外賓接待流程

1、外賓接待流程外賓接待流程一、 確定接待內(nèi)容接待活動(dòng)前一天需明確以下事項(xiàng)，以便安排后續(xù)工作：1、 接待對(duì)象：掌握來(lái)賓信息，包括姓名、所屬單位、職務(wù)、人數(shù)，是否有隨行人員或司機(jī)。2、 接待人員：確定接待活動(dòng)中的領(lǐng)導(dǎo)名單，包括集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)和公司領(lǐng)導(dǎo)。根據(jù)服務(wù)內(nèi)容和分工確定所有服務(wù)人員名單，建立會(huì)務(wù)組微信群，以便隨時(shí)通報(bào)接待行程、進(jìn)展及變更事項(xiàng)。3、 來(lái)訪目的：了解來(lái)訪目的，以便有針對(duì)性的安排接待流程和所提供的服務(wù)。4、 參觀地點(diǎn)及接待行程：確定來(lái)賓參觀的地點(diǎn)以及整個(gè)活動(dòng)過程的行程安排、參觀順序及時(shí)間節(jié)點(diǎn)。5、 服務(wù)需求：確定整個(gè)接待過程中所需要的服務(wù)內(nèi)容，如接送服務(wù)、參觀地塊、沙盤講解、會(huì)議服務(wù)、用餐服

2、務(wù)、住宿服務(wù)等。6、 接待時(shí)間：提前了解來(lái)賓的出發(fā)地點(diǎn)（以便推算路程所需的時(shí)間）、出發(fā)時(shí)間，以及計(jì)劃到達(dá)參觀地點(diǎn)的時(shí)間。二、 來(lái)賓接應(yīng)：對(duì)首次來(lái)訪的賓客和重要來(lái)賓，應(yīng)提前在來(lái)訪途中等候迎接并引導(dǎo)至參觀地點(diǎn)。需提前確定接應(yīng)地點(diǎn)、時(shí)間、接應(yīng)對(duì)象及車牌號(hào)，指定專人專車在約定時(shí)間前20分鐘到達(dá)等候。（通常北京市來(lái)賓應(yīng)在京哈高速西集出口接應(yīng)）引導(dǎo)人與來(lái)賓會(huì)合后，應(yīng)第一時(shí)間在會(huì)務(wù)組微信群中通報(bào)，距離目的地2公里左右再通報(bào)一次，以便公司領(lǐng)導(dǎo)和接待人員做好迎賓準(zhǔn)備。（例如：參觀目的地為c4辦公樓，引導(dǎo)人員應(yīng)在到達(dá)中信第一城時(shí)在會(huì)務(wù)組微信群里通報(bào)位置。）三、 項(xiàng)目參觀服務(wù)1、 根據(jù)接待對(duì)象的來(lái)訪目的確定參觀路線

3、，提前模擬一遍，了解路況，發(fā)現(xiàn)和解決參觀路線中可能出現(xiàn)的問題，記錄每段路程所需時(shí)間，以便確定最終的接待行程和各環(huán)節(jié)時(shí)間。2、 重要來(lái)賓來(lái)訪，需安排專人在參觀區(qū)域或特定區(qū)域巡視，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)反饋，并協(xié)助處理突發(fā)事件。3、 根據(jù)參觀人數(shù)確定適合的車輛，指定駕駛?cè)笋{駛，駕駛員負(fù)責(zé)提前檢查車況，對(duì)車輛內(nèi)外部進(jìn)行清潔整理，保證油量充足，并備一箱礦泉水供來(lái)賓車上飲用。冬夏兩季應(yīng)提前開啟空調(diào)保持舒適溫度。4、 確定候車時(shí)間，駕駛?cè)藛T應(yīng)提前將車輛開到門口等候，注意將車門正對(duì)樓門，切不可將車尾對(duì)著樓門方向。5、 確定隨車參觀的陪同人員，參觀車輛每到達(dá)一個(gè)目的地應(yīng)及時(shí)在微信群中通報(bào)位置，同時(shí)，在允許的情況下，對(duì)參

