時間管理與工作溝通

1、第二講第二講 時間管理與工作溝通時間管理與工作溝通 n基本框架基本框架n一、時間管理一、時間管理n1、 工作和生活之間的平衡關系工作和生活之間的平衡關系n2、 做好時間規(guī)劃做好時間規(guī)劃n3、 提高利用時間的效率提高利用時間的效率n二、工作溝通二、工作溝通n1、口頭溝通、口頭溝通n2、會議溝通、會議溝通n3、書面溝通、書面溝通1一、工作和生活之間的平衡關系一、工作和生活之間的平衡關系 nI.I.考核知識點：考核知識點：n1、活動跟蹤表n2、工作方式n3、利用時間的形式n4、平衡關系nII.II.考核要求考核要求: :n1、學會使用活動跟蹤表，活動跟蹤表主要包括的內(nèi)容（活動內(nèi)容；時間；工作分析、工

2、作優(yōu)先級別；工作側重點）。n2、了解不同的工作方式2n3、掌握利用時間的不同形式：n (1)時間觀念差n (2)拖拉推延 n (3)需要壓力才能行動n (4)虎頭蛇尾者n (5)缺乏靈活性n (6)過于忙碌n4、了解工作和生活中的幾種平衡關系：n （1）思考和行為之間的平衡；n （2）工作效率和工作效果之間的平衡；n （3）工作和維持工作能力之間的平衡；n （4）壓力不足和壓力過度之間的平衡；n （5）工作和生活之間的平衡。n5、掌握保持以上各種平衡關系的方法3考察自己工作與生活關系的處理情況考察自己工作與生活關系的處理情況 n對于具體的個人而言，是否做事太辛苦并沒有一個客觀的標準。有些人也許

3、愿意每天都熬到很晚，一周工作50個小時，而有些人也許一周熬一兩個晚上就覺得難以忍受。當一天結束時，工作與生活的關系究竟處理得如何，這取決于你自己的看法。因此，你可以花一點時間來進行下面這個小測驗，看看你是否很好地處理了工作與生活的關系。n閱讀下面的問題，根據(jù)自己的情況進行判斷。選同意或不同意即可。4n1.每天清晨起床，我總是覺得精力充沛。n2.家人經(jīng)常抱怨我老是不在家。n3.我至少有兩項與工作毫無關系的嗜好或休閑興趣。n4.我覺得現(xiàn)在還不如過去快樂。n5.我總是將所有的額外補貼用于外出度假。n6.我有時會因為考慮工作中的事情而半夜驚醒。n7.我總是覺得工作與個人生活有沖突。5n8.如果現(xiàn)在死去

4、，我會為自己留下的遺產(chǎn)而感到驕傲。n9.我很少在工作日的晚上有精力出去參加活動。n10.我很少因為工作而爽約，不去參加朋友的聚會。n給你的工作與生活關系自測練習打分n按照下面的方法來計算你的得分：n問題2、4、6、7以及9，如果你同意，則加1分。n問題1、3、5、8以及10，如果不同意，則加1分。6n得分和相關評論n01你在工作與生活的關系上處理得很好，人人稱羨。不過，還是得向你提出兩點建議：第一，確信你時刻牢記自己的生活目標與未來的職業(yè)計劃，以繼續(xù)保持你這種令人稱羨的狀態(tài)；第二，請注意，你這種將個人生活看得過重的態(tài)度不會妨礙到你未來的職業(yè)前途。n24你對工作與生活的關系處理很多時候還是令人滿

5、意的。工作也許會偶爾妨礙到你的個人生活，不過總體上還是屬于處理得不錯的。但是你如何才能保持這種狀態(tài)，同時又使自己在事業(yè)上有所發(fā)展呢？7n57工作好像對你的生活造成比較大的影響。也許你自己也不愿意工作到很晚，也不愿意周末不休息。也許工作的壓力讓你感到即使在不工作時也疲倦和煩躁。如果這種狀況并不是暫時現(xiàn)象，那么你需要認真閱讀本章中的一些建議，采取措施來調(diào)整這種工作與生活的不平衡狀態(tài)。n810工作好像是你生活中的支配因素。你好像就根本不存在工作以外的生活。事實上，如果這種狀態(tài)持續(xù)很長時間的話，你的健康與個人關系就會遇到危險。你能保證自己以后一直保持這種工作狀態(tài)嗎？請閱讀本章中的建議，趕快采取行動加以

