電子文件與電子檔案管理

1、北京市檔案局信息化處北京市檔案局信息化處 田雷田雷20142014年年3 3月月2424日日Page 2Page 3一、電子文件概述（簡）一、電子文件概述（簡）（一）電子文件的概念和管理核心（一）電子文件的概念和管理核心 1. 1.電子文件的定義電子文件的定義 指機關(guān)、團體、企事業(yè)單位和其他組織在處理公務(wù)過程指機關(guān)、團體、企事業(yè)單位和其他組織在處理公務(wù)過程中，通過計算機等電子設(shè)備形成、辦理、傳輸和存儲的文字、中，通過計算機等電子設(shè)備形成、辦理、傳輸和存儲的文字、圖表、圖像、音頻、視頻等不同形式的信息記錄。圖表、圖像、音頻、視頻等不同形式的信息記錄。 北京市電子文件歸檔與電子檔案管理辦法北京市電

2、子文件歸檔與電子檔案管理辦法Page 4檔案界目前所稱的電子文件：可以歸檔并成為電子檔案的文件。檔案界目前所稱的電子文件：可以歸檔并成為電子檔案的文件。電子檔案：歸檔后的電子文件。電子檔案：歸檔后的電子文件。檔案數(shù)字資源電子檔案檔案數(shù)字副本檔案電子目錄其他檔案數(shù)字資源電子檔案檔案數(shù)字副本檔案電子目錄其他Page 5（一）電子文件和電子檔案的定義（一）電子文件和電子檔案的定義電子文件的根本特性：原生性電子文件的根本特性：原生性電子文件電子文件具備的性質(zhì)：具備的性質(zhì)：載體唯一，內(nèi)容原始、真實和載體唯一，內(nèi)容原始、真實和 完整，是唯一原件完整，是唯一原件傳統(tǒng)載體文件的數(shù)字化副本不傳統(tǒng)載體文件的數(shù)字化

3、副本不是電子是電子文件；文件；用于紙質(zhì)文件起草工作的電子用于紙質(zhì)文件起草工作的電子版不是電子文件。版不是電子文件。這兩這兩類數(shù)類數(shù)據(jù)不據(jù)不是電是電子文子文件！件！2.2.電子文件的管理核心電子文件的管理核心 必須確保：真實、完整、可用和安全。必須確保：真實、完整、可用和安全。-電子文件管理暫行辦法電子文件管理暫行辦法（廳字（廳字200920093939號）號）Page 6真實真實 電子文件的內(nèi)容經(jīng)過傳輸、壓縮、格式轉(zhuǎn)換等處理后依然保持電子文件的內(nèi)容經(jīng)過傳輸、壓縮、格式轉(zhuǎn)換等處理后依然保持不變，即始終與原始生成狀態(tài)保持一致。電子文件的內(nèi)容包括全文不變，即始終與原始生成狀態(tài)保持一致。電子文件的內(nèi)容

4、包括全文信息和元數(shù)據(jù)。信息和元數(shù)據(jù)。完整完整 包括兩層含義，即電子文件內(nèi)容的完整性和電子文件所依賴的計包括兩層含義，即電子文件內(nèi)容的完整性和電子文件所依賴的計算機系統(tǒng)的完整性。電子文件內(nèi)容的完整性指的是電子文件的全文算機系統(tǒng)的完整性。電子文件內(nèi)容的完整性指的是電子文件的全文信息和元數(shù)據(jù)無缺失，電子文件所依賴的計算機系統(tǒng)的完整性指的信息和元數(shù)據(jù)無缺失，電子文件所依賴的計算機系統(tǒng)的完整性指的是可供電子文件讀取使用的計算機軟件和硬件裝配正確且無缺損。是可供電子文件讀取使用的計算機軟件和硬件裝配正確且無缺損?？捎每捎?指電子文件的全文信息和元數(shù)據(jù)可以正確讀取和展示，包括數(shù)指電子文件的全文信息和元數(shù)據(jù)可

5、以正確讀取和展示，包括數(shù)據(jù)的可識別性、存儲環(huán)境的可靠性、載體的完好性和兼容性等。據(jù)的可識別性、存儲環(huán)境的可靠性、載體的完好性和兼容性等。安全安全 指電子文件生成、傳輸、存儲和備份的可信賴環(huán)境，確保電子指電子文件生成、傳輸、存儲和備份的可信賴環(huán)境，確保電子文件在傳輸、存儲和遷移的過程中不會遭受刪除、篡改和破壞，且文件在傳輸、存儲和遷移的過程中不會遭受刪除、篡改和破壞，且不會被非授權(quán)獲取。不會被非授權(quán)獲取。一、電子文件概述（簡）一、電子文件概述（簡）（二）電子文件的產(chǎn)生系統(tǒng)（二）電子文件的產(chǎn)生系統(tǒng)（1）OA（辦公自動化系統(tǒng)）；（辦公自動化系統(tǒng)）； （2）ERP（企業(yè)資源計劃系統(tǒng)）；（企業(yè)資源計劃系

6、統(tǒng)）；（3）CAD（計算機輔助設(shè)計系統(tǒng)）；（計算機輔助設(shè)計系統(tǒng)）；（4）CAM（計算機輔助制造系統(tǒng)）；（計算機輔助制造系統(tǒng)）；（5）CAT（計算機輔助測試系統(tǒng)）；（計算機輔助測試系統(tǒng)）；（6）CAPP（計算機輔助工藝設(shè)計系統(tǒng)）；（計算機輔助工藝設(shè)計系統(tǒng)）；（7）CAI（計算機輔助教學(xué)系統(tǒng)）；（計算機輔助教學(xué)系統(tǒng)）； （8）GPS（全球定位系統(tǒng)）；（全球定位系統(tǒng)）；（9）GIS（地理信息系統(tǒng)）；（地理信息系統(tǒng)）； （10）E-MAIL（電子郵件系統(tǒng)）；（電子郵件系統(tǒng)）；（11）EDI（電子數(shù)據(jù)交換）；（電子數(shù)據(jù)交換）； （12）EC（電子商務(wù)系統(tǒng)）；（電子商務(wù)系統(tǒng)）；（13）EG（電子政務(wù)系統(tǒng)）

7、；（電子政務(wù)系統(tǒng)）； （14）數(shù)碼照相與攝像及多媒體系統(tǒng)；）數(shù)碼照相與攝像及多媒體系統(tǒng)；（15）A/D（模（模-數(shù)轉(zhuǎn)換系統(tǒng)，如掃描設(shè)備和光學(xué)字符識別軟件數(shù)轉(zhuǎn)換系統(tǒng)，如掃描設(shè)備和光學(xué)字符識別軟件OCR）。）。Page 7 電子文件產(chǎn)生的系統(tǒng)決定著電子文件的特征屬性和元數(shù)據(jù)，電子文件產(chǎn)生的系統(tǒng)決定著電子文件的特征屬性和元數(shù)據(jù)，影響著電子文件管理軟件的開發(fā)及其文檔一體化管理流程的設(shè)計。影響著電子文件管理軟件的開發(fā)及其文檔一體化管理流程的設(shè)計。一、電子文件概述（簡）一、電子文件概述（簡）（三）電子文件的構(gòu)成要素（三）電子文件的構(gòu)成要素 電子文件由內(nèi)容、背景與結(jié)構(gòu)所組成，背景信息與結(jié)電子文件由內(nèi)容、背景

