哈佛商學(xué)多媒體網(wǎng)絡(luò)課程—會(huì)議管理

1、哈佛商學(xué)多媒體網(wǎng)絡(luò)課程哈佛管理導(dǎo)師 MBA/EMBA學(xué)員，企業(yè)管理人員必修課，是迅速掌握商務(wù)技能及商務(wù)語(yǔ)言的有力工具，有效幫助您迅速有效地提升管理能力；該課程由哈佛商學(xué)院的資深教授和管理領(lǐng)域公認(rèn)的專家結(jié)合自己多年的教學(xué)和實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)指導(dǎo)設(shè)計(jì)而成的。哈佛管理導(dǎo)師 涵括20多個(gè)主題，與經(jīng)理人每天的管理挑戰(zhàn)和日常職責(zé)密切相關(guān)，哈佛管理導(dǎo)師已經(jīng)成為經(jīng)理人必不可少的學(xué)習(xí)資源！ 哈佛管理導(dǎo)師Harvard ManageMentor PLUS 主持會(huì)議 整個(gè)主題主題摘要 本主題包含如下各項(xiàng)的相關(guān)信息：· 何時(shí)召開(kāi)會(huì)議以及使用哪種決策流程· 如何計(jì)劃并準(zhǔn)備一個(gè)富有成效的會(huì)議· 如何主

2、持一次成功的會(huì)議以及會(huì)后如何跟進(jìn)· 會(huì)議期間如何管理不當(dāng)行為以及如何在關(guān)鍵時(shí)刻進(jìn)行干預(yù)主題列表 主題概述 如果是您，您會(huì)怎么做？主題列表主題摘要導(dǎo)師簡(jiǎn)介主題使用說(shuō)明核心概念 會(huì)議的類型與目的準(zhǔn)備會(huì)議團(tuán)隊(duì)如何決策主持會(huì)議在什么情況下，好心安排的會(huì)議卻事與愿違？結(jié)束事項(xiàng)會(huì)后的跟進(jìn)虛擬會(huì)議步驟 策劃、主持會(huì)議及會(huì)后跟進(jìn)的步驟討論問(wèn)題的步驟建立一個(gè)緊迫的日程表的步驟技巧 會(huì)議準(zhǔn)備的技巧主持會(huì)議的技巧處理問(wèn)題行為的技巧在關(guān)鍵時(shí)刻介入的技巧結(jié)束會(huì)議的技巧現(xiàn)場(chǎng)記錄的技巧練習(xí) 說(shuō)明工具 會(huì)議日程表會(huì)議計(jì)劃者的檢查表會(huì)議紀(jì)要表自測(cè) 說(shuō)明學(xué)習(xí)更多內(nèi)容 在線文章文章著作導(dǎo)師簡(jiǎn)介 Interaction A

3、ssociates, Inc. Interaction Associates, Inc. 是一家致力于提高企業(yè)績(jī)效的公司，并提供一整套強(qiáng)大的協(xié)作咨詢與培訓(xùn)服務(wù)。該公司為客戶提供實(shí)用的新策略、新技能和新理念，以便他們能夠充分利用協(xié)作行動(dòng)的影響力來(lái)解決問(wèn)題并創(chuàng)造商機(jī)。自 1969 年以來(lái)，Interaction Associates 一直在幫助全球的領(lǐng)先企業(yè)、財(cái)富100 強(qiáng)和政府部門(mén)成功應(yīng)對(duì)各種最嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)。琳達(dá)·希爾 (Linda A. Hill) 憑借 20 多年豐富的實(shí)際工作經(jīng)驗(yàn)，琳達(dá)·希爾一直在幫助管理者在當(dāng)今更加扁平化和日益多變的組織中創(chuàng)造有效的管理環(huán)境。她是 Har

4、vard Business School 的教授，是“領(lǐng)導(dǎo)力計(jì)劃”(Leadership Initiative) 的主講教授。她還是暢銷(xiāo)書(shū) Becoming a Manager(Harvard Business School Press) 的作者，以及 Harvard Business School Publishing 獲獎(jiǎng)互動(dòng)項(xiàng)目 Coaching for Results 和 Managing Direct Reports的內(nèi)容專家。如果是您，您會(huì)怎么做？ 上個(gè)星期，朱迪主持了一個(gè)很棒的會(huì)議。她邀請(qǐng)了合適的人員，提前分發(fā)了會(huì)議日程，并清楚地闡述了會(huì)議目標(biāo)：對(duì)他們的戰(zhàn)略做出決策。她仔細(xì)傾聽(tīng)，

5、牢牢掌控著會(huì)場(chǎng)局面，并且讓團(tuán)隊(duì)成員達(dá)成了共識(shí)。團(tuán)隊(duì)做出了一個(gè)深思熟慮的決策并且制定了一個(gè)既現(xiàn)實(shí)又新穎的戰(zhàn)略。只有一個(gè)問(wèn)題。會(huì)議結(jié)束后，沒(méi)有人再談?wù)撨@項(xiàng)決策或戰(zhàn)略了。每個(gè)人仍然從事著會(huì)議前的項(xiàng)目并且沒(méi)有改變工作的優(yōu)先順序。朱迪想知道，如果她原先采取哪些不同的做法，就可以讓團(tuán)隊(duì)將工作重點(diǎn)放在她的戰(zhàn)略行動(dòng)上。如果是您，您會(huì)怎么做？這時(shí)您會(huì)怎么做？ 在會(huì)議期間，朱迪本可以讓一名與會(huì)者記錄下重點(diǎn)以及所做出的決定。在會(huì)議即將結(jié)束時(shí)，她可以總結(jié)出團(tuán)隊(duì)的會(huì)議成果并提出需要執(zhí)行的任務(wù)。在會(huì)議后，她可以制定一份行動(dòng)和溝通計(jì)劃，分發(fā)給所有與會(huì)者和主要干系人。這份計(jì)劃中可以列出會(huì)議成果、要完成的任務(wù)、各項(xiàng)任務(wù)的負(fù)責(zé)人

6、以及任務(wù)完成日期。如果時(shí)機(jī)合適，朱迪可以安排一個(gè)后續(xù)會(huì)議來(lái)檢查、評(píng)估行動(dòng)和溝通計(jì)劃，并查看任務(wù)進(jìn)度。在本主題中，您將學(xué)習(xí)如何制定會(huì)議目標(biāo)、制定切實(shí)可行的日程、按照會(huì)議禮節(jié)與他人配合以及制定將決策付諸行動(dòng)的計(jì)劃。了解了本主題中闡述的各種觀點(diǎn)后，請(qǐng)點(diǎn)擊“練習(xí)”，參與互動(dòng)場(chǎng)景練習(xí)、做出決策并獲得針對(duì)您所做選擇的即時(shí)反饋。主題使用說(shuō)明 主題架構(gòu) “主持會(huì)議”主題分成下列幾個(gè)部分。屏幕頂部顯示了進(jìn)入各部分的鏈接。 主題概述 點(diǎn)擊“主題概述”可查看對(duì)這一主題的介紹。首先瀏覽“如果是您，您會(huì)怎么做？”中的虛擬場(chǎng)景，然后查看“這時(shí)您會(huì)怎么做？”中的回答?！爸黝}列表”提供了“站點(diǎn)地圖”，其中包含指向本主題中所有

7、要素的鏈接。 核心概念 點(diǎn)擊“核心概念”，可詳細(xì)了解這一主題的主要思想。您不僅將學(xué)習(xí)何時(shí)召開(kāi)會(huì)議，還將學(xué)習(xí)如何準(zhǔn)備和主持會(huì)議、如何進(jìn)行會(huì)后跟進(jìn)以及如何挽救陷入困境的會(huì)議。步驟 點(diǎn)擊“步驟”可就會(huì)前、會(huì)中以及會(huì)后該如何做獲得全面的分步建議。技巧 點(diǎn)擊“技巧”可獲得有關(guān)如何處理會(huì)議期間所遇困難的小提示。練習(xí) 點(diǎn)擊“練習(xí)”，可參與互動(dòng)場(chǎng)景練習(xí)，在其中扮演管理者的角色、做出決策并獲得針對(duì)您所做選擇的即時(shí)反饋。工具 點(diǎn)擊“工具”可查看并打印您可以用來(lái)計(jì)劃會(huì)議日程并傳達(dá)后續(xù)行動(dòng)計(jì)劃的工作表。自測(cè) 點(diǎn)擊“自測(cè)”，可檢驗(yàn)?zāi)鷮?duì)主持會(huì)議部分內(nèi)容的學(xué)習(xí)情況。您將會(huì)獲得針對(duì)您所做選擇的即時(shí)反饋。摘要頁(yè)面列出了參考資料

