鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理制度

1、主管領(lǐng)導(dǎo)檔案工作職責(zé) 一、組織檔案法、檔案法實(shí)施辦法、江蘇省檔案管理?xiàng)l例等檔案法律法規(guī)的學(xué)習(xí)宣傳教育活動(dòng)，提高全鎮(zhèn)干部職工的檔案意識和法制觀念。二、將本鎮(zhèn)檔案工作納入議事日程和工作計(jì)劃，實(shí)行目標(biāo)管理，定期主持召開工作會(huì)議，切實(shí)解決檔案工作中存在的人、財(cái)、物等實(shí)際問題。三、布置檔案工作規(guī)范化管理任務(wù),提出“收、管、用”要求，并組織監(jiān)督、檢查。四、協(xié)調(diào)檔案室與其他科室及本系統(tǒng)所屬單位的關(guān)系。五、組織開展本鎮(zhèn)各村（社區(qū)）檔案人員的培訓(xùn)工作、業(yè)務(wù)考核，落實(shí)獎(jiǎng)懲。  檔案人員崗位職責(zé) 一、學(xué)習(xí)宣傳貫徹落實(shí)檔案法、檔案法實(shí)施辦法、江蘇省檔案管理?xiàng)l例等檔案法律法規(guī)，嚴(yán)

2、格執(zhí)行檔案工作有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范。二、建立、完善并嚴(yán)格執(zhí)行各項(xiàng)檔案管理制度，確保檔案的齊全完整、整理規(guī)范、有效利用。三、對所屬單位和系統(tǒng)檔案工作進(jìn)行監(jiān)督、指導(dǎo)，具體負(fù)責(zé)本鎮(zhèn)各種門類和載體的文件歸檔前的監(jiān)督、指導(dǎo)工作以及歸檔檢查驗(yàn)收和歸檔后的統(tǒng)一編目工作，促進(jìn)檔案的收集、整理、鑒定、統(tǒng)計(jì)、編目與檢索、編輯與研究、保管以及提供利用等項(xiàng)業(yè)務(wù)建設(shè)。四、做好防火、防盜、防塵、防潮、防高溫、防有害生物、防有害氣體、防光等八防工作。五、學(xué)習(xí)和掌握檔案業(yè)務(wù)知識和專業(yè)技術(shù)，不斷更新觀念，積極應(yīng)用檔案管理新技術(shù)、新方法，不斷提升檔案管理水平。檔案收集歸檔制度一、收集歸檔范圍凡是反映本鎮(zhèn)工作活動(dòng)、具有查考利用價(jià)值的各種

3、門類和載體的文件，均屬收集歸檔范圍。任何個(gè)人不得對其履行職責(zé)過程中形成的文件據(jù)為己有。二、歸檔質(zhì)量要求遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)別不同價(jià)值和年度，便于保管和利用。文書、科技、會(huì)計(jì)、音像、電子以及專業(yè)等門類的歸檔文件和案卷質(zhì)量符合相應(yīng)標(biāo)準(zhǔn)。三、收集歸檔時(shí)間各種門類和載體的文件采用隨時(shí)收集和集中收集等有效方法，確保文件材料收集齊全、完整，有序排列，分類存放，便于日常查找利用。黨務(wù)、行政管理文件于次年6月底以前整理歸檔；科技文件在科技活動(dòng)結(jié)束或告一段落后3個(gè)月內(nèi)整理歸檔；會(huì)計(jì)文件由會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)整理立卷，當(dāng)年形成的會(huì)計(jì)檔案，在會(huì)計(jì)年度終了后可暫由會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)保管1年，次年3月底以前歸檔；音