8、與結(jié)構(gòu)所組成，背景信息與結(jié)構(gòu)信息統(tǒng)稱為元數(shù)據(jù)。構(gòu)信息統(tǒng)稱為元數(shù)據(jù)。Page 8 1. 1.內(nèi)容內(nèi)容 內(nèi)容是表達(dá)行為主體的思想、意圖及措棕對象（客體）內(nèi)容是表達(dá)行為主體的思想、意圖及措棕對象（客體）的過程、結(jié)果的信息，通俗的說就是文件內(nèi)容信息。的過程、結(jié)果的信息，通俗的說就是文件內(nèi)容信息。 內(nèi)容是電子文件的主體部分。內(nèi)容是電子文件的主體部分。一、電子文件概述（簡）一、電子文件概述（簡）2.2.背景背景 背景是證明文件形成與辦理過程和文件之間相互關(guān)系的信息。一般包含以下背景是證明文件形成與辦理過程和文件之間相互關(guān)系的信息。一般包含以下內(nèi)容：內(nèi)容： （1）文件的形成機構(gòu)及其他相關(guān)責(zé)任人；）文件的形成

9、機構(gòu)及其他相關(guān)責(zé)任人； （2）與文件有關(guān)或曾經(jīng)有關(guān)的其他機構(gòu)；）與文件有關(guān)或曾經(jīng)有關(guān)的其他機構(gòu)； （3）文件履行機構(gòu)職責(zé)與目的；）文件履行機構(gòu)職責(zé)與目的； （4）文件的形成時間；）文件的形成時間； （5）與文件有關(guān)的其他時間；）與文件有關(guān)的其他時間； （6）機構(gòu)職能所體現(xiàn)的文件價值與重要性；）機構(gòu)職能所體現(xiàn)的文件價值與重要性； （7）曾與文件有過關(guān)系的文件產(chǎn)生與保存系統(tǒng)；）曾與文件有過關(guān)系的文件產(chǎn)生與保存系統(tǒng)； （8）該文件與其它文件和資料間的關(guān)系；）該文件與其它文件和資料間的關(guān)系； （9）對該文件有影響的法律、協(xié)議、實踐、程序、計劃、條件與默契等。）對該文件有影響的法律、協(xié)議、實踐、程序、計

10、劃、條件與默契等。 背景信息直接與電子文件的真實相關(guān)，比如收發(fā)文批辦單上的內(nèi)容就是背景背景信息直接與電子文件的真實相關(guān)，比如收發(fā)文批辦單上的內(nèi)容就是背景信息。信息。Page 9一、電子文件概述（簡）一、電子文件概述（簡）3.3.結(jié)構(gòu)結(jié)構(gòu) 結(jié)構(gòu)是指電子文件內(nèi)容信息的組織表達(dá)方式，如文字的結(jié)構(gòu)是指電子文件內(nèi)容信息的組織表達(dá)方式，如文字的段落安排，電子文件使用的代碼、數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)、格式，以及載段落安排，電子文件使用的代碼、數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)、格式，以及載體、附件等方面的信息。體、附件等方面的信息。 結(jié)構(gòu)直接與電子文件的可用相關(guān)，是確保電子文件在長期保存過程結(jié)構(gòu)直接與電子文件的可用相關(guān)，是確保電子文件在長期保存過程

11、中始終可以被理解和被利用的重要內(nèi)容。中始終可以被理解和被利用的重要內(nèi)容。Page 10 電子文件的管理不是單純的對內(nèi)容信息的管理過程，實質(zhì)上是對電電子文件的管理不是單純的對內(nèi)容信息的管理過程，實質(zhì)上是對電子文件內(nèi)容信息、背景信息及結(jié)構(gòu)信息綜合管理的過程。子文件內(nèi)容信息、背景信息及結(jié)構(gòu)信息綜合管理的過程。 需要強調(diào)的是，電子文件元數(shù)據(jù)的管理是電子文件管理領(lǐng)域非常重需要強調(diào)的是，電子文件元數(shù)據(jù)的管理是電子文件管理領(lǐng)域非常重要的一個環(huán)節(jié)，元數(shù)據(jù)直接關(guān)系到電子文件的真實、完整、可用和安全，要的一個環(huán)節(jié)，元數(shù)據(jù)直接關(guān)系到電子文件的真實、完整、可用和安全，不可小視。不可小視。一、電子文件概述（簡）一、電子

12、文件概述（簡）（四）電子文件的類型和格式（四）電子文件的類型和格式1.1.文本文件文本文件 使用文字處理軟件生成的，由字、詞、數(shù)字或符號表達(dá)使用文字處理軟件生成的，由字、詞、數(shù)字或符號表達(dá)的文件。的文件。 常見的文本文件格式有：常見的文本文件格式有：TXTTXT、RTFRTF、DOCDOC、DOCXDOCX、PDFPDF、HTMLHTML、XMLXML等。等。 適宜歸檔的文本文件格式：適宜歸檔的文本文件格式：XMLXML、RTFRTF、TXTTXT、PDFPDF。Microsoft OfficeMicrosoft Office、WPS OfficeWPS Office以及北京市政府采購目錄收以

13、及北京市政府采購目錄收錄的其他正版軟件所生成的文本文件也可以直接歸檔。錄的其他正版軟件所生成的文本文件也可以直接歸檔。Page 11一、電子文件概述（簡）一、電子文件概述（簡）Page 122.2.數(shù)據(jù)文件數(shù)據(jù)文件 以數(shù)據(jù)表格和數(shù)據(jù)庫形式存在的結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)記錄集。以數(shù)據(jù)表格和數(shù)據(jù)庫形式存在的結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)記錄集。 常見的產(chǎn)生數(shù)據(jù)文件的系統(tǒng)有：常見的產(chǎn)生數(shù)據(jù)文件的系統(tǒng)有：ACESSACESS，F(xiàn)OXPROFOXPRO、SQL SQL SERVERSERVER、ORCLEORCLE、DB2DB2等。等。 數(shù)據(jù)文件應(yīng)以其產(chǎn)生的數(shù)據(jù)庫環(huán)境為依托進(jìn)行歸檔，維數(shù)據(jù)文件應(yīng)以其產(chǎn)生的數(shù)據(jù)庫環(huán)境為依托進(jìn)行歸檔，維持?jǐn)?shù)

14、據(jù)原始面貌；或?qū)?shù)據(jù)文件轉(zhuǎn)換為可以脫離數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)持?jǐn)?shù)據(jù)原始面貌；或?qū)?shù)據(jù)文件轉(zhuǎn)換為可以脫離數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)讀取的數(shù)據(jù)表文件歸檔。讀取的數(shù)據(jù)表文件歸檔。 脫離數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)歸檔的數(shù)據(jù)表文件以脫離數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)歸檔的數(shù)據(jù)表文件以Microsoft OfficeMicrosoft Office、WPS OfficeWPS Office以及北京市政府采購目錄收錄的其他正版軟件所以及北京市政府采購目錄收錄的其他正版軟件所生成的表格文件格式歸檔。生成的表格文件格式歸檔。一、電子文件概述（簡）一、電子文件概述（簡）3.3.圖形文件圖形文件 根據(jù)一定的算法規(guī)則繪制的圖表、線圖等包括由點陣組成根據(jù)一定的算法規(guī)則繪制的圖表、線

15、圖等包括由點陣組成的位圖和由幾何圖形組成的矢量圖。的位圖和由幾何圖形組成的矢量圖。 常見的圖形文件格式有：常見的圖形文件格式有：TIFFTIFF、GIFFGIFF、PNGPNG、VSDVSD、DWGDWG、EPSEPS等。等。 適宜歸檔的圖形文件格式有：位圖以適宜歸檔的圖形文件格式有：位圖以TIFFTIFF、PNGPNG、GIFGIF格式格式歸檔；矢量圖以原始生成格式歸檔。歸檔；矢量圖以原始生成格式歸檔。Page 13一、電子文件概述（簡）一、電子文件概述（簡）4.4.圖像文件圖像文件 使用數(shù)字成像設(shè)備（掃描儀、數(shù)碼相機等）采集或制作使用數(shù)字成像設(shè)備（掃描儀、數(shù)碼相機等）采集或制作的靜態(tài)影像記

