公司文控中心管理辦法_2

1、公司文控中心管理辦法第一章總則一、為規(guī)范公司資料管理，加強資料的收集和管理工作，有 效地保護(hù)和利用資料，為公司各項工作服務(wù)，增強公司資料 的實用性和有效性，結(jié)合公司的實際，制定本辦法。二、資料范圍公司建檔范圍確定為：公司設(shè)立、變更的申請、審批、登記等方面的文件材料；公 司股東會、董事會、監(jiān)理會形成的文件材料；財務(wù)、會計及 其管理方面的文件材料；勞動工資、人事、法律事務(wù)管理方 面的文件材料；經(jīng)營管理方面的文件材料；生產(chǎn)技術(shù)管理方 面的文件材料；產(chǎn)品生產(chǎn)、能量消耗、安全生產(chǎn)方面的文件 材料；儀器、設(shè)備方面的文件材料；基本建設(shè)、工程設(shè)計、 施工、竣工、維修方面的文件材料；科研、技術(shù)引進(jìn)、轉(zhuǎn)讓 方面的

2、材料；教育培訓(xùn)方面的文件材料；信息、情報方面的 文件材料；其他具有利用和保存價值的文件材料。轉(zhuǎn)摘于 以上文件材料包括決議、決定、條例、規(guī)章制度等法規(guī)性文件， 各類會議文件、重要記錄、工作計劃、工作規(guī)劃、工作總結(jié)、勞動工資、經(jīng)營情況、人事文件資料、決定、委托書、協(xié)議、合同、項目方案、通知、技術(shù)圖紙、方案、廠商資料等具有 參考價值的文件資料，以及百利集團主要職能活動和員工在 從事研發(fā)和管理等各項工作活動中形成的，對公司具有保存 價值的文件材料。公司資料還包括聲像資料：照片文件資料（含新聞、科技、 藝術(shù)照片，由原版、翻版底片、照片、文字說明構(gòu)成） ；影 片文件資料（含原版底片、拷貝及文字說明） ；錄

3、音文件資 料（含唱片、錄音帶）；錄像文件資料（含政治、經(jīng)濟、科 技、文娛、廣告活動）。三、公司內(nèi)部各中心 / 部門和個人應(yīng)當(dāng)遵守本辦法，并應(yīng)承 擔(dān)收集、整理、立卷、歸檔和保護(hù)文件、資料的義務(wù)。第二章 管理體制及其機構(gòu)職責(zé)四、實行集中與分散管理相結(jié)合的體制。由集團總經(jīng)辦負(fù)責(zé) 主體文件資料的管理，并對其他部門的文件資料管理工作進(jìn) 行督促和指導(dǎo)。總經(jīng)辦設(shè)立文控中心，配備文控中心管理員 分管公司主體文件資料工作，由系統(tǒng)管理部直接領(lǐng)導(dǎo)。文控 中心管理員的職責(zé)是保證公司及各部門的原始資料及單據(jù) 齊全完整、安全保密和使用方便。五、文控中心既是公司文件、文件資料工作的行政職能管理 部門，又是永久保存和保護(hù)文件

4、資料的機構(gòu)，同時又是開發(fā) 利用文件資料資源的信息交流中心。文控中心的主要職責(zé)：1負(fù)責(zé)規(guī)劃、協(xié)調(diào)全公司文件、資料工作，對各中心/ 部門文件、資料工作進(jìn)行監(jiān)督、指導(dǎo)和檢查。2制訂和組織實施公司關(guān)于文件、資料工作的規(guī)章制度。3負(fù)責(zé)公司文件和有關(guān)資料的收集、征集、整理、分類、 鑒定、保管、保護(hù)、統(tǒng)計等工作。4嚴(yán)格執(zhí)行保密制度，做好文件資料密級劃控和守密、解 密工作。5開展文件、資料宣傳、咨詢活動，做好文件、資料開放 和利用工作，主動為公司各項工作和員工服務(wù)。6發(fā)揮文件資料的教育功能，將文控中心辦成公司培訓(xùn)、 教育基地之一。7開展文件資料編研工作和信息開發(fā)交流工作，發(fā)揮文件 資料的信息源作用。8組織公司

5、各部門文件管理員的業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)與培訓(xùn)，負(fù)責(zé)指 導(dǎo)他們的工作。9做好防火、防盜、防蟲等工作，確保文件資料安全。 第三章 文件材料的管理工作六、文件資料材料的收集： 1建立、健全立卷歸檔制度，確立歸檔范圍、歸檔時間、 保管期限（保管期限分永久保存、 保存 10年、3 年、1 年等）； 注明文件的版本號。2對遺缺不全的文件資料，采取不同措施，積極收集齊全；3及時催辦理完畢的文件上交回收，在檢查齊全后整理立卷歸檔。七、文件資料的歸檔、立卷與管理： 1區(qū)分全宗，確定立檔單位。2分類：依據(jù)文件資料來源、時間、題目、內(nèi)容、字母順 序分成若干層次和類別。分類除按大類外，同時按部門、是 否保密、保密程度來分。2.1

6、 大類分為：制度/規(guī)定：S;文件：F;資料：D;檔案： A;合同：Bo2. 2 部門拼音縮寫：物控： WK 生管：SG 倉儲：CC；品 管： PG研發(fā)： YF 技術(shù)： JS 客服： KF 采購： CG 生產(chǎn)： SH;市場：SC;銷售：XS ；設(shè)備：SB;財務(wù)：CW OEM WB 后總：HZ 總經(jīng)辦：ZJ人力資源： RL 制造中心： ZZ 營 銷中心： YX 研發(fā)技術(shù)中心： YJ財務(wù)中心： CW 廣州分公 司： GZ 上海分 1 公司： SH 北京分公司： BJ 香港分公司： XG 信念公司： XNo2. 3 保密用丫表示，非密級則用 N 表示。2.4 密級：絕密： AS 機密： CS 秘密：