8、的鏈接。學(xué)習(xí)更多內(nèi)容 點(diǎn)擊“學(xué)習(xí)更多內(nèi)容”，可閱讀兩篇與本主題相關(guān)的文章。同時(shí)，您將看到其他文章和資料的列表，并附有簡(jiǎn)要的介紹。主題導(dǎo)航 點(diǎn)擊屏幕頂部和左側(cè)的鏈接，可瀏覽本主題中的內(nèi)容。點(diǎn)擊屏幕頂部的鏈接，您將看到屏幕左側(cè)的鏈接有相應(yīng)變化。按以下步驟，可循序漸進(jìn)瀏覽本主題的全部?jī)?nèi)容：· 從左到右點(diǎn)擊頂部的鏈接，訪問(wèn)本主題的各個(gè)部分。 · 從上到下點(diǎn)擊左側(cè)的鏈接，查看各部分中的內(nèi)容。 · 在“練習(xí)”部分中，點(diǎn)擊“下一頁(yè)”可繼續(xù)場(chǎng)景練習(xí)。在需要選擇答案時(shí)，請(qǐng)選擇一個(gè)選項(xiàng)，并閱讀相應(yīng)反饋。然后再嘗試其他選項(xiàng)，以了解更多信息。再次點(diǎn)擊“下一頁(yè)”繼續(xù)。 · 在“工

9、具”部分中，點(diǎn)擊圖標(biāo)可打開(kāi)相應(yīng)工具。您可以將工具打印出來(lái)以便脫機(jī)使用?；蛘?，您也可以在線填寫(xiě)工具，并將其保存到您的硬盤(pán)。 · 最后，參加“自測(cè)”中的測(cè)驗(yàn)，并閱讀“學(xué)習(xí)更多內(nèi)容”中的“在線文章”，至此完成整個(gè)主題的學(xué)習(xí)。 會(huì)議的類型與目的 什么是會(huì)議？簡(jiǎn)單來(lái)說(shuō)，會(huì)議是人們?yōu)榱颂幚順I(yè)務(wù)而集合在一起。會(huì)議只是推動(dòng)業(yè)務(wù)的動(dòng)力之一。然而，許多會(huì)議似乎（而且經(jīng)常）只是浪費(fèi)時(shí)間！只有極少數(shù)開(kāi)明人士能夠有效地利用會(huì)議。除了了解何時(shí)集合，了解如何集合也同等重要，做到這兩點(diǎn)可讓會(huì)議變得卓有成效，甚至可能輕松有趣，同時(shí)能夠節(jié)省金錢(qián)和腦力。您想實(shí)現(xiàn)什么目標(biāo)？ 會(huì)議有幾種基本類型，分別服務(wù)于不同的目的。在問(wèn)題

10、解決會(huì)議中，參與者先明確問(wèn)題，然后制定出解決方案。這種會(huì)議的參與者不僅必須認(rèn)識(shí)到問(wèn)題，而且還必須具有糾正問(wèn)題的精力和專長(zhǎng)。在決策會(huì)議中，團(tuán)隊(duì)選定要實(shí)施的解決方案。要使會(huì)議成功，團(tuán)隊(duì)必須就決策流程達(dá)成一致：是通過(guò)一致性原則或少數(shù)服從多數(shù)的投票方式進(jìn)行決策，還是僅由某些個(gè)人給出意見(jiàn)？還有一些類型的會(huì)議是為了溝通、報(bào)告和反饋的目的而舉行的。項(xiàng)目的工作狀態(tài)會(huì)議旨在讓團(tuán)隊(duì)的每個(gè)人跟上最新的進(jìn)展。顯然，舉行會(huì)議的目的可以不止一個(gè)。例如，員工會(huì)議既可以提供最新信息，又可以解決特定的問(wèn)題。但無(wú)論開(kāi)會(huì)的目的是一個(gè)還是多個(gè)，會(huì)議的召開(kāi)時(shí)間都是由會(huì)議的目的來(lái)決定的。通常在下列情況下可以召開(kāi)會(huì)議：· 當(dāng)您需

11、要整個(gè)團(tuán)隊(duì)提供信息或建議時(shí)· 當(dāng)您希望團(tuán)隊(duì)參與制定決策或解決問(wèn)題時(shí)· 當(dāng)您希望與整個(gè)團(tuán)隊(duì)分享信息、成功或分擔(dān)憂慮，或想讓每個(gè)人了解特定情況時(shí)· 當(dāng)您正在處理的問(wèn)題需要不同團(tuán)隊(duì)具有不同觀點(diǎn)或日程的成員提供意見(jiàn)時(shí)· 當(dāng)您發(fā)現(xiàn)需要明確某個(gè)問(wèn)題、事項(xiàng)或領(lǐng)域的責(zé)任時(shí)· 當(dāng)您發(fā)現(xiàn)團(tuán)隊(duì)強(qiáng)烈感覺(jué)有必要集合到一起時(shí)在下列情況下最好不要舉行會(huì)議：· 主題是最好一對(duì)一處理的個(gè)人問(wèn)題· 您沒(méi)有時(shí)間準(zhǔn)備· 另一種溝通方法能達(dá)到同樣或更好的效果，例如利用備忘錄、電子郵件或電話進(jìn)行溝通· 問(wèn)題已有定論· 主題不值得每個(gè)人付出

12、時(shí)間· 團(tuán)隊(duì)感到泄氣，需要先分開(kāi)一段時(shí)間再去解決沖突或挫折的根源另請(qǐng)參見(jiàn)在線文章：如何讓每個(gè)會(huì)議開(kāi)得有意義。準(zhǔn)備會(huì)議 通過(guò)確定會(huì)議的目的來(lái)開(kāi)始您的準(zhǔn)備工作。會(huì)議的目的是通報(bào)信息、引出想法、解決問(wèn)題、確定行動(dòng)方針、明確角色和職責(zé)，還是這幾個(gè)目的的某種組合？特定的目標(biāo)將決定您應(yīng)該邀請(qǐng)誰(shuí)參加會(huì)議以及如何主持會(huì)議。應(yīng)邀請(qǐng)下列人員參加會(huì)議：· 所涉及問(wèn)題的關(guān)鍵決策者· 能提供相關(guān)意見(jiàn)的人員· 對(duì)問(wèn)題具有義務(wù)、利害關(guān)系或作用的人員· 需要了解您要報(bào)告的信息以執(zhí)行其任務(wù)的人員· 需要實(shí)施所做的任何決策的人員您將有非常好的機(jī)會(huì)以個(gè)人名義邀請(qǐng)關(guān)鍵人物參

13、加會(huì)議，并且依照他們的日程來(lái)安排會(huì)議時(shí)間。同時(shí)，要向他們說(shuō)明他們將在會(huì)議上扮演特定的角色，而且還要強(qiáng)調(diào)他們參加會(huì)議的好處。您需要考慮的下一個(gè)問(wèn)題是邀請(qǐng)多少人?？煽紤]使用 8-18-1800 法則：· 如果您需要解決問(wèn)題或做出決策，則邀請(qǐng)的人員不應(yīng)超過(guò)八名。若超過(guò)八個(gè)人，則會(huì)議帶來(lái)的問(wèn)題可能比它解決的問(wèn)題還要多。· 如果您想進(jìn)行頭腦風(fēng)暴，則可以邀請(qǐng) 18 人之多；然而，參與者如此之多，要想達(dá)成一致可能比較困難。· 如果會(huì)議的目的是重整團(tuán)隊(duì)，則人數(shù)越多越好?？裳?qǐng) 1800 人或者更多。對(duì)于超過(guò)四個(gè)人的團(tuán)隊(duì)，可增加結(jié)構(gòu)級(jí)別。如果您希望每個(gè)人都參與此過(guò)程，可以考慮根據(jù)時(shí)

14、間段將較大的會(huì)議劃分為多個(gè)小組。一旦您確定了會(huì)議的目的和參加會(huì)議的人員，即應(yīng)創(chuàng)建日程、確定地點(diǎn)和期限并分配角色和責(zé)任。創(chuàng)建日程 盡可能在會(huì)議之前創(chuàng)建日程。使用以下列表建立您的特定日程：· 會(huì)議的目的· 目標(biāo)或期望的結(jié)果· 會(huì)議的日期、時(shí)間和地點(diǎn)· 會(huì)議的召集者· 集會(huì)團(tuán)隊(duì)的名稱或參與者的姓名· 參與者的角色· 會(huì)議形式的特殊之處· 任何外部參與者的姓名和角色· 涉及的日程事項(xiàng)以及相應(yīng)的負(fù)責(zé)人和分配的時(shí)間· 會(huì)議持續(xù)的時(shí)間· 任何背景材料或預(yù)期的準(zhǔn)備工作另請(qǐng)參見(jiàn)建立一個(gè)緊迫的日程表的步驟

15、。所包含的討論事項(xiàng)不應(yīng)超過(guò)團(tuán)隊(duì)在所分配的時(shí)間內(nèi)實(shí)際能夠解決的范圍。通常的指南是，假設(shè)處理一個(gè)話題至少需要 30 分鐘，處理五個(gè)話題至少需要兩個(gè)小時(shí)，但是請(qǐng)記住，特定問(wèn)題的時(shí)間分配可能各有不同。對(duì)于團(tuán)隊(duì)在給定的時(shí)間范圍內(nèi)能夠處理多少問(wèn)題，寧可低估不要高估。此外，應(yīng)盡量對(duì)日程事項(xiàng)進(jìn)行排序，以創(chuàng)建一個(gè)理想的會(huì)議流程。· 找出互相牽扯的問(wèn)題。· 將信息通報(bào)事項(xiàng)與解決問(wèn)題或制定決策的事項(xiàng)分開(kāi)。· 從一些簡(jiǎn)單的問(wèn)題開(kāi)始，然后逐步上升到最復(fù)雜或最具爭(zhēng)議的問(wèn)題，但不要以回避這些難題為代價(jià)。請(qǐng)注意為最重要的問(wèn)題留出時(shí)間。在持續(xù)時(shí)間較長(zhǎng)的會(huì)議中，應(yīng)盡量在成員頭腦最清醒、最富創(chuàng)造力的時(shí)

