淺談企業(yè)電子檔案數(shù)字信息化管理

1、    淺談企業(yè)電子檔案數(shù)字信息化管理    許洋【摘 要】 長期以來，企業(yè)干部人事檔案管理工作一直沿襲傳統(tǒng)的、簡單的手工操作、紙質(zhì)存儲等方式方法，存在諸多不足，嚴(yán)重阻礙了企業(yè)干部人事檔案管理數(shù)字化進(jìn)程，與信息化飛速發(fā)展的時代背景極不適應(yīng)，加強企業(yè)干部人事檔案信息化建設(shè)迫在眉睫。實現(xiàn)企業(yè)檔案信息數(shù)字化管理，充分應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)和智能化檢索手段，對干部人事檔案信息數(shù)據(jù)進(jìn)行集中統(tǒng)一管理，方便、準(zhǔn)確、快捷地提供檔案信息資料，既可以提高工作效率，又可以為領(lǐng)導(dǎo)決策提供有力的服務(wù)保障?！娟P(guān)鍵詞】 電子檔案 數(shù)字信息化 管理1企業(yè)電子檔案的形成與利用1.1檔案信息數(shù)字

2、化。檔案信息數(shù)字化，運用計算機、掃描儀等一系列現(xiàn)代辦公設(shè)施及輔助工具，對檔案進(jìn)行數(shù)字化加工，將其轉(zhuǎn)化為可存儲載體。通過網(wǎng)絡(luò)等現(xiàn)代技術(shù)實現(xiàn)異地遠(yuǎn)程利用，為用戶提供方便快捷的服務(wù)方式和途徑。檔案唯一性、原始性和憑證性是真實記錄歷史的重要體現(xiàn)，因而歷史的延續(xù)需要最大限度的保護檔案。檔案信息數(shù)字化之后，檔案利用方式主要是使用數(shù)字化的檔案信息，檔案原件從而得到了有效保護。1.2人事檔案管理系統(tǒng)。人事檔案管理系統(tǒng)具有簡單、快捷和可以保持檔案原始面貌的特點。為檔案信息數(shù)字化提供了極大的便捷服務(wù)。人事檔案管理系統(tǒng)一般都采用樹形分類結(jié)構(gòu)，使得它的權(quán)限控制靈活、簡單;人事檔案管理系統(tǒng)入庫簡單，并提供了入庫前的瀏覽

3、功能，它的界面要素簡單，一看就會，無需復(fù)雜的學(xué)習(xí)過程;最主要的是它具有查詢、瀏覽、統(tǒng)計功能，為干部人事檔案查借閱利用，實現(xiàn)檔案服務(wù)功能提供了有力支撐。1.3實現(xiàn)檔案紙質(zhì)化向電子化的轉(zhuǎn)變。在企業(yè)檔案管理過程中引進(jìn)電子檔案管理系統(tǒng)以及大型、高效的電子化儀器后，利用高效掃描儀將紙質(zhì)的檔案掃描成電子檔案，掃描完成后，對掃描錄入到網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器中的圖像文件進(jìn)行整理修正，并在網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫中建立相應(yīng)的索引信息，從而達(dá)到電子檔案的快速自動檢索，并最終為查詢客戶端提供檔案服務(wù)。按照相關(guān)流程，檔案數(shù)字化一般分為以下十個步驟：檔案出庫、整理編碼、目錄錄入、檔案掃描、原始圖像制作、數(shù)據(jù)初審、高清圖像制作、打印裝訂、數(shù)據(jù)復(fù)審

4、、總審入庫等。1.4電子檔案的存儲與利用。電子檔案通過計算機硬盤等設(shè)備進(jìn)行存儲，與紙質(zhì)檔案相對應(yīng)，相互關(guān)聯(lián)的通用電子圖像文件集合，通常以案卷為單位。目前電子文件所采用的介質(zhì)主要有光盤和固態(tài)硬盤等。對檔案部門來說，電子檔案提供利用的方法有三種：即提供拷貝;通信傳輸;直接利用。2電子檔案在企業(yè)檔案管理中存在的問題2.1檔案隊伍的素質(zhì)與企業(yè)的發(fā)展還存在差距。歷史原因，許多單位檔案管理人員都不是檔案專業(yè)畢業(yè)的，對檔案管理工作也是相當(dāng)?shù)哪吧ＵJ(rèn)為檔案管理工作僅僅是資料的簡單收集和分類、存放，根本意識不到檔案管理工作對整個企業(yè)發(fā)展的重要性。同時，管理人員中缺乏既懂計算機技術(shù)、通訊技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，又精通檔案

