創(chuàng)業(yè)公司最全行政管理制度匯編

1、創(chuàng)業(yè)公司最全行政管理制度匯編行政管理制度匯編某公司（2017年3月1日）目 錄第一章 行政文件管理規(guī)定3第二章 檔案工作管理規(guī)定3第三章 會議管理規(guī)定4第四章 辦公管理規(guī)定5第五章 環(huán)境衛(wèi)生管理規(guī)定6第六章 固定資產(chǎn)管理規(guī)定7第七章 倉庫管理制度8第八章 計算機設(shè)備管理9第九章 計算機軟件管理9第十章 辦公用品、低值易耗品采購管理10第十一章 印鑒及證照管理10第十二章 圖書管理規(guī)定11第一章 行政文件管理規(guī)定1. 各部門自行負(fù)責(zé)與本部門相關(guān)的文件起草。2. 各部門負(fù)責(zé)本部門的文件制作、上報、發(fā)文，人事行政部負(fù)責(zé)收文、分辦、傳遞、用印、立卷和歸檔等工作。3. 公司人事行政部負(fù)責(zé)文件檔案管理，負(fù)

2、責(zé)文件的立卷、歸檔、銷毀工作。4. 各部門負(fù)責(zé)人為本部門文件的有權(quán)簽批人。5. 公司對外發(fā)文（如：政府機構(gòu)、合作單位等），須經(jīng)公司ceo簽字并加蓋公章后方可生效發(fā)出，簽字與公章二者缺一不可。6. 所有的請示、報告、通知文件都須公司ceo手寫體字方可。7. 內(nèi)部文件原則上無需蓋章，如特殊文件確需加蓋公章發(fā)出，按印章使用管理規(guī)定申請使用。8. 各部門發(fā)布的各項通知、流程、規(guī)章、制度、辦法、公告、決定等公文審批完畢后，由人事行政部根據(jù)公司規(guī)定統(tǒng)一發(fā)布。9. 以公司名義下發(fā)的正式文件均由公司ceo簽批后下發(fā)。10. 人事類（薪酬績效等保密件）、財務(wù)類（財務(wù)數(shù)據(jù)及費用報銷單類）文件以密封件形式上報。11

3、. 密封件相對文件傳遞人保密，傳遞的全過程始終是密封件的形式，密封件報文人及有權(quán)審批人須嚴(yán)格履行保密規(guī)定。第二章 檔案工作管理規(guī)定1. 檔案，是指公司所屬各部門在經(jīng)營建設(shè)活動中直接形成的有保存價值、以備查考利用的各種文字、圖表、圖片、聲像、光盤、實物等不同形式、不同載體的歷史記錄。2. 檔案管理工作遵循“文必有號、文必有存、有據(jù)可依、有文可查”的原則。如保管過程中由暫借、銷毀、丟失等情況發(fā)生，人事行政部負(fù)責(zé)予以登記。3. 人事行政部是對公司所屬部門檔案工作進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)、監(jiān)督、檢查和集中統(tǒng)一管理公司檔案的職能機構(gòu)。4. 人事行政部貫徹執(zhí)行檔案工作的法律、法規(guī)方針政策，制定公司檔案工作的管理制度，

4、并組織實施負(fù)責(zé)檔案培訓(xùn)工作，交流檔案工作經(jīng)驗，提高專業(yè)理論及業(yè)務(wù)水平，會同公司各部門對已超過保管期限的檔案進(jìn)行鑒定，并做好銷毀工作。5. 公司各部門負(fù)責(zé)本部門檔案歸檔立卷工作。對公司各部門實行檔案的集中統(tǒng)一管理，任何個人不得分散保存和據(jù)為己有。6. 案卷分別按永久、長期和短期三種期限進(jìn)行系統(tǒng)排列。案卷必須按規(guī)定的格式逐件填寫卷內(nèi)文件目錄。案卷目錄應(yīng)編號排列，專柜保存，并隨時填寫檔案案卷目錄登記簿。7. 歸檔材料的種類、份數(shù)以及每份文件的頁數(shù)，均要齊全完整。8. 不同年度的文件一般不得放在一起立卷。但跨年度的請示與批復(fù)，放在第二年立卷；長期的計劃，放在第一年立卷；跨年度的總結(jié)，放在最后一年立卷；

