信息化時(shí)代下的醫(yī)院檔案管理問題探討

1、    信息化時(shí)代下的醫(yī)院檔案管理問題探討    莫正輝摘 要：隨著社會(huì)的不斷發(fā)展與進(jìn)步，信息化技術(shù)已經(jīng)開始被廣泛用于社會(huì)各領(lǐng)域中，也為各大醫(yī)院的檔案管理工作指引了新的方向。檔案管理模式由傳統(tǒng)紙質(zhì)管理逐漸轉(zhuǎn)化為數(shù)字管理、云管理，在極大程度上促進(jìn)了新時(shí)期醫(yī)院檔案管理工作模式的創(chuàng)新，也為醫(yī)院現(xiàn)代化發(fā)展提供了更高效、更安全可靠的檔案管理方式。然而，在一些醫(yī)院的檔案管理中，依然存在著固守傳統(tǒng)檔案管理方式的落后行為，或者是沒有結(jié)合醫(yī)院類型開發(fā)針對(duì)性的管理系統(tǒng)，導(dǎo)致醫(yī)院檔案管理的信息化建設(shè)落后。因此，結(jié)合醫(yī)院類型加強(qiáng)對(duì)醫(yī)院檔案管理模式的創(chuàng)新和改革，是信息化時(shí)代下醫(yī)院

2、提高檔案管理效率的重要方式。關(guān)鍵詞：信息化時(shí)代;醫(yī)院檔案管理;問題與解決措施檔案管理是醫(yī)院管理工作中的重要組成部分，它是不僅記錄了醫(yī)院發(fā)展過程中的重大事件，記錄了醫(yī)療研究成果，更記錄了豐富的病例資料，對(duì)于醫(yī)院工作的順利開展以及穩(wěn)定發(fā)展具有重要意義，其重要性不可小覷。檔案管理是一項(xiàng)繁瑣易出錯(cuò)的工作，在任何環(huán)節(jié)出現(xiàn)差池，都會(huì)影響著管理工作的質(zhì)量以及醫(yī)院的日常經(jīng)營(yíng)。這些問題在傳統(tǒng)檔案管理模式中是非常常見的問題，在信息化時(shí)代下，醫(yī)院檔案管理必須要結(jié)合信息時(shí)代中的信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等多種技術(shù)對(duì)管理模式進(jìn)行創(chuàng)新，提高檔案管理的效率和效果，有效規(guī)避檔案管理中的各種問題，是確保醫(yī)院管理工作發(fā)展、優(yōu)化醫(yī)院檔案信

3、息管理與利用水平的關(guān)鍵。1 醫(yī)院檔案管理中存在的問題1.1 醫(yī)院檔案管理權(quán)責(zé)劃分不明確醫(yī)院檔案的種類繁多，包含文書、人事、行政、財(cái)務(wù)、設(shè)備、病歷等多種檔案，通常而言，大多數(shù)醫(yī)院的檔案管理工作多由多個(gè)部門共同管理，基本上是各個(gè)部門自行管理自己部門的檔案資料。而醫(yī)院的綜合檔案室只收錄人事、行政、文書、科技、財(cái)務(wù)等檔案，有行政部門進(jìn)行管理。但文書檔案、映像檔案又屬于其他部門的管理范疇，導(dǎo)致很多文書檔案、影像檔案等會(huì)存在多部門管理的問題，而每個(gè)部門所采取的管理模式會(huì)有所區(qū)別，這也在很大程度上影響著醫(yī)院資料的管理水平。另外，各個(gè)部門在進(jìn)行檔案管理時(shí)，沒有進(jìn)行明確的權(quán)責(zé)劃分，也沒有對(duì)檔案管理工作進(jìn)行考核，

