物業(yè)公司選擇會計管理模式的探索

1、    物業(yè)公司選擇會計管理模式的探索    摘       要：物業(yè)公司負責(zé)提供服務(wù)的項目分散于不同地區(qū)，其業(yè)務(wù)收入種類多、單筆業(yè)務(wù)金額小，有的是月固定金額，有的是一次發(fā)生的業(yè)務(wù)收入;還有很多代開發(fā)商、電信等其他單位收取的費用，單據(jù)交換流轉(zhuǎn)業(yè)務(wù)量較多;業(yè)務(wù)支出也要先區(qū)分屬于營業(yè)成本開支還是代收代付業(yè)務(wù)開支;每天發(fā)生的收支業(yè)務(wù)數(shù)量較大，會計核算較煩瑣，財務(wù)管理的重點傾向于對物業(yè)服務(wù)成本的控制和對各類財務(wù)收入完整性的管理。由于空間距離的影響，每個項目全面派駐項目會計的傳統(tǒng)模式費時費力、事倍功半。而全部項目會計工作都集

2、中在公司總部又不利于業(yè)財融合。區(qū)域會計模式可以同時完成幾個小型項目的核算和財務(wù)管理工作，但不適用于特大型住宅小區(qū)和重點商業(yè)項目的會計核算、管理工作。本文通過多年不斷摸索和實踐，提出了一套選擇適合大中型物業(yè)公司需求的、可行而有效的會計管理模式的方法。關(guān)鍵詞：物業(yè)管理;財務(wù)管理;會計核算;會計人員管理一、物業(yè)服務(wù)行業(yè)特點及其財務(wù)會計工作的特殊要求物業(yè)服務(wù)是近40年來伴隨房地產(chǎn)開發(fā)逐漸興起的產(chǎn)業(yè)。受建筑物、小區(qū)規(guī)模和地理位置的限制，物業(yè)公司發(fā)展規(guī)模不均衡。按照合同約定的物業(yè)服務(wù)模式，可以分為酬金制方式和包干制方式。酬金制下物業(yè)公司收取約定的酬金后，其他的項目收支和結(jié)余均歸屬于業(yè)主方;包干制下項目所有

3、的收支和結(jié)余都由物業(yè)公司承擔(dān)。與物業(yè)服務(wù)行業(yè)的業(yè)務(wù)特點相對應(yīng)，其在會計核算和財務(wù)管理的要求有以下特點和要求：首先，物業(yè)服務(wù)業(yè)務(wù)單筆收支金額較小、收支業(yè)務(wù)頻繁，日常收支涉及的業(yè)務(wù)種類和內(nèi)容較多，存在大量重復(fù)、單調(diào)的數(shù)據(jù)核對和核算工作。其次，物業(yè)公司除了物業(yè)費收支外，存在很多如維修資金、建筑垃圾清運費、地面停車費等代收代付的業(yè)務(wù)，要根據(jù)業(yè)務(wù)性質(zhì)和政府部門相關(guān)文件確定記賬科目，會計核算的政策依據(jù)相對較多，需要會計人員熟知政策法規(guī)和合同約定。再次，由于每項建筑物的地理位置、占地面積、出入口數(shù)量等都存在差異，其業(yè)務(wù)收支特點均有差別，對于同一公司不同項目的會計管理無法套用同一模式。最后，政府相關(guān)部門對物業(yè)

4、公司的監(jiān)管要求較多，尤其是居住、公眾物業(yè)的停車費、廣告費等公共收益的收支，要確保收支完整、準確計量、按時公告，并在規(guī)定的時限內(nèi)劃入指定的監(jiān)管賬戶，要接受政府監(jiān)管部門或業(yè)委會對此類業(yè)務(wù)收支的專項審計。這些監(jiān)管要求對物業(yè)公司的會計管理工作帶來了新的挑戰(zhàn)。二、物業(yè)公司選擇會計管理模式需要考慮的因素一是能夠準確、高效地傳遞業(yè)務(wù)信息和財務(wù)信息是選擇合適的會計管理模式的首要條件。合適的會計管理模式要能夠及時傳遞業(yè)務(wù)信息，并且保證準確有效。諸如項目業(yè)務(wù)收入類別、收費標準的增減變化;諸如某項目業(yè)主方或業(yè)委會對于公共收益分成比例的重新劃分;諸如項目所在地安監(jiān)部門對防火安全投入方面新的標準和要求等，都需要快速有效

