文秘淺析秘書角色多重性論文

1、新聞傳播系文秘班畢業(yè)論文設(shè)計福建商業(yè)高等專科學(xué)校2014屆畢業(yè)論文論秘書角色的多重性 學(xué)生姓名： 學(xué)生學(xué)號： 年 級：.級 專 業(yè)：文秘 指導(dǎo)老師： 職 稱：教授2014年5月畢業(yè)論文原創(chuàng)性聲明茲呈交的畢業(yè)論文，是本人在指導(dǎo)老師指導(dǎo)下獨立完成的。本人在畢業(yè)論文寫作中參考的其他個人或集體的研究成果，均在文中以明確方式表明。本人依法享有和承擔(dān)由此論文而產(chǎn)生的權(quán)利和責(zé)任。 聲明人： 2014年5月論秘書角色多重性【內(nèi)容摘要】秘書工作是一項綜合輔助性工作，秘書工作的性質(zhì)決定了秘書必須具有多重性的角色，如忠于職守的“普通員工”、起草文書的“作家”、參謀輔助的“助理”。秘書人員能否扮演好各角色，事關(guān)全局工

2、作的開展和秘書工作的成敗。而處理這種關(guān)系的關(guān)鍵在于秘書人員多對重性角色的轉(zhuǎn)換。在秘書工作上，給秘書角色一個比較準(zhǔn)確的定位，有利于其工作順利高效地完成。因此，本文通過分析秘書角色的分工，從而提出秘書人員提高自身素質(zhì)的有效途徑。【關(guān)鍵詞】 秘書 角色 多重性 西游記中孫悟空有“七十二變”的角色變化本事，而現(xiàn)實生活中具有多重角色變化本事的秘書人員則是“現(xiàn)實版的七十二變孫悟空”。特別是在社會變化具有多樣性和復(fù)雜性的二十一世紀(jì)，更加要求秘書可以準(zhǔn)確、熟練地對多重角色進(jìn)行轉(zhuǎn)換，只有這樣，才能使秘書人員符合新時代的發(fā)展要求，更好地開展工作。 一、秘書角色的多重性秘書角色的多重性，是指秘書作為從事秘書工作的主

3、體，在社會實踐中的職責(zé)并不是單一的，所扮演的角色也不是單一的。不僅要扮演秘書工作本質(zhì)特征所決定的領(lǐng)導(dǎo)者近身綜合輔助參謀助手的角色，還要在開展各項具體秘書工作中扮演多種角色。而秘書工作內(nèi)容的多樣性決定了秘書角色的多重性，所以秘書為了更好地工作，就必須扮演各種各樣的角色。那么,秘書角色有哪些？ （一）秘書的“普通員工”角色每個員工都有自己相應(yīng)的權(quán)利和義務(wù)，同樣秘書也是一名普通員工，也有自己的義務(wù)，如遵守公司的制度并盡一名“普通員工”的義務(wù)去服務(wù)于公司。由于秘書在工作中是近身于領(lǐng)導(dǎo)，對其還特別要強(qiáng)調(diào)的一個義務(wù)就是保密。而在履行義務(wù)的同時秘書也應(yīng)清楚認(rèn)識到，自己也有屬于自己的權(quán)利，要學(xué)會保護(hù)屬于自己的

4、權(quán)利，但要做到遵紀(jì)守法。處于“領(lǐng)導(dǎo)近身”的秘書，更要擺正自身的位置。如果秘書自我認(rèn)知不清楚，可能會產(chǎn)生“一人之下，萬人之上”的優(yōu)越感，做出和說出不合乎自己身份的行為和言語，甚至?xí)霈F(xiàn)越權(quán)的情況，給領(lǐng)導(dǎo)工作帶來不必要的麻煩。所以秘書人員首先得清楚自己是“普通員工”的身份。（二）秘書的“助手”角色秘書是領(lǐng)導(dǎo)的“參謀助手”，既要掌管事務(wù)，又要參與政務(wù)；既要出謀劃策、參與決策，又要周密組織、綜合協(xié)調(diào)、推動決策的落實；負(fù)責(zé)信息的采集，起著承上啟下、銜接內(nèi)外、溝通左右、聯(lián)系各方的橋梁和紐帶作用?？偠灾?，秘書這個“助手”的角色，事實上就是領(lǐng)導(dǎo)的幫手，要應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)方方面面之所需。（三）秘書的“領(lǐng)導(dǎo)與管家”角色秘