7、PS 無： OP 編碼原則：編碼共為十二位數(shù)， （文件資料大類） （部 門前兩位拼音縮寫）（是否保密）口（密級程度）口（年份）口（流水號）。如總經(jīng)辦 XX 年某份制度編碼 為：SZJNOP040001o3.歸檔前將資料分類，分組放置在待辦卷宗內(nèi)。4案卷排列：立卷按永久、長期、短期分別組卷，卷內(nèi)文 件把正文、底稿、附件請示和批復(fù)放在一起，編制案卷目錄 和案內(nèi)目錄。5整理案卷，使之厚度適宜，控制在 1cm 至 2cm 之間，材 料過窄應(yīng)加襯邊；材料過寬應(yīng)折疊整齊；字跡難辨認(rèn)的，應(yīng) 附抄件；以每一案卷端正書寫標(biāo)題。6對所有公司文件資料系統(tǒng)排列，確定保管期限，編制文 件資料目錄（卡片） ，按一定次序排

8、列和存放。 7每年對文件資料進(jìn)行一次清理， 清除不必要保存的材料； 對破損和褪色的材料進(jìn)行修補和復(fù)制。8對文件資料的收進(jìn)和移出、案卷數(shù)量、利用等情況進(jìn)行 統(tǒng)計，并定期上報主管部門。集團各部門及下屬公司兼職或 專職文控員應(yīng)定期（每月兩次，分別于月初、月中）報送相 關(guān)資料至文控專員。9公司文件資料保管期限分永久、長期、短期三種。介于 兩種保管期限的，保管期限從長。對保管期限已滿的文件資 料依據(jù)有關(guān)規(guī)定進(jìn)行鑒定銷毀。10公司應(yīng)采取嚴(yán)密管理措施，防止文件資料失密和泄密。八、文件資料的保管：1防止文件資料的損壞，延長資料的壽命，維護(hù)資料的安 全；2公司設(shè)立專門地點或?qū)Ｓ梦募毂４嫖募Y料；3做好文控中心

9、室的防盜、防水漬、防潮、防蟲蛀、防塵、防鼠害、防高溫、防強光等工作，門窗應(yīng)結(jié)實牢固。九、文件資料借閱、利用工作：1總監(jiān)級（含）以上人員借閱非密級文件資料可直接通過 文控中心管理員辦理借閱手續(xù)。因工作需要，公司的其他人 員需借閱非密級文件資料時， 須填寫借閱文件申請表 （附 件 1 ），部門經(jīng)理簽批、 總經(jīng)辦系統(tǒng)管理部經(jīng)理核審后方能調(diào) 閱。2公司文件密級分為絕密、機密、秘密三個級別，絕密級 文件資料禁止調(diào)閱，機密級文件資料只能在文控中心閱覽， 不準(zhǔn)外借；秘密級文件資料經(jīng)審批可以借閱，但借閱時間不 得超過 4 小時。秘密級文件資料的借閱本部門由部門負(fù)責(zé)人 審批，跨部門的由系統(tǒng)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)； 跨系統(tǒng)的

10、由總經(jīng)理批準(zhǔn)， 總經(jīng)理因公外出時可委托副總經(jīng)理或總經(jīng)理辦公室主任審 批，具體按委托書的內(nèi)容執(zhí)行。3案卷一般僅供在文控中心閱看，立卷的文件、資料可外 借。外借的須辦理登記手續(xù)。4借閱期限不得超過一星期，到期歸還；如需再借，應(yīng)辦 理續(xù)借手續(xù)。5借閱文件資料者應(yīng)愛護(hù)資料，確保資料的完整性，不得 擅自涂改、 勾畫、 剪裁、抽取、拆散或損毀； 注意安全保密， 嚴(yán)禁擅自翻印、抄錄、轉(zhuǎn)借、遺失。借閱文件資料交還時， 須當(dāng)面查看清楚， 如發(fā)現(xiàn)遺失或損壞， 應(yīng)及時報告主管領(lǐng)導(dǎo)。 6外單位借閱文件資料，應(yīng)持有單位介紹信，經(jīng)總經(jīng)理批 準(zhǔn)后方可借閱，且不得帶離文控中心。其抄摘內(nèi)容也須總經(jīng) 理同意且審核后方能帶出。7公

11、司內(nèi)文件資料利用的方式有：1） 提供文件資料原件；2） 提供文件資料復(fù)印件； 3） 提供文獻(xiàn)索引資料。 8出文部門負(fù)責(zé)人要求或同意時，文控中心應(yīng)主動向各部 門、員工提供公司文件資料編研信息服務(wù)，主要方面為經(jīng)營 戰(zhàn)略信息、管理信息、產(chǎn)品信息、專題技術(shù)信息等。第四章 文件資料的鑒定和銷毀 1公司任何個人或部門非經(jīng)允許不得銷毀公司文件資料。 當(dāng)某些文件資料到了銷毀期時，由文件資料管理員填寫公 司文件資料銷毀審批表 （附件 2）交部門主管人員、系統(tǒng)管 理部經(jīng)理審核，經(jīng)集團總經(jīng)理批準(zhǔn)后執(zhí)行。凡屬于密級的文 件資料必須由總經(jīng)理批準(zhǔn)方可銷毀；一般的文件資料由系統(tǒng)管理部經(jīng)理批準(zhǔn)后方可銷毀。 2銷毀時，必須由總經(jīng)理或分管