高效會(huì)議管理技巧之當(dāng)今會(huì)議面面觀

1、 高效會(huì)議管理技巧當(dāng)今會(huì)議面面觀 【本講重點(diǎn)】會(huì)議的意義會(huì)議的目的會(huì)議的種類會(huì)議的頻率會(huì)議成本的計(jì)算會(huì)議的主要目的就是解決問題，但由于開會(huì)技巧不佳或過于頻繁，不但無(wú)益于解決問題，反而使問題愈趨復(fù)雜。頻繁的會(huì)議與主管層的隨意決策，常常是員工的夢(mèng)魘；員工花太多時(shí)間在無(wú)效率的會(huì)議上，不僅浪費(fèi)公司成本，也造成工作效率低下。如何能在會(huì)議中高效率且有效果地解決問題，是“高效會(huì)議管理技巧”的中心議題。  會(huì)議的意義 1會(huì)議是一個(gè)集思廣益的渠道圖1-1集思廣益圖如上圖1-1，會(huì)議是一個(gè)集合的載體。通過會(huì)議使不同的人、不同的想法匯聚一堂，相互碰撞，從而產(chǎn)生“金點(diǎn)子”。許多

2、高水準(zhǔn)的創(chuàng)意就是開會(huì)期間不同觀念相互碰撞的產(chǎn)物。 2會(huì)議顯示一個(gè)組織或一個(gè)部門的存在會(huì)議總是在大于一人的情況下發(fā)生的，即使是只有兩個(gè)人的會(huì)議，這兩個(gè)人也是一種小型組織。沒有不開會(huì)的組織或部門，一個(gè)組織或部門不召開會(huì)議，它的存在價(jià)值就會(huì)受到質(zhì)疑。因此，會(huì)議能夠充分顯示一個(gè)組織或部門的存在價(jià)值。圖1-2組織或部門與會(huì)議 3會(huì)議是一種群體溝通的方式開會(huì)很少是一對(duì)一的溝通，絕大多數(shù)情況下都是一種群體溝通。隨著科技的迅猛發(fā)展，人們的溝通方式越來(lái)越多，現(xiàn)在人們可以通過-mail、多媒體等種種形式進(jìn)行溝通，但是，群體溝通，即會(huì)議這種方式，是任何其他溝通方式都無(wú)法替代的。因?yàn)檫@種方式最直接

3、、最直觀，這種方式最符合人類原本的溝通習(xí)慣。  會(huì)議的目的  開展有效的溝通會(huì)議是一種多項(xiàng)交流，可以集思廣益，實(shí)現(xiàn)有效溝通是會(huì)議的一個(gè)主要目的。傳達(dá)資訊通過會(huì)議可以向員工通報(bào)一些決定及新決策，也就是說(shuō)向員工傳達(dá)來(lái)自上級(jí)或其他部門的相關(guān)資訊。監(jiān)督員工、協(xié)調(diào)矛盾許多公司或部門的常規(guī)會(huì)議其主要目的是為了監(jiān)督、檢查員工對(duì)工作任務(wù)的執(zhí)行情況，了解員工的工作進(jìn)度；同時(shí)，借助會(huì)議這種“集合”的、“面對(duì)面”的形式，來(lái)有效協(xié)調(diào)上下級(jí)以及員工之間的矛盾。達(dá)成協(xié)議與解決問題達(dá)成協(xié)議與解決問題一般要經(jīng)歷以下6個(gè)步驟，通過這6個(gè)步驟，最終實(shí)現(xiàn)協(xié)議的產(chǎn)生和問題的解決。圖1-3達(dá)成協(xié)

