哈佛時間管理通則(1)

1、 哈佛時間管理通則 一、辦公促效法 促效法 1將公司報表文件原稿與資料的紙張統(tǒng)一起來最近的辦公自動化設(shè)備，大多具備便捷的功能，復印機自動送稿(ADF)，即為功能之因此，不必再費事地一張張換稿，一次次按鍵。即使不在一旁看著，也無所謂，可以大大的節(jié)省人力與時間?？墒牵@種精心設(shè)計出來的功能，卻出人意料的并未受到廣泛的應用。其原因之一在于原稿的紙張大小不一。例如，在公司內(nèi)部報表文件上經(jīng)?？梢园l(fā)現(xiàn)，文章是用文書處理機打在A4的紙上，而圖表資料紙是B4大小。即使只有一張大小不一，自動送稿功能(ADF)的威力，也要大大減小了，因此必須首先統(tǒng)一資料等所有文件的紙張大小，不只是復印上，在各方面都將大大提高效率

2、。2單面使用活頁紙從學生時代起，我們就偏愛以活頁紙來做筆記。當然，有時也會使用一般的筆記本。不過，從講究效率的觀點來說，活頁紙是最佳選擇，而且最好只使用活頁紙的單面。或許，這樣會令人覺得太浪費，但是以單面使用每一張只記一個項目，即使隨著思路起伏隨手記下，事后還是能分門別類自由地調(diào)整頁碼，使筆記更加清楚易讀。也就是說，必要的時候活頁紙可以插換。此外復印時只單面使用，可以免去一張張翻頁的麻煩，得以順利的進行作業(yè)。3把書架上大套書籍書背向下排置百科全書類的大套書籍，可以稱之為知識的寶庫，平常應經(jīng)常翻閱利用才是。事實上，這類書籍往往被束之高閣，無人問津。把大套書籍排上書架時，都要書背向下排置。大套書籍

3、所以被人敬而遠之的原因之一，在于難以放在普通的書架上。只要向下排置，就可以解決這個困擾。把書背向下排置時，令書底朝外并在上面寫上書名，這么一來就可以隨手抽取查閱，不會再有笨重、不便的感覺了。4利用百科全書的硬紙盒來收藏，可收一舉兩得之效把百科全書排上書架時，應該一定先把硬紙盒取下來，讓它“赤裸裸”地排在書架上，其理由是，事先取下硬紙盒，需要時，即可迅速的抽取查閱所需資料。而且取下的硬紙盒另有妙用。百科全書或全集之類的大套書，一套都有數(shù)十冊之多，利用這些硬紙盒做“整理盒”，分門別類地收藏明信片、書信等信件資料，實在非常方便，盒子的容量又多，大小又適合放置書信、明信片，所以，按類別或用途分別收藏是

4、最理想不過了。以后檢索找尋，自是“手到擒來”。5將經(jīng)常使用的工作用語記號化、簡略化在處理的事務(wù)過程中，只要在訪客的名片上，簡單地寫上“人、住、印、檔”，然后交給秘書，她就知道該登記客戶的姓名、住址、復印名片、夾入名片簿存檔。像這樣將經(jīng)濟使用的工作用語記號化、簡略化，在交待工作的時候，可以不必在口頭上一一指示或?qū)懽謼l提醒要點，得以省去不少麻煩。不只是一般的事務(wù)工作，連書信中經(jīng)常使用的客套話也可加以簡略化。例如“悉”表示“來函敬悉”，“祺”表示“敬祝商祺!”等等，如此即可大大的提高擬稿的速度，很快就可以交給秘書去打字。6將重要的剪貼資料印成B5大小很多人都有剪貼報紙、雜志的習慣，不過，如果以此來整

5、理應用資料，未必是提高效率的方法。例如，把資料貼在剪貼簿上或收集在信封中，在檢索的階段上，這種辦法相當不便。在管理者辦公室中，剪下的報紙、雜志文章一律要復印，而且利用復印機放大縮小的功能，全部統(tǒng)一成B5大小，這么一來，不但日后容易整理，而且檢索工作也會更為輕松愉快。7在活頁紙的兩側(cè)打孔我們習慣在活頁紙的兩側(cè)打上二十六個孔，因為想同時對照兩種資料時，可隨意夾左夾右，資料自然一覽無遺。單面使用法的優(yōu)點是，在這種情況下，將性能發(fā)揮到極點。如果有兩側(cè)打孔的活頁紙，在裝訂歸檔之時，就更加方便，何樂而不為呢?8參考書籍在復印出所需資料后，要立刻歸位書架亂七八糟，找一本急需要的書都得花上大半天，當然會導致工

6、作效率降低。書架要以自己的方式隨時整理得有條不紊，如此工作才能順利的進行下去。整理的要訣在于盡快將使用過的書籍歸位。通常，工作前所需的資料，在一本書中頂多占兩、三頁左右，因此，不管搬出多少本書，應都應只把必要的章節(jié)印下來，隨即把書籍放回書架上，這么一來，書架才能保持有條不紊，過后也不必為了找尋書籍，而浪費許多不必要的時間。在整理與檢索上，都是非常有效率的，實在是一舉兩得。9編制派得上用場的“專屬用書”HT5”，5SS每個月都要寫相當多的稿件。寫一、兩張稿件，往往就需要查閱好幾本參考書，在這種情況下，一本本翻閱查尋，就是有再多的時間也不夠用。一般來說，專門書籍大都是厚重一大本，要在這么厚重的書中

7、找出一小段參考資料，真如大海撈針，要浪費不少心力。因此，從必用的參考文獻中，事先印下認為需要的資料，編成一本“專屬用書”。先將資料整理成一冊，高效率地進行工作。10采用高爾夫球記分法，隨時隨地記下備忘錄喜歡打高爾夫球的人大概都知道，高爾夫球的記分卡上附有鉛筆，大小正好可放在上衣口袋，在球賽進行中，無論打到哪，都可立即記下分數(shù)。除了一般的筆記外，也應備有可放在上衣口袋且附鉛筆的備忘錄，這么一來，即使身邊沒帶公事包，也能立即記下備忘錄。很多業(yè)務(wù)員也都應這樣，隨身攜帶筆記簿。如果采用這種方法，隨時隨地都可迅速地記下備忘錄。11善用鉛筆型橡皮擦我們在寫稿的時候，都使用一種改良式的橡皮擦。普通橡皮擦，都