5、書不僅要扮演領(lǐng)導(dǎo)的“助手”角色，還要扮演“領(lǐng)導(dǎo)”和“管家”的角色。“領(lǐng)導(dǎo)”角色不是指讓秘書成為領(lǐng)導(dǎo)者，而是要秘書善于從領(lǐng)導(dǎo)的角度統(tǒng)領(lǐng)全局，剖析問題，解決問題。要有“不在其位，敢謀其政”的氣魄，突破傳統(tǒng)思維和角色的局限，敢于關(guān)起門來“做大帥”，站在領(lǐng)導(dǎo)的角度和高度來思考問題，勇于創(chuàng)新。而“管家”角色是指秘書對文件檔案、各種信息、會務(wù)工作、事務(wù)處理等方面的“管理”。這些也是秘書的主要工作職責(zé)，十分繁雜，所以這是個考驗秘書工作能力的一個角色，需要秘書扮演“管家”將公司這個“大家庭”上上下下都打理得妥妥帖帖。（四）秘書的“公關(guān)”角色企業(yè)要發(fā)展，要懂得知名度和美譽(yù)度對公司生存和發(fā)展的價值，更要懂得利用公

6、關(guān)關(guān)系塑造自身良好的形象。秘書人員沒有一定的公關(guān)意識將難以立足，更別說發(fā)展、進(jìn)步。秘書工作與公共關(guān)系是“剪不斷，理還亂”的關(guān)系，扮演好“公關(guān)角色”對秘書工作具有重要意義。對外，秘書是上司同外界聯(lián)系的中介，是一個企業(yè)的“窗口”和“門面”，其言行舉止、精神風(fēng)貌、工作態(tài)度等，直接展現(xiàn)了秘書的形象和自身素質(zhì)，同時也從中反映出企業(yè)的面貌、形象。對內(nèi)，秘書是幫助領(lǐng)導(dǎo)協(xié)調(diào)各領(lǐng)導(dǎo)之間、各部門之間、上下級之間關(guān)系的“公關(guān)幫手”。秘書對這些關(guān)系的公關(guān)處理效果，直接關(guān)系著自身和領(lǐng)導(dǎo)日后工作是否方便、暢行，所以要小心謹(jǐn)慎。 （五）秘書的“幕后作家”角色每當(dāng)聽到某某領(lǐng)導(dǎo)在臺上拿著稿子長篇大論、振振有詞的發(fā)言時，有多少人

7、會想到稿子真正的幕后作者：秘書。在企業(yè)工作活動中，無論是對外發(fā)文、對內(nèi)行文，還是調(diào)查報告、會議記錄等，都需要秘書人員進(jìn)行文件撰寫工作。撰寫工作的好與壞，對保證文件的質(zhì)量和發(fā)揮文件應(yīng)有的效用很重要。特別是協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)起草講話稿，寫得好是領(lǐng)導(dǎo)的面子，寫不好是秘書的能力不夠，這是秘書在寫作和心理素質(zhì)上極具挑戰(zhàn)力的一項工作。二、認(rèn)識秘書角色多重性的意義 秘書在工作中扮演著各種各樣的角色。認(rèn)識秘書角色的多重性對于秘書人員更好地開展工作，更好地發(fā)揮參謀助手作用，有著重要的意義。 （一）有助于明確秘書的工作任務(wù)及職責(zé)秘書工作“多、繁、雜”的特點，是由于秘書工作內(nèi)容（事務(wù)辦理，中介溝通，文書工作，信息工作，參謀輔