5、跨年度的會議文件，放在文件開幕年立卷。9. 卷內(nèi)文件材料應(yīng)根據(jù)不同情況排列，密不可分的文件材料應(yīng)依次序排列在一起，如正件在前，附件在后；印稿在前，定稿在后；請示在前，批復(fù)在后。10. 卷內(nèi)文件材料要依次編寫頁號，裝訂的案卷應(yīng)統(tǒng)一在有文字的材料正面的右上角或背面的左上角打印頁號。11. 照片檔案按年代、問題分類。同屬一類的照片按時間順序編號，同時編寫其底片號。12. 案卷內(nèi)情況說明要逐項填寫在備注表內(nèi)。若無情況可說明，也要將立卷人、檢查人的姓名和時間填上，以示負(fù)責(zé)。備注表置于卷尾。13. 案卷裝訂前要去掉金屬物，對有破損的文件材料要裱糊或復(fù)制，復(fù)制件和原價一并立卷。14. 建立檔案借閱、利用制度

6、，嚴(yán)格審批手續(xù)，及時把收入和移交的檔案分別進(jìn)行登記。15. 外借檔案要及時歸還，歸還時要嚴(yán)格檢查，清點數(shù)目和是否受損、污染或不完整。外借檔案如有損毀、丟失，視情節(jié)對當(dāng)事人予以處罰。16. 檔案如向社會開放和公布，要按照檔案法和實施辦法及有關(guān)規(guī)定辦理手續(xù)。檔案資料如需印發(fā)或出版，要經(jīng)公司ceo批準(zhǔn)。第三章 會議管理規(guī)定1. 公司級別的各類會議由人事行政部負(fù)責(zé)通知（例會以不召開進(jìn)行通知，否則按已發(fā)布時間執(zhí)行不再另行通知）。會議通知一律按要求采用書面或電子郵件通知的形式進(jìn)行，通知時要說明會議的名稱、時間、地點、內(nèi)容及所需進(jìn)行的準(zhǔn)備等要求。2. 人事行政部負(fù)責(zé)做好公司會議的準(zhǔn)備工作。相關(guān)服務(wù)人員要在公

7、司大會召開前5分鐘到達(dá)會場，檢查會場準(zhǔn)備情況，接待參會人員，安排就坐位置，并組織簽到。 3. 人事行政部負(fù)責(zé)公司大會的記錄（其他會議根據(jù)具體要求另行安排）。4. 每次會議紀(jì)要需經(jīng)參會人員簽閱后歸檔。5. 每次會議記錄，要于次日整理出會議紀(jì)要，會議紀(jì)要應(yīng)及時由人事行政部立卷存檔，并做存檔登記。第四章 辦公管理規(guī)定1. 用電話時，應(yīng)該輕拿輕放、防止損壞，不準(zhǔn)使用免提功能。工作中使用電話，做到簡明扼要、言簡意賅。2. 辦公電話不得私用，打進(jìn)來的私人電話要盡量縮短通話時間。任何員工不得撥打信息電話，違反者自行支付信息費用。不許使用電話線撥號上網(wǎng)。3. 如因工作需要改線或改號碼，須由人事行政部統(tǒng)一辦理。

8、4. 公司傳真機由公司統(tǒng)一管理，其他任何人不得私自收發(fā)與本職工作無關(guān)的文件。5. 公司打印機各部門任何人不允許復(fù)印與工作無關(guān)的文件。6. 因特殊情況需復(fù)印與公司無關(guān)材料須經(jīng)人事行政部批準(zhǔn)。7. 員工在人事行政部辦理完入職手續(xù)后，郵件申請名片印制，由人事行政部安排印制。8. 已印制過名片的員工再印名片時，若名片內(nèi)容沒有改動，交一張名片作為樣本即可；若名片內(nèi)容有改動時，需按以上規(guī)定重新申請；（新名片印刷完畢后本人須持未用完的舊名片換領(lǐng)新名片，舊名片由人事行政部統(tǒng)一銷毀）。9. 離職員工到人事行政部辦理離職交接手續(xù)時，需要求收回未使用完的名片，由人事行政部統(tǒng)一銷毀。10. 人事行政部負(fù)責(zé)飲用水的訂購

