加強(qiáng)干部人事檔案信息化促進(jìn)管理創(chuàng)新

1、加強(qiáng)干部人事檔案信息化促進(jìn)管理創(chuàng)新摘要：文章主要分析了干部人事檔案信息管理工作的重要性，以及建設(shè)思路和主要內(nèi)容，且闡述了現(xiàn)階段干部人事檔案管理工作存在的不足，并有針對性的提出了如何不斷完善干部人事檔案信息化管理，希望能為相關(guān)部門提供一定的參考意義。關(guān)鍵詞：干部人事檔案；信息化管理一、干部人事檔案信息化管理的重要性（一）檔案查詢更便捷在紙質(zhì)檔案信息處理的過程中，通過計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的相關(guān)軟件，給檔案內(nèi)容進(jìn)行保存，能夠讓檔案管理員以及相關(guān)人員快速的對所需信息進(jìn)行查閱，在一定程度上不僅不需要檔案管理人員從海量檔案中來查閱相關(guān)檔案，同時(shí)還大大減輕了檔案管理人員的工作量，提高了工作效率，信息化檔案管理具有一定

2、的智能性，使得檔案的查詢更加方便，因此該方法是值得提倡的。（二）檔案管理更規(guī)范在信息化檔案的管理過程中，相關(guān)檔案管理人員必須按照檔案信息系統(tǒng)的規(guī)范要求，來對檔案內(nèi)容進(jìn)行填寫，包括字體格式以及內(nèi)容等都有較為嚴(yán)格的規(guī)范，大大彌補(bǔ)了傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案中存在的不足，例如字體格式不統(tǒng)一、字跡難辨認(rèn)的問題，信息化檔案的規(guī)范化使得檔案管理人員需要掌握相關(guān)的技術(shù)要求，才能有效實(shí)現(xiàn)檔案信息等數(shù)據(jù)遷移與共享，大大提高檔案信息的利用率。（三）檔案保存更安全在紙質(zhì)檔案的保存過程中，由于紙質(zhì)檔案具有一定的特殊性，因此需要適宜的環(huán)境，對于干燥、濕度、溫度等都有嚴(yán)格的要求，即便是有較好的保存環(huán)境，隨著時(shí)間的流逝筆墨也會漸漸變淡甚

3、至是消失，紙張的顏色也會出現(xiàn)黃化或是硬化等。而在信息化檔案的管理過程中，實(shí)現(xiàn)了檔案信息的數(shù)據(jù)化處理，同時(shí)還進(jìn)行了加密處理。并隨著科技的不斷發(fā)展，只需要定期升級與遷移就能進(jìn)一步保證信息化檔案的完整性以及及時(shí)性，同時(shí)隨著云技術(shù)等高科技手段的出現(xiàn)，使信息化檔案變得更加的安全便捷，這也為進(jìn)一步提高了信息化技術(shù)的安全性。二、企業(yè)加快干部人事檔案信息化建設(shè)的思路和目標(biāo)及相關(guān)要求（一）建立干部人事檔案電子信息化建設(shè)的思路組織人事部門帶頭，組織相關(guān)檔案管理人員進(jìn)行專門的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，集中處理與審核，利用計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代設(shè)備和技術(shù)將現(xiàn)有的檔案資料進(jìn)行整理并輸入到相關(guān)軟件中，再利用相應(yīng)的技術(shù)處理，實(shí)現(xiàn)將文字圖片或是聲像資

4、料等，轉(zhuǎn)化為數(shù)據(jù)資料，從而使檔案具有信息化與數(shù)據(jù)化，更加方便檔案信息的查閱與流轉(zhuǎn)，設(shè)計(jì)相關(guān)的管理權(quán)限，建立合理的干部人事檔案區(qū)域網(wǎng)，從而實(shí)現(xiàn)對檔案的網(wǎng)絡(luò)化管理。（二）開展干部人事檔案信息化管理的主要目標(biāo)設(shè)計(jì)通過建立有效的干部人事檔案數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的動態(tài)和無紙化管理，利用現(xiàn)代技術(shù)與設(shè)備，將檔案資料數(shù)據(jù)等制作成word文檔或是pdf文件等，實(shí)現(xiàn)干部檔案管理的數(shù)據(jù)與信息化，并通過利用微機(jī)化操作對檔案的查閱、借閱以及統(tǒng)計(jì)等工作進(jìn)行管理，大大減少了紙質(zhì)化檔案管理所存在的缺陷，能夠有效實(shí)現(xiàn)長期保存以及實(shí)施檔案的自動化管理過程。（三）加快干部人事檔案工作信息化建設(shè)的相關(guān)要求進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)干部人事檔案管理工