16、錄（畫面）。的靜態(tài)影像記錄（畫面）。 常見的圖像文件格式有：常見的圖像文件格式有：JPEGJPEG、TGATGA、BMPBMP、GIFFGIFF、TIFF TIFF 、RAWRAW等。等。 適宜歸檔的圖像文件格式有：適宜歸檔的圖像文件格式有：JPEGJPEG、TIFFTIFF。較為重要的。較為重要的拍攝圖像可以拍攝圖像可以RAWRAW格式歸檔。格式歸檔。Page 14一、電子文件概述（簡）一、電子文件概述（簡）5.5.影像文件影像文件 用數(shù)字視頻捕獲設(shè)備錄入數(shù)字影像或用動畫軟件生成的用數(shù)字視頻捕獲設(shè)備錄入數(shù)字影像或用動畫軟件生成的多維動畫等動態(tài)影像記錄（畫面）。多維動畫等動態(tài)影像記錄（畫面）。

17、 常見的影像文件格式有：常見的影像文件格式有：MPEGMPEG、AVIAVI、MOVMOV、WMVWMV、RMVBRMVB、FLVFLV、MKVMKV等。等。 適宜歸檔的影像文件格式有：適宜歸檔的影像文件格式有：MPEGMPEG、AVIAVI。Page 15一、電子文件概述（簡）一、電子文件概述（簡）6.6.音頻文件音頻文件 用數(shù)字聲音采集、編輯設(shè)備錄入或用編曲軟件制作的聲用數(shù)字聲音采集、編輯設(shè)備錄入或用編曲軟件制作的聲音記錄。音記錄。 常見的音頻文件有：常見的音頻文件有：MIDI MIDI 、MP3 MP3 、WAV WAV 、WMA WMA 、RA RA 、RAM RAM 、AIFF AI

18、FF 等。等。 適宜歸檔的音頻文件格式有：適宜歸檔的音頻文件格式有：WAVWAV、MP3MP3。Page 16一、電子文件概述（簡）一、電子文件概述（簡）（五）電子文件的歸檔方式（五）電子文件的歸檔方式2 2種方式：在線歸檔和離線歸檔。種方式：在線歸檔和離線歸檔。 - -北京市電子文件歸檔與電子檔案管理辦法北京市電子文件歸檔與電子檔案管理辦法Page 17在線歸檔在線歸檔 指在計算機網(wǎng)絡(luò)上進(jìn)行，不改變原存儲方式和位置而實現(xiàn)的將指在計算機網(wǎng)絡(luò)上進(jìn)行，不改變原存儲方式和位置而實現(xiàn)的將電子文件的管理權(quán)限向檔案部門移交的過程。電子文件的管理權(quán)限向檔案部門移交的過程。離線歸檔離線歸檔 指把電子文件集中下

19、載到可脫機保存的載體上，向檔案部門移指把電子文件集中下載到可脫機保存的載體上，向檔案部門移交的過程。交的過程。一、電子文件概述（簡）一、電子文件概述（簡）Page 18二、電子文件管理的通用要點二、電子文件管理的通用要點Page 19電子文件管理暫行辦法電子文件管理暫行辦法（廳（廳字字200920093939號）號）北京市電子文件歸檔與電子檔案管理辦法北京市電子文件歸檔與電子檔案管理辦法（京檔發(fā)（京檔發(fā)201420143 3號號）北京市電子文件管理暫行辦法北京市電子文件管理暫行辦法（京辦字（京辦字201320132 2號號）（一）電子文件管理原則（一）電子文件管理原則 電子文件管理應(yīng)當(dāng)遵循信息

20、化條件下電子文件形成和利用的規(guī)律，電子文件管理應(yīng)當(dāng)遵循信息化條件下電子文件形成和利用的規(guī)律，堅持統(tǒng)一管理、全程管理、規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)、便于利用、堅持統(tǒng)一管理、全程管理、規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)、便于利用、安全保密安全保密等五項基本等五項基本原則。原則。 - -電子文件管理暫行辦法電子文件管理暫行辦法（廳字（廳字200920093939號）號）Page 20統(tǒng)一管理統(tǒng)一管理 對電子文件管理工作實行統(tǒng)籌規(guī)劃，統(tǒng)一管理制度，對具有保對電子文件管理工作實行統(tǒng)籌規(guī)劃，統(tǒng)一管理制度，對具有保存價值的電子文件實行集中管理。存價值的電子文件實行集中管理。全程管理全程管理 對電子文件形成、辦理、傳輸、保存、利用、銷毀等實行全過對電子文

21、件形成、辦理、傳輸、保存、利用、銷毀等實行全過程管理，確保電子文件始終處于受控狀態(tài)。程管理，確保電子文件始終處于受控狀態(tài)。規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范標(biāo)準(zhǔn) 制定統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，對電子文件實行規(guī)范化管理。制定統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，對電子文件實行規(guī)范化管理。便于利用便于利用 發(fā)揮電子文件高效、便捷的優(yōu)勢，對有價值的電子文件提供分發(fā)揮電子文件高效、便捷的優(yōu)勢，對有價值的電子文件提供分層次、分類別共享應(yīng)用。層次、分類別共享應(yīng)用。安全保密安全保密 按照國家有關(guān)法律法規(guī)和規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)的要求，采取有效技術(shù)手段按照國家有關(guān)法律法規(guī)和規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)的要求，采取有效技術(shù)手段和管理措施，確保電子文件信息安全。和管理措施，確保電子文件信息安全。二、

22、電子文件管理的通用要點二、電子文件管理的通用要點（二）電子文件的管理職責(zé)（二）電子文件的管理職責(zé) 電子文件形成單位應(yīng)當(dāng)對本單位電子文件管理工作進(jìn)行電子文件形成單位應(yīng)當(dāng)對本單位電子文件管理工作進(jìn)行統(tǒng)籌規(guī)劃，建立管理制度，明確管理職責(zé)，規(guī)范工作流程，統(tǒng)籌規(guī)劃，建立管理制度，明確管理職責(zé)，規(guī)范工作流程，落實保障措施。落實保障措施。 各單位文秘和業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)電子文件日常處理；檔案部各單位文秘和業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)電子文件日常處理；檔案部門負(fù)責(zé)歸檔電子文件管理；信息化部門負(fù)責(zé)為電子文件管理門負(fù)責(zé)歸檔電子文件管理；信息化部門負(fù)責(zé)為電子文件管理提供信息化支持；保密部門負(fù)責(zé)涉密電子文件的保密監(jiān)督管提供信息化支持；保密

23、部門負(fù)責(zé)涉密電子文件的保密監(jiān)督管理。理。 這里存在幾個要點需要注意：這里存在幾個要點需要注意：Page 21二、電子文件管理的通用要點二、電子文件管理的通用要點2.2.電子文件產(chǎn)生部門的職責(zé)電子文件產(chǎn)生部門的職責(zé) 電子文件的產(chǎn)生部門必須嚴(yán)格按照各單位電子文件和電電子文件的產(chǎn)生部門必須嚴(yán)格按照各單位電子文件和電子檔案的相關(guān)管理規(guī)定，完成電子文件的日常處理工作，在子檔案的相關(guān)管理規(guī)定，完成電子文件的日常處理工作，在本單位檔案部門的指導(dǎo)下認(rèn)真積累本部門形成的電子文件，本單位檔案部門的指導(dǎo)下認(rèn)真積累本部門形成的電子文件，完成電子文件的歸檔工作。完成電子文件的歸檔工作。Page 221.1.制度的建立制