4、這種缺乏系統(tǒng)管理的管理模式，會(huì)在很大程度上造成醫(yī)院檔案管理工作的混亂，甚至造成重要檔案的丟失。1.2 管理程序復(fù)雜且檔案利用率不高在傳染病?？漆t(yī)院中，檔案管理的內(nèi)容多、程序復(fù)雜，既有對(duì)醫(yī)院日常運(yùn)營(yíng)信息的檔案，有與其他醫(yī)院的信息交流檔案，有醫(yī)院行政檔案、人事檔案、病例檔案、傳染病研究資料等等，檔案的類型非常多，在傳統(tǒng)的管理程序中，往往需要對(duì)各種檔案進(jìn)行分類、編碼、擬題等多種操作，隨著醫(yī)院的運(yùn)行時(shí)間的推移，其管理程序會(huì)越來越繁瑣復(fù)雜，工作難度也會(huì)隨之而增加，管理人員的工作壓力的增加也更容易導(dǎo)致管理上失誤問題的出現(xiàn)，影響檔案管理效果。其次，在傳統(tǒng)的檔案管理模式下，因?yàn)榇蠖鄶?shù)檔案都是紙質(zhì)檔案，為了提高

5、保存與翻閱的效率，需要對(duì)檔案進(jìn)行裝訂，會(huì)在一定程度上造成檔案的損壞。另外，在裝訂好的文件中進(jìn)行查閱時(shí)需要找到指定內(nèi)容是存在難度的，一方面無法及時(shí)找到所需檔案的內(nèi)容，另一方面即使找到了也無法將其與裝訂好的檔案進(jìn)行分離查閱。隨著時(shí)間的推移，檔案數(shù)量的增多，在查閱更早之前的檔案的難度會(huì)更加大，進(jìn)一步影響了檔案的利用率。1.3 沒有重視與信息化的結(jié)合隨著時(shí)代的發(fā)展，各項(xiàng)先進(jìn)技術(shù)在傳染病?？漆t(yī)院中得到了廣泛的運(yùn)用，計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)、云技術(shù)等多種技術(shù)在醫(yī)院管理與運(yùn)營(yíng)等各個(gè)方面發(fā)揮著不可磨滅的重要作用，財(cái)務(wù)管理、醫(yī)院信息系統(tǒng)建設(shè)、各種影像存檔、通信系統(tǒng)、內(nèi)網(wǎng)系統(tǒng)、儀器設(shè)備管理、檢驗(yàn)病案等多項(xiàng)工作中都加大了對(duì)計(jì)算

6、機(jī)等技術(shù)的運(yùn)用，逐步向信息化建設(shè)邁進(jìn)。但在檔案管理的信息化建設(shè)的重視度卻相對(duì)較低，醫(yī)院的領(lǐng)導(dǎo)對(duì)于檔案管理的重視度不夠，同時(shí)也沒有認(rèn)識(shí)到信息化建設(shè)對(duì)于檔案管理的意義，導(dǎo)致醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)工作沒有與其他醫(yī)院工作的信息化建設(shè)齊頭并進(jìn)，極大地限制了醫(yī)院檔案管理的效果。2 信息化時(shí)代下醫(yī)院檔案管理優(yōu)化措施2.1 建立健全醫(yī)院檔案管理制度體系在信息化時(shí)代下，醫(yī)院檔案管理的優(yōu)化必須要根據(jù)國(guó)家在檔案信息化建設(shè)方面的規(guī)定來建立完善的檔案管理體系。一方面，要建立更健全規(guī)范的管理系統(tǒng)，拓展更多形式的文件保存模式，在紙質(zhì)的基礎(chǔ)上增加數(shù)字、電子保存格式，同時(shí)在管理系統(tǒng)上要保證對(duì)檔案的檢索與瀏覽的效率和準(zhǔn)確性，確保