5、作的制度化、信息化以及規(guī)范化建設(shè)。通過建立嚴(yán)格的執(zhí)行市管干部檔案報(bào)送制度，不斷推進(jìn)干部人事檔案的信息化建設(shè)工作、干部電子檔案建設(shè)工作，信息管理系統(tǒng)等工作，從而大大提高干部檔案的工作效率以及服務(wù)質(zhì)量水平，提高干部檔案工作隊(duì)伍建設(shè)水平，做好配齊管檔人員的相關(guān)工作，定期開展相應(yīng)的專業(yè)理論培訓(xùn)，提高個(gè)人檔案管理能力，確保對相應(yīng)的信息化管理系統(tǒng)熟練掌握，從而不斷提高干部檔案工作隊(duì)伍的整體水平，有效實(shí)現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化與合理化。實(shí)現(xiàn)干部人事檔案管理的數(shù)據(jù)化，有效建立相關(guān)的檔案信息管理系統(tǒng)，并確保能夠得到有效推廣和應(yīng)用，使得干部檔案在公道正派選人用人上的相關(guān)作用能夠得到充分發(fā)揮；做好檔案信息的更新工作，有效

6、保證檔案的準(zhǔn)確性；做好相應(yīng)的安全措施，特別是保密工作以及數(shù)據(jù)備份；進(jìn)一步加強(qiáng)查閱，借閱等程序的規(guī)范性；進(jìn)一步明確自身職責(zé)，確保管理制度的完善性。三、干部人事檔案管理中存在的問題（一）對檔案管理的認(rèn)識不足就現(xiàn)階段檔案管理工作的發(fā)展現(xiàn)狀來看，大部分企業(yè)單位對干部人事檔案管理工作的認(rèn)識不夠充分，僅僅只是停留在一種簡單的記錄工作的層面上，同時(shí)對企業(yè)單位的未來發(fā)展沒有明確的規(guī)劃和認(rèn)識，甚至部分領(lǐng)導(dǎo)將干部人事檔案管理建設(shè)工作中所涉及到的的某些資源挪為他用，使得管理工作中所需的基礎(chǔ)設(shè)施設(shè)備得不到有效的更新，從而影響了干部人事檔案管理工作的有序推進(jìn)，最終對管理工作的整體水平造成影響，例如管理工作不到位、信息檔

7、案損壞或是丟失等情況的發(fā)生。（二）檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)參差不齊隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，對干部人事檔案管理工作也提出了更高的要求，它是一項(xiàng)具有專業(yè)技術(shù)性的工作，因此檔案管理人員必須不斷加強(qiáng)自身綜合素養(yǎng)以及技術(shù)水平的不斷提高，才能更好的滿足檔案管理工作的實(shí)際需求。但是就現(xiàn)階段檔案管理人員的組成情況來看，其業(yè)務(wù)素質(zhì)參差不齊，大部分企業(yè)沒有把檔案管理工作放在正確的位置，使得檔案管理人員的配置存在一定的問題，其素質(zhì)能力較為低下，很難滿足現(xiàn)加強(qiáng)干部人事檔案信息化管理全面促進(jìn)企業(yè)人事管理創(chuàng)新代社會對檔案管理的實(shí)際需求。（三）檔案管理的方法單一，缺乏創(chuàng)新隨著檔案信息管理工作的不斷推進(jìn)，其難度也有所提高，傳統(tǒng)

8、的紙質(zhì)檔案管理方法已經(jīng)很難滿足當(dāng)代檔案管理工作的實(shí)際需求，因此必須不斷加強(qiáng)檔案管理工作方法的優(yōu)化與創(chuàng)新，但是在現(xiàn)階段干部人事檔案的管理過程中，依然使用較為簡單的管理方法，管理水平較為低下，很難有效對龐大檔案信息進(jìn)行處理，導(dǎo)致了大部分的檔案數(shù)據(jù)信息損壞甚至是丟失，從而影響了企業(yè)單位人事檔案的發(fā)展。四、完善干部人事檔案信息化管理的措施（一）完善干部人事檔案信息化管理標(biāo)準(zhǔn)體系建立有效的干部人事檔案信息化管理系統(tǒng)，加強(qiáng)信息化管理標(biāo)準(zhǔn)。首先，通過相關(guān)信息技術(shù)的利用，根據(jù)統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)對必須要錄入的檔案內(nèi)容以及格式等進(jìn)行統(tǒng)一錄入。與此同時(shí)在檔案信息化的管理過程中，應(yīng)當(dāng)進(jìn)行權(quán)限設(shè)置，確保有權(quán)限的相關(guān)人員才能對檔案