9、，必須保證飲用水的及時供給。11. 嚴(yán)禁員工使用飲用水清洗茶杯，或?qū)嬘盟胀皫С龉ぷ鲄^(qū)，如發(fā)現(xiàn)此類情況，每帶出一個空桶罰款200元。12. 杜絕用電的浪費是節(jié)約成本開支的一項重要措施，應(yīng)形成人人自覺節(jié)約用電的良好風(fēng)氣。13. 公司用電管理人員應(yīng)加強對電管線勤修勤檢，做到使用安全，服務(wù)及時。公司各部門若發(fā)現(xiàn)電設(shè)施部件損壞，應(yīng)及時通知物業(yè)予以維修。14. 辦公場地應(yīng)做到人走燈滅，及時關(guān)閉電腦、打印機、空調(diào)等用電設(shè)備。晴天盡量利用日光辦公，少開燈或不開燈。所有員工均有義務(wù)在下班后檢查辦公區(qū)域內(nèi)的電器設(shè)備是否關(guān)閉。15. 辦公區(qū)域內(nèi)不得使用電暖器、電爐等高耗能用電器具。16. 公司所有員工均有接待日

10、常來訪客人的義務(wù)。針對特殊事務(wù)的接待工作由人事行政部進(jìn)行統(tǒng)一安排。17. 因公事與客戶約定在公司見面，應(yīng)提前通知人事行政部客人的姓名及到達(dá)時間，以避免接待不周。18. 養(yǎng)成良好的商務(wù)接待習(xí)慣：提前5分鐘結(jié)束手上的工作，并整理好儀表。重要的客人還需考慮是否在公司前臺迎接。19. 如遇沒有預(yù)約的客人突然到訪，原則上不應(yīng)以工作忙為由而拒絕接待。如遇工作確實忙碌，可先向客人解釋，請他們在會客室稍作休息，或與之商量另約時間。20. 有同事的客人到訪，而同事恰巧不在時，接待員工也不得以“不知道”或“人不在”為由拒絕接待。接待員工應(yīng)問明事由，安排客人在前臺等候，同時幫助聯(lián)系客人要見的同事。如當(dāng)事同事暫時不能

11、回來，應(yīng)與客人耐心解釋，或安排其他同事代為解決，或建議其另約時間。21. 如在公司內(nèi)正巧迎面遇見客戶，即便不認(rèn)識，也應(yīng)主動點頭示意友好。22. 員工工作時間應(yīng)著裝整潔大方，服飾不宜過于休閑，以著正裝或者商務(wù)裝為好，工作期間不穿拖鞋；23. 員工發(fā)型應(yīng)大方、適宜，且梳理整齊，保持清潔, 如員工染發(fā)，可黑色、深棕色、深紫色，不得燙染奇異發(fā)型；男員工發(fā)式以前不及眉，后不壓領(lǐng)為宜，不留鬢角，不留胡須；24. 員工工作時間，不宜佩帶過多飾物，可用簡潔、美觀飾品稍加修飾;25. 女員工應(yīng)化淡妝為宜，不得濃妝艷抹，不得穿著過短、過露及奇裝異服上班；26. 員工著裝應(yīng)避免吊帶背心、短褲、拖鞋、露臍露背或者過于