4、觀過程進(jìn)行拍照作為存檔資料。若除公司領(lǐng)導(dǎo)外無(wú)其他陪同人員，應(yīng)安排指引車在參觀車輛前方開路，指引車駕駛?cè)素?fù)責(zé)隨時(shí)通報(bào)位置。6、 參觀非本公司區(qū)域時(shí)，如紫藤堡、天下第一城，應(yīng)提前聯(lián)系相關(guān)單位，溝通參觀事宜并告知參觀車輛車牌號(hào)，保證車輛進(jìn)出自由。四、 沙盤講解服務(wù)（一） 準(zhǔn)備工作1、 提前一天將接待活動(dòng)行程告知物業(yè)公司，安排保潔員重點(diǎn)清掃參觀區(qū)域，做好室內(nèi)通風(fēng)。清掃首層衛(wèi)生間，裝入擦手紙、衛(wèi)生紙及洗手液。物業(yè)工程部提前一天檢查燈光音響空調(diào)是否運(yùn)行正常，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)維修。接待當(dāng)天提前1小時(shí)啟動(dòng)首層空調(diào)，提前30分鐘將燈光、音響調(diào)試完畢。2、 圈定來(lái)賓停車場(chǎng)區(qū)域，及時(shí)通知公司員工停車注意事項(xiàng)并安排保安公

5、司做好車輛疏導(dǎo)工作。來(lái)賓車輛到達(dá)停車場(chǎng)后，保安員應(yīng)給予引導(dǎo)和幫助，但對(duì)車輛的停泊位置不做強(qiáng)性限制。3、 物品準(zhǔn)備：準(zhǔn)備沙盤專用激光筆3支；在前臺(tái)位置擺放小瓶礦泉水供來(lái)賓自取。在沙盤休息區(qū)茶幾中間擺放礦泉水、煙灰缸。（二） 過程中服務(wù)1、 來(lái)賓車輛到達(dá)停車場(chǎng)時(shí)，由保安人員將大門全開，并側(cè)立于大門東側(cè)，面向西，立正迎賓；同時(shí)，樓內(nèi)的引導(dǎo)人員開啟沙盤燈。2、 來(lái)賓進(jìn)入大門時(shí)，保安人員立正敬禮，待來(lái)賓全部進(jìn)入辦公樓后，保安人員禮畢，關(guān)閉大門，立正站于大門內(nèi)側(cè)，面向沙盤方向。沙盤講解過程中，保安人員不得隨意走動(dòng)或坐下休息。3、 來(lái)賓進(jìn)入辦公樓時(shí)，由兩名引導(dǎo)人員立于臺(tái)階兩側(cè)，小聲提示來(lái)賓注意臺(tái)階。講解開始

6、時(shí)，引導(dǎo)人員將激光筆和話筒遞給主講領(lǐng)導(dǎo)，并站立于沙盤外側(cè)，隨時(shí)觀察公司領(lǐng)導(dǎo)和來(lái)賓需求提供服務(wù)，并根據(jù)來(lái)賓需要將其引導(dǎo)至相應(yīng)地點(diǎn)。4、 在允許的情況下，安排攝像人員進(jìn)行拍攝。5、 沙盤講解結(jié)束后，一名引導(dǎo)人員將來(lái)賓引導(dǎo)至下一行程地點(diǎn)，另一名引導(dǎo)人員負(fù)責(zé)在一層等候收尾。若來(lái)賓離開，應(yīng)尾隨來(lái)賓后方協(xié)助送行。五、 會(huì)議服務(wù)（一） 會(huì)前準(zhǔn)備1、 會(huì)議室設(shè)備： 會(huì)議室電腦：如來(lái)賓座談時(shí)，需要播放影音或ppt文件，應(yīng)提前確定與投影儀接駁的電腦，保證運(yùn)行良好，開會(huì)前接好電源并開啟。 投影儀：提前30分鐘啟動(dòng)投影儀并與電腦接好，調(diào)試好畫面，保證投影圖像端正，字跡清晰。 空調(diào)：冬夏兩季應(yīng)提前30分鐘啟動(dòng)空調(diào)，調(diào)試