9、進(jìn)行調(diào)閱，明確寫讀與只讀權(quán)限，對檔案進(jìn)行保密設(shè)置等等。其次，設(shè)立相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)要確保檔案審核的真實(shí)性。充分利用現(xiàn)代發(fā)達(dá)的信息技術(shù)來有效防止檔案信息內(nèi)容以假亂真的現(xiàn)象的發(fā)生。建立信息化檔案，通過制定相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)來鑒別電子化檔案的真實(shí)性，從而有效保證檔案的真實(shí)可靠性。（二）完善檔案信息的安全保障體系關(guān)于做好客戶檔案信息的安全保障體系的完善工作，主要應(yīng)當(dāng)從以下幾方面入手：第一，嚴(yán)格遵守國家的相關(guān)法律法規(guī)，確保實(shí)現(xiàn)干部人事檔案信息的安全保護(hù)。第二，利用現(xiàn)階段最新的科學(xué)技術(shù)，對檔案進(jìn)行加密設(shè)置，例如人臉識別、病毒防護(hù)、防火墻、數(shù)字字母加密等技術(shù)，從而有效保證干部人事檔案信息的安全性。第三，除了做好日常的管理工

10、作，相關(guān)檔案管理人員還應(yīng)當(dāng)對數(shù)據(jù)進(jìn)行維護(hù)與遷移保護(hù)等。第四，進(jìn)一步加強(qiáng)安全保障制度的完善性，盡可能避免干部檔案泄密等事件的發(fā)生，加強(qiáng)自身職責(zé)，明確建立嚴(yán)格的預(yù)警機(jī)制，從而有效減少泄密等不必要事件的發(fā)生。（三）完善檔案信息的監(jiān)管機(jī)制就現(xiàn)階段干部信息化，人事檔案管理工作的發(fā)展現(xiàn)狀來看，其相關(guān)的法律法規(guī)的建設(shè)與完善工作還存在著很大的不足，要想不斷提高干部信息化人事檔案的安全性以及完整性，就必須加強(qiáng)檔案信息監(jiān)管機(jī)制的完善性。相關(guān)單位應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格按照信息化檔案的管理標(biāo)準(zhǔn)，加強(qiáng)對相關(guān)信息技術(shù)的應(yīng)用，從而來有效實(shí)現(xiàn)對檔案信息的調(diào)閱記錄以及信息跟蹤等過程，對信息的復(fù)制、拍照，等行為實(shí)現(xiàn)實(shí)時(shí)監(jiān)測，并且定期檢查干部檔

11、案信息的發(fā)展情況，當(dāng)存在一定的違法違規(guī)行為時(shí)，一定要嚴(yán)格按照相關(guān)規(guī)定追究責(zé)任。在嚴(yán)格的制度下，才能有效保證干部檔案信息工作的有序開展。（四）加強(qiáng)對人才素質(zhì)能力的培養(yǎng)在干部人事檔案的管理過程中，要想將信息技術(shù)的優(yōu)勢得以充分展現(xiàn)，就應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對人才的重視度和培養(yǎng)。不同工作崗位所具有的工作內(nèi)容是不一樣的，因此在人才的培訓(xùn)過程中應(yīng)當(dāng)結(jié)合崗位的具體需求來有針對性的進(jìn)行工作人員的培訓(xùn)工作，不斷提升檔案管理人員的綜合素養(yǎng)以及實(shí)踐能力等。在培訓(xùn)過程中，還需要不斷培養(yǎng)他們對問題的發(fā)現(xiàn)以及解決能力，才能有效提高檔案信息化管理水平，在對檔案管理人員專業(yè)能力的培養(yǎng)過程中還應(yīng)當(dāng)不斷提高他們對科學(xué)技術(shù)的運(yùn)用能力，全面了解檔

