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文檔簡介

1、董事長辦公室秘書崗位職責工作流程 董事長辦公室秘書崗位職責及工作流程 工作內容 工作要求 工作流程 一、辦公室 內務 1、辦公環(huán)境 光明干凈 一塵不染 家具擺放整齊 辦公桌無文件累積 文件整齊規(guī)范 圖書排放整齊 1、每天準時上班。 2、開窗通風。 3、清潔辦公室:每天將辦公桌、椅、文件柜、窗臺擦拭一次。 4、清理花木:鮮花每天換水一次,其他花木沒有枯葉、雜草。 5、為董事長備好茶水(董事長到辦公室的同時)。 6、每天下班前清理辦公桌一次,關閉好門窗、電源等。 7、準時清理辦公、生活垃圾,不讓垃圾在室內過夜。 8、每兩周吸塵一次。 2、文件管理 流程齊全 分類合理 處理準時 管理規(guī)范 1、對全部

2、文件先進行識別,并分類登記,再分別辦理。 2、外來紅頭文件:填寫收 文處理單,向周浦秘書辦索要收文編號,準時送批和傳遞發(fā)放,并留下記錄。 3、內部紅頭文件:作好收文記錄并放置在待處理文件夾內,便于董事長看閱。 4、外來公函、通知及文字資料:準時送交董事長閱示,依據(jù)董事長批示正確辦理(不急的文件資料放置在待處理文件夾內)。 5、內部通知、報告:準時送交董事長閱示,依據(jù)董事長批示正確辦理(不急的文件資料放置在待處理文件夾內)。 6、公司各部門(單位)送交董事長簽字的,依據(jù)送交人的意見賜予準時傳遞辦理。 7、重要的和緊急的文件,須提示董事長。 8、每天將送交董事長批示、看閱的文件清理一次,并核對登記記錄。 9、依據(jù)文件積累的狀況準時進行存檔,并作好相應記錄,便于查閱。 二、來賓接待 彬彬有禮 熱忱接待 1、笑臉相迎,茶水相待。 2、詢問來賓狀況:來訪目的,有無預約及身份狀況等。 3、索要名片。 4、準時向董事長請示。 5、按董事長意見引見,接待(按狀況賜予續(xù)茶水)。 6、依據(jù)客人來訪時間及職務等級,征詢領導意見后確定是否客餐、宴請。 三、會務服務 1、董事會 預備充分 支配周全 接待周到 組織完善 1、會議議程的擬定。 2、確定與會人員。 3、會議通知起 草和發(fā)送。 4、

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