8、是長方體，不過這種橡皮擦卻是圓筒狀，并包在筆型的塑膠管內(nèi)，可像鉛筆一樣一點一點的推出來使用。它和一般橡皮擦最大的不同點在于，它可以不必再用另外一雙手按住紙張，能夠像鉛筆一般單手使用。一旦習慣了，就可右手寫左手擦雙管齊下，大大的提高工作效率。無論插在口袋中或是和鉛筆一起隨身攜帶使用，都是十分方便。12在抽屜中放置空名片盒，以收藏小東西大部分的辦公桌，都會在抽屜中附上整理小東西用的塑膠，不過這種塑膠盤卻不實用，尤其是塑膠盤把抽屜分成上下兩部分，下面的空間有時都浪費掉了。所以就利用空名片盒，來裝抽屜里的小東西，由于名片盒的盒蓋與盒體大致是同樣的規(guī)格，縱橫排列在一起，形成了井然有序的小格子，分門別類用

9、來放置郵票、大小回紋針、零錢等小東西，移動很方便。13經(jīng)常備有文具目錄經(jīng)常在辦公室中備有文具目錄，對自己來說，能夠提高工作效率的才是真正便于使用的文具，不過由于文具的種類實在太多了，即使到大型的文具專賣店，也不見得能夠找到自己想要的東西，這時候如果手頭上有一本目錄，就能夠馬上找到自己想要的東西，并且知道正確的商品名稱。想要目錄，只要向廠商索取，他們就會寄來，或是向附近的文具店索取一、兩年前的舊目錄也可以，包括中小型廠商，備有兩、三家以上的目錄，當然能有效迅速找到適用的文具制品。14事先決定文具的“購買庫存量”要提高工作效率，從筆記簿到郵票，復印用紙等的文具用品，永遠都不能缺少，必須源源不斷的供

10、給，所以徹底地實施文具庫存管理，是非常重要的。因此，事先決定“購買庫存量”，再根據(jù)這個標準加以補充。15記下常用文具的商品號碼前面講過，利用目錄來選購文具的方便。此外，管理者還將目錄上常用文具的商品號碼預先記錄下來，這樣就不必一張張的翻目錄，只要一通電話就可完成訂貨工作。所謂的商品號碼，就是商品的正式名稱。只要告訴廠商這個號碼，就能夠正確且迅速的讓對方了解到所需哪一類文具。例如，如果指名要“牌三一夾”，即指一般的輕便夾，可以需要的數(shù)量和顏色來訂購，就不會有送錯東西的情形發(fā)生。比起在店里對老板費勁的描述了老半天：“我要那種方方的，差不多這么大”這些繁瑣的話，卻不必能說清情況。16期數(shù)完整的雜志須

11、編制索引通常將雜志上必要部分印下來之后，加以舍棄即可，然而，有關(guān)自己的專業(yè)雜志卻是例外，全部一期不漏完完整整的保存下來。可是有些雜志自從創(chuàng)刊以來，已達幾百期，過期雜志已有相當數(shù)量。這就要求將每一百期發(fā)行一次的“索引”存檔，以備必要時加以檢索。一般說來，即使收藏完整無缺的雜志，大概也很少有人會特地編制一本“索引”。其實把目錄印下稍加整理就成了一本“索引”，日后檢索時，能節(jié)省不少時間。17在書架上為手頭正在進行的工作保留一個“專用區(qū)”整理書架時，大概很多人都是根據(jù)書籍的內(nèi)容，而分門別類的排列，有關(guān)法律書籍，就應根據(jù)內(nèi)容，例如，“債權(quán)法”、“民法”區(qū)分成不同的范圍。不過，在書架上為手頭正在進行的工作

12、保留一個“專用區(qū)”，為特殊書籍提供隨時可用的空間。剛剛開始著手一項新工作時，資料不會太多，但是隨著工作的進行，有時資料會一直增加，或是內(nèi)容發(fā)生變化。預先為此保留應用的空間，縱然資料一點一點的增加，也能加以集中整理。18把經(jīng)常使用的文字、數(shù)字刻成橡皮印HT5”，5SS在現(xiàn)代的辦公室中，OA機器已經(jīng)成了不可或缺的必需品，不過除了利用這些機器之外，只要稍稍動點腦筋，還是有很多提高工作效率的方法，比如說，利用橡皮印。(年月日印、裁決印、住址姓名印等等各種不同的印章，一應俱全)。在需要反復書寫同樣的文字與數(shù)字的情況下，如果一一手寫，那會耗費許多時間，所以若能將其刻成橡皮印，在處理事務(wù)上，便能夠省下相當多

13、的時間。即使要多花點錢，但是由于節(jié)省手寫作業(yè)的時間而，提高了工作效率，所以成本反而降低。19夜晚在枕邊放一支附燈光的園珠筆，靈感一來可馬上記下躺在床上時，突然靈感一閃，大概很多人都有過這種經(jīng)驗。的確，有許多絕妙的靈感都是產(chǎn)生于枕邊，不過，要是不立刻記下來，到了第二天早上就會忘得一干二凈，這種情況經(jīng)常可見。在枕邊備有附有燈光的園珠筆與備忘錄，靈感突現(xiàn)時，就可立刻隨手記下。這種園珠筆在柄部裝有小燈泡，能夠照亮筆尖范圍，所以不必特地打開電燈，就可以記錄。20深度太高的書架，只會造成空間與時間的浪費HT5”，5SS以排列A4大小的書籍來說，書架的深度只要二十一英寸，就綽綽有余了，可是市面上所出售的書架

14、，深度大都高達三十英寸，就這是導致工作效率降低的原因之一。在這種書架上，B5大小的書籍只占一半的位置，A5大小的書籍兩列直排也還占不滿。把書排得太深入，不但拿出不方便，而且也浪費空間，所以為了講求效率，應測量書架的旋轉(zhuǎn)空間，盡可能的選購尺寸合適的制品。21將剪貼資料的印本直接存檔前面談過，利用印機放大縮小的功能，把剪貼資料一律印成B5大小，這樣不僅能夠統(tǒng)一紙張的大小，而且可以直接夾在二十六孔活頁夾上，方便存檔。如此，不但省去粘貼的麻煩，也不會有日久剝落的現(xiàn)象發(fā)生，尤其是資料夾成一冊，整齊而不占空間，好像一本書一樣。22將處理完畢的筆記頁要即刻抽出經(jīng)常使用便于插換的活頁筆記，隨意把第二天的預定工