24、度的建立 電子文件管理要納入單位文檔管理和信息化建設(shè)體系，電子文件管理要納入單位文檔管理和信息化建設(shè)體系，明確主管領(lǐng)導(dǎo)和各職能部門的權(quán)責(zé)劃分，制訂完善的電子明確主管領(lǐng)導(dǎo)和各職能部門的權(quán)責(zé)劃分，制訂完善的電子文件從產(chǎn)生到歸檔保存的各項管理制度，明確電子文件的文件從產(chǎn)生到歸檔保存的各項管理制度，明確電子文件的歸檔范圍和保管期限。歸檔范圍和保管期限。二、電子文件管理的通用要點二、電子文件管理的通用要點3.3.電子文件管理部門的職責(zé)電子文件管理部門的職責(zé) 電子文件的管理部門主要包括各單位的檔案部門、信息化部門和保密部門。三個部電子文件的管理部門主要包括各單位的檔案部門、信息化部門和保密部門。三個部門間

25、需要加強協(xié)調(diào)與配合，形成良好的協(xié)同工作狀態(tài)。門間需要加強協(xié)調(diào)與配合，形成良好的協(xié)同工作狀態(tài)。 （1 1）檔案部門要在信息系統(tǒng)建設(shè)過程中充分介入，協(xié)助信息化部門提出滿足檔案工）檔案部門要在信息系統(tǒng)建設(shè)過程中充分介入，協(xié)助信息化部門提出滿足檔案工作的電子文件和電子檔案管理的功能需求（作的電子文件和電子檔案管理的功能需求（電子文件管理暫行辦法電子文件管理暫行辦法明確規(guī)定：電明確規(guī)定：電子文件形成單位在建立和完善信息系統(tǒng)時，應(yīng)當(dāng)組織文秘、業(yè)務(wù)、檔案、信息化、保子文件形成單位在建立和完善信息系統(tǒng)時，應(yīng)當(dāng)組織文秘、業(yè)務(wù)、檔案、信息化、保密等部門提出電子文件管理的功能需求）。密等部門提出電子文件管理的功能需

26、求）。 （2 2）檔案部門也要與保密部門充分商討涉密電子文件的管理方法，確保涉密電子文）檔案部門也要與保密部門充分商討涉密電子文件的管理方法，確保涉密電子文件的管理滿足保密需要，并接受保密部門的監(jiān)督。件的管理滿足保密需要，并接受保密部門的監(jiān)督。 （3 3）各單位的信息化部門和保密部門也要充分聽取檔案部門的意見和建議，信息化）各單位的信息化部門和保密部門也要充分聽取檔案部門的意見和建議，信息化部門盡可能的為電子文件管理提供科學(xué)的信息技術(shù)支撐，確保電子文件和電子檔案的部門盡可能的為電子文件管理提供科學(xué)的信息技術(shù)支撐，確保電子文件和電子檔案的真實、完整、可用和安全，保密部門則需要結(jié)合保密規(guī)定、檔案管

27、理規(guī)定和信息技術(shù)真實、完整、可用和安全，保密部門則需要結(jié)合保密規(guī)定、檔案管理規(guī)定和信息技術(shù)的特性，為涉密電子文件的管理提出合理的操作方案。的特性，為涉密電子文件的管理提出合理的操作方案。 （4 4）根據(jù)電子文件的全程管理要求，各單位檔案部門應(yīng)對電子文件的形成、積累、）根據(jù)電子文件的全程管理要求，各單位檔案部門應(yīng)對電子文件的形成、積累、鑒定、歸檔等實行全過程監(jiān)控，負(fù)責(zé)對本單位的電子檔案進(jìn)行管理和提供利用，保證鑒定、歸檔等實行全過程監(jiān)控，負(fù)責(zé)對本單位的電子檔案進(jìn)行管理和提供利用，保證管理工作的連續(xù)性。管理工作的連續(xù)性。Page 23二、電子文件管理的通用要點二、電子文件管理的通用要點（三）電子文件

28、的形成與收集（三）電子文件的形成與收集 電子文件在形成、辦理與收集過程中，應(yīng)當(dāng)具備國家法電子文件在形成、辦理與收集過程中，應(yīng)當(dāng)具備國家法律法規(guī)規(guī)定的原件形式，并符合下列要求：律法規(guī)規(guī)定的原件形式，并符合下列要求： （1 1）能夠有效表現(xiàn)所載內(nèi)容并可供調(diào)取查用；）能夠有效表現(xiàn)所載內(nèi)容并可供調(diào)取查用； （2 2）能夠保證電子文件及其元數(shù)據(jù)自形成起完整無缺、）能夠保證電子文件及其元數(shù)據(jù)自形成起完整無缺、來源可靠，未被非法更改；來源可靠，未被非法更改； （3 3）在信息交換、存儲和顯示過程中發(fā)生的形式變化）在信息交換、存儲和顯示過程中發(fā)生的形式變化不影響電子文件內(nèi)容真實、完整。涉密電子文件的原件形式不

29、影響電子文件內(nèi)容真實、完整。涉密電子文件的原件形式應(yīng)當(dāng)符合國家有關(guān)保密法律法規(guī)的規(guī)定。應(yīng)當(dāng)符合國家有關(guān)保密法律法規(guī)的規(guī)定。 這里存在以下幾個問題需要重點注意：這里存在以下幾個問題需要重點注意：Page 24二、電子文件管理的通用要點二、電子文件管理的通用要點1.1.電子文件形成部門的收集范圍電子文件形成部門的收集范圍 反映本系統(tǒng)、本單位、本部門工作活動、具有查考利用反映本系統(tǒng)、本單位、本部門工作活動、具有查考利用價值的電子文件均應(yīng)被保留，包括文件內(nèi)容的定稿和元數(shù)據(jù)。價值的電子文件均應(yīng)被保留，包括文件內(nèi)容的定稿和元數(shù)據(jù)。同時，應(yīng)保留文件的歷次修改痕跡，對于重要的法規(guī)性文件同時，應(yīng)保留文件的歷次修

30、改痕跡，對于重要的法規(guī)性文件應(yīng)保留其歷次修改稿。應(yīng)保留其歷次修改稿。Page 252.2.電子文件的安全管理措施電子文件的安全管理措施 電子文件的安全管理包含三個層面的含義：電子文件的安全管理包含三個層面的含義： 一是電子文件形成單位應(yīng)當(dāng)對電子文件形成的過程稿及其一是電子文件形成單位應(yīng)當(dāng)對電子文件形成的過程稿及其相關(guān)信息的留存和安全保密等作出明確規(guī)定；相關(guān)信息的留存和安全保密等作出明確規(guī)定； 二是保證電子文件不會遭受非授權(quán)的篡改、損壞和滅失；二是保證電子文件不會遭受非授權(quán)的篡改、損壞和滅失； 三是應(yīng)隨時對電子文件進(jìn)行備份，定期存儲于能夠脫機保三是應(yīng)隨時對電子文件進(jìn)行備份，定期存儲于能夠脫機保存

31、的載體上。存的載體上。二、電子文件管理的通用要點二、電子文件管理的通用要點3.3.電子文件的格式要求電子文件的格式要求 各單位所采用的電子文件格式應(yīng)盡量使用前面介紹過的適各單位所采用的電子文件格式應(yīng)盡量使用前面介紹過的適宜歸檔的文件格式，確保其長期可讀。對于使用專業(yè)軟件產(chǎn)生宜歸檔的文件格式，確保其長期可讀。對于使用專業(yè)軟件產(chǎn)生的專業(yè)格式的電子文件，應(yīng)當(dāng)注意連同專業(yè)軟件一并收集。的專業(yè)格式的電子文件，應(yīng)當(dāng)注意連同專業(yè)軟件一并收集。Page 264.4.元數(shù)據(jù)的記錄元數(shù)據(jù)的記錄 對于各類電子文件，均應(yīng)在形成之初記錄其產(chǎn)生時的硬件環(huán)境、操對于各類電子文件，均應(yīng)在形成之初記錄其產(chǎn)生時的硬件環(huán)境、操作系