6、補救。n進行這個小測驗的目的是了解你是否快樂。你對自己的工作與生活的關系感到滿意嗎？ 8工作與家庭的關系的處理n 1990年財星雜志有一篇標題為“為什么評分得A的主管卻是評分得F的父母”的封面故事；據(jù)觀察，成功主管的子女比較可能發(fā)生情緒與健康問題。譬如密歇根大學的一項研究發(fā)現(xiàn)，在同一家公司，主管的子女每年有36接受精神異常或濫用藥物的治療，非主管的子女只有15。報告中又指出，主管長時間工作與個人特質(zhì)（完美主義、沒有耐心、講求效率）是問題子女的元兇，并忠告精力充沛、對人我要求甚苛的管理者，需要學習如何不傷害子女的自尊與自信。然而，有趣的是，報告中并未提及為什么主管有效管理組織的方式，對于身為父母

7、的角色毫無幫助？似乎該文作者也和我們大多數(shù)人一樣，完全接受工作與家庭生活互相沖突是不可避免的事實，而人所處的工作環(huán)境和組織，對于改善工作與家庭的不均衡狀態(tài)完全未扮演任何角色。 9二、時間規(guī)劃二、時間規(guī)劃nI.I.考核知識點：考核知識點：n1、工作計劃、緊迫性/重要性矩陣n2、確定工作優(yōu)先級n3、保持任務、團隊、員工之間平衡nII.II.考核要求考核要求: :n1、了解制訂工作計劃的方法，它通常包括：n A、正確確定工作優(yōu)先級；n B、平衡員工的行動。n2、掌握制定計劃的好處。n 沒有計劃人的工作和生活就會混亂，不要過于相信自己頭腦中的安排。你最好能把每天要做的事記下來，并且把這些事情按類別和重

8、要性排好順序，這樣做起事來才會有條不紊，才會具有高效率。10n3、了解如何確定員工的目標，員工的目標如何與企業(yè)的目標達成一致。n 員工目標、團隊目標不僅要和企業(yè)目標緊密聯(lián)系在一起，而且還要滿足SMART原則的要求。即目標是明確的、可衡量的、可實現(xiàn)的、具有相關性和時效性的。n4、掌握正確區(qū)分工作優(yōu)先級的方法，掌握緊迫性/重要性矩陣，每一個優(yōu)先級別的任務和工作有什么不同。n 一個好的計劃需要分清事物的輕重緩急，分清主次，清楚哪些事情必須優(yōu)先處理，同時根據(jù)事情的輕重緩急來計劃員工的活動。n 按照任務的緊迫性與重要性進行分類，緊迫的事要立即加以關注，重要的事需要優(yōu)先處理。11優(yōu)先級B重要但不緊迫優(yōu)先級

9、A重要并且緊迫優(yōu)先級D不重要也不緊迫優(yōu)先級C不重要但緊迫緊迫的任務不緊迫的任務不重要的任務重要的任務緊迫性重要性矩陣12n5、了解如何在任務、團隊、員工之間保持平衡。三者之間失衡時，應該表現(xiàn)出哪些特點。n 團隊領導應該在任務、團隊、員工三者之間保持平衡，如果失去平衡，團隊就會出現(xiàn)問題，領導的作用就會受到影響。n 什么樣的情況才算平衡，完全取決于員工的看法。n 定期回顧與反思你在工作中的行為非常有助于你在工作、團隊與員工三者之間保持良好平衡，從而使你能夠更好地行使領導的職責。n 另外，對時間的一些相關問題做點補充：13時間的特性n（1）時間是一種最稀缺的資源；n（2）時間是一種獨特的資源；n（3

10、）時間完全不可替代；n（4）時間供給不會增加。14時間的浪費n 一些持續(xù)的制約因素會導致時間的無效使用和浪費，任何管理者，不得不把大量時間用于毫無益處的地方。一個人在組織內(nèi)的職位超高，組織對他的時間的需求就越大。n（1）譬如說，起草一份報告，第一稿也許至少需要68個小時，為完成這項任務安排7個小時，每天花15分鐘，3個星期完成，這樣的安排毫無意義，如果能關起門來，拔掉電話，坐下來連續(xù)花五六小時認真地起草報告，那么就能做出報告草稿的框架。n 因此，每一位管理者，尤其是決策者，必須能夠支配大塊時間，才能發(fā)揮效能。15（2）在溝通的過程中，也會有同樣的問題。任何人想要別人理解一件事，都必須花相當多的

