公文管理制度(20211124072319)

1、保密性：一般 秘密 絕密時效性：一般 加急 特急深圳市 * 商業(yè)股份有限公司shenzhen dayfine commerce co.,ltd. * 總2011 第 001 號公文管理制度第一節(jié)總則第一條公文是公司明確政策、確立制度、貫徹政令和工作指令，并體現(xiàn)專業(yè)工作指導和傳導信息的載體，是在企業(yè)內部流轉并在一定范圍內傳播信息的正式文書形式。本制度所指公文包括：一. 正式簽發(fā)的文件，指需按公司的統(tǒng)一公文制式標準擬寫，按公司統(tǒng)一文件授號，經授權發(fā)文單位審核簽批、用印、下發(fā)、執(zhí)行并存檔的文件，包括：總部和分部正式簽發(fā)的規(guī)章制度、決定（人事任命、獎罰）等。二. 公司內部往來文件，指總部、分部各單位之

2、間在日常業(yè)務往來和工作協(xié)調中，由各單位秘書（文員）根據(jù)單位負責人意見統(tǒng)一上報、傳達并視需要進行留存歸檔的文件。如：請示、批復、通知、通告等。三. 由會議主持人簽發(fā)的用于記裁、傳達會議情況和議定事項須歸檔保留的會議紀要。第二條公文管理的主旨和效果在于規(guī)范公文的擬定、審批、傳達和歸檔，在于保障公文流轉的及時性、準確性和保密性，從而確保政令暢通，保障文件的貫徹執(zhí)行，提高公司整體行政辦公的效率。第三條深圳市 * 商業(yè)股份有限公司公文管理的歸口部門為總部總裁辦。第二節(jié)公文編寫及公文流轉規(guī)范第一條公文的編寫規(guī)范一. 正式簽發(fā)文件（一） . 發(fā)文權限及編號1. 有發(fā)文權的部門：總部總裁辦、管理中心、財務信息

3、中心、營運中心、招商中心、拓展中心。2. 公文的編號方法：公文編號由總部總裁辦統(tǒng)一編序，所有企業(yè)正式文件必須依此編號排序， 編序的原則為分年度按發(fā)文時間自然排序，排序以三位數(shù)流水號為準。1） 總部總裁辦發(fā)文編號為： * 總【年號】號。2） 總部管理中心發(fā)文編號為：* 管【年號】第號。3） 總部財務信息中心發(fā)文編號為：* 財【年號】第號。4） 總部營運中心發(fā)文編號為：* 營【年號】第號。5） 總部招商中心發(fā)文編號為：* 招【年號】第號。6）總部拓展中心發(fā)文編號為：* 拓【年號】第號。二. 往來文件無需編號。第二條公文報批一. 文權的人員和部門在授權內針對職權范圍所管工作的正式發(fā)文直接由授權人簽發(fā)

4、。二. 文件內容涉及兩個（含）以上部門批示意見的，需相關部門在發(fā)文審批單上匯簽后報總裁理審批簽發(fā)。三. 超部門授權發(fā)文的文件，由部門填報發(fā)文審批單，部門負責人簽字確認報總裁審批，由總裁辦發(fā)文排序簽發(fā)。四. 各級管理人員在審核式批示時要明確寫明批示意見。第三條 公文轉發(fā)一. 由發(fā)文部門保存授權簽發(fā)人簽字的文件原件，發(fā)文時以復印件形式轉發(fā)?？偛棉k發(fā)文保存由總裁簽字的發(fā)文審批單，正式文件以加蓋公司公章形式確認轉發(fā)。二. 公司內部公文流轉、收、發(fā)文部門須建立文件簽發(fā)/ 簽收記錄。每次發(fā)文，發(fā)文部門須記錄發(fā)文主題、發(fā)文時間，并在發(fā)文時要求收文部門明確責任人簽字確認簽收和簽收時間。三. 以傳真形式傳發(fā)的文

5、件由發(fā)文單位做傳發(fā)記錄，電傳文件發(fā)出后，以電話方式確認對方收件人該文件是否收到、是否清晰，并在文件簽收記錄上記錄明確。四. 公司正式公文的傳發(fā)一概以書面文檔轉發(fā)為準。同時視需要轉發(fā)電子文檔。五. 公司日常往來文件如需上報，上報單位須嚴格按授權規(guī)定向有關上級呈報文件，請示工作除特殊情況，原則上不允許越級上報或多頭呈報。六. 收文處理：對收到的請示、報告、申請，接報部門應以最快時間處理，原則上當天須予以回復。七. 對有關領導批復的公文或提出修訂的公文，承辦部門應在接到批復、退文并予修改后，按公文報批流程再次上報。第三節(jié)公文傳達及歸檔管理第一條公文的傳達一. 正式簽發(fā)的文件應注明文件下發(fā)傳達的對象和

6、范圍（帶有保密性的文件尤應明確限定知會的層級） 。二. 收文單位接下達的文件后須按要求以晨會、例會、通告欄的形式傳達到相應崗位人員。三. 重要文件須以傳閱的形式傳達并由傳閱人員在文件后簽字確認知曉。第二條公文的歸檔管理一. 各單位須明確專人 （一般指定秘書、 文員）負責文件的接收、 傳發(fā)和歸檔。二. 對接收的文件各單位秘書、文員應分別建立文檔，并按公文類別的不同進行分類管理。正式簽發(fā)的文件以文件文號為序進行歸檔。公司內部往來文件及會議紀要按發(fā)文時間為序進行歸檔。三. 各類文件應按序編制文件目錄，以便查對。四. 文件歸檔按年度進行整理。每年1 月 15 日前各部門須對上一年度的收、發(fā)文進行整理，

7、對有保留價值的規(guī)章制度、決定、決議、會議紀要須留檔封存，其余公文如通知等可統(tǒng)一交總裁辦處理。第四節(jié)公文流轉、傳達、歸檔的檢查各單位的公文流轉、傳達、歸檔均應按制度要求進行管理?？偛靠偛棉k將定期或不定期地對制度執(zhí)行情況進行檢查，檢查內容包括：一. 文件擬定是否按規(guī)范要求。二. 文件簽批是否按規(guī)定層級。三. 文件流轉是否按規(guī)定流程。四. 文件傳達是否按規(guī)定時限和層級。五. 文件歸檔是否按規(guī)范管理。如檢查有以上違規(guī)情況，總裁辦將進行通報，并對違規(guī)人員視情況提出處理意見。第五節(jié)公文管理制度的釋義及修訂執(zhí)行第一條公文管理制度的有關條款的解釋權和修訂權歸屬總部總裁辦。第二條公文管理制度自簽發(fā)之日起執(zhí)行，此前有關制度與本制度有悖條款均以本制度為準執(zhí)行。附：深圳市