高效時間管理培訓(xùn)教材(PPT 79頁)

1、高效時間管理高效時間管理 你每天的時間夠用嗎？ 你對時間的安排合理嗎？ 你每天的工作效率高嗎？ 你每天過得充實嗎？ 你有危機感嗎？你的生活緊張嗎？ 你遇到的時間難題有哪些？ 假如今天是你生命中的最后一天？ 你的一天是怎么過的？版權(quán)所有 北京春風(fēng)訓(xùn)練 時間時間的特性的特性 時間管理的法則時間管理的法則 時間管理和工作安排時間管理和工作安排的系統(tǒng)方法及工具的系統(tǒng)方法及工具 浪費時間的陷阱浪費時間的陷阱 時間，每天得到的都是二十四小時，可是一天的時間給勤勉的人帶來智慧和力量，給懶散的人只留下一片悔恨。 魯迅 明日復(fù)明日，明日何其多，我生待明日，萬事成蹉跎。世人若被明日累，春去秋來老將至。朝看水東流，

2、暮看日西墜。百年明日能幾何，請君聽我明日歌。文嘉明日歌時間的特性要預(yù)先設(shè)定目標(biāo)、規(guī)劃時間要預(yù)先設(shè)定目標(biāo)、規(guī)劃時間（每年、每月、每周、每日）1.頭一天晚上明確明日目標(biāo)2.上周末前明確下周目標(biāo)3.上月30日前明確下月目標(biāo)4.上年度11前明確明年目標(biāo)人生規(guī)劃六大主要領(lǐng)域人生規(guī)劃六大主要領(lǐng)域 健康、家庭、事業(yè)、財務(wù)、心理、社交制定規(guī)劃的五大原則制定規(guī)劃的五大原則 明確、量化、挑戰(zhàn)、長短、時限時間管理的法則分清優(yōu)先順序，重要級別時間管理ABC法則(A：最重要 B:重要 C：不重要)A級優(yōu)先必須做的事B級優(yōu)先應(yīng)該做的事C級優(yōu)先可以去做的事1. 用大塊時間聚焦、優(yōu)先解決A類事件2. 壓縮B類事件3. 不做C

3、類事件我們要經(jīng)常問自己：假如今天只做一件事我做什么？20：80法則1. 每天的時間管理2. 任務(wù)清單3. 追蹤檢查系統(tǒng)4. 當(dāng)日事當(dāng)日畢5. 杜絕拖延6. 凡事設(shè)定時限 帕金森定律：你給他多少時間，他就會用掉多少時間。 你是如何規(guī)劃一天時間的？ 我們能給我們的時間打幾折？ 我們?nèi)绾巫屧缟仙习嗲?0分鐘時間變成10分鐘？ 時間是像海綿，我們需要不斷壓縮時間。 我們不能改變時間的長度，但可以改變時間寬度。決策失誤是重大失誤，我們通常會犯如下錯誤：1. 個人決策2. 匆忙草率3. 不懂放棄4. 不切實際授權(quán)的本質(zhì)：授權(quán)的本質(zhì)：復(fù)制自己，用別人的時間好處：好處：1.增強信任2.培養(yǎng)下屬3.做更重要的事

4、方法：方法：1.找對人（用人所長，順勢而為）2.由簡至繁（分階段授權(quán)）3.明確結(jié)果（請重復(fù)一遍）4.責(zé)權(quán)利一致，做出承諾5.檢查幫助6.承擔(dān)責(zé)任（授權(quán)不等于棄權(quán)） 時間能管理嗎時間能管理嗎? ? 你真的沒時間嗎你真的沒時間嗎? ? 你有多少時間用在工作上你有多少時間用在工作上? ? 效率：把事情做對（效率：把事情做對（Do the things rightDo the things right） 效果：做對的事情（效果：做對的事情（Do the right thingsDo the right things） 效能：把對的事情做對（效能：把對的事情做對（Do the right things

5、Do the right things rightright）輸入輸入輸出輸出輸出輸出輸入輸入自己做自己做別人做別人做排入工作行程排入工作行程Scheduling授權(quán)授權(quán)Delegation 知道該做什么事知道該做什么事, ,并把時間花在重要的事情上并把時間花在重要的事情上 時間無法管理時間無法管理, ,事情事情/ /任務(wù)才是管理的對象任務(wù)才是管理的對象 浪費的時間遠(yuǎn)比有效利用的時間多浪費的時間遠(yuǎn)比有效利用的時間多 善用管理工具提升時間利用效率善用管理工具提升時間利用效率 確立目標(biāo)（確立目標(biāo)（GoalGoal） / / 愿景（愿景（VisionVision） 設(shè)立短期目標(biāo)（設(shè)立短期目標(biāo)（Obj