12、案管理過程中所涉及到的各種技術(shù)軟件，并且能夠?qū)ζ溥M(jìn)行熟練使用，才能不斷提高他們的技術(shù)能力和素質(zhì)水平，從而有效滿足現(xiàn)階段檔案管理工作信息化建設(shè)的實(shí)際需求，讓檔案管理人員對自身存在的不足進(jìn)行及時(shí)發(fā)現(xiàn)和完善，進(jìn)一步推動檔案管理信息化的建設(shè)。五、干部人事檔案的信息化支持（一）加快檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)，充分滿足需求要不斷加強(qiáng)檔案信息利用與開發(fā)，使得檔案管理的工作效率得到有效提升，加強(qiáng)對實(shí)體檔案的保護(hù)度，確保檔案信息體系的功能完善以及技術(shù)先進(jìn)，不斷加強(qiáng)企業(yè)以及單位對檔案信息的內(nèi)部管理，上級部門和單位之間應(yīng)當(dāng)不斷加強(qiáng)檔案信息的資源共享。（二）實(shí)現(xiàn)資源共享、構(gòu)建資源平臺確保人事檔案信息化能夠得到全面實(shí)施。首先應(yīng)當(dāng)在

13、管理機(jī)構(gòu)中建立有效的信息中心，加強(qiáng)對人事檔案管理的技術(shù)支持，做好相應(yīng)的信息化指導(dǎo)工作，使得網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的作用能夠得到充分發(fā)揮，并對資源需求者實(shí)現(xiàn)分級開放和查閱授權(quán)，從而不斷提高檔案信息的服務(wù)質(zhì)量水平。（三）完善檔案信息搜索功能干部人事檔案的主要功能就是進(jìn)行查閱以及有效了解干部個(gè)人的相關(guān)信息。傳統(tǒng)的干部人事檔案管理主要使用的是紙質(zhì)文件，給查閱搜索帶來了一定的困難。而現(xiàn)階段的干部人事檔案信息化管理加強(qiáng)了搜索功能的完善度，對干部進(jìn)行統(tǒng)一管理，有效減少了檔案管理人員的工作量，大大提升了管理的工作效率以及查閱效率等。信息化的人事檔案管理，使用鼠標(biāo)就可以實(shí)現(xiàn)信息搜索，加強(qiáng)了數(shù)據(jù)資源的配置優(yōu)化，有效實(shí)現(xiàn)干部的合

14、理配置。（四）對檔案信息實(shí)行動態(tài)化管理對人事檔案實(shí)現(xiàn)安全管理，主要是通過利用安全與儲備安全兩方面來實(shí)現(xiàn)的，使用相應(yīng)的技術(shù)手段以及有效的措施來建立數(shù)據(jù)的恢復(fù)與備份等機(jī)制。在檔案信息的安全管理過程中，要有效確保局域網(wǎng)和外網(wǎng)之間的安全連接。相關(guān)管理人員應(yīng)當(dāng)不斷加強(qiáng)檔案管理工作的日常維護(hù)以及動態(tài)監(jiān)管，通過使用現(xiàn)階段先進(jìn)的技術(shù)手段來有效建立人事電子檔案，并對其進(jìn)行實(shí)時(shí)跟蹤和更新，從而不斷提高檔案的利用價(jià)值。（五）提高檔案的真實(shí)性以及時(shí)效性加強(qiáng)對人事檔案的及時(shí)鑒定及審核工作，有效實(shí)現(xiàn)動態(tài)監(jiān)管，及時(shí)對沒有價(jià)值的信息進(jìn)行剔除，并且做好干部信息新內(nèi)容的補(bǔ)充工作，從而確保人力資源部門對干部的實(shí)際情況能夠及時(shí)了解，提高檔案信息量的擴(kuò)展，不斷加強(qiáng)處理系統(tǒng)和管理體系的完善，使得檔案的整體利用水平得以有效提升。六、結(jié)語綜上所述，干部人事檔案信息化管理工作的建設(shè)，具有非常重要的作用，不僅大大提高了工作效率，而且還進(jìn)一步確保了檔案信息的安全性，我們應(yīng)當(dāng)就目前檔案管理工作存在的不足進(jìn)行及時(shí)的改正，從而不斷推進(jìn)檔案信息化管理工作的有序開展。參考文獻(xiàn)：1高亮.加強(qiáng)干部人事檔案信息化管理,全面促進(jìn)人事管理創(chuàng)新j.魅力中國,2019(11):41-42.2