11、時間，如果認為花15分鐘的時間就能討論解決自己某個下屬的計劃、努力的方向和績效問題，那么結果一定會令他失望。倘若想達到預期的效果，那么很可能要花上1小時或更多。n 把人事關系和工作關系整合在一起需要花費時間，過于匆忙會導致磨擦。n 組織的規(guī)模越大，成員越多，有關人事的決策就越多，而快速作出的人事決策很可能是錯誤的決策。任何人在短期內(nèi)只能考慮人們已經(jīng)考慮了的問題，做人們長期以來做習慣了的事。n（3）自愿被打擾。在工作中，總是會遇到被打擾的情況，而更多的時候是自己情愿被打擾，不會說“NO”。n 因此，決策者管理好自己的時間的意義將變得越來越重要。16浪費時間的原因n（1）組織不善，如果一個組織發(fā)現(xiàn)

12、自己把四分之一的時間花在開會上，那么一定存在浪費時間的組織不善的問題。太多的會議說明崗位設置欠佳和組織內(nèi)部構成不合理。許多的會議意味著一個崗位或單位的工作擴散到了多個崗位或單位，意味著職責過于分散，信息沒有傳送到需要它的成員那里。n（2）信息傳遞不暢，一家大醫(yī)院的院長總是被本院醫(yī)生的電話所打攪，醫(yī)生們打電話給院長要求為某個需要住院治療的病人安排病床。住院部的人都知道沒有“空床位”，但院長總能找到那么幾張空床位，原因僅僅是因為有病房空出來，住院部不能立即得到這方面的信息。17n（3）人浮于事，由一個人來完成某一任務，也許由于事單力薄，質(zhì)量也會打折扣，但更常見的是因勞動力太多而缺乏效能，把越來越多

13、的時間花在了“內(nèi)耗”而不是工作上，成員之間的相互影響，成了取得成績的障礙，在一個精悍的組織里，各成員之間享有足夠的空間而不會相互碰撞，并且無需不斷解釋就能完成工作。n 因此，只有擁有團隊工作天天需要的知識和技能的人才應該參加團隊。18找出浪費時間的地方n 識別因不講方法或缺乏遠見而導致浪費時間的因素。如對年終的盤存，現(xiàn)在借助電子計算機，可以把我們變得像“超人”，而不必花費更多的時間和費用來用人工進行。19n合理規(guī)劃時間 n 講究效能的人不是從任務著手，而是反安排自己的時間作為切入點；也不是從制定計劃開始，而是著手查明自己的時間的實際去處；接著，他們設法對自己的時間進行管理，并且削減沒有成效的時

14、間需求；最后，他們把可供自己“隨機支配”的時間合并成盡可能大塊的連續(xù)時間。n這個三階段流程是：n（1）對時間的去處進行記錄；n（2）對時間進行管理；n（3）對時間進行整合；20三、三、 提高利用時間的效率提高利用時間的效率 nI.I.考核知識點：考核知識點：n1、人的三種行為類型n2、建立自信n3、應付打擾nII.II.考核要求考核要求: :n1、了解自信、好斗、自卑的人做事的特點nA、自信果斷的人能夠恰當?shù)乇磉_自己的需求和情感，能夠在不冒犯他人利益的前提下爭取自己的權利。nB、好斗的人總是認為自己的權利、要求和需求比別人的利益重要得多。nC、消極或自卑的人總認為自己的權利、要求和需求不如別人

15、的利益重要。21n2、掌握有利于建立自信的方法：n A、說“不”；n 注意在說“不”的時候要講究說話的藝術n B、說出真實的要求；n 能否直截了當?shù)卣f出你自己的想法是自信做事的關鍵，在此過程中要排除各種干擾雜念和內(nèi)心的消極暗示n C、對付干擾。n3、掌握應付打擾的技巧，比如應付電話的打擾。n4、合理管理時間，提高時間的利用效率。22時間管理n（1）對時間進行系統(tǒng)的管理：n 找出沒有效益、浪費時間的活動，并且盡可能地擺脫這樣的活動。n 首先，應該試圖識別和排除根本就不必做的事，就是純粹浪費時間、不會有任何結果的事。n一位每天晚上忙于在外面應酬的首席執(zhí)行官，在對自己參加的晚宴進行了分析以后發(fā)現(xiàn)，至