4、像文件在相關(guān)活動(dòng)結(jié)束或告一段落后3個(gè)月內(nèi)整理歸檔；電子文件實(shí)時(shí)進(jìn)行邏輯歸檔，并對應(yīng)于紙質(zhì)文件的歸檔時(shí)間進(jìn)行物理歸檔；重大活動(dòng)形成的文件在該項(xiàng)活動(dòng)結(jié)束或告一段落后3個(gè)月內(nèi)整理歸檔；專業(yè)文件按行業(yè)主管部門的規(guī)定時(shí)間整理歸檔（如無規(guī)定，則自行確定歸檔時(shí)間，且確定的歸檔時(shí)間不得超過2年）。檔案整理制度一、檔案整理原則檔案整理工作應(yīng)堅(jiān)持尊重和維護(hù)檔案的本質(zhì)特性，保持檔案文件之間的歷史聯(lián)系，充分尊重和利用原有基礎(chǔ)，便于保管和利用的原則。二、檔案整理環(huán)節(jié)檔案整理工作由辦公室組織實(shí)施，檔案人員負(fù)責(zé)對各種門類和載體的文件進(jìn)行歸檔前的監(jiān)督、指導(dǎo)工作以及歸檔檢查驗(yàn)收和歸檔后的統(tǒng)一編目工作。黨務(wù)、行政管理紙質(zhì)文件由辦

5、公室整理歸檔；會(huì)計(jì)文件由會(huì)計(jì)科整理歸檔；科技文件、音像文件、電子文件、重大活動(dòng)形成的文件、專業(yè)文件由相關(guān)科室整理歸檔。三、檔案分類排列（一）文書檔案采用“保管期限年度”的分類法；其他門類和載體的檔案按照相應(yīng)的辦法和標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范，綜合運(yùn)用“保管期限”、“年度”、“機(jī)構(gòu)（問題）”、“工程項(xiàng)目”等分類方法進(jìn)行分類。（二）不同門類和載體的檔案分別排列；同一門類和載體的檔案按分類方案進(jìn)行排列。四、檔案整理標(biāo)準(zhǔn)文書、科技、會(huì)計(jì)、音像、電子以及專業(yè)等門類檔案，必須分別按照歸檔文件整理規(guī)則、科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求、基本建設(shè)項(xiàng)目檔案資料管理暫行規(guī)定、國家重大建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范、會(huì)計(jì)檔案管理

6、辦法、照片檔案管理規(guī)范、電子文件歸檔與管理規(guī)范、江蘇省電子文件歸檔與管理辦法等有關(guān)規(guī)定整理歸檔。專業(yè)文件按行業(yè)主管部門規(guī)定的方法整理歸檔。五、檔案基本編目（一）案卷封面項(xiàng)目“全宗名稱”、“類目名稱”、“案卷題名”、“時(shí)間”、“保管期限”、“件、頁數(shù)”、 “檔號”等填寫齊全。（二）案卷脊背項(xiàng)目“全宗號”、“目錄號”、“年度”、“案卷號”等填寫齊全。（三）檔案盒封面和盒脊“全宗名稱”、“全宗號”、“年度”、 “保管期限” 、“起止件號（室）”、“盒號”等填寫齊全。（四）以卷為單位的紙質(zhì)文書檔案采用“全宗號案卷目錄號案卷號件、頁（張）號”的結(jié)構(gòu)編制檔號；以件為單位的紙質(zhì)文書檔案采用“全宗號年度保管期

7、限件號”的結(jié)構(gòu)編制檔號；科技檔案采用“類別號項(xiàng)目號案卷號件、頁（張）號”的結(jié)構(gòu)編制檔號。會(huì)計(jì)檔案、電子檔案、聲像檔案、實(shí)物材料等按照相關(guān)規(guī)定編制檔號。（五）卷內(nèi)目錄、案卷目錄、歸檔文件目錄填寫齊全完整、規(guī)范；機(jī)讀目錄符合文書檔案著錄細(xì)則與機(jī)讀目錄數(shù)據(jù)交換格式等的規(guī)定。檔案保管制度 一、嚴(yán)格執(zhí)行“集中統(tǒng)一管理”的檔案工作基本原則。二、檔案人員應(yīng)科學(xué)管理檔案，非檔案管理人員不得進(jìn)入檔案庫房。三、檔案庫房和檔案柜架適宜檔案的安全保管保護(hù)，配備“八防”設(shè)備并按照規(guī)定正確維護(hù)和使用。四、按照規(guī)范對各種門類和載體的檔案排列入柜。檔案柜架排放整齊，編制檔案資料存放示意圖和其他指引標(biāo)記。五、節(jié)假日和