16、候?qū)⒆罴值膯?wèn)題提出來(lái)討論。· 將復(fù)雜的問(wèn)題分解為多個(gè)易處理的部分。另請(qǐng)參見(jiàn)會(huì)議日程表。會(huì)議應(yīng)持續(xù)多長(zhǎng)時(shí)間？這取決于會(huì)議的目的和日程。業(yè)務(wù)會(huì)議一般持續(xù) 30 分鐘到兩個(gè)小時(shí)，通常時(shí)間越短越好。規(guī)劃環(huán)境和地點(diǎn) 會(huì)議的目標(biāo)還可以幫助您確定會(huì)議的環(huán)境和地點(diǎn)。向自己提出以下問(wèn)題：· 多大的房間、什么樣的座位布局最有利于實(shí)現(xiàn)您的目標(biāo)？例如，如果您希望人們自由地交換信息和看法，則非正式的環(huán)境和座位布局會(huì)有所幫助。桌子的擺放應(yīng)使大家能夠彼此看到。圓桌可以淡化層級(jí)結(jié)構(gòu)，方桌則可以突出結(jié)構(gòu)。· 您將需要哪些器材（電話、投影儀、白板等等）？請(qǐng)務(wù)必在會(huì)議之前檢查所有器材，從科技器材（計(jì)

17、算機(jī)、投影屏幕）到傳統(tǒng)器材（筆具、橡皮）。當(dāng)您準(zhǔn)備會(huì)議時(shí)，請(qǐng)確保包含必要的角色和職責(zé)。一個(gè)人可能在會(huì)議中充當(dāng)幾個(gè)角色。基本的角色有：· 領(lǐng)導(dǎo)者?？赡苤鞒忠部赡懿恢鞒謺?huì)議，但由該領(lǐng)導(dǎo)者明確會(huì)議的目的、目標(biāo)、約束條件和職權(quán)范圍，并承擔(dān)會(huì)后跟進(jìn)的責(zé)任。· 主持者。在會(huì)議的討論階段、問(wèn)題解決階段和決策階段指導(dǎo)團(tuán)隊(duì)?？赡茇?fù)責(zé)會(huì)前會(huì)后的后勤工作。· 記錄員。記錄會(huì)議中產(chǎn)生的要點(diǎn)、想法和決策，最好是記錄在掛紙板或白板上?？赡苓€起草會(huì)議的正式記錄或會(huì)后記錄。· 發(fā)言者。通過(guò)提出想法并幫助維持討論的正常進(jìn)行而積極參與會(huì)議。· 專家。根據(jù)需要為特定問(wèn)題提供專業(yè)知識(shí)

18、。如果專家不是團(tuán)隊(duì)的正式成員，他們可能不會(huì)經(jīng)常參與會(huì)議的其他方面。關(guān)于專家的一點(diǎn)建議：仔細(xì)確定他們的角色并在會(huì)議之前向他們簡(jiǎn)要說(shuō)明您希望從他們身上獲取什么知識(shí)。讓他們了解會(huì)議的哪些方面他們不需要參加。做好準(zhǔn)備工作 會(huì)議之前可以做哪些準(zhǔn)備工作？· 收集相關(guān)的文件與數(shù)據(jù)資料。· 預(yù)先分發(fā)其他相關(guān)信息，尤其是在這些信息有助于縮短會(huì)議時(shí)間的情況下。· 分發(fā)您已創(chuàng)建的日程，包括對(duì)會(huì)議目的和目標(biāo)的說(shuō)明、預(yù)期成果列表以及分配給每個(gè)問(wèn)題的建議時(shí)間量。· 與參與者談?wù)撍麄兊目捶ê湍繕?biāo)，讓他們知道您對(duì)他們的想法很感興趣。· 鼓勵(lì)參與者做好準(zhǔn)備工作。· 向

19、不參加會(huì)議但關(guān)注會(huì)議結(jié)果的管理者和其他高級(jí)經(jīng)理做簡(jiǎn)要匯報(bào)。另請(qǐng)參見(jiàn)會(huì)議計(jì)劃者的檢查表和準(zhǔn)備會(huì)議的技巧。團(tuán)隊(duì)如何決策 如果會(huì)議的目的是進(jìn)行決策，應(yīng)確保會(huì)議室的每個(gè)人都清楚這一點(diǎn)。預(yù)先向參與者提供準(zhǔn)確的信息可確保團(tuán)隊(duì)成員在掌握充足信息的情況下做出決策。此外，還要確保所有參加會(huì)議的人員了解決策將如何制定。有些團(tuán)隊(duì)根據(jù)少數(shù)服從多數(shù)的原則投票決策。有些團(tuán)隊(duì)則要求一致通過(guò)：全體成員都同意支持該決策，即使他們并不同意實(shí)際的決策。還有一些團(tuán)隊(duì)是由領(lǐng)導(dǎo)者來(lái)做出所有決策。每種方法都有其利弊。多數(shù)人投票：可在較短時(shí)間內(nèi)做出決策，且通常被視為最公平的方法。它可能需要大家在某個(gè)問(wèn)題上公開(kāi)表態(tài)，這可能會(huì)將他們置于一種或贏

20、或輸?shù)木车?。團(tuán)隊(duì)一致通過(guò)：意味著每個(gè)人都了解、可以支持并愿意幫助實(shí)施所做的決策。有些成員可能仍然認(rèn)為其他選擇更可取，但當(dāng)所有成員就特定的行動(dòng)方針站到一起時(shí)，真正的一致便會(huì)達(dá)成。那么，您如何知道何時(shí)已經(jīng)達(dá)成了真正的一致？以下評(píng)論可能是信號(hào)：· “我對(duì)方案 A 有所保留，但我認(rèn)為它是最可行的方法?！?#183; “方案 A 不是我的首選，但我確實(shí)認(rèn)為它結(jié)合了每個(gè)人的需要?！?#183; “我認(rèn)為方案 A 不能完全滿足我們所有的標(biāo)準(zhǔn)，但我愿意盡可能徹底地實(shí)施它?！币_(dá)成一致通常更加困難，而且通常要花更多的時(shí)間。然而，如果需要所有參與者一致理解和支持必要的變革，或需要整個(gè)團(tuán)隊(duì)的專長(zhǎng)來(lái)設(shè)計(jì)這種

21、變革，亦或是團(tuán)隊(duì)本身非常擅長(zhǎng)一致性決策的方法，則采用此方法比較可取。人們更有可能支持他們一致做出的決策。但是該決策流程通常需要有個(gè)應(yīng)急方案，在限制的時(shí)間內(nèi)無(wú)法達(dá)成一致時(shí)可以使用該備選方案。因此，在緊急情況下采用一致性決策是不切實(shí)際的。在結(jié)果應(yīng)由領(lǐng)導(dǎo)者獨(dú)自負(fù)責(zé)的情況，這種方法也收效不佳。領(lǐng)導(dǎo)者做決策：在領(lǐng)導(dǎo)者個(gè)人應(yīng)對(duì)結(jié)果負(fù)責(zé)或在幾乎沒(méi)有時(shí)間做出無(wú)不利影響的決策的情況下，這種決策方法最有效，但前提是所有成員都了解是由領(lǐng)導(dǎo)者在做決策以及決策的原因。例如，某位領(lǐng)導(dǎo)宣布了其關(guān)閉一條裝配線的決策，原因是最近收到了關(guān)于產(chǎn)品污染的通知。然而，讓所有成員感到領(lǐng)導(dǎo)聽(tīng)取了他們的意見(jiàn)也非常重要。如果在做出決策之前有時(shí)

22、間與他人協(xié)商，領(lǐng)導(dǎo)者可以：· 個(gè)別地征集意見(jiàn)。如果決策需要征求少數(shù)人的專業(yè)看法，或只有少數(shù)人代表干系人的利益，則采用該戰(zhàn)略最有效；或者· 召開(kāi)會(huì)議收集意見(jiàn)。如果決策涉及多數(shù)人的利益，或者可以提供創(chuàng)造協(xié)同效應(yīng)、達(dá)成共同理解或?yàn)閷?shí)施決策打下基礎(chǔ)的機(jī)會(huì)，則采用該戰(zhàn)略更可取。即便時(shí)間有限，也應(yīng)盡量讓所有參會(huì)人員陳述自己的看法，以便讓他們感到領(lǐng)導(dǎo)聽(tīng)取了自己的意見(jiàn)，感到自己對(duì)決策流程很重要。另請(qǐng)參見(jiàn) Harvard ManageMentor 主題業(yè)務(wù)決策。主持會(huì)議 遵循一些簡(jiǎn)單的指南可以幫助您避免一些讓會(huì)議成為噩夢(mèng)的最常見(jiàn)的問(wèn)題。這樣做還能讓大家看到您的會(huì)議管理技能。· 準(zhǔn)時(shí)