15、作和一定要處理的事項記在筆記本之后，將已處理完畢的事項用紅筆劃掉，而且，在全部事項完成之后，即將這一頁從筆記本中抽出移至保存檔案。由于每天反復這個流程，有時候在管理者的筆記本上，還留有一、兩年前的筆記頁，當然上面記載的全是些懸而未決的問題。這么一來，即使是成年累月未解決的事項，也可在筆記本上一目了然，想到的時候，就可對其深思一番，以謀求解決之道。23日后還會使用的資料要收到“暫時檔案”里從筆記本抽出已處理完畢的活頁紙，或許不會馬上用，不過偶而也會有再度派上用場的可能，像這樣的資料，要都交給秘書，像平日一樣加以復印，自行判斷分類歸檔。但是，并不是馬上收到最后分類的活頁夾檔案中，而是收到“暫時檔案

16、”里。然后，每隔一定時間，就翻閱檢查一下秘書的分類有無錯誤，同時也考證一下當初未判斷定奪的資料內(nèi)容，再將認定有保存必要的資料轉(zhuǎn)移到最后分類的檔案中。24以不同顏色的活頁夾來區(qū)別不同內(nèi)容的檔案保存資料的活頁夾有紅、藍、綠、咖啡等等不同的顏色。多年以來我們就使用這種活頁夾，到它有各種不同的顏色，因此應想出一套使用方法充分利用。比如塑膠面的活頁夾，專門保存內(nèi)部業(yè)務(wù)手冊與呈送法院表格文件等等，并按顏色加以區(qū)別；而布面的活頁夾，則專門保存各種信息資料，同樣的也是以顏色加以區(qū)分。這么一來，不管活頁夾放在哪里，一眼就可看出檔案的內(nèi)容種類。25經(jīng)常備有新的活頁紙為新書寫稿的時候，要以活頁紙做備忘錄，一有新點子

17、，馬上提筆寫下，然后將其保存在專用的活頁夾中。存檔時，如果發(fā)覺新點子比舊點子更好，就將新的存檔，舊的作廢。久而久之，活頁夾中的資料就會越來越豐富。當然，一個活頁夾只能為一本書一個主題所專用，為了能夠隨時使用新的活頁夾，常備有大量的活頁紙。26使用白色活頁紙，日后的整理工作將更方便有的人認為，根據(jù)大項目或主題不同，使用不同顏色的活頁紙，分類時將更為簡便。但是，最好一律使用白色活頁紙，因為本來可以隨心所欲大肆使用的活頁紙，一旦區(qū)別顏色，不但日后分類非常麻煩，而且一一區(qū)分顏色也很累人。另外，在復印時，除了彩色復印以外，資料會有不清楚等麻煩?；谏鲜龅睦碛桑瑧宦墒褂冒咨铐摷?。27使用二十六孔的活頁

18、紙應一直使用活頁式筆記本，而且一律使用二十六孔的活頁紙?？讛?shù)太少，紙張撕破的危險性高，而且二十六孔是使用率最高的紙張，基于上述的考慮，應選擇二十六孔的活頁紙。此外，二十六孔的活頁紙歸檔時也非常簡便。當然不只是筆記，連收集雜志、報紙等資料復印本時，也要打上二十六個孔，然后再夾到活頁夾上。在活頁紙的左右兩側(cè)打孔，嚴格說來，應該是五十二孔才對。28使用電動打孔機比較方便除了活頁式筆記本之外，報紙、雜志的剪貼資料也一律復印成B5大小，然后打上二十六個孔，再夾到活頁夾上。以前使用手動式打孔機，但是在數(shù)量增多的情況下，打孔實在是件既麻煩又費時的工作。由于經(jīng)常需要在相當多的資料上打孔，手動式打孔機已經(jīng)不合用

19、了，一改用電動式打孔機之后，即可節(jié)省很多時間。如果必須經(jīng)常使用打孔機，還是電動式的比較方便省時。 29. 在活頁紙上寫上大標題活頁式筆記本都劃有標線，其使用方法是，在最上面寫上大標題，比如“效率法”之類的大標題，其下寫上“收集資料”之類的中標題，接著按照標題分別列出小標或?qū)嵭兄械狞c子。如果記載事項無法全部寫在一張紙上，則在另一張活頁紙上同樣的寫上大標題、中標題并且按順序編上號碼，這么一來，即使筆記散亂無序，只要看到標題就可以了解其內(nèi)容。30. 在加上新活頁紙的同時，順便做整理淘汰的工作使用活頁式筆記，其最大優(yōu)點在于能夠自由地插換頁數(shù)，必要時可以重新插入，不要的可以丟棄。這樣活頁夾中的資料，其正

20、確性與精密度都會增加，并且越來越充實、豐富，這種自由伸縮的優(yōu)點，正是活頁紙的魅力所在。所以，在活頁夾上加上新的活頁紙同時，除了插換的頁數(shù)之外，也順便瀏覽一下前后的內(nèi)容，一發(fā)覺有不要的東西即撕下丟棄，借此筆記得以保持精簡、易讀，而且也可以大幅度地縮短檢索時間。31呈送出去的書類文件也要做標題和目錄除了時間太過倉促的情況外，在對訂約的公司客戶提出報告時，一定要在上面附標題和目錄，同時也要求部屬，在呈送任何書類文件時，都必須規(guī)規(guī)矩矩地標上標題與目錄。因為標題和目錄能夠使人在閱讀內(nèi)容之前，對文件的整體觀點與主題方向，有一個概括性的了解。乍聽之下，似乎令人覺得很麻煩，不過只要想到這項工作不但能縮短他人的

21、工作時間，也能夠縮短自己的工作時間，其效果絕對是很好的。32寫報告時，先將問題列在紙上，事后再一并查閱在寫報告時，即使中途有疑問或不了解之處，只要它不是個影響巨大的問題，可都不致馬上去翻查資料或文獻，因為或許因此解決了問題，可是卻因思考中斷浪費時間，反而耽誤了工作進度。所以一旦有必須查閱的事項，可先將其列在紙上，最后再一并去查資料。此外，列在紙上的問題也可以交待他人去查，自己也不必停下手上的工作。33寫報告或書信時，根據(jù)思路先打草稿，然后再加以修改在工作之中，為雜志寫稿、寫書信占了相當大的份量，不過畢竟是本行以外的副業(yè)，如果不講求工作效率的話，一定會影響到業(yè)務(wù)的進度。要提高寫稿的工作效率，必須