32、統(tǒng)和數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，以及電子文件制作和解讀所依賴的軟件環(huán)境和文作系統(tǒng)和數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，以及電子文件制作和解讀所依賴的軟件環(huán)境和文件格式等。這些記錄的信息不僅需要包括硬件、軟件的生產(chǎn)商名稱、軟件格式等。這些記錄的信息不僅需要包括硬件、軟件的生產(chǎn)商名稱、軟件名稱、文件格式名稱，還應(yīng)標(biāo)注它們的版本號。件名稱、文件格式名稱，還應(yīng)標(biāo)注它們的版本號。 上面列出的元數(shù)據(jù)項僅為電子文件比較基本的結(jié)構(gòu)類元數(shù)據(jù)，我國上面列出的元數(shù)據(jù)項僅為電子文件比較基本的結(jié)構(gòu)類元數(shù)據(jù)，我國目前正在逐漸出臺不同類型電子文件元數(shù)據(jù)的采集標(biāo)準(zhǔn)，已經(jīng)發(fā)布的有目前正在逐漸出臺不同類型電子文件元數(shù)據(jù)的采集標(biāo)準(zhǔn)，已經(jīng)發(fā)布的有DA/T46-2009DA

33、/T46-2009文書類電子文件元數(shù)據(jù)方案文書類電子文件元數(shù)據(jù)方案等，各單位在研發(fā)信息系等，各單位在研發(fā)信息系統(tǒng)的過程中，應(yīng)在元數(shù)據(jù)采集和記錄方面注意參考這些標(biāo)準(zhǔn)。統(tǒng)的過程中，應(yīng)在元數(shù)據(jù)采集和記錄方面注意參考這些標(biāo)準(zhǔn)。二、電子文件管理的通用要點二、電子文件管理的通用要點（四）電子文件的歸檔（四）電子文件的歸檔1.1.電子文件的歸檔范圍和電子檔案的保管期限電子文件的歸檔范圍和電子檔案的保管期限（1 1）歸檔范圍）歸檔范圍 依據(jù)依據(jù)電子文件歸檔與管理規(guī)范電子文件歸檔與管理規(guī)范（GB/T18894-2002GB/T18894-2002）、）、公務(wù)電子郵件歸檔與管理規(guī)則公務(wù)電子郵件歸檔與管理規(guī)則（DA

34、/T32-2005DA/T32-2005），并參照），并參照國家檔案局關(guān)于紙質(zhì)文件歸檔范圍的有關(guān)規(guī)定，將反映本系統(tǒng)、國家檔案局關(guān)于紙質(zhì)文件歸檔范圍的有關(guān)規(guī)定，將反映本系統(tǒng)、本單位主要職能，包括行政許可、行政執(zhí)法、公共服務(wù)、城市本單位主要職能，包括行政許可、行政執(zhí)法、公共服務(wù)、城市管理以及管理以及“三定三定”規(guī)定中的其他職能所涉及的、具有保存和利規(guī)定中的其他職能所涉及的、具有保存和利用價值的文本文件、圖像文件、圖形文件、影像文件、音頻文用價值的文本文件、圖像文件、圖形文件、影像文件、音頻文件、數(shù)據(jù)文件等各種類型的電子文件納入歸檔范圍。件、數(shù)據(jù)文件等各種類型的電子文件納入歸檔范圍。Page 27二

35、、電子文件管理的通用要點二、電子文件管理的通用要點 在確定電子文件歸檔范圍時，特別應(yīng)注意以下類型電子在確定電子文件歸檔范圍時，特別應(yīng)注意以下類型電子文件的歸檔工作：文件的歸檔工作：n記錄本單位核心業(yè)務(wù)和重要工作成果的數(shù)碼照片、影像文記錄本單位核心業(yè)務(wù)和重要工作成果的數(shù)碼照片、影像文件以及紙質(zhì)文件掃描獲得的圖像文件；件以及紙質(zhì)文件掃描獲得的圖像文件；n本單位內(nèi)部管理、政務(wù)信息資源共享建設(shè)以及綜合統(tǒng)計工本單位內(nèi)部管理、政務(wù)信息資源共享建設(shè)以及綜合統(tǒng)計工作中形成的數(shù)據(jù)文件；作中形成的數(shù)據(jù)文件；n本單位公務(wù)活動中形成的具有保存和利用價值的電子郵件；本單位公務(wù)活動中形成的具有保存和利用價值的電子郵件；n

36、本單位辦公系統(tǒng)、業(yè)務(wù)系統(tǒng)和各類數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)的管理軟件本單位辦公系統(tǒng)、業(yè)務(wù)系統(tǒng)和各類數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)的管理軟件以及其他確保電子文件可讀取的專用軟件；以及其他確保電子文件可讀取的專用軟件；n與電子文件相對應(yīng)的元數(shù)據(jù)和背景信息。與電子文件相對應(yīng)的元數(shù)據(jù)和背景信息。Page 28二、電子文件管理的通用要點二、電子文件管理的通用要點（2 2）保管期限）保管期限 依據(jù)國家檔案局有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定，按照電子檔案依據(jù)國家檔案局有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定，按照電子檔案的保存和利用價值劃分電子檔案的保管期限。的保存和利用價值劃分電子檔案的保管期限。Page 29 市檔案局將于今明兩年出臺專門的市檔案局將于今明兩年出臺專門

37、的電子文件歸檔范圍和保管期限電子文件歸檔范圍和保管期限表編制指南表編制指南，各單位應(yīng)結(jié)合實際制作，各單位應(yīng)結(jié)合實際制作電子文件歸檔范圍和保管期限電子文件歸檔范圍和保管期限表表。二、電子文件管理的通用要點二、電子文件管理的通用要點2.2.電子文件的歸檔時間電子文件的歸檔時間 電子電子文件應(yīng)在辦理完畢后實時或定期歸檔，定期歸檔應(yīng)文件應(yīng)在辦理完畢后實時或定期歸檔，定期歸檔應(yīng)在第二年在第二年6 6月底前完成。已經(jīng)實現(xiàn)信息系統(tǒng)全程管理電子文月底前完成。已經(jīng)實現(xiàn)信息系統(tǒng)全程管理電子文件的單位應(yīng)在電子文件辦理完畢后實時歸檔件的單位應(yīng)在電子文件辦理完畢后實時歸檔。Page 303.3.電子文件的鑒定和檢測電子

38、文件的鑒定和檢測 電子文件歸檔時的鑒定和檢測工作由文件形成部門、信息電子文件歸檔時的鑒定和檢測工作由文件形成部門、信息化部門、保密部門和檔案部門共同承擔(dān)，依照本單位的相關(guān)化部門、保密部門和檔案部門共同承擔(dān)，依照本單位的相關(guān)規(guī)定，確定電子文件的歸檔范圍、密級及劃定保管期限，對規(guī)定，確定電子文件的歸檔范圍、密級及劃定保管期限，對電子文件進(jìn)行真實、完整、可用和安全的鑒定、檢測，并由電子文件進(jìn)行真實、完整、可用和安全的鑒定、檢測，并由相關(guān)責(zé)任人確認(rèn)。相關(guān)責(zé)任人確認(rèn)。二、電子文件管理的通用要點二、電子文件管理的通用要點4.4.電子文件的歸檔格式和存儲介質(zhì)電子文件的歸檔格式和存儲介質(zhì) 電子文件應(yīng)采用符合國