12、透明的服飾。27. 在公司接待外來客戶及商戶，相關(guān)的員工也需根據(jù)具體情況，適當(dāng)著裝以表尊重之禮。第五章 環(huán)境衛(wèi)生管理規(guī)定1. 員工的辦公桌及周圍要保持清潔衛(wèi)生 文件資料擺放整齊，垃圾筐不能溢滿。2. 應(yīng)保持辦公環(huán)境的整潔衛(wèi)生，禁止隨地吐痰，或隨意亂丟廢紙及其它垃圾。3. 員工的辦公臺面，用品擺放要整齊有序，下班時應(yīng)在離開之前清理好臺面，擺好座椅。4. 大件的私人物品須收起，不得隨意放置在公共區(qū)域。5. 自覺維護自已工位以外的區(qū)域整潔，見到地面有亂棄的雜物或臺面凌亂的情況，均有義務(wù)即時清理，不得有“事不關(guān)己”的想法。6. 不得在辦公區(qū)域內(nèi)隨意張貼或在臺面亂寫亂畫。7. 在茶水間進(jìn)食后，應(yīng)將周圍及

13、時清理干凈。帶到公司的午餐應(yīng)避免有大蒜或其它咸腥氣味濃烈的食品，以免污染環(huán)境氣息。8. 文件、資料、名片等公用物品使用完后及時返回原處，以備其他人查閱。9. 公司內(nèi)部資料只允許公司職員閱覽。10. 所有屬于公司的光盤，均由行政人員統(tǒng)一管理，如需要使用，向管理人員申請使用，且要及時歸還。若要刻錄新的光盤，說明刻錄光盤用途方可申請領(lǐng)用。11. 招待公司客戶要積極熱情，要給客戶倒水讓座。接待完后要清理現(xiàn)場（包括清理水杯、煙灰缸、演示現(xiàn)場等）。12. 保持辦公區(qū)域安靜，同事之間商談工作均應(yīng)控制音量，不允許大聲喧嘩或高聲說笑、吵鬧。第六章 固定資產(chǎn)管理規(guī)定1. 公司的固定資產(chǎn)包括：計算機、服務(wù)器、打印機

14、、傳真機、復(fù)印機、辦公家具、辦公所需的設(shè)備等。2. 員工應(yīng)按照使用說明操作，設(shè)備出現(xiàn)問題應(yīng)及時報人事行政部進(jìn)行維護、修理。3. 人事行政部部負(fù)責(zé)計算機、服務(wù)器的管理。4. 公司各部門均采取計劃控制統(tǒng)一采購的管理辦法。5. 各部門如需配置辦公設(shè)備，先填寫采購申請單經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字后交人事行政部門采購、核價，批準(zhǔn)。6. 采購申請單上應(yīng)明確產(chǎn)品的名稱、規(guī)格/型號、配置、數(shù)量和價格范圍。7. 凡是既沒有預(yù)算計劃，又沒有公司有權(quán)委托審批人的審批，均不予以辦理購置。8. 固定資產(chǎn)根據(jù)誰使用、誰保管、誰負(fù)責(zé)的原則進(jìn)行管理。9. 如固定資產(chǎn)使用人發(fā)生變更，應(yīng)及時通知相關(guān)部門在臺賬上更改使用人。10. 固定資產(chǎn)

15、管理員應(yīng)不定期核查，發(fā)現(xiàn)問題及時解決并上報。11. 由于自然損耗造成固定資產(chǎn)報廢的，報有權(quán)委托審批人處理。 12. 由于工作失誤造成的保管不善或使用不當(dāng)，造成財產(chǎn)的損壞、遺失，由使用人及其所在部門負(fù)責(zé)人賠償損失。賠償金額由人事行政部核定。13. 固定資產(chǎn)一律不能借給外單位人員使用，如果確實因業(yè)務(wù)需要借給外單位，對方必須出具借用公函。14. 每半年進(jìn)行固定資產(chǎn)盤點，由指定負(fù)責(zé)人與前臺共同對本半年度固定資產(chǎn)進(jìn)行盤點，制做盤點結(jié)果登記表，經(jīng)財務(wù)負(fù)責(zé)人簽字后存檔。15. 資產(chǎn)因丟失、嚴(yán)重?fù)p壞或配置過低，可申請報廢。資產(chǎn)管理員填寫“資產(chǎn)報廢申請表”中資產(chǎn)名稱、編號、資產(chǎn)描述、原值、凈值及申請報廢原因等信