16、少有三分之一的晚宴根本就不需要公司高層管理者參加，事實上，他發(fā)現(xiàn)，自己接受邀請不是為了討好邀請者。他們邀請他是出于禮節(jié)，非常希望不被拒絕。23n 其次，找出“我的日程表里有哪些活動可以由別人代勞，他做的至少能夠跟我一樣出色？”即授權。n 最后，富有成效的決策得仍有可能嚴重地浪費別人的時間。n 一家大型企業(yè)組織的高級財務經(jīng)理無論召開什么內(nèi)容的會議，都要求他的每一個直接下屬都參加每一次會議。每一位與會者都覺得自己必須表示對會議的興趣，發(fā)表一些相關的評論，而大多數(shù)都是一些毫不相關的問題，結果使得會議無止境地延長。24n（2）整合“可酌情支配”的時間n 對自己的時間進行記錄和分析，并試圖對時間進行管理

17、的決策者，能夠決定把自己的多少時間用于完成自己的重要任務。即究竟有多少時間“可酌情支配”，因此講究效能的人都明白，必須對可供自己酌情支配的時間進行整合。他們知道自己需要大塊的時間。n 有很多方法可把零碎的時間合并成整塊時間。n 如：每星期在家工作一天，把一周的全部事務性工作如開會、檢查工作、問題討論會等集中安排在如周一和周五的兩天里，而其他工作日的上午始終用來解決重大問題。n 講究效能的人士都會對時間管理常抓不懈，堅持不間斷的記錄，定期對自己的日程安排進行分析，而且會根據(jù)自己對可酌情支配時間的判斷，自己規(guī)定重要工作的最后完成期限。25四、溝通n（一）溝通的四個基本原理：n（1）溝通就是感知；n

18、（2）溝通就是期望；n（3）溝通需要一定的條件；n（4）溝通不同于信息傳遞，兩者的確在很大程度上相互對立，但又相互依存。n（二）溝通的條件：n 在溝通之前，必須知道信息接收者希望看到或聽到什么。或者說總需要一定的條件，總26n要求信息接收者成為某種角色，做某些事；總要求具有動機。意思是說，如果溝通能夠符合信息接收者的意愿、價值觀和目標，那么就會產(chǎn)生作用。n（三）信息傳遞的準確性：n 由于信息傳遞是用語言或文字表達的，可能會造成信息接收者的誤解或曲解，同時信息的傳遞者和接收者都是人，容易受到人的感情，價值觀、期望和觀念等因素的影響。如果能擺脫這此因素的影響，信息傳遞就越準確、可靠，信息含量就越大

19、。n（四）溝通的方式有：n 口頭溝通、會議溝通和書面溝通。271、口頭溝通、口頭溝通 nI.I.考核知識點：考核知識點：n1、溝通時應注意的五個關鍵要點n2、優(yōu)質(zhì)信息n3、共享思路和見解nII.II.考核要求考核要求: :n1、 了解溝通時需要考慮的五個關鍵要點n（1）目的意圖n（2）時間安排n（3）溝通對象n（4）信息內(nèi)容n（5）方式方法28n2、了解優(yōu)質(zhì)信息的特點：n（1）正確的內(nèi)容n（2）正確的形式 n（3）正確的時間 n（4）適度的費用n（5）正確的人員n3、掌握共享思路和見解的方法，了解溝通中產(chǎn)生障礙的類型，并從發(fā)送者、傳送過程和接收者三個環(huán)節(jié)查找。n（1）發(fā)送者失真；n（2）表達不

20、準確，言辭不當；n（3）姿態(tài)、表情、聲調(diào)不當；n（4）方法不當；n（5）書面方式中，無法傳達聲調(diào)、姿態(tài)等肢體語言。292、會議溝通、會議溝通 nI.I.考核知識點：考核知識點：n1、籌劃會議n2、會議的形式n3、會議備忘錄nII.II.考核要求考核要求: :n1、掌握準備會議的五個關鍵要點：目的意圖、溝通對象、信息內(nèi)容、會議方式和時間安排。n2、籌劃會議時，應該考慮的以下幾個方面的問題：n A、會議目的何在;n B、是不是非開不可;n C、有沒有更好的溝通方式。n3、了解會議的幾種形式30適用于不太適用于面對面會議充分地交換思想和見解由于交通不便或其他原因人員難以聚集電話會議快速咨詢眾人熟悉的