39、家規(guī)定的、適合長期保存的文件存儲電子文件應(yīng)采用符合國家規(guī)定的、適合長期保存的文件存儲格式歸檔（使用前面介紹過的適宜歸檔的電子文件格式），對于格式歸檔（使用前面介紹過的適宜歸檔的電子文件格式），對于其他文件格式應(yīng)在確保電子文件真實、完整、可用、安全的前提其他文件格式應(yīng)在確保電子文件真實、完整、可用、安全的前提下進(jìn)行格式轉(zhuǎn)換后歸檔，對于無法轉(zhuǎn)換的或采用專業(yè)軟件生成的下進(jìn)行格式轉(zhuǎn)換后歸檔，對于無法轉(zhuǎn)換的或采用專業(yè)軟件生成的電子文件，應(yīng)將其處理和解讀所依賴的計算機軟件一并歸檔。電子文件，應(yīng)將其處理和解讀所依賴的計算機軟件一并歸檔。 采取物理歸檔方式的單位，存儲電子文件的介質(zhì)推薦使用移動采取物理歸檔方式

40、的單位，存儲電子文件的介質(zhì)推薦使用移動硬盤或一次寫光盤，若使用移動硬盤進(jìn)行歸檔，需要注意的是必硬盤或一次寫光盤，若使用移動硬盤進(jìn)行歸檔，需要注意的是必須由檔案部門提供專用的移動硬盤，該移動硬盤不得用于除歸檔須由檔案部門提供專用的移動硬盤，該移動硬盤不得用于除歸檔外的任何用途。外的任何用途。 屬于國家秘密的電子文件應(yīng)當(dāng)使用專用保密存儲介質(zhì)存儲，并屬于國家秘密的電子文件應(yīng)當(dāng)使用專用保密存儲介質(zhì)存儲，并按保密規(guī)定辦理歸檔手續(xù)。按保密規(guī)定辦理歸檔手續(xù)。 此外，通過軟件加密的電子文件應(yīng)解密后歸檔，通過軟件壓縮此外，通過軟件加密的電子文件應(yīng)解密后歸檔，通過軟件壓縮的電子文件應(yīng)解壓縮后歸檔。的電子文件應(yīng)解壓

41、縮后歸檔。Page 31二、電子文件管理的通用要點二、電子文件管理的通用要點5.5.電子文件的異質(zhì)歸檔電子文件的異質(zhì)歸檔 具有永久或定期具有永久或定期3030年以上保存價值的電子文件，應(yīng)異質(zhì)為年以上保存價值的電子文件，應(yīng)異質(zhì)為紙質(zhì)文件或縮微膠片同時歸檔。紙質(zhì)文件或縮微膠片同時歸檔。Page 32二、電子文件管理的通用要點二、電子文件管理的通用要點Page 33三、基于信息系統(tǒng)環(huán)境下的電子文件三、基于信息系統(tǒng)環(huán)境下的電子文件 歸檔流程歸檔流程Page 34北京市檔案局關(guān)于印發(fā)北京市檔案局關(guān)于印發(fā)辦公自動化系統(tǒng)辦公自動化系統(tǒng)電子文件管理功能需求指南電子文件管理功能需求指南的通知的通知（京檔發(fā)（京檔

42、發(fā)200620061111號）號）（一）登記電子文件（一）登記電子文件 為便于電子文件的歸檔操作，每份待歸檔的電子文件均為便于電子文件的歸檔操作，每份待歸檔的電子文件均應(yīng)由文件形成部門在應(yīng)由文件形成部門在電子文件目錄電子文件目錄中登記。中登記。Page 35文文件件編編號號題名題名形成形成部門部門形成形成日期日期文件文件類別類別載載體體編編號號載載體體型型號號載載體體類類型型密級密級保管保管期限期限備注備注 電子文件目錄電子文件目錄三、基于信息系統(tǒng)環(huán)境下的電子文件三、基于信息系統(tǒng)環(huán)境下的電子文件 歸檔流程歸檔流程 同時，每種格式的待歸檔電子文件均應(yīng)由文件形成部門同時，每種格式的待歸檔電子文件均

43、應(yīng)由文件形成部門在在電子文件登記表電子文件登記表中登記。中登記。Page 36硬件環(huán)境（主機、網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器型號、制造廠商等）硬件環(huán)境（主機、網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器型號、制造廠商等） 操作系統(tǒng)操作系統(tǒng) 數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫系統(tǒng) 相關(guān)軟件（文字處理工具、瀏覽器、壓縮或解密軟件等）相關(guān)軟件（文字處理工具、瀏覽器、壓縮或解密軟件等） 記錄字符、圖形、音頻、視頻文件格式記錄字符、圖形、音頻、視頻文件格式 填表人（簽名）填表人（簽名） 年年 月月 日日審核人（簽名）審核人（簽名） 年年 月月 日日電子文件登記表電子文件登記表三、基于信息系統(tǒng)環(huán)境下的電子文件三、基于信息系統(tǒng)環(huán)境下的電子文件 歸檔流程歸檔流程電子文件的登記需要

44、注意以下幾個問題：電子文件的登記需要注意以下幾個問題： 1.1.電子文件目錄電子文件目錄和和電子文件登記表電子文件登記表必須隨電子必須隨電子文件一并向檔案部門移交。文件一并向檔案部門移交。 2. 2.電子文件登記表電子文件登記表和和電子文件目錄電子文件目錄應(yīng)作為重要應(yīng)作為重要的元數(shù)據(jù)項目與電子文件同時保存。的元數(shù)據(jù)項目與電子文件同時保存。 3. 3.電子文件異質(zhì)為其他載體形式的，其電子文件異質(zhì)為其他載體形式的，其電子文件登記電子文件登記表表和和電子文件目錄電子文件目錄應(yīng)制作相應(yīng)載體形式的版本一并保應(yīng)制作相應(yīng)載體形式的版本一并保存。存。Page 37三、基于信息系統(tǒng)環(huán)境下的電子文件三、基于信息系

45、統(tǒng)環(huán)境下的電子文件 歸檔流程歸檔流程（二）電子文件歸檔流程 電子文件歸檔的一般程序是：鑒定電子文件歸檔的一般程序是：鑒定填寫歸檔處理單填寫歸檔處理單給予歸檔標(biāo)識給予歸檔標(biāo)識預(yù)歸檔預(yù)歸檔調(diào)整歸檔電子文件調(diào)整歸檔電子文件檢測歸檔電子檢測歸檔電子文件文件歸檔。歸檔。Page 38三、基于信息系統(tǒng)環(huán)境下的電子文件三、基于信息系統(tǒng)環(huán)境下的電子文件 歸檔流程歸檔流程1.1.鑒定鑒定 電子文件形成或辦理部門對本部門辦結(jié)庫中的電子文件進(jìn)電子文件形成或辦理部門對本部門辦結(jié)庫中的電子文件進(jìn)行鑒定，鑒定的內(nèi)容包括：審核電子文件的真實、完整、可行鑒定，鑒定的內(nèi)容包括：審核電子文件的真實、完整、可用和安全，核對其內(nèi)容和

46、簽章；鑒別電子文件的價值，確定用和安全，核對其內(nèi)容和簽章；鑒別電子文件的價值，確定其存舍；根據(jù)電子文件的價值劃分其保管期限；確定限制利其存舍；根據(jù)電子文件的價值劃分其保管期限；確定限制利用的電子文件。用的電子文件。 辦結(jié)庫：是信息系統(tǒng)應(yīng)在各業(yè)務(wù)部門設(shè)置的邏輯存儲位辦結(jié)庫：是信息系統(tǒng)應(yīng)在各業(yè)務(wù)部門設(shè)置的邏輯存儲位置，用于積累該部門辦理完畢的電子文件。業(yè)務(wù)部門應(yīng)將辦置，用于積累該部門辦理完畢的電子文件。業(yè)務(wù)部門應(yīng)將辦理完畢的電子文件隨時存入本部門辦結(jié)庫積累。集中存貯，理完畢的電子文件隨時存入本部門辦結(jié)庫積累。集中存貯，統(tǒng)一處理。檔案部門具有瀏覽辦結(jié)庫的權(quán)限。統(tǒng)一處理。檔案部門具有瀏覽辦結(jié)庫的權(quán)限。