23、開(kāi)始會(huì)議。等人都到齊后再開(kāi)始會(huì)議只會(huì)助長(zhǎng)他們的拖沓行為。· 如果參與者互不相識(shí)，可以留出時(shí)間進(jìn)行個(gè)人介紹。· 展開(kāi)一個(gè)介紹性的簡(jiǎn)要討論，以確保團(tuán)隊(duì)明確會(huì)議的日程、目標(biāo)和期望結(jié)果，然后做出任何必要的調(diào)整。如果事先沒(méi)有制定日程，現(xiàn)在便可“即時(shí)”創(chuàng)建。· 建立或回顧基本原則?；驹瓌t是團(tuán)隊(duì)成員一致同意的一些行為與原則，其目的是確保會(huì)議的建設(shè)性。另請(qǐng)參見(jiàn)建立一個(gè)緊迫的日程表的步驟?；驹瓌t應(yīng)包括哪些內(nèi)容？ · 準(zhǔn)時(shí)開(kāi)始和結(jié)束會(huì)議的約定。· 由誰(shuí)處理日程事項(xiàng)的協(xié)定。· 如何做決策的協(xié)定。· 解決每個(gè)問(wèn)題或做出每個(gè)決策的時(shí)間限制。在延長(zhǎng)

24、分配給特定話題的時(shí)間之前應(yīng)征得團(tuán)隊(duì)的同意。· 對(duì)任何問(wèn)題存在的限制進(jìn)行說(shuō)明，例如，一些可能限制團(tuán)隊(duì)選擇范圍的上級(jí)管理層的決策或預(yù)算限制。· 對(duì)每個(gè)事項(xiàng)的最終決策者進(jìn)行確定。· 要求每個(gè)人參與提出并樂(lè)意接受新的想法。· 如何處理沖突的協(xié)定。· 會(huì)后如何跟進(jìn)的協(xié)定?；A(chǔ)原則如果得到清楚表達(dá)和一致同意，則有助于促進(jìn)參與。您作為領(lǐng)導(dǎo)者和主持者的行為方式也可以促進(jìn)參與，即營(yíng)造一個(gè)鼓勵(lì)大家發(fā)言的環(huán)境并保證討論的正常進(jìn)行。當(dāng)您主持會(huì)議時(shí)，請(qǐng)記住以下建議。遵照日程 讓會(huì)議始終切中主題，不談?wù)撈渌幌嚓P(guān)的話題。在討論進(jìn)行的過(guò)程中，對(duì)問(wèn)題和時(shí)間要做到心中有數(shù)。您可

25、以在掛紙板上總結(jié)會(huì)議的進(jìn)展，甚至著重標(biāo)出某些評(píng)論。當(dāng)您感覺(jué)到大家對(duì)某個(gè)問(wèn)題興趣濃厚時(shí)，應(yīng)關(guān)注想發(fā)言的每個(gè)人并聆聽(tīng)他們的想法。通過(guò)眼神交流、點(diǎn)頭或“讓我們依次聽(tīng)取休、羅布和艾麗西婭的想法”之類的話語(yǔ)來(lái)回應(yīng)這些人。要讓團(tuán)隊(duì)始終切中任務(wù)，可以先確定團(tuán)隊(duì)?wèi)?yīng)在何時(shí)達(dá)成一致，并讓所有人都意識(shí)到這一點(diǎn)，然后再繼續(xù)進(jìn)行。確保大家都參與到會(huì)議中 為確保所有觀點(diǎn)都能被聽(tīng)取，可采取以下方法：· 請(qǐng)某人做唱反調(diào)的人。· 征求對(duì)特定討論的反饋：有什么還沒(méi)有考慮到？邀請(qǐng)尚未發(fā)言的人發(fā)言。· 劃分為多個(gè)小組，然后讓每個(gè)小組分別匯報(bào)，尤其對(duì)于較大的團(tuán)隊(duì)更應(yīng)采取這種方法。· 不要倉(cāng)促投票

26、或做出決策。· 要確保每個(gè)人都發(fā)言，您可能需要在會(huì)議室走動(dòng)以詢問(wèn)每個(gè)人的意見(jiàn)。所有的觀點(diǎn)都很有價(jià)值，但不一定都同等重要。會(huì)議中最資深的人士應(yīng)何時(shí)發(fā)言，應(yīng)發(fā)言多長(zhǎng)時(shí)間？答案取決于會(huì)議的目的。通過(guò)讓高級(jí)經(jīng)理說(shuō)明會(huì)議的目的和目標(biāo)來(lái)開(kāi)始會(huì)議可能很有意義。或者，如果聽(tīng)取每個(gè)人的看法才最為重要，并且您擔(dān)心下級(jí)成員會(huì)保持沉默，則可以請(qǐng)資深成員等到其他每個(gè)人都發(fā)完言后再發(fā)言。即便在您征詢每個(gè)人的看法時(shí)，讓會(huì)議切中主題也很重要。要做到這一點(diǎn)，您可以經(jīng)常使用掛紙板上記錄的日程和任何想法進(jìn)行總結(jié)和回顧。著重標(biāo)出從一個(gè)日程事項(xiàng)或目標(biāo)到下一個(gè)日程事項(xiàng)或目標(biāo)的過(guò)渡也有助于保持團(tuán)隊(duì)圍繞主題。始終記住您是領(lǐng)導(dǎo)者 您

27、的行為方式營(yíng)造的氣氛可以決定人們是受到鼓勵(lì)進(jìn)行發(fā)言還是寧可保持沉默。記住以下內(nèi)容：· 監(jiān)控您自己的參與程度，以確保您沒(méi)有在討論中發(fā)言過(guò)多。· 為沉默靦腆的人提供發(fā)言的機(jī)會(huì)，避免他人打斷或發(fā)言過(guò)多。· 積極看待人們提出的觀點(diǎn)并鼓勵(lì)他們提出建議。· 如果有參與者批評(píng)或攻擊其他成員的發(fā)言，應(yīng)予以調(diào)解。· 強(qiáng)調(diào)協(xié)定的內(nèi)容，從而增強(qiáng)團(tuán)隊(duì)的共同之處，并防止團(tuán)隊(duì)回到已經(jīng)解決的問(wèn)題上。· 討論問(wèn)題時(shí)在掛紙板上記錄大家的意見(jiàn)。您可以使用此信息來(lái)制作會(huì)議的正式記錄。另請(qǐng)參見(jiàn)主持會(huì)議的技巧。另請(qǐng)參見(jiàn) Harvard ManageMentor 主題演講。在什

28、么情況下，好心安排的會(huì)議卻事與愿違？ 即使您遵照了主持有效會(huì)議的簡(jiǎn)單指南，有些問(wèn)題也難以避免。在關(guān)鍵時(shí)刻，團(tuán)隊(duì)可能會(huì)遇到困境、感到困惑、陷入沉默或者不直接應(yīng)對(duì)問(wèn)題。沒(méi)錯(cuò)，有時(shí)還會(huì)爆發(fā)公開(kāi)沖突。如果您愿意使用適當(dāng)?shù)慕槿爰记蓙?lái)處理這些事情，它們應(yīng)該不會(huì)使您亂了陣腳。但是您需要找出問(wèn)題之所在才能有效地介入，歸根結(jié)底就是做一名積極的聆聽(tīng)者。做一名積極的聆聽(tīng)者 積極的聆聽(tīng)者會(huì)注意參與者的語(yǔ)言和非語(yǔ)言表達(dá)，并對(duì)這些表達(dá)做出回應(yīng)。· 此人在描述什么？· 此人有何感想？· 此人的話語(yǔ)中哪些是重點(diǎn)或精華？· 什么吸引了此人的興趣或注意力？· 此人使用了哪些措辭、

29、暗喻或比喻？· 此人的身體語(yǔ)言傳達(dá)了什么信息？例如，如果湯姆將兩只手臂緊緊地交叉在胸前，他可能壓抑了一些需要表達(dá)的評(píng)論。另外，如果一貫沉默寡言的布列塔在談話時(shí)揮動(dòng)著雙手，則她可能非常在乎自己的觀點(diǎn)。您可以根據(jù)聆聽(tīng)和分析問(wèn)題的結(jié)果，采取以下用于典型問(wèn)題的介入技巧作為您的第一道救助措施，幫助您使團(tuán)隊(duì)回到正軌。如果參與者遲到或早退：· 始終準(zhǔn)時(shí)開(kāi)始和結(jié)束會(huì)議。· 如果可以，應(yīng)找出該行為的潛在原因可能是什么。· 向此人分配一項(xiàng)要在會(huì)議中執(zhí)行的任務(wù)。· 在會(huì)議開(kāi)始時(shí)，應(yīng)詢問(wèn)團(tuán)隊(duì)是否每個(gè)人都能一直呆到指定的結(jié)束時(shí)間。如果不能，可以考慮調(diào)整會(huì)議的時(shí)間長(zhǎng)度。&