8、助，會務(wù)操辦，綜合協(xié)調(diào)，督促檢查等）的“龐大”所導(dǎo)致的。所以對于不同的工作內(nèi)容和服務(wù)對象，秘書則扮演著不同的角色。正確地把握好所擔(dān)任的角色，認(rèn)真秉持“三服務(wù)”(為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)，為部門服務(wù)，為基層服務(wù))的指導(dǎo)思想，秘書才能更清楚自己的職責(zé)以及需要解決的問題。只有以正確的、適當(dāng)?shù)纳矸萁巧ソ鉀Q所面對的工作，秘書才能更好地完成任務(wù)和達(dá)到更好的效果。如果秘書不能正確把握好所扮演的角色，則會影響工作的效率。（二）有助于促進(jìn)與領(lǐng)導(dǎo)工作績效一體化的關(guān)系領(lǐng)導(dǎo)者與秘書在工作績效上是緊密聯(lián)系在一起的。秘書工作的績效，蘊含在領(lǐng)導(dǎo)工作的績效之中。領(lǐng)導(dǎo)者與其秘書的共同績效，實際上也是在提高領(lǐng)導(dǎo)工作績效；秘書立足本職主動提供

9、有效的輔助與服務(wù)，促進(jìn)領(lǐng)導(dǎo)工作績效，同樣也是在提高自身的工作績效。這種工作績效上的一體化關(guān)系，使領(lǐng)導(dǎo)和秘書在工作上聯(lián)系更加緊密。所以秘書扮演好每個工作角色，不僅促進(jìn)了領(lǐng)導(dǎo)的工作績效，實質(zhì)上也是在提高自身的工作績效。（三）有助于更好為領(lǐng)導(dǎo)提供參謀，輔助決策秘書的參謀輔助是指秘書圍繞領(lǐng)導(dǎo)者的管理目標(biāo)和決策思想，有效地為領(lǐng)導(dǎo)的決策出謀獻(xiàn)策、提供準(zhǔn)確全面的信息和參考方案；在與領(lǐng)導(dǎo)主輔配合的工作實踐中，發(fā)現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)行為中的不足、疏漏、失誤，及時提出拾遺補(bǔ)闕、糾正錯誤的建議和規(guī)勸；以及在決策實施中進(jìn)行協(xié)調(diào)與輔助。參謀輔助是秘書職能范疇中的重要組成部分，隨著社會的發(fā)展，領(lǐng)導(dǎo)者對秘書參謀輔助的需要越來越強(qiáng)烈。秘書

10、只有扮演好領(lǐng)導(dǎo)的“助手”角色，不斷提高知識和能力水平，具備較強(qiáng)的運籌策劃、組織協(xié)調(diào)、隨機(jī)應(yīng)變和綜合分析能力，才能更好為領(lǐng)導(dǎo)提供參謀輔助。（四）有助于促進(jìn)工作溝通上的雙向交流關(guān)系領(lǐng)導(dǎo)與秘書的工作溝通，既有領(lǐng)導(dǎo)對秘書的指示、指導(dǎo)，又有秘書對領(lǐng)導(dǎo)的請示、匯報；既有領(lǐng)導(dǎo)向秘書了解情況、征求建議，又有秘書向領(lǐng)導(dǎo)主動參謀、提供可行方案等。秘書只有扮演好“中介”的角色，建立和保持這種密切的雙向溝通關(guān)系，領(lǐng)導(dǎo)與秘書的主輔配合才能有效；只有加強(qiáng)這種雙向溝通，才能真正實現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)者與秘書的主輔運作協(xié)同性。（五）有助于更好地服務(wù)工作 秘書在社會活動中扮演了一系列的角色，但在特定的時間、場合和條件下，可以轉(zhuǎn)換成主角，升為

11、主導(dǎo)地位。所以秘書角色具有多重性：既有配角的一面又有主角的一面。而配角是核心，是秘書的基本角色。秘書正確地把握好自己所扮演的角色，則能更明確自己的工作職責(zé)。比如，秘書扮演作家角色，則要根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)意圖進(jìn)行文稿撰擬；扮演公關(guān)角色，則要協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)維護(hù)組織內(nèi)外的各種關(guān)系和諧一致；扮演中介角色，則要上情下達(dá)，下情上達(dá)，內(nèi)外聯(lián)絡(luò)，成為組織內(nèi)部的中介溝通樞紐和對外的中介溝通門戶。秘書要從實際情況去有意識的培養(yǎng)自己每個角色所需的能力，才能更好的服務(wù)以后的工作。三、培養(yǎng)秘書人員多重角色的途徑 通過對秘書角色多重性意義的認(rèn)識，讓我們看到秘書對自身角色的一個轉(zhuǎn)換是如此重要。那么秘書應(yīng)如何扮演好各種角色，秘書各種角色的扮