21、主題，貫徹執(zhí)行正在進展中的項目需要長時間討論的問題電視會議分散在各地的成員可以實時地進行聯(lián)系，大家對設備的使用都非常熟悉大家從來沒有會過面網(wǎng)絡會議分散在各地的成員對信息技術都得心應手，需要長時間對問題展開更為廣泛和深入地討論快速地征求意見和咨詢參會人員相互間并不認識幾種不同形式會議的對比31n4、了解會議議程，把握會議的進展情況 n 會議的議程就是會議的規(guī)劃，即對會議的每一個議題都已做好規(guī)定：誰做初始發(fā)言或報告、達到什么效果、可利用的有效時間有多少？會前應將會議的全部議程和背景資料發(fā)給每位與會人員。n 會議主持人應把握會議的進展情況，促進和協(xié)調(diào)討論，從而使會議在指定的時間內(nèi)達到預期的效果。n5

22、、解決會議中出現(xiàn)的困難局面n A、偏離正題n B、獨霸會場n C、啞場或悶會n D、私下開小會n E、爭論n F、私自插入的消息和話題n 6、掌握如何書寫會議備忘錄，掌握貫徹執(zhí)行會議決議的方法323、書面溝通、書面溝通 nI.I.考核知識點：考核知識點：n1、書面溝通形式n2、文檔的結構和版式n3、商業(yè)文件的特點n4、撰寫文檔時的規(guī)范和技巧nII.II.考核要求考核要求: :n1、掌握幾種常用的書面溝通形式，如何確定文檔的目的和方式33適用于不太適用于電子郵件簡短消息、快速反映把多種消息放在一起函件保存正式記錄快速回答電傳圖形圖象不具備電子格式的文檔直接送到接收者的桌面上小的彩色打印件能表現(xiàn)細

23、節(jié)的圖形布告欄很容易與在場的人溝通分散的班組和團隊建議書提出一項帶有論點的提案適于當面交談的內(nèi)容報告書總結一些信息和觀點非正式的交流內(nèi)容圖形圖象傳達思想使大量的信息便于接受電子郵件過大的附件會降低網(wǎng)絡上傳和下載速度幾種商務文件34n2、了解文檔結構和版式需要注意的問題n 每一種書面溝通的形式都包括：主題、目標、采取的行動三個方面的內(nèi)容。n3、掌握撰寫文檔時的規(guī)范和技巧，寫作中注意的事項。n4、掌握商業(yè)溝通文件的特點：n（1）清楚明了、準確無誤n（2）敘述簡捷、條理清晰n（3）直截了當、開門見山35（五）溝通的技巧n 王杰是和老板一起創(chuàng)業(yè)的技術骨干。最早的時候，他和老板像兄弟一樣一起吃飯一起通宵

24、加班干活，所以，即使王杰不善言語，老板也對他的所作所為了如指掌，對他十分器重。隨著公司的壯大，管理機構和管理流程完善起來，老板的工作重心在公司的戰(zhàn)略方面，王杰則依然埋頭在技術項目之中。公司在繼續(xù)成長，但他卻感到，工作氛圍不如以前，工作得到的回報也不如以前。 n 因此，在心理上對老板產(chǎn)生了更多的疏遠感。而老板呢，反而覺得王杰這人就是有技術人員的孤僻毛病，王杰的態(tài)度，開始對老板是一個提醒，他念舊功，想提拔他，一時也不知道給他一個什么位置合適。過了好久，在一次聚會上，王杰喝醉了酒，對著老板發(fā)泄了他的不滿，老板很不高興，就聽之任之了。王杰先是不和老板溝通，喝醉酒的發(fā)泄，卻是很糟糕的溝通。最后，王杰在公