22、放松心情，不要戰(zhàn)戰(zhàn)兢兢地“寫千古文章”。如果一開始就想寫出完美無缺的作品，終究只會寫一字涂一字，寫一張撕一張，所以不如隨著思路先打個草稿，然后再加以修改。34利用業(yè)余時間構(gòu)思文稿在寫稿工作上，構(gòu)思要費很大的功夫，毫無準備就提筆，往往文思閉塞難以成行，所以在寫稿之前，最好在不同的場合，進行構(gòu)思與草稿的寫作。下了班在公車上，完全不受電話干擾地專心思索，是最適合構(gòu)思的時段。而且，剛從繁重的工作中解放出來，心情為之一松，往往會產(chǎn)生許多絕妙的靈感。想好了整個結(jié)構(gòu)大綱之后，再用口述錄音機和文書處理機，就可以迅速地完成草稿工作。35利用文書處理機來輸入文稿商業(yè)文件也和法律文件一樣，有很多都是相同的格式。文書

23、處理機不但能保存已打好的文章，而且還能自由地加以刪除、修改。最初雖然不得不多花一點時間來輸入，不過為了日后的方便，還是用文書處理機來輸入文稿比較理想。36. 文書處理機的磁碟片以一張一個為原則使用文書處理機時，必須特別注意磁碟片的整理方法。舉例來說，原則上一張磁碟片中，只儲存一個資料。磁碟片的容量，因機種而有所不同，不過一張大約可儲存多達一本書的資料，因而容易在一張磁碟片中，同時存入各種不同的資料，但是檢索時，就非常的麻煩，不太合乎效率原則。按種類準備不同的磁碟片，不會花太多的錢，就能以易于檢索的方式，將存入磁碟片的資料分門別類。37. 以不同顏色的標簽來區(qū)分不同內(nèi)容的磁碟片雖然將不同的資料分

24、別存在不同的磁碟之中，不過如果不一一顯示屏幕，還是無法了解其內(nèi)容，這樣就失去了分類的意義。為了解決這個缺點，一般應該采用的方法是在磁碟片上貼彩色標簽。 舉例來說，會計事務(wù)所中所采用的分類法是，綠色標簽表示“個別專題”，藍色標簽表示“一般專題”，黃色標簽表示“各種表格”。按顏色區(qū)分之后，如果項目太多，為了使檢索資料的使用更加迅速，即可將儲存的項目內(nèi)容做成表單。38. 保存舊磁碟片中的資料，不斷使用新磁碟片和錄像帶一樣，文書處理機的磁碟片可反復使用，因此一張磁碟片往往被使用好幾次。且大家都認為，再買新的磁碟片是一種無謂的浪費。輸入資料要花費相當?shù)墓し?，如果將其時間成本列入考慮，則長久不用的資料有朝

25、一日也會派上用場，如將其消除反而是一種浪費，所以要在一張磁碟片中存入相關(guān)的資料，至于新的資料，就毫不吝惜地輸入新的磁碟片中。39.活頁式手冊既能插換頁數(shù)，又能縮短找尋資料的時間不論到哪里，隨身攜帶一本活頁式手冊。在下班回家的公車上、就寢之前，突然想到第二天應該繼續(xù)進行哪些工作，就馬上記在手冊上。而且，活頁式手冊可隨時增加頁數(shù)，不要的頁數(shù)也可任意抽出作廢。40.備忘錄上要標明“主題”、“日期”、“出處”在看書或看電視時，一旦看到想記下的文句，可立刻提筆在B5的活頁紙上，記下備忘錄。備忘錄是分項寫下來的，以一頁一個項目為原則，至少標明“主題”“日期”、“出處”。如果備忘錄上標明主題與日期，事后重讀

26、時，即使記得不太完整，但只要回想一下當時的狀況，就可以清楚地了解其內(nèi)容，而出處則需要詳細調(diào)查?？晒﹨⒖贾茫瑐渫浬先绻麡嗣鬟@三項，則資料就會越來越有份量。41.在“單純作業(yè)”時間，利用耳機充實自己在剛進入機關(guān)工作時，在“單純作業(yè)”時間里，最適合利用耳機來充實自己。工作中有復印之類的單純作業(yè)，在復印時間內(nèi)，可趁機學習語言或準備某項考試，因此可隨身攜帶小型錄音機。經(jīng)由耳朵的刺激，更可提高學習的成效，當然復印的工作也可以不受妨礙地順利進行。在辦公時間就比較不適合了，但在離開座位去做某種單純作業(yè)時，推廣這個一舉兩得的點子是科學的統(tǒng)籌方法。42.增強工作意念的妙法將平常該做的事情列成一張表，做好之后就

27、用紅筆劃掉，因為這么一來，每劃掉一項就可確認“這項工作已經(jīng)完成”，當時心中的成就感與滿足感，即成為下回工作意念的來源。如此看來似乎沒什么意義，不過在工作無甚進展的情況下，多半原因都在于工作流于單調(diào)、冗長。大部分的工作都是由小作業(yè)累積而成的，由于這樣很容易造成繁瑣，所以可以列表方式來處理。此外，采用這個方式還可免于遺漏某項工作。43.防止厭倦單調(diào)工作的“成功畫面思考法”撰寫一本書著實需要有強烈的意志力，但多達數(shù)百頁的稿紙，雖說用口述錄音機或文書處理機之類的文明工具，可達到很高的工作效率，不過，有時候也是一件非常痛苦的事。在這種情況下，只要想到這是完成一本書的必經(jīng)過程，就會再次提起干勁。重要的是，

28、如果一心只想到眼前單調(diào)的工作，不但會心生厭煩，而且工作效率也會一落千丈。試用成功畫面思考法，想像計劃成功或完成工作時的成就感，是防止這些弊端的方法之一。44.“悅音”卡帶以回轉(zhuǎn)式為佳很多人在做單調(diào)工作時，都習慣聽輕音樂(BGM)，以集中精神。單調(diào)的工作盡可能的交給機器或?qū)傧氯プ觯斔闹艹车昧钊藷o法專心做事時，就可放點輕音樂，聽聽小河的流水聲和小鳥的歌聲。也就是說，以“悅音”來對抗噪音，同時，這種卡帶最好采用回轉(zhuǎn)式的，這樣就可以不必為換卡帶而中斷手頭上的工作。45.以上的方法處理問題經(jīng)常有人發(fā)牢騷說，就是因為工作太無聊，所以才無法提高工作效率。一成不變的奉行上司的指示，工作的確不怎么愉快。同樣地

