1 采購員依據(jù)集團(tuán)計劃部提供的采購計劃取消申請表開立采購訂單取消通知單，然后提交給采購部經(jīng)理審核；5-2-2 審核完畢，采購員將采購訂單變更通知以書面形式傳達(dá)給供應(yīng)商，并通過電話同供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)；5-2-3 供應(yīng)商書面回復(fù)意見給采購；如不同意，采購將該回復(fù)轉(zhuǎn)達(dá)給集團(tuán)采購部；如同意，采購訂單正式取消；5-4 采購物料到料跟催、異常處理；5-4-1 采購員跟催采購物料交期，必要時可以前往供應(yīng)商工廠催貨，供應(yīng)商如因某種原因不能按時到貨，采購員必須提前知悉，并在溝通協(xié)調(diào)未果的情況下及時通知基地

8、計劃部調(diào)整生產(chǎn)計劃；5-4-2 采購物料到達(dá)基地后，倉庫人員應(yīng)立即安排收貨；如有收貨異常立即通知采購部，短裝即在送貨單上注明實收數(shù)量；無異常則在送貨單上簽字確認(rèn)，并留下一聯(lián)送貨單以作入庫依據(jù)；5-4-3 采購部收到倉庫收貨異常通知應(yīng)立即處理；5-4-4 倉庫通知品管驗貨；5-4-5 品管收到倉庫驗貨通知后，立即驗貨，并將檢驗結(jié)果在進(jìn)貨驗收單( 送貨單 ) 上注明，如有異常立即通知采購部；5-4-5 采購部接到品質(zhì)異常通知后，立即通知供應(yīng)商來基地處理，并要求供應(yīng)商提交品質(zhì)改善措施；5-4-6 物料驗收合格后，倉庫依據(jù)進(jìn)貨驗收單辦理入庫，并開立入庫單；5-4-7 采購物料在制造過程中發(fā)生的品質(zhì)問題

9、，在質(zhì)量部檢核判定責(zé)任歸屬以后，必須馬上通知采購部處理，由采購員通知供應(yīng)商處理；6 記錄管理要求：理想責(zé)任方法行動3大楓紙業(yè)公司文件流程文件6-1 采購記錄跟蹤表：采購員及時記錄采購相關(guān)信息，并每周匯總一次反饋給采購計劃部；大楓紙業(yè)集團(tuán)股份有限公司文件編號DF-QW-7.4.1-002采購訂單管理流程版本第 一 版頁次4/56-2 到貨反饋表：倉庫及時記錄到貨情況，并每周匯總一次反饋給采購部和采購計劃部；6-3 材料質(zhì)量進(jìn)貨檢驗匯總表和使用質(zhì)量周報表：基地質(zhì)量部門每周將本周到貨的質(zhì)量檢驗結(jié)果和使用部門反饋的質(zhì)量異常匯總表反饋至物控部和采購部。7 工作流程圖7-1 采購訂單管理流程理想責(zé)任方法行動4大楓紙業(yè)公司文件流程文件大楓紙業(yè)集團(tuán)股份有限公司文件編號DF-QW-7.4.1-002采購訂單管制作業(yè)系統(tǒng)版本第 一 版頁次5/58 相關(guān)表單（見附件）8.1 采購訂單8.2 采購訂單變更通知單8.3 采購訂單取消通知單8.4 采購記錄跟蹤表8.5 到貨反饋表8.6 材料質(zhì)量進(jìn)貨檢驗匯總表8.7 使用質(zhì)量周報表9 其他：9.1 文件的分發(fā)基地采購部簽收 ：集團(tuán)采購部簽收 ：倉儲部簽收 ：質(zhì)量部簽收 ：理想責(zé)任方法行動5大楓紙業(yè)公司文件流程文件理想責(zé)任方法行動6大楓紙業(yè)公司文件流程文件理想責(zé)任方法