7、至適宜溫度。 燈光：根據(jù)會(huì)議需求將燈光亮度調(diào)至最佳，如使用投影儀，需提前拉合窗簾。2、 會(huì)議室用具： 會(huì)議桌上擺放物品的標(biāo)準(zhǔn)（見下圖）：桌牌距離會(huì)議桌邊緣50公分，桌牌下方正中位置根據(jù)需要擺放a4白紙一張或會(huì)議資料一份，桌牌右側(cè)擺放瓶裝水一瓶，根據(jù)需要選擇小瓶農(nóng)夫山泉或蘇打水，瓶裝水右側(cè)擺放瓷質(zhì)茶杯一個(gè)，杯把朝右側(cè)擺放，a4紙右側(cè)擺放簽字筆一支或根據(jù)需要擺放激光筆一支，筆尖向前。播放幻燈時(shí)，為匯報(bào)人準(zhǔn)備1支翻頁(yè)激光筆，1支備用。會(huì)議桌中央，每間隔50公分依次擺放煙灰缸及紙巾盒。 茶具準(zhǔn)備：參照會(huì)議倒水服務(wù)。 其他：在茶水柜準(zhǔn)備富余的會(huì)議資料、瓶裝水、a4白紙及簽字筆，以備用。在允許的情況下，準(zhǔn)

8、備錄音筆、相機(jī)、錄像機(jī)，提前一天充電，檢查內(nèi)存，保證會(huì)議使用。3、 會(huì)議資料準(zhǔn)備： 影音、ppt文件：將需要放映的文件提前拷貝至?xí)h室電腦中，確保文件完好，開啟正常，同時(shí)在u盤中備份以防文件丟失。 書面文件：將匯報(bào)文件打印成冊(cè)，與其他資料一齊影印數(shù)份，保證與會(huì)人員人手一份，同時(shí)留有富余。4、 其他用品準(zhǔn)備：（二） 會(huì)中服務(wù)1、 茶水服務(wù)：參考會(huì)議倒水禮儀。2、 茶歇服務(wù)：會(huì)議時(shí)間較長(zhǎng)時(shí)，需準(zhǔn)備茶點(diǎn)臺(tái)，提供點(diǎn)心、水果及各類茶飲，食物要求方便易取。會(huì)務(wù)人員應(yīng)注意及時(shí)清理桌上垃圾，及時(shí)補(bǔ)充食物，避免空盤。3、 會(huì)議結(jié)束時(shí)，會(huì)務(wù)人員應(yīng)及時(shí)開啟會(huì)議室門，使與會(huì)人員順利離開，同時(shí)注意觀察會(huì)議室桌面，是否有

9、人遺漏物品。一名引導(dǎo)人員將來(lái)賓引導(dǎo)至下一行程目的地，另一引導(dǎo)人員負(fù)責(zé)等待收尾，避免有停留或去衛(wèi)生間的客人掉隊(duì)。六、 餐飲服務(wù)首先確定用餐人數(shù)以及工作餐數(shù)量，確定用餐時(shí)間和用餐地點(diǎn)，根據(jù)不同用餐地點(diǎn)進(jìn)行不同的服務(wù)安排：（一） 公司內(nèi)用餐（以小餐廳為主）1、 提前一天確定菜單內(nèi)容，通知食堂準(zhǔn)備食材。2、 備齊餐廳常用物品：專用小號(hào)紙巾、煙灰缸、牙簽、啟瓶器、醒酒器、調(diào)料瓶、蒜碟、茶具、餐具、垃圾桶等3、 餐廳布置：根據(jù)用餐人數(shù)擺放桌椅、餐具，擺放標(biāo)準(zhǔn)如下：4、 接待當(dāng)天，在用餐時(shí)間前小時(shí)開啟空調(diào)，調(diào)試至合適溫度。提前開啟燈光。如需飲用紅酒，應(yīng)提前30分鐘將紅酒打開倒進(jìn)醒酒器內(nèi)醒酒。5、 用餐過程中

