淺談公共資源交易項目檔案的管理

1、    淺談公共資源交易項目檔案的管理    周兆瓊摘 要：交易項目檔案是用來記載對于公共資源交易活動中各個參與方真實的活動內(nèi)容。這個檔案對于公共資源交易工作而言是一個有利的相關(guān)法律依據(jù)。其中，公共資源交易工作的重要組成部分之一是交易檔案管理工作。它直接影響著交易工作運行的規(guī)范性和發(fā)展的穩(wěn)定性。對于交易項目檔案的管理工作中，針對怎樣更好的管理和使用檔案，如何負責的完成交易工作，促進公共資源交易事業(yè)的進步等問題，我們需要進一步的進行認真的分析與研究。本文通過對交易項目檔案管理的必要性以及管理的標準和模式等進行分析，提出檔案管理的措施，希望能夠為公共資源交易

2、事業(yè)的發(fā)展做出一定的貢獻。關(guān)鍵詞：公共資源；項目交易；檔案管理；規(guī)范我國社會發(fā)展的速度越來越快，導(dǎo)致各行各業(yè)的發(fā)展也非常迅速。對于公共資源交易平臺而言，也隨之加入了許多新面孔，比如工程建設(shè)項目的招投標、農(nóng)村產(chǎn)權(quán)的交易以及國有產(chǎn)權(quán)交易。這些分散項目也慢慢的加入了公共資源交易平臺，促進了平臺之外無交易的目標的達成。正是由于各類項目的增加，各項目對應(yīng)的檔案也更加廣泛，數(shù)量較之以往也增加了很多。項目檔案管理工作是對交易活動過程中的一些重要記錄做出反應(yīng)以及對標后工作起到監(jiān)管作用。由于它的工作性質(zhì)，使得項目檔案管理工作一定要不斷的完善與時代共進退。本文通過實際情況的調(diào)查與研究，簡單講述了對項目檔案管理工作

3、的想法，希望能夠?qū)σ?guī)范公共資源交易項目檔案管理做出一定的貢獻。1 規(guī)范項目檔案管理的必要性1.1 項目檔案現(xiàn)實價值的需要項目檔案起到非常重要參考與證明作用。它是記錄了公共資源交易活動過程中的歷史記載和相關(guān)資料，這些資料一般通過文字，圖表視頻等形式展現(xiàn)出來，具有一定的社會價值。因此，它必須依法被保存和保密，不能夠隨意的涂改、變造或者銷毀。項目檔案的內(nèi)容是能夠反映真實的公共資源交易監(jiān)督管理活動，可以看出在活動過程中是否遵循公平公開，公正誠實守信原則。項目檔案也可以作為法律證據(jù)，對于在項目交易過程中有違法現(xiàn)象的，可以通過查詢歷史記錄作為證據(jù)。1.2 相關(guān)法律法規(guī)的明確規(guī)定公共資源交易項目檔案管理工作

4、也是根據(jù)相關(guān)法律法規(guī)明確規(guī)定而進行的。比如說招 投標法和政府采購法等都是其對應(yīng)的法律法規(guī)。這些法律法規(guī)具有很重要的價值，他可以指導(dǎo)項目檔案資料收集和整理工作的進行。2 加快項目檔案立法和統(tǒng)一標準與模式雖然一些相關(guān)法律對項目檔案管理做出了一定的要求，但是這是要求不具體，也不明確。尤其是在管理全國各地的教育項目檔案中，由于地區(qū)不同，其標準也不一樣，各式各樣，不能統(tǒng)一。甚至有的地方的標準與檔案法實施辦法是背道而馳的。因此，加快項目檔案立法統(tǒng)一的標準和模式，實現(xiàn)全國統(tǒng)一是非常必要的，只有這樣才能促進項目檔案管理更加標準、具體和規(guī)范。3 加強項目檔案管理的措施3.1 健全管理制度并嚴明歸檔責任只有通過運

5、用有效的制度來約束，用正確的方法來指導(dǎo)，才能更好的管理公共資源交易項目答案，只有這樣才能進一步促進項目檔案管理的工作順利進行。制度作為主要手段，所以制定相應(yīng)的制度非常重要。制度的制定應(yīng)該要明確規(guī)定歸檔的范圍是什么、其時間是什么以及它的質(zhì)量該怎么樣。同時也要明確檔案保管的有效期限。統(tǒng)一檔案相關(guān)資料整理是編號的方法、簽約的相關(guān)事宜以及保密的制度，要熟知各個部門的職責所在。歸檔的范圍是通過“誰組織，誰立卷，誰移交”的原則來確定的。檔案內(nèi)容必須要涵蓋全面，以此來反映交易全過程的真實情況。對于負責歸檔的人員來說，一定要盡職盡責，及時對資料進行清點驗收，定時定點的進行考核。同時，各個部門也要加強對檔案管理