6、ectiveObjective） 制定工作計劃（制定工作計劃（PlanningPlanning） 區(qū)分輕重緩急區(qū)分輕重緩急（PrioritizingPrioritizing） 確定角色確定角色 選擇目標(biāo)選擇目標(biāo) 安排進度安排進度 逐日調(diào)整逐日調(diào)整 P（Plan）計劃。包括方針和目標(biāo)的確定以及活動計劃的制定； D（DO）執(zhí)行。執(zhí)行就是具體運作，實現(xiàn)計劃中的內(nèi)容； C（Check）檢查。就是要總結(jié)執(zhí)行計劃的結(jié)果，分清哪些對了，哪些錯了，明確效果，找出問題； A（Act）行動（或處理）。對總結(jié)檢查的結(jié)果進行處理，成功的經(jīng)驗加以肯定，并予以標(biāo)準(zhǔn)化，或制定作業(yè)指導(dǎo)書，便于以后工作時遵循；對于失敗的教訓(xùn)也

7、要總結(jié)，以免重現(xiàn)。對于沒有解決的問題，應(yīng)提給下一個PDCA循環(huán)中去解決。 成功的標(biāo)準(zhǔn)很清晰，目標(biāo)的達成和完成是可看見的（例如：你知道它們何時會出現(xiàn)）。 可衡量的可衡量的(Measurable)(Measurable)是你真正希望做的。 合乎需求的合乎需求的(Desirable)(Desirable)不受其他人的參加而可以隨著改動的。 可控制的可控制的(Controllable)(Controllable)能夠用文字（書面）表示出來。 可想象的可想象的(Conceivable)(Conceivable)根據(jù)實際情況，是現(xiàn)實的、可以讓人接受的。 可信的可信的(Believable)(Believa

8、ble)將在一定時間內(nèi)本部門優(yōu)勢、能力和弱勢考慮進去后可以完成的。 可達到的可達到的(Achievable)(Achievable) I 危機 緊迫的問題 已到期的項目 會議 II 準(zhǔn)備事項 預(yù)防措施 價值整合 計劃 關(guān)系建立 真正的休閑 授權(quán) III 不預(yù)期的打擾如電話 某些信件、某些報告 某些會議 某些觸手可及的事情 你喜歡做的事情 IV 過于簡單的事 垃圾信件 某些電話 一些會浪費時間的事 緊急緊急 不緊急不緊急 重重 要要 不重要不重要 時間時間工作內(nèi)容工作內(nèi)容工作分類工作分類實際花費時間實際花費時間ABCABC完成完成1.1.列出任務(wù)列出任務(wù)2.2.估計工作需要時間估計工作需要時間3

9、.3.預(yù)留機動時間給意外事件預(yù)留機動時間給意外事件4.4.決定優(yōu)先決定優(yōu)先, ,刪減和委派刪減和委派5.5.事后檢查事后檢查 每周計劃（第每周計劃（第_周）周） 星期一星期一 星期二星期二 星期三星期三 星期四星期四 星期五星期五 星期六星期六 星期日星期日 角色扮演 設(shè)定目標(biāo) 今 日 工 作 重 點 工 作 / 約 會 / 會 議 8 8 8 8 8 8 8 9 9 9 9 9 9 9 10 10 10 10 10 10 10 11 11 11 11 11 11 11 12 12 12 12 12 12 12 1 1 1 1 1 1 1 2 2 2 2 2 2 2 3 3 3 3 3 3 3

10、 4 4 4 4 4 4 4 5 5 5 5 5 5 5 6 6 6 6 6 6 6 7 7 7 7 7 7 7 晚上 晚上 晚上 晚上 晚上 晚上 晚上 版版權(quán)權(quán)所所有有，未未經(jīng)經(jīng)許許可可不不得得翻翻錄錄復(fù)復(fù)制制 每每周周計計劃劃（第第_周周） 星星期期一一 星星期期二二 星星期期三三 星星期期四四 星星期期五五 星星期期六六 星星期期日日 角色扮演 設(shè)定目標(biāo) 今 日 工 作 重 點 準(zhǔn)備 MaryKay 培訓(xùn) 景瑞 Interview 景瑞 Interview 玫琳凱培訓(xùn) 玫琳凱培訓(xùn) 景瑞培訓(xùn) 周末陪孩子活動 安排活動住宿 確認(rèn)交通安排 確認(rèn)旅游用品 周末活動 每周最少一次與家人聚會 家庭