8、重大事件發(fā)生等前后必須對檔案庫房進(jìn)行防火、防盜和防有害生物等“八防”安全檢查并作好各項(xiàng)檢查記錄；堅(jiān)持每周4次以上的庫房溫度、濕度測記，并對不在1424溫度、45%60%相對濕度范圍的庫房溫濕度進(jìn)行調(diào)控；保持庫房清潔衛(wèi)生，努力做到一塵不染。六、檔案庫房內(nèi)嚴(yán)禁堆放非檔案物品。 檔案鑒定銷毀制度 一、根據(jù)本鎮(zhèn)工作的需要和為國家積累歷史文化財(cái)富的需要，正確分析和鑒別檔案內(nèi)容的現(xiàn)實(shí)作用和歷史作用，準(zhǔn)確地確定檔案的保存價(jià)值。二、成立相關(guān)科室人員參加的檔案鑒定銷毀工作領(lǐng)導(dǎo)小組，全面負(fù)責(zé)本鎮(zhèn)檔案鑒定銷毀工作。辦公室負(fù)責(zé)組織協(xié)調(diào)，檔案人員按照職責(zé)參加鑒定銷毀工作并對會(huì)計(jì)檔案、科技檔案的鑒定銷毀工作進(jìn)行

9、業(yè)務(wù)指導(dǎo)。三、鑒定檔案的價(jià)值要根據(jù)各種門類和載體檔案的保管期限表和歸檔與不歸檔范圍表等規(guī)定進(jìn)行。四、檔案鑒定工作采用由鑒定人員對案卷逐卷逐件分析、研究的方法進(jìn)行，寫出鑒定銷毀工作報(bào)告，提出存毀意見，交鑒定銷毀工作領(lǐng)導(dǎo)小組審查。五、需要銷毀的檔案，必須編制銷毀清冊，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可銷毀。六、銷毀檔案應(yīng)有二人以上人員在場監(jiān)銷，并在銷毀清冊上簽字，注明銷毀時(shí)間、地點(diǎn)和方法。及時(shí)對檔案鑒定銷毀工作進(jìn)行總結(jié)。檔案統(tǒng)計(jì)移交制度 一、建立檔案、資料的各種統(tǒng)計(jì)臺帳，及時(shí)準(zhǔn)確記載和統(tǒng)計(jì)室藏檔案、資料情況，做到統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、真實(shí)，帳實(shí)相符。 二、檔案統(tǒng)計(jì)臺帳的類型：室藏檔案總量統(tǒng)計(jì)、檔案分類（門類、

10、載體、保管期限）統(tǒng)計(jì)、基礎(chǔ)設(shè)施統(tǒng)計(jì)、檔案人員統(tǒng)計(jì)、室藏資料統(tǒng)計(jì)、提供利用檔案統(tǒng)計(jì)、檢索工具統(tǒng)計(jì)等。三、按照要求及時(shí)向主管部門和檔案行政管理部門報(bào)送檔案工作報(bào)表。四、根據(jù)檔案法的規(guī)定，按照市、區(qū)檔案局、館的統(tǒng)一安排，向區(qū)檔案館移交規(guī)定范圍并符合案卷質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)的檔案及其他相關(guān)資料。五、檔案人員調(diào)離工作崗位，必須辦理移交手續(xù)，交接雙方應(yīng)根據(jù)移交目錄清點(diǎn)核對，并在交接清單上簽字蓋章。遇有“帳實(shí)不符”的情況，應(yīng)查明原因、分清責(zé)任、及時(shí)處理。檔案利用制度一、凡查閱檔案者，都應(yīng)當(dāng)如實(shí)填寫包括查閱目的等項(xiàng)目在內(nèi)的檔案利用登記表。二、本鎮(zhèn)人員因工作需要查閱檔案按以下規(guī)定辦理：（一）查閱一般的檔案，需經(jīng)科室負(fù)責(zé)人和