30、#183; 會(huì)議結(jié)束后私下詢問(wèn)此人為何未能完整地出席會(huì)議。如果少數(shù)參與者在討論中發(fā)言過(guò)多：· 如果您站著，那么請(qǐng)盡可能地靠近他們。· 對(duì)他們的發(fā)言表示感謝，然后邀請(qǐng)其他人發(fā)言。· 要求團(tuán)隊(duì)變換角色，以便讓沉默的人發(fā)言，讓一直在發(fā)言的人暫停一會(huì)兒。· 如果有參與者接過(guò)別人的話語(yǔ)，應(yīng)請(qǐng)這些參與者讓他人自己陳述。· 對(duì)于習(xí)慣打斷他人講話的人，可以在休息期間請(qǐng)他們大致記下自己的想法，然后等到他人停下的時(shí)候再發(fā)表這些想法。另請(qǐng)參見(jiàn)處理問(wèn)題行為的技巧。如果團(tuán)隊(duì)遇到困境或感到困惑：· 詢問(wèn)團(tuán)隊(duì)發(fā)生了什么。提醒團(tuán)隊(duì)會(huì)議正進(jìn)行到日程的哪個(gè)階段以及具體的

31、目標(biāo)是什么（指向掛紙板或白板）。· 盡可能消除障礙。找出團(tuán)隊(duì)陷入困境的原因是因?yàn)槿狈ψ銐虻男畔⑦€是對(duì)任務(wù)或如何進(jìn)行下去不夠明確。· 回顧所有問(wèn)題。詢問(wèn)團(tuán)隊(duì)是否準(zhǔn)備好繼續(xù)進(jìn)行或是否有要點(diǎn)或問(wèn)題尚未提出。· 建議短暫休息。休息之后重新回到面臨的話題，或?qū)⒃撛掝}轉(zhuǎn)移到日程表稍后的階段或另一次會(huì)議。另請(qǐng)參見(jiàn) Harvard ManageMentor 主題堅(jiān)持團(tuán)隊(duì)目標(biāo)。如果團(tuán)隊(duì)陷入沉默：· 讓團(tuán)隊(duì)沉默一分鐘。· 確認(rèn)發(fā)生了什么，大家在想什么。· 詢問(wèn)大家他們是否希望您明確什么東西。· 詢問(wèn)大家您是否未意識(shí)到某個(gè)要點(diǎn)或問(wèn)題，或者您是否造

32、成了某些疑惑。· 稍等一會(huì)再向他們提供建議。不要過(guò)快打破沉默。· 確保您的行為不是問(wèn)題所在。· 劃分為更小的小組以鼓勵(lì)更多的參與。如果團(tuán)隊(duì)不直接應(yīng)對(duì)問(wèn)題或只關(guān)注于一個(gè)問(wèn)題而不顧其他問(wèn)題，可能是因?yàn)槌蓡T害怕提出特定的主題。然而，您需要請(qǐng)發(fā)言人準(zhǔn)確地說(shuō)明問(wèn)題、事項(xiàng)或機(jī)會(huì)的本質(zhì)。然后查明問(wèn)題、事項(xiàng)或機(jī)會(huì)存在了多久，牽涉到何人及其結(jié)果如何。還要記住以下內(nèi)容：· 如果有人提出一個(gè)引起爭(zhēng)議的或與眾不同的觀點(diǎn)，務(wù)必要向此人表示感謝。強(qiáng)化這樣一種觀點(diǎn)，即建設(shè)性爭(zhēng)論通常是獲得最佳答案的關(guān)鍵。· 讓團(tuán)隊(duì)了解提出所有選擇方案、疑慮和問(wèn)題是多么重要，即便它們難以提出。

33、· 使他們相信您不會(huì)“扼殺信使”。遵守您的承諾，否則您將失去他人的信任。如果團(tuán)隊(duì)不斷重復(fù)已經(jīng)提出過(guò)的觀點(diǎn)：· 在掛紙板或白板上跟蹤列明觀點(diǎn)。務(wù)必要確認(rèn)您已了解已經(jīng)提出的觀點(diǎn)。· 如果有人開(kāi)始重復(fù)已經(jīng)列出的觀點(diǎn)，可以指向掛紙板或白板并詢問(wèn)“這里不是已經(jīng)有這個(gè)觀點(diǎn)了嗎？您有什么新的內(nèi)容要補(bǔ)充嗎？”之類的話。當(dāng)發(fā)生沖突時(shí)：· 叫停任何爭(zhēng)吵。· 讓成員了解滿腔熱情是好事，但應(yīng)要求無(wú)法控制脾氣的人在會(huì)議室外面解決他們的問(wèn)題。· 重申已經(jīng)達(dá)成一致的行為規(guī)范。· 關(guān)注觀點(diǎn)或看法的實(shí)質(zhì)，而不是發(fā)言人的個(gè)人風(fēng)格或在組織中的地位。·

34、鼓勵(lì)大家提供積極向上的建設(shè)性評(píng)論并盡量全面地考慮引起爭(zhēng)議的問(wèn)題。· 防止成員過(guò)快地評(píng)估觀點(diǎn)。例如，當(dāng)成員似乎容易被彼此的建議激怒時(shí)，您可以說(shuō)“這也是一種觀點(diǎn)，但我們暫時(shí)不作評(píng)論，我先把它記下來(lái)，然后再聽(tīng)聽(tīng)還有其他什么觀點(diǎn)?！?#183; 使用試探性的提問(wèn)使成員擺脫固執(zhí)和凜然不可侵犯的狀態(tài)，并幫助發(fā)現(xiàn)根本問(wèn)題所在。· 若實(shí)在不行，只有請(qǐng)爭(zhēng)論者離開(kāi)會(huì)場(chǎng)。另請(qǐng)參見(jiàn)在關(guān)鍵時(shí)刻介入的技巧和討論問(wèn)題的步驟。領(lǐng)導(dǎo)者的其他角色 此處討論的介入技巧意味著在會(huì)議過(guò)程中，除了之前描述的基本角色外，領(lǐng)導(dǎo)者還必須準(zhǔn)備暫代其他角色。根據(jù)團(tuán)隊(duì)內(nèi)部的動(dòng)態(tài)，領(lǐng)導(dǎo)者有時(shí)必須履行下列職責(zé)：· 監(jiān)督者：

35、確保日程得到遵照，想發(fā)言的每個(gè)人都獲得了發(fā)言的機(jī)會(huì)，并且沒(méi)有人發(fā)言過(guò)多。· 異見(jiàn)者：對(duì)可能過(guò)早（即欠缺充分考慮）出現(xiàn)的意見(jiàn)一致提出質(zhì)疑。· 一致建立者：發(fā)現(xiàn)并強(qiáng)調(diào)成員之間的一致之處。· 贊揚(yáng)者：在適當(dāng)?shù)牡胤浇o予成員誠(chéng)摯的贊揚(yáng)。· 詼諧者：緩解緊張氣氛并提醒成員他們之間存在共同紐帶。另請(qǐng)參見(jiàn)在線文章：“Is Your Company As Dull and Unproductive As Its Meetings?”結(jié)束事項(xiàng) 了解何時(shí)、如何結(jié)束會(huì)議可以幫助您激勵(lì)團(tuán)隊(duì)成員執(zhí)行一致同意的行動(dòng)計(jì)劃。何時(shí)結(jié)束 如果團(tuán)隊(duì)在結(jié)束最后一個(gè)事項(xiàng)時(shí)遇到困難，或大家在您結(jié)束會(huì)

36、議之前就開(kāi)始起身離開(kāi)，您該怎么做？這些應(yīng)該解釋為一種警示信號(hào)，說(shuō)明會(huì)議可能到了該結(jié)束的時(shí)候了。這些警示信號(hào)通常與超時(shí)相關(guān)。下列建議可以幫助您防止會(huì)議超過(guò)協(xié)定的時(shí)間并贏得您同事的長(zhǎng)久感謝。· 做出準(zhǔn)時(shí)結(jié)束會(huì)議的承諾。· 掌握時(shí)間，或請(qǐng)一位團(tuán)隊(duì)成員擔(dān)任計(jì)時(shí)員。定時(shí)提醒團(tuán)隊(duì)剩余的時(shí)間以及尚未處理的日程事項(xiàng)。如果時(shí)間即將用完，應(yīng)優(yōu)先處理或推遲一些事項(xiàng)。· 如果某些事項(xiàng)需要更多時(shí)間，應(yīng)先征求團(tuán)隊(duì)的同意再延長(zhǎng)時(shí)間，或安排另一次會(huì)議繼續(xù)討論。請(qǐng)記住，會(huì)議應(yīng)提前結(jié)束為宜。如果所有的目標(biāo)都已達(dá)到、人們似乎過(guò)于煩躁不安，或者發(fā)生了激烈的沖突，只有通過(guò)分開(kāi)才能平息，請(qǐng)注意了，這些都預(yù)示