47、Page 39三、基于信息系統(tǒng)環(huán)境下的電子文件三、基于信息系統(tǒng)環(huán)境下的電子文件 歸檔流程歸檔流程2.2.填寫歸檔處理單填寫歸檔處理單 經(jīng)鑒定應(yīng)當(dāng)歸檔的電子文件由文件形成或辦理部門負(fù)責(zé)填經(jīng)鑒定應(yīng)當(dāng)歸檔的電子文件由文件形成或辦理部門負(fù)責(zé)填寫寫歸檔處理單歸檔處理單，內(nèi)容包括：文件標(biāo)題、發(fā)文字號、責(zé)任，內(nèi)容包括：文件標(biāo)題、發(fā)文字號、責(zé)任者、主題詞、形成時間、承辦部門、密級、歸檔責(zé)任人、保者、主題詞、形成時間、承辦部門、密級、歸檔責(zé)任人、保管期限、是否限制利用等管期限、是否限制利用等1010項。項。歸檔處理單歸檔處理單中的歸檔號中的歸檔號和歸檔時間在后續(xù)流程中填寫。和歸檔時間在后續(xù)流程中填寫。Page

48、40文件標(biāo)題文件標(biāo)題 發(fā)文字號發(fā)文字號 責(zé)任者責(zé)任者 主題詞主題詞 形成時間形成時間 承辦部門承辦部門 密級密級 保管期限保管期限 限制利用限制利用 歸檔時間歸檔時間 歸檔責(zé)任人歸檔責(zé)任人 歸檔號歸檔號 歸檔處理單歸檔處理單三、基于信息系統(tǒng)環(huán)境下的電子文件三、基于信息系統(tǒng)環(huán)境下的電子文件 歸檔流程歸檔流程3.3.給予歸檔標(biāo)識給予歸檔標(biāo)識 賦予電子文件歸檔號，并填寫在歸檔處理單中。歸檔號由賦予電子文件歸檔號，并填寫在歸檔處理單中。歸檔號由系統(tǒng)自動排序，部門兼職檔案員可自主修改和重排序。系統(tǒng)自動排序，部門兼職檔案員可自主修改和重排序。Page 414.4.預(yù)歸檔預(yù)歸檔 文件形成或辦理部門對電子文件

49、進(jìn)行預(yù)歸檔，預(yù)歸檔后的文件形成或辦理部門對電子文件進(jìn)行預(yù)歸檔，預(yù)歸檔后的電子文件從各部門辦結(jié)庫進(jìn)入到預(yù)歸檔庫，其管理權(quán)限同時電子文件從各部門辦結(jié)庫進(jìn)入到預(yù)歸檔庫，其管理權(quán)限同時向檔案部門移交。系統(tǒng)能夠自動記錄歸檔處理單中的歸檔時向檔案部門移交。系統(tǒng)能夠自動記錄歸檔處理單中的歸檔時間項。間項。 預(yù)歸檔庫：是信息系統(tǒng)在檔案部門設(shè)置的邏輯存儲位置。預(yù)歸檔庫：是信息系統(tǒng)在檔案部門設(shè)置的邏輯存儲位置。業(yè)務(wù)部門可以隨時對本部門辦結(jié)庫中的電子文件鑒定并進(jìn)行業(yè)務(wù)部門可以隨時對本部門辦結(jié)庫中的電子文件鑒定并進(jìn)行預(yù)歸檔操作后，按類別、機構(gòu)或問題保存在此庫中。預(yù)歸檔操作后，按類別、機構(gòu)或問題保存在此庫中。三、基于信

50、息系統(tǒng)環(huán)境下的電子文件三、基于信息系統(tǒng)環(huán)境下的電子文件 歸檔流程歸檔流程5.5.調(diào)整歸檔的電子文件調(diào)整歸檔的電子文件 檔案部門對預(yù)歸檔庫中的電子文件進(jìn)行調(diào)整，包括是否屬檔案部門對預(yù)歸檔庫中的電子文件進(jìn)行調(diào)整，包括是否屬于歸檔范圍，保管期限是否劃分準(zhǔn)確，歸檔號是否正確等內(nèi)于歸檔范圍，保管期限是否劃分準(zhǔn)確，歸檔號是否正確等內(nèi)容。檔案部門如對某部門預(yù)歸檔的文件有修改意見，可以自容。檔案部門如對某部門預(yù)歸檔的文件有修改意見，可以自行修改，或?qū)⑽募嘶?，由該部門兼職檔案人員進(jìn)行修改后行修改，或?qū)⑽募嘶?，由該部門兼職檔案人員進(jìn)行修改后再重新預(yù)歸檔。再重新預(yù)歸檔。Page 426.6.檢測歸檔的電子文件檢

51、測歸檔的電子文件 檔案部門負(fù)責(zé)對電子文件的元數(shù)據(jù)進(jìn)行檢測。檔案部門負(fù)責(zé)對電子文件的元數(shù)據(jù)進(jìn)行檢測。7.7.歸檔歸檔 檔案部門將符合歸檔要求的電子文件存入檔案數(shù)據(jù)庫。檔案部門將符合歸檔要求的電子文件存入檔案數(shù)據(jù)庫。三、基于信息系統(tǒng)環(huán)境下的電子文件三、基于信息系統(tǒng)環(huán)境下的電子文件 歸檔流程歸檔流程Page 43四、電子檔案的管理四、電子檔案的管理Page 44北京市北京市“十二五十二五”時期檔案信息化發(fā)展規(guī)劃時期檔案信息化發(fā)展規(guī)劃（京檔發(fā)（京檔發(fā)201120112020號）號）辦公自動化系統(tǒng)電子文件管理功能需求指南辦公自動化系統(tǒng)電子文件管理功能需求指南（京檔發(fā)（京檔發(fā)200620061111號）號

52、）電子文件管理暫行辦法電子文件管理暫行辦法（廳（廳字字200920093939號）號）北京市電子文件歸檔與電子檔案管理辦法北京市電子文件歸檔與電子檔案管理辦法（京檔發(fā)（京檔發(fā)201420143 3號號）北京市電子文件管理暫行辦法北京市電子文件管理暫行辦法（京辦字（京辦字201320132 2號號） （一）基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)（一）基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè) 電子文件形成單位應(yīng)當(dāng)配備電子文件管理、利用的設(shè)施設(shè)備。電子文件形成單位應(yīng)當(dāng)配備電子文件管理、利用的設(shè)施設(shè)備。 - -電子文件管理暫行辦法電子文件管理暫行辦法（廳字（廳字200920093939號）號） 應(yīng)當(dāng)包括：管理電子檔案所需的辦公空間、計算機設(shè)備和載體應(yīng)當(dāng)包

53、括：管理電子檔案所需的辦公空間、計算機設(shè)備和載體存放設(shè)施等，以及電子檔案利用所需的空間和設(shè)施設(shè)備等。存放設(shè)施等，以及電子檔案利用所需的空間和設(shè)施設(shè)備等。Page 45 （二）電子檔案的著錄（二）電子檔案的著錄 電子檔案的著錄可以參照相應(yīng)類型的傳統(tǒng)載體檔案的著錄項電子檔案的著錄可以參照相應(yīng)類型的傳統(tǒng)載體檔案的著錄項目進(jìn)行。目進(jìn)行。 國家和北京市正在研究各類型電子檔案的著錄規(guī)則，目前已國家和北京市正在研究各類型電子檔案的著錄規(guī)則，目前已有有北京市數(shù)碼照片歸檔與管理辦法北京市數(shù)碼照片歸檔與管理辦法，具體的著錄項目不會，具體的著錄項目不會與傳統(tǒng)載體檔案有太大差別，因此各單位可以根據(jù)國家和北京與傳統(tǒng)載體