7、系統(tǒng)具有內(nèi)網(wǎng)和外網(wǎng)雙重檢索能力，并能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)檔案的收集、存儲(chǔ)、查閱、權(quán)限、更新等多種功能的增加，滿足醫(yī)院日常運(yùn)營(yíng)對(duì)檔案的一系列要求。此外，還應(yīng)建立專門的檔案信息系統(tǒng)，保證其發(fā)布、聯(lián)機(jī)查詢、遠(yuǎn)程檢索等必要功能的齊全，同時(shí)可以根據(jù)實(shí)際情況開放部分檔案，為患者等社會(huì)各界人士提供更專業(yè)的查詢與咨詢服務(wù)，更大限度地發(fā)揮醫(yī)院檔案的價(jià)值。2.2 規(guī)范流程，加強(qiáng)信息建設(shè)要改善醫(yī)院檔案管理中存在的多種問題，提高檔案管理效果，必須要以健全和規(guī)范檔案管理流程為基礎(chǔ)。檔案管理信息化建設(shè)必須要有更規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)的流程，只有這樣才能確保管理人員在進(jìn)行管理工作時(shí)做到有跡可循、有的放矢。所以醫(yī)院必須制定規(guī)范的檔案管理流程，讓管理人

8、員按照更規(guī)范的流程進(jìn)行檔案管理，促進(jìn)檔案管理的有序進(jìn)行。其次在信息化時(shí)代下，應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)檔案管理軟硬件的設(shè)備的建設(shè)力度，加強(qiáng)對(duì)計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)、云等設(shè)施的更新與改善，促進(jìn)信息化建設(shè)在檔案管理上的落實(shí)，這樣不僅能提高檔案管理的水平，還能進(jìn)一步保障管理效率及其安全性、準(zhǔn)確性。2.3 消除部門、科室之間的隔閡，提高檔案管理有序性按照功能職責(zé)的不同，醫(yī)院分為多個(gè)部門、多個(gè)科室，各個(gè)科室、部門之間在檔案管理上存在著相互獨(dú)立、隔閡明顯的問題，在檔案管理上存在著混亂問題，這種狀態(tài)嚴(yán)重影響到了醫(yī)院整體檔案管理工作的有序性，不利于對(duì)檔案信息的完整收集。因此，在信息時(shí)代下優(yōu)化醫(yī)院檔案管理，必須要弱化、消除各部門、各科室

9、之間的隔閡與界限，改變互相獨(dú)立的現(xiàn)狀，促進(jìn)相互之間的聯(lián)系與溝通，轉(zhuǎn)變醫(yī)院內(nèi)部科室、部門之間的檔案管理模式，將分散管理轉(zhuǎn)化為一體化管理，實(shí)行統(tǒng)一、系統(tǒng)管理，促進(jìn)各部門、各科室之間信息的全面匯總，有效提高醫(yī)院檔案管理的有序性。此外，還應(yīng)加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的配置、加強(qiáng)在檔案管理工作上的權(quán)責(zé)劃分，進(jìn)一步提高醫(yī)院檔案管理的規(guī)范性。在檔案管理人員的管理上，要對(duì)其安全意識(shí)、保密意識(shí)、責(zé)任意識(shí)進(jìn)行培養(yǎng)，防止對(duì)重要檔案的泄露、盜取和篡改，確保檔案的安全性。3 結(jié)束語在社會(huì)發(fā)展的新時(shí)期，各大醫(yī)院在檔案管理工作的信息化建設(shè)方面必須要加以重視，需要結(jié)合信息時(shí)代的多項(xiàng)技術(shù)對(duì)檔案管理模式進(jìn)行創(chuàng)新和優(yōu)化，以此促進(jìn)醫(yī)院檔案管理工作在信息化時(shí)代下的效率和效果的提升，同時(shí)也為促進(jìn)醫(yī)院日常運(yùn)營(yíng)工作的進(jìn)一步優(yōu)化提供支持。在信息化建設(shè)過程中，要充分利用現(xiàn)代化先進(jìn)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)管理模式的創(chuàng)新和轉(zhuǎn)變，還要結(jié)合國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)來對(duì)管理方式進(jìn)行規(guī)范，消除科室之間的界限，以此確保醫(yī)院檔案