16、息，交財務(wù)部審批。審批通過后財務(wù)部做相應(yīng)的帳務(wù)處理。第七章 倉庫管理制度1. 物資到公司后，庫管員依據(jù)清單上所列的名稱、數(shù)量進(jìn)行核對、清點，經(jīng)購買人、使用部門及檢驗人員對質(zhì)量檢驗合格后，方可入庫。2. 對入庫物資核對、清點后，庫管員及時填寫入庫單，經(jīng)使用人簽字后，庫管員、財務(wù)科各持一聯(lián)做帳，采購人員持一聯(lián)做請款報銷憑證。 3. 庫管要嚴(yán)格把關(guān)，有以下情況時可拒絕驗收或入庫: a)未經(jīng)公司ceo批準(zhǔn)的采購;b)與合同計劃或采購申請單不相符的采購物資;c)與要求不符合的采購物資。 4. 因生產(chǎn)急需或其他原因不能形成入庫的物資，庫管員要到現(xiàn)場核對驗收，并及時補填"入庫單"。 5.

17、 物資入庫后，需按不同類別、性能、特點和用途分類分區(qū)碼放，做到物資擺放整齊、庫容干凈整齊。6. 庫管員對常用或每日有變動的物資要隨時盤點，若發(fā)現(xiàn)誤差須及時找出原因并更正。庫存信息及時呈報，須對數(shù)量、文字、表格仔細(xì)核對，確保報表數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和可靠性。7. 庫管員憑申請單如實領(lǐng)發(fā)，若申請單上ceo未簽字、字據(jù)不清或被涂改的，庫管員有權(quán)拒絕發(fā)放物資。 8. 庫管員根據(jù)進(jìn)貨時間必須遵守"先進(jìn)先出"的倉庫管理制度原則。領(lǐng)料人員所需物資無庫存，庫管員應(yīng)及時通知使用者，使用者按要求填寫請購單，經(jīng)ceo批準(zhǔn)后交采購人員及時采購。 9. 任何人不辦理領(lǐng)料手續(xù)不得以任何名義從庫內(nèi)拿走物資，不得

18、在貨架或貨位中亂翻亂動，庫管員有權(quán)制止和糾正其行為。10. 以舊換新的物資一律交舊領(lǐng)新；由于生產(chǎn)計劃更改引起領(lǐng)用的物資剩余時，應(yīng)及時退庫并辦理退庫手續(xù);廢品物資退庫，庫管員根據(jù)報廢單進(jìn)行查驗后，入庫并做好記錄和標(biāo)識。第八章 計算機設(shè)備管理1. 公司所有計算機及外圍設(shè)備是公司的固定資產(chǎn)，根據(jù)實際工作需要配備給各部門人員使用，各部門使用人員必須加以愛護、保持整潔，并保證良好的使用環(huán)境。2. 個人日常辦公使用的計算機設(shè)備主要有計算機主機（包括機箱內(nèi)的各種芯片、功能卡、內(nèi)存、硬盤、光驅(qū)等）、顯示器、打印機 、外設(shè)（鍵盤、鼠標(biāo)、音箱） 等。3. 設(shè)備的添置/更換/升級，由各部門根據(jù)實際工作需要提申請，人

19、事行政部確定具體配置，有權(quán)委托審批人批準(zhǔn)后由人事行政部進(jìn)行采購。4. 硬件故障：各部門使用人員發(fā)現(xiàn)硬件故障時，應(yīng)及時人事行政部說明情況，由人事行政部進(jìn)行確定并及時處理，各部門人員不得擅自拆裝更換硬件設(shè)備。5. 計算機使用人即為該設(shè)備的責(zé)任人，使用部門為責(zé)任部門。未經(jīng)批準(zhǔn)，任何人不得使用其他部門或他人計算機。6. 未經(jīng)授權(quán)同意，個人不得擅自將私有或外來的零件、配件、設(shè)備，加入到本單位的辦公計算機設(shè)備中或網(wǎng)絡(luò)中。不得擅自安裝未經(jīng)認(rèn)可、允許的游戲和盜版軟件。7. 如果需要將系統(tǒng)內(nèi)的計算機設(shè)備搬離辦公地點（或借給外部門或單位）使用，必須預(yù)先報人事行政部批準(zhǔn)，并做登記后，在不影響正常辦公的前提下方可搬離