54、檔案有太大差別，因此各單位可以根據(jù)國家和北京市相關(guān)政策文件的出臺隨時調(diào)整。市相關(guān)政策文件的出臺隨時調(diào)整。四、電子檔案的管理四、電子檔案的管理（三）電子檔案的命名規(guī)則與存儲結(jié)構(gòu)（三）電子檔案的命名規(guī)則與存儲結(jié)構(gòu) 電子檔案的文件名命名：使用檔號命名。電子檔案的文件名命名：使用檔號命名。 電子檔案的存儲結(jié)構(gòu)：電子檔案的存儲結(jié)構(gòu)：“保管期限形成年度組保管期限形成年度組”3 3級級文件夾結(jié)構(gòu)存儲。組是指反映同一問題或事由的問題集合，文件夾結(jié)構(gòu)存儲。組是指反映同一問題或事由的問題集合，如某次會議、項目或活動等。如某次會議、項目或活動等。Page 46四、電子檔案的管理四、電子檔案的管理（四）電子檔案的長期

55、保存策略（四）電子檔案的長期保存策略1.1.制度體系建設(shè)制度體系建設(shè) 按照國家信息安全等級保護標(biāo)準(zhǔn)和涉密信息系統(tǒng)分級保護按照國家信息安全等級保護標(biāo)準(zhǔn)和涉密信息系統(tǒng)分級保護管理規(guī)定建立電子文件管理系統(tǒng)和信息內(nèi)容安全保密防護體管理規(guī)定建立電子文件管理系統(tǒng)和信息內(nèi)容安全保密防護體系，執(zhí)行嚴(yán)格的安全保密管理制度。系，執(zhí)行嚴(yán)格的安全保密管理制度。 制訂完善的制訂完善的電子文件（檔案）長期保存計劃電子文件（檔案）長期保存計劃，計計劃劃至少包括電子檔案的保管環(huán)境需求、備份機制、定期抽至少包括電子檔案的保管環(huán)境需求、備份機制、定期抽檢方案、遷移規(guī)范、應(yīng)急響應(yīng)體系等內(nèi)容。備份、抽檢和遷檢方案、遷移規(guī)范、應(yīng)急響應(yīng)

56、體系等內(nèi)容。備份、抽檢和遷移等工作必須進(jìn)行詳盡記錄，并存檔。移等工作必須進(jìn)行詳盡記錄，并存檔。Page 47四、電子檔案的管理四、電子檔案的管理2.2.電子檔案的保管環(huán)境需求電子檔案的保管環(huán)境需求 電子檔案的保管環(huán)境應(yīng)符合電子檔案的保管環(huán)境應(yīng)符合GB 50174-2008GB 50174-2008電子信息電子信息系統(tǒng)機房設(shè)計規(guī)范系統(tǒng)機房設(shè)計規(guī)范、GB/T 2887-2011GB/T 2887-2011計算機場地通用規(guī)計算機場地通用規(guī)范范、GB/T 9361-2011GB/T 9361-2011計算機場地安全要求計算機場地安全要求等國家標(biāo)準(zhǔn)等國家標(biāo)準(zhǔn)的要求，以上標(biāo)準(zhǔn)始終以最新修訂版本為準(zhǔn)。的要求

57、，以上標(biāo)準(zhǔn)始終以最新修訂版本為準(zhǔn)。Page 48四、電子檔案的管理四、電子檔案的管理3.3.電子檔案的備份機制電子檔案的備份機制 （1 1）多套備份）多套備份 電子檔案的備份應(yīng)至少采取三套制，即一套提供利用、一套脫機本地備份、電子檔案的備份應(yīng)至少采取三套制，即一套提供利用、一套脫機本地備份、一套脫機異地備份。對于有需求的單位，應(yīng)當(dāng)增加一套在線熱備份。一套脫機異地備份。對于有需求的單位，應(yīng)當(dāng)增加一套在線熱備份。 （2 2）異地備份）異地備份 電子文件形成單位的電子檔案，已經(jīng)移交至同級國家綜合檔案館的，電子文件形成單位的電子檔案，已經(jīng)移交至同級國家綜合檔案館的，由檔案館向北京市信息安全容災(zāi)備份中心

58、備份，未向同級國家綜合檔案由檔案館向北京市信息安全容災(zāi)備份中心備份，未向同級國家綜合檔案館移交的，由電子文件形成單位向北京市信息安全容災(zāi)備份中心備份。館移交的，由電子文件形成單位向北京市信息安全容災(zāi)備份中心備份。 （3 3）備份介質(zhì)）備份介質(zhì) 電子檔案的脫機備份載體應(yīng)選用磁帶或硬磁盤。電子檔案的脫機備份載體應(yīng)選用磁帶或硬磁盤。Page 49四、電子檔案的管理四、電子檔案的管理4.4.電子檔案的定期抽檢方案電子檔案的定期抽檢方案 檢查方法包括人工抽檢和技術(shù)檢測。其中，人工抽檢主檢查方法包括人工抽檢和技術(shù)檢測。其中，人工抽檢主要檢驗存儲在脫機載體中的電子檔案，每滿要檢驗存儲在脫機載體中的電子檔案，

59、每滿2 2年抽檢一次，年抽檢一次，抽檢工作應(yīng)在抽檢工作應(yīng)在3 3個月內(nèi)完成，抽樣率不低于電子檔案總量的個月內(nèi)完成，抽樣率不低于電子檔案總量的1010；技術(shù)檢測主要檢驗系統(tǒng)中運轉(zhuǎn)的在線數(shù)據(jù)，通過電子；技術(shù)檢測主要檢驗系統(tǒng)中運轉(zhuǎn)的在線數(shù)據(jù)，通過電子檔案真實和完整性檢測、存儲器檔案真實和完整性檢測、存儲器I/OI/O性能檢測等技術(shù)，遍歷性能檢測等技術(shù)，遍歷檢測系統(tǒng)中運行的全部電子檔案數(shù)據(jù)和存儲器，每滿檢測系統(tǒng)中運行的全部電子檔案數(shù)據(jù)和存儲器，每滿1 1年檢年檢測一次，檢測工作應(yīng)在測一次，檢測工作應(yīng)在5 5個工作日內(nèi)完成。在定期檢查過程個工作日內(nèi)完成。在定期檢查過程中發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時采取補救措施。中發(fā)現(xiàn)

60、問題應(yīng)及時采取補救措施。Page 50四、電子檔案的管理四、電子檔案的管理5.5.遷移規(guī)范遷移規(guī)范 電子檔案的遷移一般包含介質(zhì)間的遷移和系統(tǒng)間的遷移：介質(zhì)間的遷移一電子檔案的遷移一般包含介質(zhì)間的遷移和系統(tǒng)間的遷移：介質(zhì)間的遷移一般發(fā)生在電子檔案存儲介質(zhì)臨近使用壽命時；系統(tǒng)間的遷移一般發(fā)生在電子檔般發(fā)生在電子檔案存儲介質(zhì)臨近使用壽命時；系統(tǒng)間的遷移一般發(fā)生在電子檔案數(shù)據(jù)格式改變或其所依托的信息系統(tǒng)升級時。案數(shù)據(jù)格式改變或其所依托的信息系統(tǒng)升級時。 （1 1）介質(zhì)間遷移）介質(zhì)間遷移 保存在脫機載體中的電子檔案應(yīng)每滿保存在脫機載體中的電子檔案應(yīng)每滿4 4年遷移一次，數(shù)據(jù)遷移至新載體后年遷移一次，數(shù)據(jù)