4、議與解決問題的6個(gè)步驟資源共享利用開會(huì)匯集資源，以期相互幫助，共同進(jìn)步。開發(fā)創(chuàng)意開發(fā)創(chuàng)意的會(huì)議目的突出反映在廣告公司、媒體公司中。通過舉行會(huì)議，形成新的構(gòu)思，并且論證新構(gòu)思，使其具有可行性。激勵(lì)士氣年初或年底的會(huì)議通常具有這一目的性。這種會(huì)議是為了使公司上下團(tuán)結(jié)一心，朝著一個(gè)方向共同努力。鞏固主管地位經(jīng)理或主管為了體現(xiàn)自身的存在價(jià)值，更為了鞏固自己的地位，經(jīng)常會(huì)召開一些上下協(xié)調(diào)會(huì)議，以此來(lái)強(qiáng)化自己的地位。  會(huì)議的種類 會(huì)議可以按照人數(shù)、開會(huì)方式和開會(huì)目的進(jìn)行分類，每一種分類都從一個(gè)方面反映了會(huì)議的作用，每一種分類都與人們的實(shí)際需要、社會(huì)的不斷發(fā)展密切相關(guān)。

5、60;表1-1會(huì)議的種類按人數(shù)分類按開會(huì)方式分類按開會(huì)目的分類 團(tuán)體會(huì)議 一對(duì)一會(huì)議  面對(duì)面會(huì)議 電話會(huì)議 視頻會(huì)議 宣布人事安排、講解政策的會(huì)議 當(dāng)眾表?yè)P(yáng)或批評(píng)別人的會(huì)議 臨時(shí)處理突發(fā)事件的會(huì)議 固定的團(tuán)隊(duì)會(huì)議 集思廣益的會(huì)議   會(huì)議的頻率 每種會(huì)議都有其合理的發(fā)生頻率，只有掌握了合理的會(huì)議發(fā)生頻率，才能更高效地利用各種會(huì)議解決問題、達(dá)到目的。 1.固定的部門會(huì)議2.全體會(huì)議3.處理突發(fā)事件的會(huì)議4.一對(duì)一會(huì)議 會(huì)議成本的計(jì)算 會(huì)議成本分為時(shí)間成本、直接會(huì)議成本和效率損失成本3種。會(huì)議成本是非?？捎^的一筆數(shù)目

6、，它關(guān)系到一家公司的得失成敗，因此萬(wàn)萬(wàn)不可等閑視之。 1.會(huì)議的時(shí)間成本 2.直接的會(huì)議成本3.效率損失成本開會(huì)時(shí)，主管人員必須離開自己的工作崗位，這有可能造成公司整體管理效率的下降。由于管理效率下降而造成的損失，就是效率損失成本。效率損失成本包括以下3種情況： 【自檢】請(qǐng)將下列相關(guān)選項(xiàng)用橫線連接起來(lái)。A、固定的部門會(huì)議至少每?jī)稍乱淮蜝、一對(duì)一會(huì)議隨時(shí)C、處理突發(fā)事件的會(huì)議按需要D、全體會(huì)議至少每月一次見參考答案1-1 【本講總結(jié)】從某種角度而言，世界是一個(gè)時(shí)時(shí)處處充滿會(huì)議的世界。高效的會(huì)議能幫助我們迅速解決實(shí)踐中遇到的問題，然而低效率的會(huì)議卻往往占據(jù)上

7、風(fēng)，造成時(shí)間成本、直接成本及效率成本的損失。因此，每個(gè)人應(yīng)從基礎(chǔ)做起，深刻理解會(huì)議的意義、目的、分類、合理的發(fā)生頻率以及如何計(jì)算會(huì)議的成本，只有先掌握了這些基礎(chǔ)知識(shí)，才可能使每一次會(huì)議都“行之有效”。 【心得體會(huì)】_  第二講會(huì)議效率不高的原因及解決方案 【本講重點(diǎn)】會(huì)議效率不高的原因及預(yù)防性管理高效會(huì)議的八大特征會(huì)議規(guī)范 會(huì)議效率不高的原因及預(yù)防性管理 1會(huì)議的通病效率不高小王是一家公司的職員，他對(duì)公司會(huì)議有自己的一些想法，他的想法反映了許多公司會(huì)議的某些現(xiàn)狀，值得我們思考。很多公司往往由于以下原因，開會(huì)效率低下：公司的主管都不知道