11、聚餐 爭論不超過一天 一周游泳兩次 完成玫琳凱“人的管理” 工 作 / 約 會 / 會 議 8 8 8 8 8 8 8 家庭早餐 9MaryKay 培訓(xùn) 9MaryKay 培訓(xùn) 9景瑞教材 9 9 9 9 陪小孩看書 準(zhǔn)備玫琳凱培訓(xùn) 10 Call Jassica 10 10景瑞 10 10 10 10 確認(rèn)餐廳 景瑞房產(chǎn)教材 Call Ms Cai Interview 11 11 11 11 11 11 11 12 12 12 12 12 12 12家庭聚餐 與 Helen 一起做教材 1 1與 Helen 做教材 1 1 1 1 1 2 2 2 2 2 2 2商場購物 3 3 景瑞 Int

12、erview 3 3 3 3 3 CBM 追蹤 4 4 4 4 4 4 4 5 5 5 5 5 5 5 6 6 6 6 6 6 6 7 7 7 7 7 7 7 晚上 讀 “談人的管理” 晚上 讀“談人的管理” 游泳 晚上 讀“談人的管理” 晚上 游泳 晚上 晚上 看 VCD 游泳 晚上 確認(rèn)下周工作 父父親親，丈丈夫夫 及及兒兒子子 自自己己 培培訓(xùn)訓(xùn)顧顧問問 教教練練 開開創(chuàng)創(chuàng)者者 定時將您使用時間的方定時將您使用時間的方式忠實記錄起來式忠實記錄起來是幫助您開始時間管理是幫助您開始時間管理的最佳方式的最佳方式時間時間工作安排工作安排工作優(yōu)先度工作優(yōu)先度備注備注7 : 007 : 157 :

13、307 : 458 : 008 : 158 : 308 : 459 : 009 : 159 : 309 : 4510 : 0010 : 1510 : 3010 : 4511 : 0011 : 1511 : 3011 : 4512 : 00 1. 按照自己的需求修改每日時間日志按照自己的需求修改每日時間日志 為了讓時間日志能正確的反應(yīng)出您日常的工作，因此，改正時間表，如果它不適合您的時間。 2. 填寫時間日志填寫時間日志 隨身帶著每日時間日志，以每15 分鐘為一單位，忠實正確的將你在這15 分鐘所做的工作或進行的活動記錄起來。切記要將所有的活動登記起來，包括您例行的工作，做白日夢、出去午餐、聊天

14、等。 3 3. . 上上班班時時數(shù)數(shù)以以外外的的工工作作 如果您在上班時數(shù)以外時間工作 （包括做惡夢） ，也請正確的記錄在日志里。 4 4. . 將將工工作作分分類類歸歸納納 在右邊工作分類歸納欄內(nèi)是將您所做的工作及活動來歸類及命名。例如： “書寫報告” 、 “進行自我時間管理” 、 “準(zhǔn)備計劃” 、 “冥想” 、 “做白日夢” 、 “問題處理”在每天工作結(jié)束之后，將每大項占多少的單位總加起來。 我我們們建建議議您您在在每每天天最最后后的的時時候候才才將將工工作作歸歸類類命命名名。 1明確責(zé)任、確立優(yōu)先級和目標(biāo)2去除不必要和不合適的活動3每日、每周規(guī)劃時間使用計劃盡可能授權(quán)留出處理意外事件的處

15、理時段盡可能消除或減少干擾因素高效率利用精力高峰期 1.總是把你的計劃寫下來?？偸前涯愕挠媱潓懴聛怼?.保持集中力在你將預(yù)定完成的目標(biāo)上。保持集中力在你將預(yù)定完成的目標(biāo)上。3.總是將你的日程表放在你的面前以確保工作進度?？偸菍⒛愕娜粘瘫矸旁谀愕拿媲耙源_保工作進度。4.先將主要的事項及活動計劃好。先將主要的事項及活動計劃好。5.多花心思在計劃每天的一開始。多花心思在計劃每天的一開始。6.盡可能將有關(guān)之事項及活動給歸納在一起。盡可能將有關(guān)之事項及活動給歸納在一起。7.多留一些時間給重要的工作。多留一些時間給重要的工作。8.確定容許足夠的時間在每一件工作上，但不能給予太多的時間。確定容許足夠的時間在

16、每一件工作上，但不能給予太多的時間。 9.建立一些彈性在突如其來的事件上。建立一些彈性在突如其來的事件上。10.每一天撥出一些供思考的時間給自己。每一天撥出一些供思考的時間給自己。11.考慮如何將等待及旅行的時間變得更有用。考慮如何將等待及旅行的時間變得更有用。12.如果可行，試著將你的生理時鐘和你的工作相配合。如果可行，試著將你的生理時鐘和你的工作相配合。13.學(xué)習(xí)如何控制自己不去做并未排入行程的事情。學(xué)習(xí)如何控制自己不去做并未排入行程的事情。14.每日下班前先將明日的行程排好。每日下班前先將明日的行程排好。15.請你的秘書來協(xié)助你安排行程。請你的秘書來協(xié)助你安排行程。16.將你計劃的日程表