37、著結(jié)束會(huì)議可能比較好。如何結(jié)束 · 重申或總結(jié)實(shí)現(xiàn)的目標(biāo)、所有要點(diǎn)或決策，并說(shuō)明它們將如何傳達(dá)給干系人。· 明確后續(xù)步驟并強(qiáng)調(diào)行動(dòng)事項(xiàng)和溝通計(jì)劃的重要性。· 強(qiáng)調(diào)每個(gè)人的觀點(diǎn)和想法的重要性。· 如果合適，安排另一次會(huì)議。· 請(qǐng)團(tuán)隊(duì)幫助評(píng)估會(huì)議并獲取有關(guān)下一次會(huì)議如何做得更好的建議。一旦結(jié)束會(huì)議，務(wù)必感謝所有到會(huì)人員。另請(qǐng)參見(jiàn)結(jié)束會(huì)議的技巧。會(huì)后的跟進(jìn) 主持會(huì)議最容易忽略的一個(gè)步驟通常是確保會(huì)后采取行動(dòng)。對(duì)于缺席會(huì)議的干系人，這尤其麻煩。會(huì)后認(rèn)真徹底地進(jìn)行跟進(jìn)可以使當(dāng)次會(huì)議和隨后的會(huì)議獲得成功。在結(jié)束時(shí)沒(méi)有形成行動(dòng)和溝通計(jì)劃的會(huì)議在會(huì)議室之外不會(huì)

38、有生命力。制定行動(dòng)和溝通計(jì)劃 行動(dòng)和溝通計(jì)劃為參與者提供結(jié)論并帶來(lái)成就感。它還能提醒所有干系人注意關(guān)鍵決策，并有助于確保所有的人獲知的是相同的訊息。行動(dòng)和溝通計(jì)劃應(yīng)具備三個(gè)要素：什么、何人及何時(shí)。· 什么具體決策和成果產(chǎn)生于此次會(huì)議以及會(huì)后需要完成什么任務(wù)？· 何人負(fù)責(zé)這些任務(wù)？如果與會(huì)者自發(fā)地承諾負(fù)責(zé)某些特定行動(dòng)，則他們更可能完成這些任務(wù)。· 何時(shí)必須完成這些任務(wù)？讓參與者現(xiàn)實(shí)地對(duì)計(jì)劃安排做出承諾，以幫助確保任務(wù)真正得到落實(shí)。會(huì)議結(jié)束后，稍微調(diào)整行動(dòng)和溝通計(jì)劃表，然后與跟進(jìn)備忘錄一起發(fā)給所有與會(huì)者。還要將備忘錄發(fā)給那些沒(méi)有到會(huì)但需要得到相關(guān)信息的人員。如果他們把

39、行動(dòng)和溝通計(jì)劃視作實(shí)際的責(zé)任、義務(wù)或契約，那么這些計(jì)劃更可能被執(zhí)行。另請(qǐng)參見(jiàn)會(huì)議紀(jì)要表。跟進(jìn)備忘錄包括什么內(nèi)容？最好的跟進(jìn)備忘錄是根據(jù)會(huì)議期間掛紙板或白板上記錄的要點(diǎn)或是您或記錄員所做的筆記整理而成的。寫(xiě)跟進(jìn)備忘錄的目的在于讓沒(méi)有到會(huì)的人了解會(huì)議的情況。它包括：· 出席者· 會(huì)議目標(biāo)· 所討論的關(guān)鍵主題· 所做的重要決策· 后續(xù)步驟或行動(dòng)計(jì)劃· 下次會(huì)議或者后續(xù)會(huì)議的日期· 對(duì)與會(huì)者的感謝問(wèn)題解決會(huì)議的跟進(jìn)備忘錄可能還包括：· 問(wèn)題的確定· 分析方法· 備選方案· 決策制定標(biāo)準(zhǔn)

40、3; 決策· 后續(xù)步驟· 預(yù)期結(jié)果進(jìn)一步關(guān)注那些對(duì)會(huì)議感到不滿意或發(fā)言不多的人員尤為重要。這將幫助您獲取有關(guān)會(huì)議及其流程的反饋，或者至少可以幫助修復(fù)工作關(guān)系。此外，還要與決策流程中的所有干系人進(jìn)行溝通。跟進(jìn)備忘錄是讓他們獲取信息的好方法。您何以得知會(huì)議是否有效？通過(guò)結(jié)果判斷：· 該到會(huì)的人是否都到會(huì)了？· 團(tuán)隊(duì)是否合作良好？· 會(huì)議是否實(shí)現(xiàn)了目標(biāo)？另請(qǐng)參見(jiàn)策劃、主持會(huì)議及會(huì)后跟進(jìn)的步驟。虛擬會(huì)議 最好的會(huì)議是面對(duì)面的會(huì)議。當(dāng)爭(zhēng)議極大的事項(xiàng)到了緊要關(guān)頭，或主題的性質(zhì)比較刺激或敏感時(shí)，面對(duì)面的會(huì)議將是唯一奏效的選擇。然而，當(dāng)今商界的現(xiàn)實(shí)是，越來(lái)越多

41、的會(huì)議不是圍著一張會(huì)議桌，而是通過(guò)科技手段來(lái)進(jìn)行的，這些會(huì)議實(shí)際上是虛擬會(huì)議。這些虛擬會(huì)議與面對(duì)面的會(huì)議大體上適用相同的原則。然而，您還是需要注意一些區(qū)別：視頻會(huì)議 視頻會(huì)議可讓在不同地點(diǎn)工作的同事在不離開(kāi)辦公室的情況下“會(huì)面”。但是，視頻會(huì)議往往非常復(fù)雜，而且需要技術(shù)人員的協(xié)助。每位與會(huì)者必須具備基本的視頻條件：計(jì)算機(jī)、攝像頭、話筒、軟件以及 Internet 連接。遺憾的是，不同供應(yīng)商提供的系統(tǒng)并不總能與不同的計(jì)算機(jī)兼容。也就是說(shuō)，如果您擁有兼容的設(shè)備，視頻會(huì)議在參加方已經(jīng)見(jiàn)過(guò)面并建立了信任的情況下很有用，但對(duì)初次會(huì)議并不理想。如果大家曾一起工作并建立了和諧的關(guān)系，視頻會(huì)議便可以提供一種省

42、時(shí)的方式，將相距遙遠(yuǎn)的團(tuán)隊(duì)成員聯(lián)系到一起進(jìn)行定期會(huì)議?；?Internet 的音頻會(huì)議 如果您必須將相距遙遠(yuǎn)的與會(huì)者聯(lián)系到一起，并需要實(shí)時(shí)交換一些視覺(jué)材料或數(shù)據(jù)，則基于 Internet 的音頻會(huì)議可作為視頻會(huì)議的有效替代手段。如果您要交換大量數(shù)據(jù)，則應(yīng)確保所有參與方具有高速 Internet 連接，否則令人沮喪的遲滯將使一些與會(huì)者跟不上步調(diào)。應(yīng)預(yù)先全面測(cè)試 Internet 連接，如果有人不熟悉軟件或網(wǎng)站，則應(yīng)在呼叫開(kāi)始時(shí)向每個(gè)人提供快速教程。網(wǎng)絡(luò)會(huì)議 這個(gè)詞語(yǔ)可以包括大量的可能性，從網(wǎng)站上簡(jiǎn)單的幻燈片共享到完整的流式視頻。通常，需要的帶寬越大，嘗試的傳輸越復(fù)雜，會(huì)議進(jìn)展不順利的可能性也就

43、越大。應(yīng)預(yù)先全面測(cè)試技術(shù)，并選擇盡可能簡(jiǎn)單的連接。另請(qǐng)參見(jiàn) Harvard ManageMentor 主題管理虛擬團(tuán)隊(duì)。策劃、主持會(huì)議及會(huì)后跟進(jìn)的步驟 會(huì)前 1. 確保會(huì)議有必要召開(kāi)。在下列情況下可召開(kāi)會(huì)議：o 您需要團(tuán)隊(duì)提供信息或建議o 您希望團(tuán)隊(duì)參與制定決策或解決問(wèn)題o 您需要處理的問(wèn)題無(wú)法通過(guò)一對(duì)一的交流得到解決o 您希望與整個(gè)團(tuán)隊(duì)分享信息、成功或分擔(dān)憂慮o 您發(fā)現(xiàn)團(tuán)隊(duì)希望集合到一起o 您正在處理的問(wèn)題需要不同團(tuán)隊(duì)具有不同觀點(diǎn)或日程的成員提供意見(jiàn)o 您遇到了一個(gè)需要澄清的問(wèn)題且您不確定誰(shuí)應(yīng)對(duì)其負(fù)責(zé)o 您希望多名干系人獲知相同的訊息并理解該訊息。在下列情況下最好 不要 舉行會(huì)議：o 關(guān)于人

44、員問(wèn)題o 您沒(méi)有時(shí)間準(zhǔn)備o 另一種方法可以達(dá)到同樣或更好的效果，如利用備忘錄、電子郵件或電話進(jìn)行溝通o 問(wèn)題已有定論o 會(huì)議主題不值得大家付出時(shí)間o 團(tuán)隊(duì)感到泄氣，需要先花時(shí)間解決問(wèn)題再一起協(xié)同工作2. 確定并明確會(huì)議的目標(biāo)與流程。o 會(huì)議的目標(biāo)是通報(bào)信息、解決問(wèn)題、引出想法還是做出決策？o 會(huì)議的目標(biāo)將決定由誰(shuí)參加會(huì)議以及如何主持會(huì)議。有些會(huì)議可能具有多個(gè)目標(biāo)。o 目標(biāo)需具體、明確且可以衡量。會(huì)議中的每個(gè)人都將知道何時(shí)才算達(dá)到了該目標(biāo)。o 確定誰(shuí)是決策者，例如您、您的管理者、客戶或團(tuán)隊(duì)。o 確定決策方法，例如領(lǐng)導(dǎo)者決策、團(tuán)隊(duì)投票決策或按照?qǐng)F(tuán)隊(duì)一致同意的原則進(jìn)行決策。3. 邀請(qǐng)合適的人員參加會(huì)