12、演又需要具備哪些素質(zhì)？培養(yǎng)秘書多重角色的途徑有哪些？（一）具備“普通員工”角色素質(zhì)的途徑秘書人員作為公司的一名員工，應(yīng)該清楚認(rèn)識到自己和其他員工一樣，都是共同為了實現(xiàn)公司目標(biāo)而工作的，只是工作分工不同、職責(zé)不同而已。每一個員工都要有良好的的道德素質(zhì)，我認(rèn)為秘書更應(yīng)如此。而秘書作為一名普通員工，首先要具備忠于職守的道德素質(zhì)。俗話說，“士”始終不離“帥”左右，是“帥”最可倚賴的忠誠衛(wèi)士。秘書人員要像“士”一樣忠誠可靠，對領(lǐng)導(dǎo)忠心，對工作用心。第二，要具備忠誠、嚴(yán)守機(jī)密的角色素質(zhì)，做好“守門員”。由于特殊的身份和工作環(huán)境，工作中秘書人員會接觸大量的秘密，甚至是機(jī)密。因此，秘書人員必須對領(lǐng)導(dǎo)保持絕對忠

13、誠，把保守秘密作為自己的天職。要做到“三非”（“非禮勿聽，非禮勿視，非禮勿講”），即不該知道的事不打聽，管好自己的耳朵；不該看的東西不要看，管好自己的眼睛；不該外傳的事守口如瓶，管好自己的嘴。那么秘書人員作為一名普通的員工，不但要忠于職守會保密，還要安于本分，不爭名、不圖利，甘當(dāng)配角。秘書工作的內(nèi)容是服務(wù)于領(lǐng)導(dǎo)，而不是替領(lǐng)導(dǎo)決策。秘書人員如果找不準(zhǔn)自己“普通員工”的角色定位，就會導(dǎo)致秘書失職或越位而產(chǎn)生極大的消極影響。秘書人員在工作中應(yīng)做到為領(lǐng)導(dǎo)“開路”、“掃尾”，具備良好的素質(zhì)，保持工作平常心，正確看待和處理與上級、與集體的關(guān)系，做好服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)而不干預(yù)，補(bǔ)位而不越位的配角角色。（二）具備“助手

14、”角色素質(zhì)的途徑秘書在扮演“助手”角色時，要求秘書應(yīng)先適應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)的工作習(xí)慣，然后要會“雪中送炭”及時阻止領(lǐng)導(dǎo)犯錯，還要能為領(lǐng)導(dǎo)決策起到輔助和參謀作用，并要具備多方面的能力。如管理事務(wù)的能力：秘書要管理日常事務(wù)，諸如組織會議、接待、管理介紹信、收發(fā)文件、保管資料、照管辦公室等，需要具備細(xì)心周到、有條不紊的管理才干。信息收集能力：秘書人員不僅要關(guān)心時事，還要收集各種資料，熟練掌握各種資料檢索方法，同時還應(yīng)注意收集資料建立自己資料庫，逐漸積累資料，及時更新資料庫，以利于工作。知識儲備能力：不斷提高自身基礎(chǔ)知識和專業(yè)知識水平。秘書只有提高自身全方面能力，才能扮演好領(lǐng)導(dǎo)的“助手”角色。（三）具備“領(lǐng)導(dǎo)與管

