X學(xué)校檔案管理制度

1、x學(xué)校檔案管理制度 (一)、要明確一位副校長分管檔案工作,應(yīng)建立綜合檔案室合和建綜合室檔案專柜。配備政治素養(yǎng)好、業(yè)務(wù)能 力強、熱愛檔案工作的專(兼)職人員,并保持相對穩(wěn)定。 (二)、要將檔案工作和檔案上等級工作納入學(xué)校工作的議事日程;納入分管領(lǐng)導(dǎo)和檔案員工作職責(zé);納入教職工范圍和考核獎懲制度。 (三)、檔案人員的主要任務(wù): 1、負責(zé)單位文書、教學(xué)、教育、會計、后勤材料的收集、整理、保存、統(tǒng)計、利用和鑒定銷毀工作。 文書檔案:是指學(xué)校黨、政、工、團(隊)在實際工作中形成的文件材料。 教學(xué)檔案:是指學(xué)校及教師個人在全部教學(xué)活動中形成的文件材料。 教育檔案:是指學(xué)校對學(xué)生進行教育管理中形成的文件材料

2、。 會計檔案:是指學(xué)校的財務(wù)工作中形成的帳、表、憑證等材料。 后勤檔案:是指學(xué)校的基礎(chǔ)建設(shè)、生產(chǎn)、科研等方面形成的材料。 2、凡學(xué)校工作中形成的具有保存價值的文件材料,均由各部門進行收集、整理、立卷、歸檔。任何部門和個人不得擅自處理。 3、學(xué)校綜合檔案的歸檔時間:文書、會計檔案材料每年四月份進行立卷歸檔;教學(xué)、教育檔案材料每學(xué)年結(jié)束后立卷歸檔。后勤檔案和設(shè)備、儀器檔案材料均在工作結(jié)束后和設(shè)備、儀器安裝試用后立卷歸檔。 4、學(xué)校檔案分為永久、長期、短期三個保管期限。 5、卷內(nèi)文件應(yīng)齊全完整。收文應(yīng)有正文、附件、辦理結(jié)果;發(fā)文應(yīng)有定稿、印本、附件;來往文書應(yīng)有請示、批復(fù);處分材料應(yīng)有綜合、旁證、個

3、人交待和處理結(jié)果。 6、卷內(nèi)文件排列要正文在前,附件在后;印本在前、底稿在后;批復(fù)在前,懇求在后。各類案卷均要填寫卷內(nèi)目錄。卷內(nèi)文件要編寫張次號。歸檔的文件材料字跡清晰,紙質(zhì)優(yōu)良、簽署完備。不準(zhǔn)用鉛筆、圓珠筆和復(fù)寫紙書寫,并拆除卷內(nèi)金屬物。 7、案卷裝訂要整齊美觀。標(biāo)題一般應(yīng)有作者、問題、名稱,能反映卷內(nèi)文件內(nèi)容,政治上無誤,文詞上簡明準(zhǔn)確。封面要用毛筆正楷字填寫,字跡要工整清潔。 8、文件材料歸檔后,檔案人員應(yīng)本著便于保管、便利利用的原則對案卷進行必要的加工整理、編目、登記和統(tǒng)記,做到排列有序,并按年月和保管期限編號。 (四)、綜合檔案室要做到有專室、專柜、專(兼)職人員負責(zé),切實做好防火、

4、防盜、防蟲蛀、防鼠、防潮等“五防”工作。 (五)、借閱制度 1、外單位人員查閱本校檔案必需持組織介紹信。 2、嚴(yán)守檔案材料機密,不準(zhǔn)任憑轉(zhuǎn)借檔案。未經(jīng)許可不得擅自摘錄和復(fù)制。 3、愛惜檔案,不得拆卷、涂改、撕毀、圈點、劃道、拆疊等。 4、經(jīng)批準(zhǔn)摘錄的材料,要經(jīng)檔案室工作人員審查。證明性材料,必需校對無誤后蓋章。 5、外借檔案必需經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)同意,并向檔案人員辦理借閱登記手續(xù)。借出時間,一般不得超過七天,超過時間另行辦理手續(xù)。 (六)、檔案工作人員要熟識檔案,了解需求,積極主動地做好檔案的供應(yīng)利用工作。檔案室應(yīng)依據(jù)工作編制大事記、組織沿革、基本狀況、數(shù)字匯合、專題概要及綜合檔案室簡介等有效的檢索工作和參考資料,為供應(yīng)利用檔案創(chuàng)造條件。 (七)、學(xué)校檔案的鑒定與銷毀。學(xué)校綜合檔案室應(yīng)按上級教育行政部門和檔案管理部門有關(guān)檔案鑒定的規(guī)定。專心做好檔案的鑒定工作。對超過保管期限,失去保存價值的檔案,可提出銷毀意見,并填寫銷毀清冊,報本單位領(lǐng)導(dǎo)和上一級檔案管理部