10、，會(huì)務(wù)人員全程陪同服務(wù)（公司領(lǐng)導(dǎo)有特殊指示的除外），待客人落座后開始斟茶，根據(jù)需要倒酒。從主賓開始，按順時(shí)針順序進(jìn)行。用餐過程中注意觀察，根據(jù)需要隨時(shí)添水倒酒。關(guān)注用餐人需求提供相應(yīng)服務(wù)，桌上或餐碟中雜物較多時(shí)，征求同意后及時(shí)清理或更換餐碟。6、 上菜注意事項(xiàng)：上菜位置要固定，選擇靠近門口的位置。上菜前要提示上菜位置的用餐人，一手端盤，一手輕輕轉(zhuǎn)動(dòng)托盤。端盤不宜過高，動(dòng)作要輕緩平穩(wěn)。及時(shí)撤掉空盤。湯、粥類食品應(yīng)同時(shí)提供，不擺上桌，詢問用餐人喜好后，在茶水柜處盛好雙手端上。7、 來(lái)賓隨行人員或司機(jī)，不與主賓一同用餐的，由專人負(fù)責(zé)陪同接待，至員工食堂用餐。（二） 公司外用餐1、 根據(jù)用餐人數(shù)及領(lǐng)導(dǎo)

11、要求選定合適的用餐地點(diǎn)，需提前實(shí)地考察環(huán)境與服務(wù)。2、 確定餐標(biāo)和菜單，預(yù)定好工作餐。3、 提前預(yù)定或準(zhǔn)備酒水飲料。4、 用餐前1小時(shí)，會(huì)務(wù)人員到達(dá)餐廳檢查環(huán)境和餐飲準(zhǔn)備情況，等候來(lái)賓。來(lái)賓驅(qū)車前往用餐地點(diǎn)時(shí)，會(huì)務(wù)人員應(yīng)在微信群中通報(bào)。5、 來(lái)賓到達(dá)用餐地點(diǎn)，會(huì)務(wù)人員開門迎接，引導(dǎo)來(lái)賓至用餐區(qū)。6、 會(huì)務(wù)人員和司機(jī)等不與主賓用餐的人員一同至工作餐地點(diǎn)用餐。7、 會(huì)務(wù)人員隨時(shí)了解主賓用餐情況，根據(jù)需要提供服務(wù)，用餐尾聲時(shí)，通知司機(jī)準(zhǔn)備候車。七、 住宿服務(wù)1、 確定住宿人數(shù)及住宿人員身份信息，確定住宿標(biāo)準(zhǔn)與住宿時(shí)間。2、 聯(lián)系相關(guān)酒店賓館，預(yù)約房間，需實(shí)地考察賓館環(huán)境、檔次及服務(wù)狀況。3、 與賓館溝通好住宿事宜，做到賓客到達(dá)時(shí)，出示證件即可入住。4、 與賓館預(yù)約服務(wù)事項(xiàng)，如早餐、叫早等。5、 重要來(lái)賓，應(yīng)提前在酒店房間準(zhǔn)備瓶裝水及水果，方便客人取用。八、 活動(dòng)收尾1、 賓客離開時(shí)，會(huì)務(wù)人員在來(lái)賓后方協(xié)助送客，來(lái)賓車輛駛離，服務(wù)工作終止。2、 來(lái)賓初次來(lái)訪，應(yīng)安排送客車輛或引導(dǎo)車輛，將來(lái)賓引導(dǎo)至接應(yīng)地