45、議。盡量包含下列人員：o 最終決策者o 有權(quán)力支持或阻止決策的人員o 與問(wèn)題有關(guān)聯(lián)或受結(jié)果影響的人員o 能提供相關(guān)意見(jiàn)的人員o 對(duì)問(wèn)題具有義務(wù)的人員o 必須實(shí)施決策的人員o 可以代表所有干系人的觀點(diǎn)的人員您將有非常好的機(jī)會(huì)以個(gè)人名義邀請(qǐng)關(guān)鍵人物參加會(huì)議，并且依照他們的日程來(lái)安排會(huì)議時(shí)間。同時(shí)，要向他們說(shuō)明他們將在會(huì)議上扮演特定的角色，而且還要強(qiáng)調(diào)他們參加會(huì)議的好處。4. 預(yù)先提供日程。包括以下列表中的適當(dāng)內(nèi)容：o 會(huì)議的目的o 目標(biāo)或期望的結(jié)果o 日期、時(shí)間和地點(diǎn)o 會(huì)議的召集者o 集會(huì)團(tuán)隊(duì)的名稱或參與者的姓名o 參與者的角色o 會(huì)議形式的特殊之處o 任何外部參與者o 涉及的日程事項(xiàng)、相應(yīng)的負(fù)

46、責(zé)人和分配的時(shí)間o 任何可用于準(zhǔn)備工作或有助于縮短會(huì)議時(shí)間的背景材料o 會(huì)議要花多長(zhǎng)時(shí)間5. 預(yù)先試探關(guān)鍵的參與者。如果您能事先了解關(guān)鍵參與者對(duì)重要問(wèn)題的想法，則可以更好地準(zhǔn)備會(huì)議。花時(shí)間討論您希望他們與其他參會(huì)人員分享的觀點(diǎn)。然后您可以選擇根據(jù)您在會(huì)議之前從這些參與者那里獲得的信息來(lái)調(diào)整日程。6. 準(zhǔn)備要做出的討論和決策。會(huì)前做好準(zhǔn)備工作。o 收集相關(guān)的文件與數(shù)據(jù)資料。o 與參與者談?wù)撍麄兊目捶ê湍繕?biāo)。o 鼓勵(lì)參與者做好準(zhǔn)備工作并讓他們知道您對(duì)他們的想法很感興趣。o 向不參加會(huì)議但關(guān)注會(huì)議結(jié)果的管理者和其他高級(jí)經(jīng)理或主管做簡(jiǎn)要匯報(bào)。o 分發(fā)日程和相關(guān)的背景信息。會(huì)前 會(huì)中 7. 說(shuō)明會(huì)議的目

47、的和目標(biāo)。如果您在會(huì)議之初說(shuō)明會(huì)議的目的和目標(biāo)，則可以最大程度地避免參與者離題或介紹無(wú)關(guān)的材料。這將有助于您保證會(huì)議的正常進(jìn)行。8. 讓每個(gè)人都發(fā)言。o 監(jiān)控您自己的參與程度以確保自己沒(méi)有發(fā)言過(guò)多。o 對(duì)打斷他人講話和發(fā)言過(guò)多的人進(jìn)行控制；為沉默寡言的人提供發(fā)言的機(jī)會(huì)。o 積極看待人們提出的觀點(diǎn)并鼓勵(lì)他們提出建議。o 如果有參與者批評(píng)或攻擊他人的發(fā)言，應(yīng)予以調(diào)解。o 在掛紙板上記錄意見(jiàn)。o 當(dāng)您感覺(jué)到大家對(duì)討論某個(gè)要點(diǎn)興趣濃厚時(shí)，應(yīng)關(guān)注想發(fā)言的每個(gè)人并聆聽(tīng)他們的想法。通過(guò)眼神交流、點(diǎn)頭或“讓我們依次聽(tīng)取羅布、休和托尼奧的想法”之類的話語(yǔ)來(lái)回應(yīng)他們。o 為獲取每個(gè)人的意見(jiàn)，您可以在會(huì)議室走動(dòng)以詢

48、問(wèn)每個(gè)人的意見(jiàn)。o 確保聽(tīng)取到所有的觀點(diǎn)。o 請(qǐng)某人做唱反調(diào)的人。o 詢問(wèn)人們的想法。邀請(qǐng)尚未發(fā)言的人發(fā)言。o 將團(tuán)隊(duì)分為兩人或三人小組，然后讓每個(gè)小組分別匯報(bào)。o 不要倉(cāng)促投票或做出決策。9. 對(duì)每個(gè)問(wèn)題都要得出結(jié)論。要做出決策，團(tuán)隊(duì)可以通過(guò)投票或達(dá)成一致（相互同意）的方式，也可以由領(lǐng)導(dǎo)者做出決策。每種方法都有其利弊。o 投票可在較短時(shí)間內(nèi)得出結(jié)果。它可能需要大家公開(kāi)表態(tài)，這可能最終會(huì)將某些成員置于或贏或輸?shù)木车亍 團(tuán)隊(duì)一致通過(guò)通常更加困難且要花更多的時(shí)間。人們更有可能支持他們一致做出的決策。這種方法通常不適合緊急情況或領(lǐng)導(dǎo)者個(gè)人應(yīng)對(duì)決策負(fù)責(zé)的情況。在一致通過(guò)的情況下，可能并非每個(gè)人都同意

49、該決策，但他們都同意支持該決策。o 領(lǐng)導(dǎo)者決策通?？稍谧疃痰臅r(shí)間內(nèi)實(shí)現(xiàn)。如果成員了解是由領(lǐng)導(dǎo)在做決策以及決策的原因，則這種方法可能是有效的可選方案。在這種情況中，有必要讓所有成員感覺(jué)到領(lǐng)導(dǎo)聽(tīng)取了他們的觀點(diǎn)。10. 結(jié)束會(huì)議時(shí)應(yīng)形成行動(dòng)和交流計(jì)劃。制定行動(dòng)和溝通計(jì)劃通常是最容易忽略的步驟，并且可能成為與會(huì)者和其他未到會(huì)的干系人抱怨的根源。如果會(huì)議結(jié)束時(shí)沒(méi)有制定出任何行動(dòng)計(jì)劃和溝通計(jì)劃，離開(kāi)會(huì)議室后就不會(huì)有實(shí)際行動(dòng)。行動(dòng)和溝通計(jì)劃應(yīng)具備三個(gè)要素：什么、何人及何時(shí)。o 什么具體決策和成果產(chǎn)生于此次會(huì)議以及會(huì)后需要完成什么任務(wù)？o 何人負(fù)責(zé)這些任務(wù)？如果與會(huì)者自發(fā)地承諾負(fù)責(zé)某些特定行動(dòng)，則他們更可能完

50、成這些任務(wù)。o 何時(shí)必須完成這些任務(wù)？讓參與者現(xiàn)實(shí)地對(duì)計(jì)劃安排做出承諾，以確保任務(wù)真正得到落實(shí)。行動(dòng)和溝通計(jì)劃可以提供結(jié)論并帶來(lái)成就感。它還可以確保讓所有干系人了解決策或信息，并有助于確保他們獲知的是相同的訊息。會(huì)議結(jié)束后，稍微調(diào)整行動(dòng)和交流計(jì)劃表，然后將其發(fā)給所有與會(huì)者。還要將該計(jì)劃發(fā)給那些沒(méi)有到會(huì)但需要得到相關(guān)信息的人員。如果他們把行動(dòng)計(jì)劃確實(shí)視為責(zé)任、義務(wù)或契約，那么這些行動(dòng)計(jì)劃更可能被執(zhí)行。會(huì)前 會(huì)中 會(huì)后 11. 通過(guò)包含會(huì)議記錄的備忘錄快速跟進(jìn)。最好的跟進(jìn)備忘錄是根據(jù)會(huì)議期間掛紙板或白板上記錄的要點(diǎn)或是您或記錄員所做的筆記整理而成的。寫(xiě)跟進(jìn)備忘錄的目的在于讓沒(méi)有到會(huì)的人了解會(huì)議的情

51、況。它包括：o 出席者o 會(huì)議目標(biāo)o 所討論的關(guān)鍵主題o 所做的重要決策o 后續(xù)步驟或行動(dòng)計(jì)劃o 下次會(huì)議或者后續(xù)會(huì)議的日期o 對(duì)所有與會(huì)者的感謝問(wèn)題解決會(huì)議的跟進(jìn)備忘錄可能還包括：o 問(wèn)題的確定o 分析方法o 備選方案o 決策制定標(biāo)準(zhǔn)o 決策o 由誰(shuí)跟進(jìn)，跟進(jìn)到何時(shí)o 預(yù)期結(jié)果12. 與那些沒(méi)有發(fā)言或?qū)Y(jié)果感到不滿意的人員進(jìn)行非正式會(huì)面。會(huì)議期間，應(yīng)留意成員對(duì)所做決策感到不滿意的信號(hào)，并在會(huì)后找這些人溝通。會(huì)后的談話可以使您獲得重要的反饋，并可能防止簡(jiǎn)單的問(wèn)題無(wú)謂地復(fù)雜化。您還可以安撫那些您可能長(zhǎng)期需要他們支持的參與者的自尊心。13. 提供承諾的資源。確保讓參與者獲得完成其分配到的任務(wù)所需的