25、司日益的發(fā)展中，很郁悶地離開了。36n掌握各種溝通技巧：nl 善于與交往者建立友善與良好的關系nl 善于聆聽，從而理解他人的觀點nl 善于提出問題，以期獲得更廣泛的了解nl 善于把自己的觀點傳達給對方37n1、妙用溝通技巧的5個核心規(guī)則n規(guī)則1：控制局面。通過選擇詞語和反應方式，控制對話朝著對自己有利的方向發(fā)展。有時候，要設定程序，讓別人進入。有時候，只給讓對方在有限的幾種回答方式中選擇。n規(guī)則2：實話實說。有時候，要敢于提出直言不諱的要求。n規(guī)則3：表明權力。適時表明權，并表示自己只是不想使用這種權力，通常會與直接使用這種權力收效相同。n規(guī)則4：控制情緒。發(fā)怒只是表明自我挫敗。只要有可能，就

26、制怒。要么化解，要么轉移。n規(guī)則5：由你說出最后決定性的話。一是控制局面，二是在對話形勢最有利于自己的時候接受談話。 38n例：申請加薪的溝通n招呼語：謝謝您和公司給我的機會。我明白，在自己成長和前進的過程中，您是個有影響力的人物?，F(xiàn)在，我有個問題請您幫忙。n自述語1：過去我一直把精力集中在專業(yè)的提升上，忽視了薪水的增加n自述語2：我覺得自己的薪水不能反映我對公司的貢獻n自述語3：我覺得自己的薪水和工作責任不相配 39n（1）關于問候和介紹。要常常對別人說“你好”或者“早上好”等。如果你是主人，就有責任把客人介紹給其他人。在工作場所，首先要介紹職位最高的人，與性別無關。n（2）關于閑聊。閑聊的

27、時候，也要在一定程度上敞開心扉。告訴別人一些有關自己的信息。比如，你剛剛上研究生。這樣就可以了。你曾經(jīng)被3所學校拒絕就不必說了。不要在很短的時間內(nèi)把關系搞得很私人化。n（3）關于傾聽。不要以為電器工程師就不懂其他事情，而失去聆聽的興趣。如果對別人所說不太明白或者需要更多信息，就提問。這也可以讓對方知道你對他的話題感興趣。2、溝通建議40（4）關于與同事相處。不要太私人化，太深入細節(jié)?？梢酝ㄟ^對別人表示關心、感興趣和欣賞來建設一個舒適的工作環(huán)境。（5）關于在家辦公。一定不要和家里人共用一部電話。因為有時候你得等，有時候還會有人在通話過程中不小心拿起你的電話。以一種專業(yè)的態(tài)度接電話。比如：“你好，

28、這是晨輝公司，我是王晨輝?！保?）關于演講。如果沒有人幫你介紹，那就自我介紹一下，以讓聽眾明白你就某個主題發(fā)言的資格。演講中措辭要肯定。n（7）關于性別禮節(jié)。工作場合不遵守性別禮節(jié)，遵守職位級別禮節(jié)，遵守工作需要禮節(jié)。男士不一定付賬而是由邀請者付賬。如果一位那時要付帳，女士可以解釋：“這是某某公司付賬?！泵總€人都需要像服務員點菜，如果你是主人，可以讓尊貴的客人先點菜。如果你是女士，服務員走向你，你可以說：“噢，請讓我的客人先點菜。”41n（8）關于成功的社交。先閑聊幾句，點餐后再進入正題。對侍者禮貌。點餐時，主人可以做一些推薦。不要點那些吃相不好的食物。不要批評餐館或責食物。嘴里有食物時，不要

29、說話。有人喝酒，自己要點點用杯子喝的東西。宴會時，要用杯子喝飲料。倒酒不要超過杯子的2/3。n（9）電話禮儀。別人打電話時候，保持距離。如果使用電話的免提功能，讓對方知道房間里還有誰。即使從號碼知道對方是誰，也不要直接稱呼對方名字。n（10）關于沖突。與別人正面沖突之前，先想好自己要說什么。n（11）關于照顧自己。安排好自己的時間，要保證那些與工作無關的你喜歡的活動。42案例分析n案例一：案例一：n我從來沒有做工作記錄的習慣。工作上的事情總是一件完了接著一件，整日里忙忙碌碌。我們的經(jīng)理也要求我們只要一直在忙工作就行，從來沒有人思考過如何提高工作效率的問題。這樣的狀況持續(xù)了很久，直到不久之前新來