8、何時(shí)是開會(huì)的最好時(shí)機(jī)。許多重要的會(huì)都安排在周五下午開，或非要安排在事務(wù)繁忙的周一開。許多主管對(duì)于何時(shí)開會(huì)幾乎都不征詢員工的意見。這使得員工疲于奔命，甚至得延后或放棄參加其他會(huì)議。有些“必須到會(huì)”的員工，因?yàn)橐呀?jīng)與重要客戶或政府官員有約在先，根本不能出席，這使得會(huì)議討論很難進(jìn)行。而到場(chǎng)的人往往并非與議題關(guān)系最密切的人，所以準(zhǔn)備不充分或者根本來(lái)不及準(zhǔn)備。時(shí)下有一句很流行的話“最近比較煩”，對(duì)太多像小王一樣的職場(chǎng)人士來(lái)說(shuō)，這句話可以改為“開會(huì)比較煩”。開會(huì)之所以煩，用小王的話來(lái)說(shuō)，就是“會(huì)議常在毫無(wú)章法的狀況下進(jìn)行，甚至毫無(wú)意義地延長(zhǎng)時(shí)間，即使有決議，質(zhì)量也很低”，簡(jiǎn)而言之，會(huì)議效率不高。因此，尋找

9、致使會(huì)議效率不高的原因就顯得格外重要。 2會(huì)議效率不高的原因會(huì)議效率不高通常由以下7種原因造成。在這7種原因中，有3種原因是會(huì)議的“致命傷”，需要格外警惕。這3種原因是：主持人的技能、會(huì)議的地點(diǎn)以及會(huì)議的準(zhǔn)備工作。 表2-1會(huì)議效率不高的原因及具體表現(xiàn)項(xiàng) 次原因具體表現(xiàn)（1）時(shí)間會(huì)議安排在即將午餐的時(shí)間，每個(gè)人都饑腸轆轆，無(wú)心開會(huì)。（2）地點(diǎn)會(huì)議地點(diǎn)設(shè)在經(jīng)理辦公室，致使會(huì)議被頻繁打斷，無(wú)法正常進(jìn)行。（3）開會(huì)對(duì)象的選擇必須出席會(huì)議的人未到，通知來(lái)的是一些可有可無(wú)的參加者。（4）主持人的技能會(huì)議主持人缺乏影響力、說(shuō)服力，被參會(huì)者牽著鼻子跑，無(wú)法達(dá)到會(huì)議意圖。（5）參會(huì)者的技能

10、參會(huì)者發(fā)言混亂，既不知如何表意，又不知如何引退，致使會(huì)議失敗。（6）會(huì)議的準(zhǔn)備工作開會(huì)前沒有通知與會(huì)者相關(guān)事宜，致使會(huì)議拖沓而無(wú)成效。（7）開會(huì)的原因、目的和結(jié)果開會(huì)的原因、目的和結(jié)果在會(huì)議進(jìn)行中忽然發(fā)現(xiàn)皆不明確，致使會(huì)議毫無(wú)意義、宣告失敗。  高效會(huì)議的八大特征 與低效率會(huì)議相對(duì)的就是高效會(huì)議，高效會(huì)議充分克服了致使會(huì)議效率不高的種種不利因素。高效會(huì)議具有8大特征。建議在正式召開會(huì)議之前，將高效會(huì)議的8大特征一一列出，并隨時(shí)檢驗(yàn)，充分做好預(yù)防性管理，使即將召開的會(huì)議能夠成為真正意義上的高效會(huì)議。   會(huì)議規(guī)范 會(huì)議規(guī)范包含