29、，不妨不要理睬別人怎么說，以自己的方式來處理例行公事。在動腦筋想如何以自己的方式工作的當兒，會發(fā)現(xiàn)前所未有的樂趣，這樣才能提高效率。46.辦公桌最理想的狀態(tài)對某些人而言，只是外觀的整齊，不見得是最方便、順手的工作環(huán)境。主要是，最合乎自己方便的狀態(tài)，就是“整齊有序的狀態(tài)?！?7.自己整理辦公桌自己的辦公桌一定要自己動手整理，以保持自己最方便使用的狀態(tài)。如果任由他人多事“收東收西”，等到自己開始工作時，很容易找不到自己所要的東西。為了保持隨手取來，工作順暢迅速的狀況，辦公桌上的一切，最好能親自處理。從這個意義上來說，就是保持在合乎自己使用習慣的狀況下。如果任由他人隨便動自己辦公桌上的東西，工作效率

30、就會顯著下降。48.過暗或過亮的工作場所都會導致效率低落當因出差必須投宿旅館時，可隨身攜帶折疊式的臺燈，因為一般旅館的照明大部分都過暗。光線不足，眼睛容易疲勞，根本沒有辦法看書；但光線太強，也會造成同樣的效果。 過暗或過亮的光線都會降低工作與學習的效率。雖然大家都知道光線所造成的影響，但是真正注意關(guān)心的人，實在是太少了。經(jīng)常把工作帶回家做的人，最好注意一下家里的照明設(shè)備，在過暗的工作場所中工作，往往會事倍功半。49.臺燈要放在左側(cè)前面提過，辦公桌上的擺設(shè)，以最合乎自己方便使用的狀況為最佳。不過桌上的照明設(shè)備卻是例外，對慣用右手的人來說，臺燈如果不放在左側(cè)，是非常不方便的，因為如果臺燈放在右側(cè)，

31、寫字時就會受到手影的干擾，無形中降低了工作效率。而且，這樣對眼睛也不好。這雖然是最普通的常識，不過如果桌子左側(cè)靠墻，往往就把臺燈移置右側(cè)，請務(wù)必遵守“臺燈左放”原則。50.將內(nèi)容固定的文章格式化能夠統(tǒng)一某種格式的內(nèi)容，盡可能準備專用的表格，這樣一來，即可減少處理的時間與精力。這也可以應用于一般商業(yè)業(yè)務(wù)工作，比如對象不同內(nèi)容卻大同小異的文書，可分別準備不同的基本表格，然后再視情況的需要稍加修改，即可應用，如此可大幅度地縮短工作時間。51.抽屜整理盡可能細分化當然，如果不注意整理的話，抽屜越多麻煩也會越多。抽屜如果不整理得有條不紊的話，實在很難搞清楚那個抽屜中裝的是什么東西，所以抽屜的整理盡可能細

32、分化?；丶y針、鉛筆等等文具用品，自是當然的事，連文件書類也得分門別類地收在不同位置，這樣開抽屜找東西時，就可一下子找到。52.圓珠筆之類的文具，要經(jīng)常保持在三支以上一般而言，隨身所攜帶的圓珠筆最好經(jīng)常保持在三支以上。這固然是為油墨用完、遺失等臨時狀況而準備的，不過另有其他用意，比如寫字寫到一半，就外出辦事，把筆忘在桌上，即使如此，也不會有所不便。而回來之后，在中斷的狀態(tài)下，只要有紙有筆，就能馬上集中精神繼續(xù)工作。就連這么一點點小事，也會影響到工作效率。53.文具用品要放在伸手可及的范圍內(nèi)依各人個性的不同，辦公桌上也呈現(xiàn)不同的風貌，有的人不加整理雜亂無章，也有人一絲不茍整理得有條有理，究竟哪一種

33、好，不可一概而論。不過，平常使用的文具用筆雖不一定要放在桌上，但最好盡可能放在手邊上。比如處理文件時，要伸手拿支筆就得特地移動身子或站起來，這樣會影響工作的專注?；诖?，文具用筆最好放在伸手可及的范圍之內(nèi)，避免些無謂的時間浪費。54.文具用筆備有三套，分成“家里用”、“辦公室用”、“隨身用”備有“家里用”、“辦公室用”、“隨身用”三套不同的用筆，以便在不同的場所使用。如此一來，隨時隨地都不會缺少必要的文具用筆。在家里或上下班的車上看書時，想要在書中重要字句下劃線，或想要記下突來的靈感，如果手上隨時有筆的話，效率會非常的高。從效率投資的觀點來看，三套用筆的花費并不算貴。55.有玻璃窗的書架效率不

34、佳如果書籍不能迅速拿出放入，那么書架的價值就會減半，假如能縮短書籍的出入時間，就可能加速工作的進行。從這個觀點來看，經(jīng)?？梢姷母讲ＡТ暗臅?，就稍有問題了。 書架若附有玻璃窗，在拿放書籍之際，就非得開來關(guān)去不可。這么短短的空檔，累積起來也相當浪費，尤其是經(jīng)常閱讀使用的書籍，拿出放入的次數(shù)也多，開開關(guān)關(guān)的時間更是不容忽視。對提高效率而言，玻璃窗可以說是無用的廢物。56.即使價錢貴一點，也要選用高及天花板的書架一般來說，在規(guī)劃房間的空間上，盡可能完全利用地板到天花板之間的空間，可收到很好的空間效率。在選購書架之際，即使多花一點錢，還是可選用高及天花板的尺寸。在購進新書架之前，要精確地測量放置書架的