30、的老總提出提高工作效率的問題。他要求大家都把自己在工作中做的所有事情記錄下來，記錄在一個被他稱做“活動跟蹤表”的表格中。n在做完這樣的一個記錄之后，我重新閱讀了一遍活動跟蹤表，結果我有一個很吃驚的發(fā)現(xiàn)。 43序號時間活動工作分析（有效/無效）工作優(yōu)先級別A/B/C/D）工作側重點18：00-8：10收拾衛(wèi)生 C28：10-8：20上網(wǎng)瀏覽 D38：20-8：30一天工作計劃有效A48：30-8：40給客戶發(fā)郵件有效A58：40-8：50召開部門臨時會議 A68：50-9：00接朋友來電 D79：00-9：15繼續(xù)給客戶發(fā)郵件有效A4489：15-9：20喝水、上廁所 D99：20-10：00分

31、析客戶投訴意見有效C1010：00-10：20和同事聊天 D1110：20-10：50與客戶電話溝通有效B1210：50-11：10幫助同事準備會議材料 A1311：10-11：30與客戶電話溝通有效B1411：30-11：50準備臨時會議材料有效A1511：50-12：00打電話處理私事 C45n分析了一天的活動跟蹤表之后，我發(fā)現(xiàn)自己做最有意義事情的時間很少，許多時間被無謂地浪費。在實際的工作中做了許多無效的工作。這使我認識到應該采用新的管理方式來提高自己利用時間的效率。n知識點：知識點：nl時間管理的技巧nl工作優(yōu)先級nl重要性/緊迫性矩陣nl活動跟蹤表46n案例二案例二n張經(jīng)理是珠海某著

32、名四星級酒店的客房部經(jīng)理，7月某天上午8：00，他剛踏入辦公室，秘書小李就風風火火地跑進來，興奮地說“國家正式發(fā)布，非典得到全面控制，一切警戒全部解除，要將重點轉到恢復正常的經(jīng)濟工作上去?！睆埥?jīng)理還沒好好感受這好消息，一系列的難題就來了：n1、上午9點有一個日本旅游團50人入住，其中45人是一家三口組成，需要15間家庭套房，但客房部今天剩余的家庭套房只有10間，12點之前肯定騰不出房。這個問題該怎么解決？n2、旅游局通知，今天上午9點召開全市酒店工作會議，會議議題是非典過后各酒店如何恢復生產(chǎn)，迎接可能到來的旅游高峰?？偨?jīng)理要求張經(jīng)理代表酒店出席并準備發(fā)言。n總經(jīng)理秘書來電話說，老總明天要出差，

33、希望能有時間與張經(jīng)理討論客房部如何完成下半年的營運目標的問題。 47n3、公關部經(jīng)理來電說，酒店準備與南方航空公司在廣州、北京、上海推出“浪漫珠海新感覺，機票+酒店套餐”，廣告稿已經(jīng)設計出來，需要他來定。n4、人力資源部來電說，小林昨天提出辭職，原因是另外一家酒店要挖她過去；小林可是他培養(yǎng)了五年的愛將，做事認真負責，對待客人真誠，酒店各項業(yè)務都精通。n5、老婆來電話，岳母大人上午10點到，要張經(jīng)理開車去機場接一下。n面對這么多的任務和沖突，張經(jīng)理該怎么辦？n知識點：知識點：nl時間管理的技巧nl工作優(yōu)先級nl重要性/緊迫性矩陣nl活動跟蹤表48n案例三案例三n迪斯尼公司的企業(yè)員工意見溝通制度n

34、迪斯尼包威斯公司，是一家擁有余員工的大公司，它早在年前就認識到員工意見溝通的重要性，并且不斷地加以實踐?，F(xiàn)在，公司的員工意見溝通系統(tǒng)已經(jīng)相當成熟和完善。特別是在年代，面臨全球性的經(jīng)濟不景氣，這一系統(tǒng)對提高公司勞動生產(chǎn)率發(fā)揮了巨大的作用。n迪斯尼公司的員工意見溝通系統(tǒng)主要分為兩個部分：一是每月舉行的員工協(xié)調(diào)會議，二是每年舉辦的主管匯報和員工大會。n員工協(xié)調(diào)會議n早在年前，迪斯尼包威斯公司就開始試行員工協(xié)調(diào)會議，員工協(xié)調(diào)會議是每月舉行一次的公開討論會。在會議中，管理人員和員工共聚一堂，商討一些彼此關心的問題。無論在公司的總部、各部門、各基層組織都舉行協(xié)調(diào)會議。這看起來像法院結構，從地方到中央，逐漸