11、3個(gè)部分：會(huì)議時(shí)間安排的規(guī)范、固定的會(huì)議流程規(guī)范以及會(huì)議規(guī)范本身。 1會(huì)議時(shí)間安排的規(guī)范上午8-9點(diǎn)之間，正是員工從家到公司，準(zhǔn)備開始一天工作的時(shí)候。這個(gè)時(shí)候的員工，心緒尚且混亂，還需一段時(shí)間才能進(jìn)入工作狀態(tài)。因此，試圖在這一時(shí)間段舉行會(huì)議、試圖讓員工回應(yīng)會(huì)議提議或進(jìn)行業(yè)務(wù)分析，從人的生理和心理角度來(lái)看，是不現(xiàn)實(shí)的。上午9-10點(diǎn)之間，員工已經(jīng)開始進(jìn)入工作狀態(tài)。在這個(gè)時(shí)間段最適合進(jìn)行一對(duì)一的會(huì)談，同樣也是進(jìn)行業(yè)務(wù)會(huì)談的最佳時(shí)機(jī)。上午10-12點(diǎn)或下午1-3點(diǎn)之間，最適合調(diào)動(dòng)員工集思廣益。大家利用頭腦風(fēng)暴，不斷想出新點(diǎn)子、新方法。下午3-5點(diǎn)之間，最好不要安排會(huì)議。這個(gè)時(shí)段的員工開始進(jìn)

12、入一天當(dāng)中的倦怠期，人人希望馬上回家，在這個(gè)時(shí)段舉行會(huì)議往往會(huì)事倍功半。 2會(huì)議規(guī)范本身 會(huì)議規(guī)范是指大家達(dá)成共識(shí)的會(huì)議守則。會(huì)議規(guī)范主要包括以下條款：所有與會(huì)者將每周工作安排時(shí)間表交給會(huì)議安排人，以找出最適宜所有參會(huì)人的開會(huì)時(shí)間。超過1小時(shí)的會(huì)議應(yīng)有書面通知、議程表及相關(guān)資料。所有與會(huì)者都要準(zhǔn)備在會(huì)上發(fā)言。準(zhǔn)時(shí)開始，準(zhǔn)時(shí)結(jié)束。各業(yè)務(wù)單位負(fù)責(zé)人對(duì)決議能否達(dá)成負(fù)直接責(zé)任。所有與會(huì)者應(yīng)知道維護(hù)別人的尊嚴(yán)，不在會(huì)中羞辱別人，這條規(guī)則最重要，需特別注意。意見不同是好事，議論才能面面俱到，甚至有人扮“黑臉”。會(huì)議結(jié)束2-3天后，所有與會(huì)者應(yīng)拿到會(huì)議記錄。所有與會(huì)者應(yīng)承擔(dān)起對(duì)會(huì)議質(zhì)量進(jìn)

13、行反饋的職責(zé)。必要時(shí)請(qǐng)第三方監(jiān)控，以保證會(huì)議質(zhì)量。 3固定的會(huì)議流程規(guī)范圖2-1固定的會(huì)議規(guī)范流程固定的會(huì)議流程規(guī)范主要包括一個(gè)中心、兩個(gè)基本點(diǎn)。（1）一個(gè)中心一個(gè)中心是指整個(gè)會(huì)議的議程。一個(gè)中心包括： 會(huì)議的開始，具體包括：致歡迎詞；闡明會(huì)議目的；交流會(huì)議議程；介紹時(shí)間安排、相關(guān)規(guī)章制度；指定會(huì)議記錄人。 進(jìn)行會(huì)議討論，可以分為不同的議程，比如議程一、議程二、議程三等。具體包括：分享話題和目標(biāo)；交流信息；產(chǎn)生主意、做決定、確認(rèn)行動(dòng)；總結(jié)。 結(jié)束會(huì)議，具體包括：總結(jié)；安排下次會(huì)議。（2）兩個(gè)基本點(diǎn)兩個(gè)基本點(diǎn)是指會(huì)議的一頭一尾，即會(huì)議開始前的準(zhǔn)備和會(huì)議結(jié)束后的跟蹤，這兩個(gè)基本點(diǎn)是最容易被忽視的。但是，它們卻是保證會(huì)議成敗的關(guān)鍵。所以，一個(gè)規(guī)范的會(huì)議流程必須包含會(huì)前的準(zhǔn)備工作與會(huì)后的跟蹤工