傳媒公司檔案管理規(guī)定

1、傳媒公司檔案管理規(guī)定 廣告?zhèn)髅焦緳n案管理規(guī)定 (一)公司的檔案范圍 1、企業(yè)行政文書檔案:包括法規(guī)性文件;各種合同及協(xié)議書;會(huì)議文件;工作計(jì)劃、規(guī)劃和工作總結(jié);有關(guān)人員的任免、嘉獎(jiǎng)和處分、調(diào)配人事材料;職工花名冊(cè)、人事檔案等。 2、企業(yè)管理檔案:包括企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營計(jì)劃、各種指標(biāo)類定額類文件、企業(yè)管理方面的各種市場信息、勞動(dòng)工資檔案,固定資產(chǎn)及辦公用品名冊(cè),產(chǎn)品質(zhì)量、用戶檔案等。 3、企業(yè)技術(shù)檔案:包括技術(shù)研究檔案、項(xiàng)目方案、樣片等。 4、企業(yè)會(huì)計(jì)檔案:包括會(huì)計(jì)憑證檔案、會(huì)計(jì)帳簿檔案、會(huì)計(jì)報(bào)表檔案等。 5、企業(yè)業(yè)務(wù)檔案:包括與客戶往來函件(含傳真、電子郵件等)、商務(wù)報(bào)告、業(yè)務(wù)單據(jù)等。 6、企業(yè)聲

2、像檔案:包括照片、錄音、錄像檔案等。 (二)公司檔案管理體制 1、公司檔案管理機(jī)構(gòu):辦公室統(tǒng)一管理公司各類檔案(會(huì)計(jì)檔案除外)。 2、公司指定專人分管公司檔案工作,保管人須維護(hù)檔案的完整與安全,并接受必要的培訓(xùn)。 (三)立卷歸檔制度 1、檔案的收集:收集工作是建立在歸檔制度上的。各業(yè)務(wù)部門將辦(理)完畢的文件材料,經(jīng)過選擇,立卷,定期移交各檔案室集中保存。 2、歸檔范圍:凡本單位具有考查利用價(jià)值的文件材料。包括與客戶的往來函件(含傳真、電子郵件等)、商務(wù)報(bào)告、業(yè)務(wù)單據(jù),以及工作日記、照片等各種形式、載體的文件。 3、歸檔時(shí)間:辦(理)完畢的文件,按工作階段性進(jìn)行歸檔: (1)按年形成的文件,第

3、二年第一季度歸檔。 (2)凡有法律效用的文件材料,簽訂后就馬上歸檔。當(dāng)事人、部門負(fù)責(zé)人留復(fù)印件備查。 (3)凡是有機(jī)密性的文件,隨時(shí)形成,隨時(shí)歸檔。 (4)項(xiàng)目、科研課題,鑒定,驗(yàn)收后,兩個(gè)月內(nèi)歸檔。 4、歸檔要求 (1)材料完整齊全。 (2)系統(tǒng)、條理、保持有機(jī)聯(lián)系。凡是歸檔文件材料,均要按其不同特征組卷,盡量保持它的內(nèi)在聯(lián)系,并區(qū)分它們不同的保存價(jià)值。文件分類精確、立卷合理。 (3)立卷時(shí),要求將文件的正件與附件,印件與定稿,請(qǐng)示與批復(fù)等統(tǒng)一立卷,不得分散。 (4)在進(jìn)行卷內(nèi)文件排列時(shí),要合理支配文件的先后秩序,按時(shí)間先后排列。對(duì)于同一事情的同一文件,應(yīng)統(tǒng)一規(guī)定進(jìn)行,比如:正件與附件,應(yīng)正

4、件在前,附件在后等。 (5)由檔案部門對(duì)業(yè)務(wù)部門加以指導(dǎo),協(xié)助業(yè)務(wù)部門共同做好舊檔的組織工作。辦(理)移交手續(xù),雙方在移交清冊(cè)上簽字。 5、部門歸檔要求 (1)編制立卷項(xiàng)目,將辦(理)完畢的文件按有關(guān)條款歸入卷內(nèi),便于次年立卷。 (2)文件按時(shí)間順序排列,最近的在最上面。 (3)一個(gè)客戶一個(gè)立卷,一個(gè)項(xiàng)目立一個(gè)卷,一個(gè)檔案盒。 (4)貿(mào)易檔案與往來函件分開放,貿(mào)易檔案分筆次按各自的辦(理)流水號(hào)放在文件袋里。 (5)定時(shí)交檔案室:文件量少的,一季交一次,季后第一個(gè)月收集。文件量大的,一月交一次。 6、檔案室在收到業(yè)務(wù)部門的歸檔和各類文件后進(jìn)行分類編目排列。 7、記錄檔案文件材料目錄須打印,統(tǒng)一

5、用a4紙。 (四)、檔案管理工作 1、檔案的管理:區(qū)分全宗,正確立檔單位;分類,依據(jù)檔案、來源、時(shí)間、內(nèi)容、形式分成若干層次和類別;案卷排列并編制案卷目錄。 2、檔案保管:公司設(shè)立專用文件庫保存檔案。 3、檔案的鑒定:從檔案的內(nèi)容、來源、時(shí)間、牢靠程序、名稱鑒別、檔案價(jià)值,確定各類檔案的保管期限,編制成表。 4、檔案的銷毀編制銷毀清冊(cè);辦(理)銷毀手續(xù),經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn),方能銷毀;銷毀要有二人以上監(jiān)銷,并在清冊(cè)上簽字。 (五)、檔案利用工作 1、凡需調(diào)閱檔案,均須填寫檔案借閱單,依據(jù)借閱權(quán)限和檔案密級(jí),經(jīng)各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)簽批后方能借閱。借閱檔案應(yīng)在“檔案借閱登記簿”上登記,注明借閱檔案的名稱、密級(jí)、借閱方式、數(shù)量、期限。 2、檔案利用方式有:供應(yīng)檔案原件;供應(yīng)檔案復(fù)印件;供應(yīng)文獻(xiàn)索引資料。 3、檔案管理部門要主動(dòng)向部門員工供應(yīng)公司檔案編研信息服務(wù),主要方面為政策信息