15、家”角色素質(zhì)的途徑 秘書扮演“領(lǐng)導(dǎo)”角色，首先要有統(tǒng)籌協(xié)調(diào)全局的意識，能站在領(lǐng)導(dǎo)的角度，將全局與局部相結(jié)合，提出科學(xué)合理的意見和建議。然后要具備實事求是、勇于創(chuàng)新的素質(zhì)。作為秘書，分析問題，要緊跟領(lǐng)導(dǎo)思路，一切從客觀實際出發(fā)，但不能唯領(lǐng)導(dǎo)是聽，也不能唯本是從。而是要拓展視野、勇于創(chuàng)新，能敏銳地發(fā)現(xiàn)新問題，分析問題，創(chuàng)造性地解決問題，開創(chuàng)新局面。與“領(lǐng)導(dǎo)”相近的角色我想應(yīng)當(dāng)是“管家”角色。我認(rèn)為“管家”角色則需要秘書人員具備任勞任怨，樂于奉獻(xiàn)的道德素質(zhì)。由于秘書的日常工作多、繁、雜，要“管理”著文件起草、信息工作、會務(wù)工作、事務(wù)處理等，如此多的事務(wù)需要管理，難免容易出錯，遭人誤解或埋怨，所以秘書

16、要有寬廣的胸懷和豁達(dá)的精神，腳踏實地、埋頭苦干、任勞任怨、甘擔(dān)無名英雄。除此之外，秘書還要把“關(guān)心”領(lǐng)導(dǎo)和同事的生活狀況當(dāng)做自己“管家”工作中的一項，但切記把是否能得到回報看得太重，要樂于奉獻(xiàn)、無私奉獻(xiàn)。（四）具備“公關(guān)”角色素質(zhì)的途徑秘書人員要扮演好“公關(guān)”角色，我覺得首先要塑造良好的形象意識，不斷提高個人修養(yǎng)。因為良好的形象和修養(yǎng)可以為秘書扮演其角色奠定堅實的基礎(chǔ)。其次，秘書人員身處人際關(guān)系的熱點和輻射中心，因此必須提高其溝通能力，建立良好的人際關(guān)系。最后，要扮演好“公關(guān)”角色，最重要的是對秘書口才的培養(yǎng)。這要求秘書人員要具備較強(qiáng)的口頭表達(dá)能力，其該能力的要求是口齒清楚、表達(dá)準(zhǔn)確和具有一定

17、的藝術(shù)性。秘書人員是企業(yè)的“窗口”，是領(lǐng)導(dǎo)的“公關(guān)幫手”，在工作中常要與各式各樣、各種身份的人接觸。因此只有不斷提高心理素質(zhì)、思想素質(zhì)，并且在接觸中巧妙運用說話的藝術(shù)，才能扮演好“公關(guān)”角色。（五）具備“幕后作家”角色素質(zhì)的途徑這個角色的扮演不僅要求秘書人員要熟悉應(yīng)用文體的基本知識，自如運用各個文種，而且要有一定的寫作水平、知識能力、語言表達(dá)能力、基本操作技能。秘書人員撰寫工作中會議記錄、編寫簡報、來往信件、調(diào)查報告等都有一定的文種可以套用，而我認(rèn)為最難的應(yīng)該是為領(lǐng)導(dǎo)起草講話稿。因為為領(lǐng)導(dǎo)起草講話稿，不但要正確領(lǐng)悟領(lǐng)導(dǎo)意圖，還要了解基層的實際情況，保證稿子提出的觀點和辦法切實可行。只有正確領(lǐng)悟

18、領(lǐng)導(dǎo)意圖，緊貼實際情況，秘書人員才能在動筆之前成竹在胸，從而保證寫作起到良好的效用。而所謂“幕后”的“作家”，就是在領(lǐng)導(dǎo)發(fā)言稿受到大家肯定時，稿子的真正寫作者秘書卻無人“知曉”，唯有領(lǐng)導(dǎo)會將這位幕后作家銘記于心。所以我覺得只有具備一定的寫作水平和觀察能力，以及保持一顆愿意默默奉獻(xiàn)的平常心，秘書才能扮演好“幕后作家”這個角色。總而言之,一個秘書人員能否做好自己的本職工作，把握好自身角色的轉(zhuǎn)換是其關(guān)鍵所在。本文通過對秘書角色多重性的分析，我們可以發(fā)現(xiàn)：要把握好自身角色的轉(zhuǎn)換，秘書人員首先必須了解秘書角色多重性的意義，深刻了解秘書對自身多重角色轉(zhuǎn)換的重要性；然后要知道自己所要“扮演”的每個角色的本質(zhì)，并在