20、或借出（必要時將相關(guān)數(shù)據(jù)刪除）。8. 人事行政部負(fù)責(zé)對公司所有電腦硬件使用情況的督查和監(jiān)控。第九章 計算機軟件管理1. 軟件的使用：各部門及人員所使用的軟件，由各部門會同人事行政部共同確定。統(tǒng)一購買、保管，并登記造冊。2. 軟件的安裝/刪除/升級：由各部門根據(jù)工作需要，提出書面需求申請，經(jīng)批準(zhǔn)后，由人事行政部進(jìn)行安裝、刪除和升級。未經(jīng)批準(zhǔn)，各部門和人員不得自行進(jìn)行上述操作。3. 軟件故障：各部門使用人員發(fā)現(xiàn)軟件故障時，應(yīng)及時向人事行政部說明情況，由人事行政部進(jìn)行確定并及時處理，各部門人員不得擅自處理。4. 移動存儲設(shè)備使用管理：為了防止公司資料非法外流以及病毒入侵公司內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)，嚴(yán)格限制員工使用

21、外來軟盤、光盤、移動硬盤等移動存儲設(shè)備。5. 軟件的版本管理和控制：為了防止公司內(nèi)的軟件版本混亂和文件格式不兼容，由技術(shù)部控制公司內(nèi)工作用軟件的版本升級。做到統(tǒng)一版本、統(tǒng)一升級。6. 人事行政部負(fù)責(zé)對公司所有電腦軟件使用情況的督查和監(jiān)控。第十章 辦公用品、低值易耗品采購管理1. 與工作有關(guān)的辦公用品、低值易耗品人事行政部購買。2. 采購?fù)瓿珊?，人事行政部?yīng)指定專人負(fù)責(zé)驗收、入庫工作。3. 人事行政部應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)辦公用品、低值易耗品的保管工作；建立庫存賬本，列清品種和數(shù)量，收記收入，發(fā)記付出，應(yīng)定期結(jié)存，盤查核對。4. 公司為員工提供必須的辦公用品。新員工于報到時在前臺一次性領(lǐng)取常用辦公用品。

22、5. 員工日常需要可每天領(lǐng)用。每種辦公用品使用完后才能重新領(lǐng)用（特殊用途除外），領(lǐng)用人按部門作好領(lǐng)用登記，并簽字確認(rèn)。6. 每個月最后一日，由前臺對本月辦公用品、低值易耗品進(jìn)行盤點，制做盤點結(jié)果登記表，人事行政部存檔。第十一章 印鑒及證照管理1. 由人事行政部負(fù)責(zé)公司公章、合同章、所有證照進(jìn)行保管，財務(wù)部負(fù)責(zé)對財務(wù)專用章、發(fā)票專用章保管。2. 人事行政部必須嚴(yán)格控制用印范圍和仔細(xì)檢查用章申請表是否有批準(zhǔn)人的簽字，流程具體見各成員公司用章申請審批流程。3. 公司印鑒的刻制、更換或印鑒由人事行政部負(fù)責(zé)，申請流程見印鑒刻制表。4. 人事行政部應(yīng)將每個印鑒登入印章登記臺帳內(nèi)，并將此臺帳永久保存。5. 公司印鑒原則上不準(zhǔn)帶出公司，如確因工作需要，需經(jīng)權(quán)限授權(quán)人批準(zhǔn)方可帶出。公司財務(wù)章及法人人名章一起借出時必須由申請用印人與監(jiān)管人一同前往。6. 政府職能部門未能及時收回的舊印鑒，由人事行政部保存三年后再按程序進(jìn)行報廢。7. 公司