52、資源。否則，他們將感到泄氣且無(wú)法完成這些任務(wù)。如果您無(wú)法提供資源，應(yīng)解釋原因。14. 按您的決策采取行動(dòng)。按照會(huì)議中所做的任何決策盡快地采取行動(dòng)。這將顯示您作為團(tuán)隊(duì)領(lǐng)導(dǎo)者的效率。大家最終將更多得根據(jù)您的行動(dòng)而不是您的語(yǔ)言來(lái)評(píng)判您的工作。討論問(wèn)題的步驟 當(dāng)與會(huì)者遇到問(wèn)題時(shí)，應(yīng)依次通過(guò)下列問(wèn)題引導(dǎo)他們：1. 成員們對(duì)此問(wèn)題有何看法？此問(wèn)題持續(xù)了多長(zhǎng)時(shí)間？目前的情況如何？2. 對(duì)問(wèn)題達(dá)成一致的認(rèn)識(shí)。3. 我們認(rèn)為此問(wèn)題的原因是什么？4. 有哪些解決此問(wèn)題的方案？每種方案有何后果或好處？如果問(wèn)題得不到解決，會(huì)有哪些后果？5. 我們?nèi)绾芜x出一個(gè)方案？有哪些關(guān)鍵因素（如時(shí)間、資源、財(cái)務(wù)和價(jià)值等等）？6.

53、就某個(gè)方案達(dá)成一致。建立一個(gè)緊迫的日程表的步驟 1. 要求團(tuán)隊(duì)成員對(duì)需要討論的問(wèn)題進(jìn)行集體討論，而不是進(jìn)行評(píng)估。 每個(gè)問(wèn)題的期望結(jié)果是什么，成員需要多少時(shí)間來(lái)處理每個(gè)問(wèn)題？2. 根據(jù)團(tuán)隊(duì)頭腦風(fēng)暴所產(chǎn)生的事項(xiàng)創(chuàng)建日程。3. 根據(jù)需要調(diào)整日程。如果您需要縮短日程以適應(yīng)分配的時(shí)間，則應(yīng)讓團(tuán)隊(duì)確定哪些事項(xiàng)可以稍后處理，或者哪些事項(xiàng)可以委派給可以在下次會(huì)議中匯報(bào)的任務(wù)組。會(huì)議準(zhǔn)備的技巧 僅邀請(qǐng)需要參加會(huì)議且能夠幫助實(shí)現(xiàn)會(huì)議目標(biāo)的人員參加會(huì)議。 對(duì)于較大的團(tuán)隊(duì)，應(yīng)提供更多的結(jié)構(gòu)。 選擇適當(dāng)?shù)臅?huì)議場(chǎng)所并確認(rèn)場(chǎng)地和任何所需設(shè)備的可用性。 擬定日程。會(huì)議沒(méi)有日程就像是搜查隊(duì)沒(méi)有地圖。 對(duì)于小型團(tuán)隊(duì)工作會(huì)議來(lái)說(shuō)計(jì)

54、劃三十分鐘到兩個(gè)小時(shí)，并且始終應(yīng)低估團(tuán)隊(duì)可以實(shí)現(xiàn)的目標(biāo)。 在能夠?qū)崿F(xiàn)會(huì)議目標(biāo)的前提下盡量縮短會(huì)議的時(shí)間。 收集會(huì)議所需的任何相關(guān)數(shù)據(jù)或文件。 主持會(huì)議的技巧 準(zhǔn)時(shí)開(kāi)始和結(jié)束會(huì)議。 從簡(jiǎn)單的問(wèn)題開(kāi)始。初期的成功通常可以促進(jìn)后來(lái)的成功。 隨后再討論較困難的事項(xiàng)，但要確保預(yù)留足夠的時(shí)間來(lái)處理它們。 會(huì)議記錄：盡可能記下一切會(huì)議內(nèi)容。 征求每個(gè)人的意見(jiàn)。 做一名感恩的交警：鼓勵(lì)大家輪流發(fā)言并對(duì)他們的發(fā)言以及他們?cè)敢馓岢鲆呻y問(wèn)題表示感謝。 告訴他們前進(jìn)的方向、目前所處的位置以及走過(guò)的路線。 處理問(wèn)題行為的技巧 遲到的成員 準(zhǔn)時(shí)開(kāi)始會(huì)議。 找出可以激勵(lì)遲到的人員準(zhǔn)時(shí)到會(huì)的辦法。 向此人分配一項(xiàng)要在會(huì)議中執(zhí)

55、行的任務(wù)。 會(huì)后私下詢問(wèn)此人遲到的原因。 早退的成員 找出此人經(jīng)常早退的原因。 在會(huì)議一開(kāi)始，詢問(wèn)是否每個(gè)人都能呆到指定的結(jié)束時(shí)間。如果不能，可以考慮變更會(huì)議的時(shí)間長(zhǎng)度。 不斷重復(fù)一個(gè)話題的成員 在掛紙板上指出他們的發(fā)言。 口頭確認(rèn)您聽(tīng)取了他們關(guān)注的問(wèn)題。 將此話題擱置到未來(lái)討論。 嘲笑他人或找他人岔子的成員 邀請(qǐng)參與者提出可能對(duì)團(tuán)隊(duì)有價(jià)值的建議或想法。 要求團(tuán)隊(duì)同意在所有想法發(fā)表完畢之前不評(píng)論他人觀點(diǎn)。 提醒對(duì)此協(xié)定表示懷疑的人并向他們保證將有一段時(shí)間用來(lái)評(píng)估。 對(duì)于說(shuō)“那是蠢話”之類的話或使用身體語(yǔ)言暗示否定性判斷的人，您可以說(shuō)“等一下。每個(gè)人的想法在此都很重要?！?如果此行為繼續(xù)出現(xiàn)，您

56、可能必須請(qǐng)此人離開(kāi)會(huì)場(chǎng)。 使用夸張的、破壞性的非語(yǔ)言反應(yīng)的成員 回應(yīng)他們的行為并問(wèn)他們想說(shuō)什么。 在休息期間，巧妙地指出這種行為具有破壞性。說(shuō)明此行為對(duì)您和團(tuán)隊(duì)有何影響。 如果此行為繼續(xù)出現(xiàn)，應(yīng)要求他們予以控制。 會(huì)議期間處理其他事情的成員 提出一個(gè)問(wèn)題并將違規(guī)者包含在您想聽(tīng)取其意見(jiàn)的人員之中。 在休息期間與他們交流。 在會(huì)議開(kāi)始時(shí)指出基本規(guī)則。 竊竊私語(yǔ) 要求只關(guān)注一個(gè)中心，例如，可以問(wèn)“我們?cè)谶@里可以只開(kāi)一個(gè)會(huì)議嗎？” 詢問(wèn)竊竊私語(yǔ)的與會(huì)者他們是否可以與大家分享談話或稍后再完成談話。 在休息期間，詢問(wèn)他們開(kāi)會(huì)時(shí)在談什么。 少數(shù)成員在談話中發(fā)言過(guò)多 如果您站著，那么請(qǐng)盡可能地靠近他們。 對(duì)他

57、們的發(fā)言表示感謝，然后邀請(qǐng)其他人發(fā)言。 要求團(tuán)隊(duì)更換角色，以便讓沉默的人發(fā)言，并讓一直在發(fā)言的人暫停一會(huì)兒。 最后，您可能必須指出他們?cè)跁?huì)議中發(fā)言過(guò)多了。 攻擊他人的成員 如果他們攻擊其他參與者，應(yīng)詢問(wèn)問(wèn)題所在。如果問(wèn)題與會(huì)議無(wú)關(guān)，應(yīng)請(qǐng)他們會(huì)后再解決。 使用掛紙板或白板將他們的注意力重新集中到正在討論的主題上，并記錄他們對(duì)該主題分歧的實(shí)質(zhì)。 作為最后一招，您可能不得不請(qǐng)他們離開(kāi)會(huì)場(chǎng)。如果他們的意見(jiàn)或支持至關(guān)重要，應(yīng)設(shè)法在會(huì)后獲取他們的意見(jiàn)或支持。 替他人完成發(fā)言的成員 請(qǐng)他們讓他人自己發(fā)言。 向被打斷的人確認(rèn)完成他們發(fā)言的人是否準(zhǔn)確陳述了他們想表達(dá)的意思。 表現(xiàn)得像是無(wú)所不知的成員 承認(rèn)他們的專長(zhǎng)。 請(qǐng)他們耐心聽(tīng)完他人的想法和觀點(diǎn)。 打斷他人 對(duì)正在發(fā)言的人說(shuō)“阿特，慢慢來(lái)”之類的話。 對(duì)打斷他人講