35、空間大小，以隨時備用的卷尺，量出上、下、左、右、深的尺寸，然后選購大小適合的書架。這么一來，空間有限的辦公室就得以徹底利用，達到最高的使用效率。57.書架上的書籍按內(nèi)容主題來排列整理藏書不多的人，根據(jù)法律、經(jīng)濟、語言等等一般的書別來整理，大概沒有什么問題?？墒?，一旦各類藏書多達數(shù)百冊，如果不以一個主題，比如“繼承法”之類，來排列整理的話，那么檢索就要浪費很多時間，效率實在太低。58.有計算功能的手表，隨時隨地都可驗算數(shù)字在公車上突然想要計算數(shù)字，計算機手表十分方便，不必專門從公文包中，拿出計算機，且對口算心算沒有把握時，這種“計算機手表”更能發(fā)揮特有的功能。雖然，按鍵太小不容易操作，但是在這些

36、功能之下，這個缺點不足掛齒。59.即使貴一點，對電腦處理的投資也要在所不惜最近市面上電腦的價格急速降低，有不少人除了文書處理機外，還在家里自備傳真機、電腦等家庭辦公設(shè)備，以期提高工作與學習的效率。只要能夠運用自如，對電腦設(shè)備的投資，絕對是值得的。 溝通促效法 1.站著開會也能提高開會效率一般說來，大家似乎都認定開會一定要坐著開，其實，偶而站著開會也是個很好的方法。站著說話，會產(chǎn)生要盡快把話說完的心理作用，令精神集中，很快就可以獲得結(jié)論，問題一下子就決定了。所以相對而言，那種又臭又長的會議，只是浪費時間而已。目前也有相當多的企業(yè)采用這種方法。2.除了通訊錄之外，也要編制“人才錄”任何人都有通訊錄

37、，不過除了通訊錄之外，最好還編制一本“人才錄”，專門記載詳細的個人資料。在人才錄上，包括姓名欄全部有十二個項目，詳細記錄個人的專長、特征、學歷背景等等，所以在求才的時候，非常方便?！叭瞬配洝笨捎糜布埌遄龀?，并用釘針外皮裝訂成冊。3.與人會面選在書店最適合與人會面時，如果對方?jīng)]有不便之處，你可以利用書店做為會面的地點，并且特別指定大書店中你所喜歡的專柜為會面處。在等人的時間中，也可以用來收集信息，一點也不浪費時間。如果比約定的時間早到，就可以看看雜志或自己喜歡的書，以吸取信息，即使對方遲到，也可有意義地打發(fā)時間。只要稍加用心，等人時間就可以變成充實、有意義的時間，而且大書店目標很容易找，可以說是

38、最適當?shù)臅鎴鏊?.名片的整理在整理通訊錄時，可采用一般的方法，按照姓氏來排列。不過名片方面，就不用要這個方法，而是要分成工作、公司等幾個項目來整理。如此，即使一下子想不起對方的姓名，只要知道對方是“A公司的職員”，仔細找找A公司那一份就可以，此起按姓氏排列，這個方法更容易檢索。此外，整理名片時，不要把名片放在名片盒里，要放在名片簿中，這樣較容易翻閱找尋。5.在“工作手冊”上詳細記錄零散信息出門辦點小事，卻不巧趕上擁擠時間，結(jié)果白白等了半個多鐘頭，這種情況經(jīng)常會發(fā)生，只是平常不太會感覺到，其實這些浪費掉的時間，一累積起來，也是相當可觀的。所以，為了防止這種無謂的浪費，連乍看之下很可笑的瑣碎信

39、息，最好也記在“工作手冊”上，比如郵局在哪一天哪個時間人最少，或是哪個窗口辦事速度最快，將這些具體的信息記在手冊上，辦起事來將更為方便、迅速。6開會時間要加上尾數(shù)，以防止遲到召集會議時，如果把時間訂在“一點”、“兩點”，一定會有人遲到。這種幾點“整”的時刻，大都會令人感覺這只是個概括性的標準，很容易漫不經(jīng)心的珊珊來遲。所以，你盡可能在開會時間加上尾數(shù)，如“一點十五分”，這樣一來，會令人心生疑惑：“這個時間是不是具有什么特別意義?”因而產(chǎn)生極高的興致，如此會議就能準時開始。7立刻在收到的名片上寫“當事人”的資料對商界人士而言，交換名片似乎是不可缺少的“儀式”。從初次見到的人手中所收到的名片，不要

40、隨便亂放，應整理得有條不紊，日后將成為寶貴的個人資料來源。當與人交換名片后，你可以馬上在對方的名片上書寫他的專長、興趣、資歷等等，這么一來，要找人才就輕松多了。主要的是，為方便日后利用，先在名片上多加幾個字，這一點是非常重要的。8與沒有時間觀念的人約會時，可接著安排另一個約會約會老是遲到，沒有時間觀念的人，大多在事情已告一段落之后，仍喋喋不休地說個沒完，即使是事情已談完，他們也無意離開，仍興致勃勃地準備暢談一番。在與這種沒有時間觀念的人約會時，你可接著又安排另一個約會，并且事前聲明：“我兩點十五分有約會，我早一點在一點四十分見面吧”!這么一來，幾乎所有的人都會準時赴約，由于時間有限，會面得以快

41、速地進行。從第二個意義上來說，又可防止時間的浪費。9與公司主管會面時，在對方名片上書寫秘書小姐的芳名當你與公司董事高級主管交換名片時，你可以請教對方專任秘書的芳名，趁著記憶猶新，馬上寫在收到的名片上。因為在與這種高階層人物聯(lián)絡(luò)時，他們不可能會親自接電話，通常都經(jīng)過秘書轉(zhuǎn)接，如果事先曉得秘書的芳名，聯(lián)絡(luò)起來自然會順利多了，而且，借此博得秘書小姐的好印象，對日后的工作自是大有益處。10名片上除“個人資料外”，另記錄其他資料以加深印象除了“個人資料”之外，你還可在收到的名片上，書寫種種資料，比如一般的“見面日期”、“見面場所”、“介紹人”、“會談要事”等等，此外出身地和外表特征，也都盡可能地寫下來。

42、當然，這些都是人才錄上的珍貴資料，同時借此加深對他人的印象，即使是很久不見的人，只要看看名片，腦海中就能夠浮現(xiàn)鮮明的印象。最好在交換名片的當天，就把這些資料全寫上去，以免日久忘懷。11牢記女職員的生日 整體工作能不能順利進行，關(guān)鍵多半在于女性職員，似乎每家公司都是如此。即使復印一張文件，小姐們肯不肯盡心幫忙，都會影響到工作效率與工作成果，因此很多人對女性職員都特別用心。基于此點最好的方法是記住小姐們的生日，在當天送她們一張生日卡。以小小一張卡片，向她們表示感謝，就算她們平日對你有什么不滿，也會一筆勾銷。 12. 通訊錄要采用活頁卡片，以便插換追加通訊錄最好是采用活頁式卡片，這種活頁式通訊錄，一