35、反映上去，以公司總部的首席代表協(xié)會會議為最高機構。員工協(xié)調(diào)會議是標準的雙向意見溝通系統(tǒng)。 49n在開會之前，員工可事先將建議或怨言反映給參加會議的員工代表，代表們將在協(xié)調(diào)會議上把意見轉達給管理部門，管理部門也可以利用這個機會，同時將公司政策和計劃講解給代表們聽，相互之間進行廣泛的討論。n要將迪斯尼多名職工的意見充分溝通，就必須將協(xié)調(diào)會議分成若干層次。實際上，公司內(nèi)共有多個這類組織。如果有問題在基層協(xié)調(diào)會議上不能解決，將逐級反映上去，直到有滿意的答復為止。事關公司的總政策，那一定要在首席代表會議上才能決定?？偛扛呒壒芾砣藛T認為意見可行，就立即采取行動，認為意見不可行，也得把不可行的理由向大家解釋

36、。員工協(xié)調(diào)會議的開會時間沒有硬性規(guī)定，一般都是一周前在布告牌上通知。為保證員工意見能迅速逐級反映上去，基層員工協(xié)調(diào)會議應先開。50n同時，迪斯尼公司也鼓勵員工參與另一種形式的意見溝通。公司在四處安裝了許多意見箱，員工可以隨時將自己的問題或意見投到意見箱里。為了配合這一計劃實行，公司還特別制定了一項獎勵規(guī)定，凡是員工意見經(jīng)采納后，產(chǎn)生了顯著效果的，公司將給予優(yōu)厚的獎勵。令人欣慰的是，公司從這些意見箱里獲得了許多寶貴的建議。如果員工對這種間接的意見溝通方式不滿意，還可以用更直接的方式來面對面和管理人員交換意見。n員工大會都是利用上班時間召開的，每次人數(shù)不超過人，時間大約小時，大多在規(guī)模比較大的部門

37、里召開，由總公司委派代表主持會議，各部門負責人參加。會議先由主席報告公司的財力狀況和員工的薪金、福利、分紅等與員工有切身關系的問題，然后便開始問答式的討論。 51n這里有關個人問題是禁止提出的。員工大會不同于員工協(xié)調(diào)會議，提出來的問題一定要具有一般性、客觀性，只要不是個人的問題，總公司代表一律盡可能予以迅速解答。員工大會比較歡迎預先提出問題的這種方式，因為這樣可以事先充分準備，不過大會也接受臨時性的提議。 n迪斯尼公司每年在總部要先后舉行余次的員工大會，在各部門要舉行多次員工大會。在年代全球經(jīng)濟衰退中，迪斯尼公司的生產(chǎn)率每年平均以以上的速度遞增。 公司員工的缺勤率低于，流動率低于，在同行業(yè)最低

38、。 n知識點：知識點：nl工作溝通的要點nl員工意見溝通nl溝通的重要性 52n案例四案例四n許先生剛為一家大石油公司做完一個工程師離職率的原因調(diào)查項目。報告和最后建議下星期可以完成。許先生很滿意，他認為項目的成功在于管理層同意向員工公開報告和建議書。員工們將這看成管理層正花大力氣來解決他們所面臨的問題，因而與許先生緊密合作。而當許先生向該公司負責人事的副總裁陳方匯報提交報告的日期和向員工分發(fā)報告的事宜時，陳方說不能按計劃公開報告，只能公開兩頁的概要。 n許先生感到不安，因為他已經(jīng)告訴員工報告將公開，他提醒陳方以前的諾言并詢問改變決定的原因是什么。陳方說這個項目的花費已經(jīng)大大超出了預算，應該節(jié)約經(jīng)費，不必要復印這么多的報告。許先生不知如何回答，只好中止了談話，答應以后再聯(lián)系。53n許先生思考了一下他的選擇方案。他可以設法說服陳方不顧預算成本而公開報告，但知道這不太可能。他也可以不顧陳方的禁止而直接把報告交給員工。他也考慮找公司中另一個比陳方職位高的人，讓這個人同意公開報告。n許先生向自己公司的主管通