前臺臨時掛賬操作規(guī)定

1、前臺臨時掛賬操作規(guī)定 為進一步完善前臺臨時掛賬(以下簡稱s賬)的操作,現(xiàn)將有關(guān)操作規(guī)定如下: 1. 只有以下狀況可先掛s帳再結(jié)賬:(1)押金足額或協(xié)議簽單掛賬單位(個人)因故未能按時到前臺退房;(2)旅行社或商務(wù)公司匯款不清或不足但有酒店有權(quán)擔保人賜予擔保。 2. 客戶提前前臺現(xiàn)付或刷卡預(yù)付房款的(盡量避免大額刷卡),前臺收銀應(yīng)開具定金收據(jù),一聯(lián)給客人,一聯(lián)投審計,前臺留存一聯(lián),系統(tǒng)內(nèi)先入預(yù)定房帳內(nèi)并作總賬單,在電腦備注欄注明已預(yù)付金額,同時通知市場營銷部付款單位和金額,市場營銷部要準時注明消費哪一筆預(yù)定并預(yù)留房。 3. 全部需掛s賬的消費款,必需經(jīng)前廳部經(jīng)理(或前臺主管)同意并由負責擔保的市

2、場營銷部有權(quán)限人簽字確認,也可電話通知后最遲于次日補簽。審計每天對s賬進行審核,發(fā)覺無簽字手續(xù)掛s賬的,追究掛賬人的責任,每次違規(guī)操作罰款50元,前臺每周一出按擔保人匯總的s賬明細表,注明掛賬時間、入住和離店日期、掛賬金額、擔保人等內(nèi)容,報至分管副總經(jīng)理,抄送市場營銷部及財務(wù)部。 4. 市場營銷部必需將當天和第二天的預(yù)訂單和匯款憑證準時交給前臺(當日下班后的預(yù)訂可在次日補單),前臺簽收后退回一聯(lián)給市場營銷部,對未準時傳遞和遺失單據(jù)的,對經(jīng)手人懲罰為10元/單,前臺要在系統(tǒng)特別要求欄精確選擇相關(guān)的缺單項目,如:預(yù)訂單、匯款單、或預(yù)訂單和匯款單。市場營銷部要時時查閱并依據(jù)系統(tǒng)匯總的特別要求報表內(nèi)缺

3、單項目準時補單;前臺簽收補單后要在系統(tǒng)內(nèi)準時更新信息。變更及更改單的傳遞時限為3個工作日。 5. 當客人已交足押金,但未到前臺辦理退房手續(xù),前臺賬務(wù)也未進行結(jié)賬處理時,賬單臨時保留在前臺收銀處,保留時間最長不超過1個月。對1個月后仍將來辦理手續(xù)的,由前臺主管統(tǒng)一進行結(jié)賬處理,并將余款與當天營業(yè)款一起投到出納處,前臺主管同時作好相應(yīng)的明細備遺忘錄,并將一聯(lián)賬單及押金條留在前臺妥當保管。日后客人到前臺辦理退房結(jié)賬手續(xù)時,前臺收銀要專心核對押金條及客人消費賬單,核對無誤并經(jīng)前臺主管審核后收回客人押金條開出支出單讓客人簽字后退相關(guān)余款,此退款不入前臺電腦賬,先用前臺備用金墊退客人,下班時當班收銀填寫一

4、份請退還該客人押金的支出單,次日憑支出單從總出納處領(lǐng)取現(xiàn)金補足備用金。審計每月初匯總列出未退房結(jié)帳清單,給前廳部和市場營銷部各一份。該二部門適時聯(lián)系客人來結(jié)帳退押金。 6. 客人將辦理入住或在住但訂房單位的匯款暫未到帳或余款不足等狀況時,必需由市場營銷部有擔保權(quán)限的人員擔保,擔保額度(見酒店折扣權(quán)限規(guī)定)嚴格根據(jù)酒店規(guī)定執(zhí)行,除電腦備注擔保人外擔保人必需在前臺的擔保記錄上簽字確認,詳細為:訂房單位匯款暫未到帳,客人已到前臺辦理入住手續(xù)時,擔保人需在rc單上簽字;客人在辦理退房手續(xù)時在賬單上簽字,若遇特別狀況,擔保人不能準時到前臺辦理簽字手續(xù)時,可委托部門其他有擔保權(quán)限的人員簽字擔保;若超額擔保

5、需逐級上報,懇求部門主管、經(jīng)理、總監(jiān)直至分管副總在權(quán)限內(nèi)擔保。擔保掛賬時間不得超過二周,擔保人需親密跟催相關(guān)款項到位,否則將在次月工資中扣除,特別狀況需延期的需報請總經(jīng)理批準。如因前臺收銀員結(jié)賬時漏收而造成收款不足,由當事人負責追回相關(guān)款項,期限一周,否則將在次月工資中扣除或由當事人補交現(xiàn)金。 7. 假如簽單掛賬單位(個人)離店時未在前臺辦理賬單確認手續(xù),如入住時rc單上有有效簽單人簽字的可直接作清帳處理。如入住時rc單上無有效簽單人簽字的,先掛s賬,前臺主管應(yīng)準時電話聯(lián)系對方,發(fā)傳真簽字確認(并注明:傳真視同原件)即可清帳。此掛賬期限為1周。1周后對方無回傳的,前臺需即通知日常負責此簽單掛賬

6、單位(個人)的市場營銷部人員或此單預(yù)訂人,轉(zhuǎn)辦擔保s賬手續(xù),此后視同擔保s賬。 8. 審計每月初抄送前廳部和市場銷部各一份簽單掛賬單位(個人)的掛賬余額表。如發(fā)覺余額不足支付下一次基本消費(1晚1間房費)時需準時通知簽單掛賬單位(個人)并同時知會市場營銷部及前廳部。市場營銷部依據(jù)簽單掛賬單位(個人)協(xié)議及審計供應(yīng)的月掛賬余額表精確接受或拒絕預(yù)訂;前廳部(及餐飲收銀)嚴格按各簽單掛賬單位(個人)協(xié)議賜予或拒絕消費掛賬;前臺主管應(yīng)每天查看客人的消費狀況,如有超消費應(yīng)準時通知簽單掛賬單位(個人)支付或請客人現(xiàn)付,同時知會審計和市場營銷部。 9. 前臺主管對以上期限內(nèi)的各類掛賬要定期跟進,準時跟催相關(guān)部門、擔保人或掛賬單位等在規(guī)定期限內(nèi)辦理清帳手續(xù)。 10. 審計主管每月底對前臺s帳進行匯總。并全面監(jiān)督管理和檢查,杜絕異常狀況的發(fā)生;如發(fā)覺問題準時上報并在審計報告中反映