17、及實際履行的事情做一些比較，可以學(xué)會如將你計劃的日程表及實際履行的事情做一些比較，可以學(xué)會如何更實際及有效地安排你的時間何更實際及有效地安排你的時間。1.描述要獲得的結(jié)果描述要獲得的結(jié)果 要完成什么任務(wù)要完成什么任務(wù)2.評估現(xiàn)狀評估現(xiàn)狀, 分析外部的機會與威脅、內(nèi)部的強弱項分析外部的機會與威脅、內(nèi)部的強弱項3.界定目標(biāo)界定目標(biāo)4.制定行動計劃和具體步驟制定行動計劃和具體步驟 (列表、排序、設(shè)定期限列表、排序、設(shè)定期限)5.計算預(yù)算費用計算預(yù)算費用, 包括金錢、人力、時間包括金錢、人力、時間6.制定時間表制定時間表7.執(zhí)行計劃執(zhí)行計劃8.跟蹤計劃的執(zhí)行情況跟蹤計劃的執(zhí)行情況期望現(xiàn)狀步驟預(yù)算目標(biāo)時

18、間表執(zhí)行跟蹤工作計劃工作計劃Why What WhoWhen Where How to How much? 準(zhǔn)備演示綱要 ? 給上司的成本分析報告? 清理預(yù)算分析資料 ? 估計制作文宣費用? 訂立商展規(guī)劃會議議程 ? 顧客意見反饋分析? 評估地點 ? 項目進度時程安排? 新產(chǎn)品上市 ? 擴大市場占有率任務(wù)名稱任務(wù)名稱: 日期日期:工作項目 重要性 開始 結(jié)束 負(fù)責(zé)人 成果 評價 善用時間排程善用時間排程,學(xué)會善用大段時間與零散時間學(xué)會善用大段時間與零散時間 預(yù)留可彈性運用的時間以應(yīng)對突發(fā)狀況預(yù)留可彈性運用的時間以應(yīng)對突發(fā)狀況 將瑣碎的工作交由部屬處理將瑣碎的工作交由部屬處理 將時間運用于改善組

19、織將時間運用于改善組織,改善工作方法改善工作方法,創(chuàng)新創(chuàng)新,提高客戶提高客戶滿意度滿意度,降低成本降低成本,減少錯誤及瑕疵的工作減少錯誤及瑕疵的工作浪費時間的陷阱缺乏輕重緩急之分缺乏輕重緩急之分缺少計劃缺少計劃隨意授權(quán)隨意授權(quán)無效的會議無效的會議缺乏組織缺乏組織個人間的沖突個人間的沖突對時間估計的不足對時間估計的不足試圖根據(jù)記憶來做事試圖根據(jù)記憶來做事沒有能力說沒有能力說 “ “不不”拖延拖延 未事先約定的訪客未事先約定的訪客 電話電話 給自己一段安靜給自己一段安靜 的時間的時間拒絕與重要目標(biāo)無關(guān)的事情打交道，拒絕與重要目標(biāo)無關(guān)的事情打交道，才能創(chuàng)造時間的最大效益才能創(chuàng)造時間的最大效益 電話電

20、話 盡量減少 代接與授權(quán) 電話留言 避免無關(guān)話題 簡潔回答 必要時禮貌的結(jié)束對話 訪客訪客 限制區(qū)域與人數(shù) 在別人的工作區(qū)域討論工作 座位遠(yuǎn)離門或走道 站立談話 郵件郵件 分類 安排時間閱讀 過濾垃圾郵件 限制對象 會議會議確定必要性讓參加會議的人清楚知道會議目的與需要信息準(zhǔn)時開始,準(zhǔn)時結(jié)束轉(zhuǎn)接電話結(jié)束前清楚說明會議結(jié)論與要求1 1、計劃欠妥、計劃欠妥7 7、欠缺自律、欠缺自律1313、用人不當(dāng)、用人不當(dāng)2 2、貪求過多、貪求過多8 8、無力拒絕、無力拒絕1414、社交閑談、社交閑談3 3、不速之客、不速之客9 9、做事絕延、做事絕延1515、權(quán)貴混淆、權(quán)貴混淆4 4、條理不清、條理不清1010、無效會議、無效會議1616、溝通不良