11、辦公室負(fù)責(zé)人同意；（二）查閱黨組會(huì)議記錄、行政領(lǐng)導(dǎo)辦公會(huì)議記錄、有關(guān)控制數(shù)字等需要保密的檔案，還必須經(jīng)過分管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)或單位主要領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，經(jīng)同意后方可查閱。三、其他單位人員因工作需要查閱檔案，查閱者須持單位介紹信并經(jīng)科室負(fù)責(zé)人、辦公室負(fù)責(zé)人以及分管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)同意后方可查閱。四、檔案的利用一般于工作時(shí)間內(nèi)在閱覽室進(jìn)行。如遇特殊情況需要借出利用檔案時(shí)，必須經(jīng)過分管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)同意。檔案借閱時(shí)間不得超過5天，確實(shí)需要繼續(xù)利用的，應(yīng)當(dāng)重新辦理借閱手續(xù)。五、查（借）閱檔案人員，不得擅自摘抄、復(fù)印、照相、翻拍檔案或借給他人；不得擅自公布檔案內(nèi)容；不得在檔案上圈點(diǎn)、勾劃、作記號，更不得撕毀檔案；不

12、得有其他有可能造成檔案損毀的行為。違者將依法追究當(dāng)事人責(zé)任。六、檔案人員要主動(dòng)熱情提供檔案利用服務(wù)，對歸還的檔案必須進(jìn)行卷數(shù)、頁數(shù)等項(xiàng)目的安全檢查，發(fā)現(xiàn)問題，及時(shí)匯報(bào)解決。同時(shí)，如實(shí)填寫檔案利用效果登記表。重大活動(dòng)檔案登記收集制度 為確保重大活動(dòng)中形成的檔案的齊全完整，結(jié)合本鎮(zhèn)實(shí)際，特制定本制度。一、登記范圍：凡在上級機(jī)關(guān)主要領(lǐng)導(dǎo)視察、檢查、指導(dǎo)本鎮(zhèn)工作活動(dòng)，本機(jī)關(guān)舉辦的重大的活動(dòng)，新聞媒體有關(guān)本鎮(zhèn)的重要報(bào)道，涉及本鎮(zhèn)的重大災(zāi)情和事故，以及其它重要事件中形成的各種紙質(zhì)的、音像的、電子的文件和實(shí)物，均屬重大活動(dòng)檔案收集登記歸檔范圍。二、實(shí)施登記：負(fù)責(zé)重大活動(dòng)檔案登記工作的人員應(yīng)當(dāng)做好收

13、集登記和日常管理工作，對重大活動(dòng)登記簿中活動(dòng)發(fā)生的時(shí)間、地點(diǎn)、人員、內(nèi)容等項(xiàng)目全面準(zhǔn)確地進(jìn)行登記，并設(shè)置卷夾，將收到的文件分類臨時(shí)存放，方便日常利用。三、及時(shí)歸檔：檔案室應(yīng)對重大活動(dòng)檔案的形成過程進(jìn)行業(yè)務(wù)監(jiān)督和指導(dǎo)；重大活動(dòng)結(jié)束后1個(gè)月內(nèi)，確定人員將本次活動(dòng)形成的全部文件按相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)整理歸檔，由檔案室對檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，其他個(gè)人不得據(jù)為己有。 資料收集制度一、凡檔案室收藏的、為本鎮(zhèn)各方面工作參考的需要而收集或編寫的公開或內(nèi)部出版物和檔案復(fù)制品。二、收集范圍（一）反映本鎮(zhèn)不同歷史時(shí)期的各種史料、刊物、志書、大事記、年鑒、歷史沿革、機(jī)構(gòu)沿革。（二）與本鎮(zhèn)各項(xiàng)工作有直接或間接關(guān)系的政策法令法規(guī)匯編