43、張卡片上只登記一個人，所以不管對方搬了幾次家，改來改去都不怕沒地方可寫，換新卡片也是很簡單。此外，還可根據(jù)情況的需要，隨意插換追加。舉例來說，如果“陳大”的后面是“林二”，有一天又認識一個姓“陳三”的人，舊式通訊錄一定追加在最后一頁，但是這種活頁式的通訊錄，就可干凈利落地把“陳三”插在“陳大”與“林二”之間。13.賀年卡上的“最新動態(tài)”，要馬上轉(zhuǎn)記到人才錄上最近賀年卡上的賀辭大部分都是印刷的，頂多在最后一、兩行自己再添上幾句話，有時候，也會順便寫上個人的最新動態(tài)，比如換工作、買房子搬家、通知結(jié)婚、添丁報喜等等。對這些賀年卡上的新信息，你必須仔細篩選，將必要的轉(zhuǎn)記到“人才錄”中當事人的卡片上。這

44、些都是人才信息的基礎(chǔ)資料，如果遺漏對方搬家的通知，以致于失去聯(lián)絡(luò)，于公于私，都無法再發(fā)展下去。14.個人動態(tài)的原始資料，要保存一定期間只要一收到告知搬家、結(jié)婚、添丁、死亡等等有關(guān)生活變化的書信或明信片，你可將其轉(zhuǎn)記到“人才錄”的卡片上。至于那些信件，則收到盒子里保存一定期間，因為如果馬上將原始資料丟棄，就無法對比“人才錄”上的記錄有無錯誤，以致于經(jīng)常發(fā)生陰錯陽差的現(xiàn)象。為了防止誤認或筆誤，最好將原始資料保存一定的期間。15.借著人才錄的幫助，即使多年不見的人，也能談得很融洽“人才錄”是人際關(guān)系網(wǎng)中個人資料的檔案，其中設(shè)有種種項目，比如“姓名欄”、“姓氏索引”、“性別欄”、“出生年月日欄”、“會

45、面欄”、“學歷欄”、“職業(yè)欄”、“籍貫欄”、“服務(wù)地點欄”、“現(xiàn)在通訊處欄”、“家庭欄”、“備考欄”等等因此，即使與多年不見的人會面，只要事先查看一下人才錄上的資料，就可知道對方現(xiàn)在在哪家公司哪個單位擔任什么職務(wù)、家里有幾個人、結(jié)婚紀念日是哪一天，借此彼此不會感到陌生，能很快地熟識起來，相談甚歡。16采用名片大小的卡片做通訊錄，十分方便采用名片大小的卡片做活頁式的通訊錄的方法是，將卡片從上到下分成四行，第一行寫家庭的郵遞區(qū)號、地址、電話號碼，第二行寫公司的郵遞區(qū)號、地址、電話號碼、傳真機號碼，第三行寫公司名稱、單位名稱、職銜，第四行寫人名或是團體名。這些資料一目了然，可以說是效率很高的通訊錄。

46、市售的通訊錄大部分都太小，不像這種自制的通訊錄具有充分的填寫空位。17.人才錄要以拼音字母加以細致分類字母區(qū)分活頁卡片人才錄上的索引欄，并不是按現(xiàn)成格式大略地以姓氏分類，而是取其人姓名的前三個字音，填入索引欄。以“林達新”來說，你可在卡片的右上角，寫上“L、D、X”三個字，如此一來，在L區(qū)之中，還可按1、2、3、4的順序，加以細分化。(或者，亦可在L之后以男、女行業(yè)、地域區(qū)分)因而得以縮短找尋的時間，很快找到自己所要的資料。 雖然找一個人省不了多少時間，但是在找很多人的情況下，效率可就大有不同。18.“記號式”通訊錄，可提高工作效率為了在交待秘書寄賀年卡、問候卡之時省去一一勾名單的麻煩，你可以

47、先在通訊錄上加“”、“”、“×”、“”等等記號。“”表示每年寄卡片的人，“”表示已寄了好幾年卻一直沒回函暫且予以保留的人，而“×”表示不寄也無所謂的人，此外，“”表示目前不在國內(nèi)的人。將寄卡片的工作交待屬下去辦，如果采用“記號式”通訊錄，那么受命的人就可以順利進行工作。19.先將通訊錄復印下來，以便進行核對賀年卡的工作如果你所在單位每年要寄發(fā)好幾千封的賀年卡與問候卡，如此龐大的數(shù)量，很容易發(fā)生漏寄的失誤，所以最好的方法是先將通訊錄復印下來，以便進行核對賀年卡的工作。先將通訊錄的姓名欄全部復印下來，把復印名單放在手邊，寫完卡片后再用橡皮章在名單上蓋章，以表示寫過。這階段的工作

48、，你可全部交給秘書去做。你只要在卡片上親筆加上幾句話，并且在先前的復印名單上，再蓋個章，以表示確認無誤。如此一來，就不會發(fā)生漏寄的情形。20.核對寄發(fā)賀年卡名單的橡皮章，可用“已處理”印HT5”，5SS你單位在如果核對寄發(fā)賀年卡的名單上，蓋上“已發(fā)理”印，就可以防止漏寄的失誤，而且，最好是采用不打印臺的橡皮章。如果用筆勾記號，其記號的大小與位置很難統(tǒng)一，確認時很容易發(fā)生眼睛疲勞等負面現(xiàn)象。還是采用市售大小統(tǒng)一的橡皮章比較快。21.賀年卡已差不多都收到了，就開始做整理如果收到?jīng)]有寄卡片給他的人所寄來的卡片，一般都會馬上再補寄一張，因此，過了正月初七之后，還是經(jīng)常會收到卡片。等賀年卡已收齊，就可將