6、的監(jiān)督工作。3.2 加強硬件建設(shè)并提升管檔案條件交易檔案，因其保密性很高，必須要設(shè)立專門的檔案柜或者檔案室，用于儲存資料。存放檔案的室內(nèi)必須要達到“八防”，同時還要結(jié)合人、物以及技術(shù)等達到其安全要求。同時答案是必須要安裝攝像頭用以監(jiān)控，各類電子設(shè)備也應(yīng)齊全。合理的利用現(xiàn)代化科技，提升檔案管理的水平。3.3 加強隊伍建設(shè)并提高業(yè)務(wù)能力不論什么工作，人永遠處于主導(dǎo)地位，也是一個關(guān)鍵因素。在進行檔案管理工作的過程中，必須加強對人員方面的要求，因為所有業(yè)務(wù)和制度的落實都要靠人員來實現(xiàn)。因此，負責檔案管理的工作人員，一定需要有強烈的責任感，并且其專業(yè)能力要很強。同時，管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)一定要很好，且工作

7、年限要較長，為了能夠更好的、長期的開展檔案管理工作，不能隨時的更換人員。除了對人員要求以外，還需要經(jīng)常性的對他們進行專業(yè)知識的培訓(xùn)以及檔案意識的增強。不斷的給他們灌輸終身學(xué)習(xí)的理念，養(yǎng)成自我學(xué)習(xí)的習(xí)慣。在檔案管理工作中，也要加強人員的溝通能力，采用新媒體的方式，增強各部門的交流，提高工作效率。除此之外也應(yīng)設(shè)有懲獎措施，鼓勵大家積極工作。3.4 突出工作重點并注重精細管理在進行檔案管理工作的過程中，一定要主次分明，及時抓住工作的重點所在，它們有助于檔案管理工作的高效開展，不能夠胡子眉毛一把抓，不然很難見到效果。在工作過程中，一定要注意細節(jié)。通過調(diào)查發(fā)現(xiàn)，在許多違紀違法的案件當中，他們都是通過挖掘

8、一些完整的、有效可用的檔案資料來進行的。檔案資料的實證性必須是通過檔案真實性，完整性和有效性來得以體現(xiàn)。因此，在進行檔案管理工作時，需要提供原件的，不能使用復(fù)印件或掃描件來代替。比如在招投標的過程中，開標和評標了相關(guān)資料一定要為原件，中標的通知書以及中標人的投標文件等相關(guān)資料，不能夠采用復(fù)印和掃描方式。在項目驗收檔案資料的時候，必須蓋的章子以及簽字，還有日期的填寫都要完成。在檔案資料收集的過程中，不僅需要紙質(zhì)的檔案也需要電子檔案。在一個項目結(jié)束后就要及時的對其相關(guān)資料進行分類整理，最后進行歸檔。需要填寫的文件名稱、目錄、編號等都要填寫完整。填寫的方式也有規(guī)定，不能夠使用鉛筆填寫，因為鉛筆容易褪

9、色，不便于長期保存。細節(jié)決定成敗，不論什么工作，一定要追求細節(jié)。加強對細節(jié)的管理，能夠有效的幫助管理工作的進行。3.5 嚴抓保密工作并確保檔案安全檔案的重要性很強，它關(guān)乎很多事宜。因此其保密工作一定要做到位。所有與檔案管理相關(guān)的人員一定要按照檔案保密的辦法，簽訂保密協(xié)議。平時可以通過各種活動加強他們的保密意識。工作者一定要遵守制度的規(guī)定，嚴格按照規(guī)定工作。對于契約人員，一定要填好登記表，而且答案也不能隨便外借。如果在特殊情況下，需要經(jīng)過領(lǐng)導(dǎo)的審批后才可以節(jié)約?？傊?，當需要借閱時，需要做好辦理登記的手續(xù)。檔案的保存室內(nèi)，閑人必須免進。只有有資格的人員才可以進入。進入的工作者不能夠攜帶帶有攝像頭的電子儀器或者是u盤等，防止各種信息泄露。4 結(jié)束語社會的發(fā)展速度越來越快，公共資源交易平臺涵蓋的范圍越來越廣。當建立了統(tǒng)一的公共交易平臺后，出現(xiàn)了大量的交易項目。在這種情況下，為了更好的展開工作，