14、以及其他文件匯編，各類統(tǒng)計(jì)資料，內(nèi)部通訊、簡報(bào)。（三）系統(tǒng)反映本鎮(zhèn)活動(dòng)而編輯的剪報(bào)資料。（四）字典、百科全書、專業(yè)辭典、手冊等工具書。（五）有選擇地收藏一部分革命領(lǐng)袖著作以及其他圖書。三、收集方法檔案工作人員應(yīng)掌握本鎮(zhèn)編印發(fā)行資料的信息，及時(shí)將資料收進(jìn)檔案室；根據(jù)利用工作反饋的信息收集或向領(lǐng)導(dǎo)建議訂購相關(guān)資料。四、資料的整理檔案室收集來的資料，應(yīng)根據(jù)中國圖書資料分類法，結(jié)合運(yùn)用作者（出版者）、內(nèi)容、時(shí)間、載體形式等特征進(jìn)行分類、排列、整理和編制目錄、索引。五、資料的管理（一）資料由檔案人員負(fù)責(zé)管理。（二）凡借閱資料，應(yīng)當(dāng)辦理登記手續(xù)。（三）借閱者應(yīng)愛護(hù)各類資料，并按期歸還。如丟失、損壞，應(yīng)照價(jià)

15、15倍予以賠償。電子文件歸檔與管理制度 一、歸檔電子文件應(yīng)與其他門類和載體的檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理。電子文件歸檔管理應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)，具體承辦電子文件歸檔工作，檔案室對其實(shí)施全過程管理。二、本鎮(zhèn)主要活動(dòng)中產(chǎn)生的電子文件，具有重要憑證性、依據(jù)性和參考利用價(jià)值，應(yīng)進(jìn)行歸檔。重點(diǎn)收集定稿電子文件和正式電子文件。此外還包括數(shù)據(jù)文件、圖像文件、圖形文件、影像文件、聲音文件、計(jì)算機(jī)程序、多媒體文件等。三、電子文件的歸檔方式包括邏輯歸檔和物理歸檔，并以物理歸檔為主。四、實(shí)施邏輯歸檔時(shí)，具體經(jīng)辦人完成電子文件歸檔操作；檔案人員參與設(shè)備更新時(shí)的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換工作并做更新記錄，會(huì)同計(jì)算機(jī)系統(tǒng)管理人員設(shè)定查詢歸檔電

16、子文件的權(quán)限；網(wǎng)絡(luò)管理人員應(yīng)把歸檔電子文件的物理地址存放于指定的計(jì)算機(jī)服務(wù)器上，并采取可靠的備份措施；檔案人員、網(wǎng)絡(luò)管理人員要及時(shí)清理計(jì)算機(jī)或網(wǎng)絡(luò)上重復(fù)的電子文件。五、實(shí)施物理歸檔時(shí)，歸檔電子文件存儲(chǔ)的載體應(yīng)注明是否經(jīng)過檢毒和消毒處理，有隱患的數(shù)據(jù)文件不得歸檔；電子文件按保管期限年度（或保管期限年度機(jī)構(gòu)）分類；歸檔電子文件經(jīng)分類排列后，應(yīng)著錄標(biāo)引，并編制機(jī)讀目錄和檔號。六、各電子文件的形成科室應(yīng)定期對歸檔范圍的電子文件制作脫機(jī)備份。歸檔電子文件一式3套，一套封存保管，一套供查閱利用，一套異地保存。需永久、長期保存的電子文件，應(yīng)制作紙質(zhì)版本并歸檔；轉(zhuǎn)換成紙質(zhì)版本的，應(yīng)及時(shí)歸入相應(yīng)門類的紙質(zhì)檔案中進(jìn)行管理。七、歸檔電子文件應(yīng)直立存放于防磁柜中，溫度控制在1720，相對濕度控制在35%45%，距離強(qiáng)磁物10米以上。八、歸檔電子文件，每年抽檢一次，發(fā)現(xiàn)問題要及時(shí)采用復(fù)制的方式補(bǔ)救，但原載體保留時(shí)間不少于四年。對歸檔的電子文件的復(fù)制采用只讀光盤、一次寫光盤、可擦寫光盤等，禁用軟磁盤。九、檔案室配備與業(yè)務(wù)部門相互兼容的計(jì)算機(jī)軟、硬件系統(tǒng)，保證歸檔電子文件的有效識讀，封存的歸檔電子文件不得利用和外借。十、銷毀歸檔電子文件，需經(jīng)本鎮(zhèn)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，有關(guān)業(yè)務(wù)科室和檔案室審核，編制銷毀清冊，并確保載體與信息徹底銷毀。檔