49、全部的卡片加以整理。 以姓氏拼音字母將全部的卡片重新排列，然后根據(jù)通訊錄復印名單，查出沒有寄卡片給他的人，有必要的話，再補寄一張給他。先前因搬家地址不明以至于沒有寄卡片給他的人，如果收到他所寄來的卡片，就要將其新地址轉(zhuǎn)記通訊錄上。22.日期章蓋在寫有寄件人姓名的那面一年之中，也許你會收到很多很多的信件，所以，收到時若不好好整理，最后就會亂成一堆，陷入無法整理的狀態(tài)。最好的方法是，當天收到的郵件都蓋上日期章，而且，一律蓋在寫有寄件人地址、姓名的那一面，這樣不管寄件人的地址、姓名是寫在正面或背面，一眼就可以知道收件日期與寄件人姓名，事后就能順利的進行分類工作。23. 以“請問你有何貴事?”這句話會

50、打斷廢話太多的電話在最忙碌的當兒，有人打電話來說了一大堆廢話，不由令人暗暗著急，大概很多人都有過這種經(jīng)驗。在這種情況之下，最好的方法是以“請問你有何貴事?”來打斷對方的話頭，以便趕快進入主題。視情況而定，也可以說：“我現(xiàn)在有客人，有事請直說。”幾句話就把事情解決。這樣或許有些不客氣，不過，如果一通電話要浪費數(shù)秒到數(shù)分鐘的時間，長時間累積下來，也是相當可觀的，所以，應盡量減少這種不必要的時間浪費。24.對付長舌的妙法HT5”，5SS在這個世界上，有種舌頭特別長的人，正事談完了依然喋喋不休地說個不停。在這種會談之中，有時也會意外地獲取有用的信息?？墒牵缬屑笔庐斎徊荒馨褜氋F的時間浪費在聊天上。在與

51、長舌的人會面時，你應該根據(jù)情況決定“結(jié)束會談的時刻”，并先在手表上設(shè)定時間。等到手表響起，你就說：“實在很抱歉，我另外有急事。”借此結(jié)束會談。以這種方法來打斷談話，對方也能夠接受。讓定時表說出有口難言的“逐客令”。25.與客戶面談時，請他帶份備忘錄前來當客戶要約你面談時，你最好要求對方盡可能帶一份重點備忘錄前來面談，因為，即使腦海中很清楚事情的始末，一旦實際用口說出來，還是會有很多不清楚的問題所在。請客戶先大略整理一下要點，比如某月某日發(fā)生了什么事，牽涉到繼承問題的家屬、親戚等等，這樣就能很快了解客戶的情況，得以省下相當?shù)臅r間。請對方盡可能帶一份重點備忘錄前來會談，可說是有效與人會談的要訣。2

52、6.選擇下午時間與人會談與人會談時，有時要遷就對方的方便，不過，你最好還是盡可能約定下午的時間，因為這樣可以避免占用有效利用的時間。上午是開始一天工作的時段，指示秘書打字、回信，打電話聯(lián)絡(luò)要事等等，這些事情如果都在上午交待好，下午的工作就能很快完成加以檢查，可達到很高的工作效率。而且，一上午埋頭于桌上作業(yè)，到了下午多少會感到有點疲倦，在這個時候與人會面，正好可以轉(zhuǎn)換一下心情。27.事先訂好會議開始與結(jié)束的時間在召集會議時，最好先決定會議開始與結(jié)束的時間，并通知開會的人員，因為先定下結(jié)束時間，會使參加人員產(chǎn)生專心開會的意識，有一掃松懈氣氛的功效。這就是心理學上所說的“截止效果”。舉例來說，因為入

53、學考試每堂只考一小時，考生為在限時內(nèi)寫完考卷，就會集中全副心神專心作答。將這原理應用到會議上，就不會浪費時間與精力。 28.預先通知參加開會的人，會議是逾時不候的無論做任何事，總有人不守時。比如說兩點開會，就有人到了兩點十分左右才珊珊而來。如果等到遲到者全來了之后才開始開會，等于使其他準時而來的人都損失十分鐘，造成時間大量的浪費。因此在通知開會時間時，清楚表示會議是逾時不候的，這樣，即使參加人員還未到齊就準時開會，遲到的人也無話可說，而且下次也不敢再遲到了。29開會前要求提案者準備書面報告馬拉松會議的原因，都在于事先準備得不夠周全。沒有審議議題內(nèi)容的時間，在會場中被要求馬上說出結(jié)論，任何人都只

54、有瞠目以對的份兒，當然在沉默中浪費不少時間。基于這些，會議的召集人最好事先準備“議題”、“問題要點”、“對策”等等用紙，預先要求提案者提出報告，并將其復印分發(fā)給每個人，這樣每個問題、觀念都一目了然，自能提高會議的效率。30.對上司做工作報告時，要先打好腹稿HT5”，5SS在對人傳達要事時，若不先整理出條理，就冒然開口，往往都不得要領(lǐng)。尤其是對上司做工作報告，說話結(jié)結(jié)巴巴，不只浪費時間，更會令上司感到不耐煩，而影響到對自己工作能力的評價。不只是對自己的同事，連對自己家人也是一樣，都要“先想好要說的話，才把人叫過來?！倍议_口時，要先從結(jié)論說起，這樣，對方就會知道談話重點所在，不但不會浪費時間，也

55、比較不會發(fā)生誤會。31.好的工作程序要記入工作手冊，使新進者也能應用在做一件工作時，往往必須多方摸索嘗試，不過，在嘗試的過程中，即使發(fā)現(xiàn)新的方法，一旦完成這件工作，有時也會忘了這個妙法，因此，所造成的時間浪費無法估計。所以，在你所在單位中，如果有人發(fā)現(xiàn)效率良好的工作方法，都要記入“工作手冊”中，這樣這個工作經(jīng)驗就不再為發(fā)現(xiàn)者所獨有，而且，任何人只要照章行事，一定可以順利無誤地完成工作。32.“實用工作手冊”來自以往的工作經(jīng)驗不管期望做得多么完整，“工作手冊”一定會有所遺漏。一種文件寫法雖然已考慮到種種狀況，但為了對應特別的情況，就必須采取相應的做法。因此明知不夠完整，還是編制工作手冊，將其當成“試金石”。一旦工作上發(fā)生困擾的問題，就立刻追加、修正工作手冊的內(nèi)容。這樣日積月累就能完成一本“實用工作手冊”，任何狀況發(fā)生都能從中找到最有效率的解決方法。33.多關(guān)心女職員，托以重任以相當?shù)木匆馀c關(guān)心，來對待