5、業(yè)務(wù)的復(fù)合型人才，不能很好地適應(yīng)檔案信息網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)的發(fā)展需要。2.2企業(yè)的檔案管理得不到高層領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)有的重視。很多企業(yè)的高層領(lǐng)導(dǎo)對檔案的管理認(rèn)識不到位，認(rèn)為它只是文字類的工作，和公司安全生產(chǎn)以及發(fā)展建設(shè)比較來說是微不足道的。正是由于領(lǐng)導(dǎo)的不重視，檔案管理人員收集整理作責(zé)任心不強，導(dǎo)致原有檔案資料缺失，企業(yè)庫藏檔案資源不夠豐富，無法為企業(yè)提供高質(zhì)量、高效能的服務(wù)。2.3企業(yè)的檔案管理的信息化建設(shè)滯后。一是企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)還沒有完全認(rèn)識檔案信息化建設(shè)的重要性，更沒有把檔案信息化納入企業(yè)信息化的整體規(guī)劃當(dāng)中，對檔案信息化的人力、物力投入不足，發(fā)展滯后。二是企業(yè)檔案信息化的制度和標(biāo)準(zhǔn)還不夠健全，缺乏具體可行的

6、措施和依據(jù)。三是企業(yè)雖然配備了檔案數(shù)字化設(shè)施，但是由于種種原因的限制，導(dǎo)致其硬件設(shè)備使用率低，數(shù)字的錄入量非常有限。四是企業(yè)的檔案管理部門缺乏高素質(zhì)的檔案信息化管理人才，這就在很大程度上制約了企業(yè)檔案信息化的發(fā)展進(jìn)程。3推進(jìn)電子檔案在企業(yè)中加快發(fā)展的辦法13.1提高檔案隊伍的知識水平和管理水平，穩(wěn)定檔案管理隊伍的結(jié)構(gòu)。人是管理檔案質(zhì)量保證的關(guān)鍵。長期以來，人事檔案專業(yè)培訓(xùn)的不足是制約科學(xué)管理人事檔案的重要因素之一。確保檔案管理人員的崗前培訓(xùn)，加強檔案管理人員理論知識和業(yè)務(wù)技能的培訓(xùn)，鼓勵加強相關(guān)系統(tǒng)間的業(yè)務(wù)交流，才能促使檔案管理人員不斷掌握新知識，科學(xué)管理提高檔案利用價值，才能促進(jìn)檔案工作水平

7、的提高。同時，檔案管理人員應(yīng)注重培養(yǎng)具有檔案工作特色的核心價值觀。檔案工作枯燥無味，常需要與多個部門接觸收集各類材料，工作量大而繁瑣。這要求檔案管理人員應(yīng)始終堅持愛崗敬業(yè)、嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致的工作作風(fēng)，面對較難收集的材料，要主動出擊，盡可能使檔案材料完整。3.2加快企業(yè)檔案信息化的建設(shè)，促進(jìn)電子檔案的發(fā)展。干部人事檔案管理要緊緊圍繞干部人事制度改革需要，提升服務(wù)意識，變“死檔案”為“活檔案”，從線下整理到線上管理，促進(jìn)干部人事檔案管理信息化進(jìn)程。依托干部人事檔案信息平臺，對重要信息全面錄入，組織日常維護，提高檔案的管理與利用效率，實現(xiàn)檔案全面、動態(tài)化長效管理機制。3.3提高企業(yè)對檔案工作的重視，優(yōu)化檔案

8、審核流程。干部人事檔案審核是順利進(jìn)行檔案管理的基礎(chǔ)。要從源頭抓起，及時組織好檔案收集工作，加強與有關(guān)部門的聯(lián)系，疏通材料來源渠道，發(fā)揮檔案管理者的主觀能動性，以積極主動和高度負(fù)責(zé)的工作態(tài)度，形成檔案材料收集的長效管理。要嚴(yán)把入檔關(guān)，對入檔材料鑒別真?zhèn)?、查漏補缺，強力保障干部人事檔案的真實性、權(quán)威性。干部人事檔案是經(jīng)組織審查或認(rèn)可的集中保存的“原始記錄”。對不符合歸檔要求的材料要及時處理，手續(xù)不全的材料退回補充信息，虛假信息堅決禁止入檔，保障干部人事檔案內(nèi)容的真實性。3.4加大企業(yè)電子檔案優(yōu)點的宣傳力度，普及電子檔案的知識。只有在實際檔案工作中，充分體會到電子檔案的便利和快捷，才能促進(jìn)電子檔案的發(fā)展。電子檔案的優(yōu)點毋庸置疑，但不是人人都意識到，只有在工作中加大對其使用和宣傳力度，普及電子檔案的知識，使公眾認(rèn)識到電子檔案的優(yōu)點，才會有更多地人選擇使用電子檔案。綜上所述，電子檔案在企業(yè)發(fā)展中將發(fā)揮出巨大的作用，只有不斷加強電子檔案信息數(shù)字化建設(shè)，