5、地傳遞到會計手中，以便于會計核算和財務(wù)管理工作的開展。因此對于異地物業(yè)服務(wù)項目、較大的住宅項目和重要的非居住項目都需要配備充足的會計人員力量。二是良好的會計管理模式要符合會計法增值稅暫行條例等國家相關(guān)法規(guī)地要求，尤其要符合企業(yè)內(nèi)部控制應(yīng)用指引的相關(guān)規(guī)定。依法合規(guī)地開展業(yè)務(wù)活動是企業(yè)可持續(xù)發(fā)展的基礎(chǔ)。物業(yè)服務(wù)行業(yè)發(fā)展不均衡，其日常工作繁雜，從業(yè)人員良莠不齊，加之物業(yè)項目分散給日常管理帶來不便等因素的影響，凸顯出財務(wù)管理和財務(wù)監(jiān)督工作的重要性。比如，個別小物業(yè)公司或小項目，因為人手緊張，安排會計兼任倉庫保管、出納兼任檔案管理等不相容職務(wù)，給預(yù)防舞弊的發(fā)生留下了隱患，而良好的會計管理模式有助于消除這

6、些隱患。三是優(yōu)秀的會計管理模式應(yīng)當(dāng)能夠完美處理好業(yè)財融合問題、能夠有力促進物業(yè)服務(wù)工作開展。財務(wù)管理工作包括會計核算、財務(wù)分析、財務(wù)控制、財務(wù)監(jiān)督等各個環(huán)節(jié)，應(yīng)當(dāng)貼合物業(yè)公司各個項目的實際運營需要。準確的會計核算數(shù)據(jù)是對已發(fā)生業(yè)務(wù)的財務(wù)總結(jié);財務(wù)分析有助于尋找項目運營中存在的問題;財務(wù)控制和財務(wù)監(jiān)督能有效保證公司和業(yè)主的財產(chǎn)安全并完成預(yù)定經(jīng)濟目標。物業(yè)項目日常的服務(wù)工作迫切需要會計人員的參與、支持和協(xié)作。四是會計管理模式的選擇要尊重業(yè)主方的要求。有些商業(yè)服務(wù)項目或辦公樓項目服務(wù)要求較高。業(yè)主方對物業(yè)項目會計管理有具體要求，這些要求包括會計人員的配置、票據(jù)的流轉(zhuǎn)程序、項目物業(yè)服務(wù)資金收支的審批權(quán)

7、限等，并在物業(yè)費收支預(yù)算、招投標文件或合同中單獨約定了配置會計人員的開支標準。這種情況在酬金制物業(yè)服務(wù)項目中尤為常見，物業(yè)公司在選擇會計管理模式時應(yīng)當(dāng)重視這些要求。五是合適的會計管理模式應(yīng)當(dāng)與會計工作量掛鉤，并兼顧成本效益原則。項目大、對應(yīng)的收支業(yè)務(wù)量也大，需要配備更多的會計力量;商業(yè)、辦公樓宇的面積可能不大，但業(yè)務(wù)種類多，業(yè)務(wù)量也就更多，細致的財務(wù)分析工作更需要時間，所以要適當(dāng)增加會計人員配置。物業(yè)公司要追求經(jīng)濟效益，其管理模式應(yīng)當(dāng)講求投入產(chǎn)出比。作為勞動密集型的物業(yè)公司其利潤率并不高，如果一味地追求完善制度、一味地增加投入，勢必不利于企業(yè)長期發(fā)展。因此，選擇會計管理模式也要兼顧經(jīng)濟效益。對

8、于一些同城較小的住宅項目、部分竣工移交的項目以及非全權(quán)委托管理的服務(wù)項目，可以適當(dāng)減少人員配置。三、物業(yè)公司普遍采用的會計管理模式（一）會計人員駐場管理模式，即安排專門的會計人員在物業(yè)服務(wù)現(xiàn)場開展針對該服務(wù)項目的會計核算、財報編制、財務(wù)分析、財務(wù)監(jiān)督等財務(wù)工作。駐場管理模式克服了地理空間不便的困難，其優(yōu)點在于直接、高效，跟通常的工廠、商店類企業(yè)的會計管理模式幾乎沒有差別。缺點就在于人員配置數(shù)量多、人工費用高。如果物業(yè)項目較小，這種模式比較浪費。（二）集中式會計管理模式，即所有會計人員均集中在物業(yè)公司總部開展會。計工作，各個物業(yè)服務(wù)項目只安排專職出納員或兼職內(nèi)勤負責(zé)項目出納崗位的具體工作。優(yōu)點是

9、會計核算處理效率較高，但這種管理模式下，會計的注意力往往僅集中在項目內(nèi)勤或出納傳遞上來的單據(jù)和數(shù)據(jù)上，對于未知的其他項目信息無法做出及時的財務(wù)判斷。財務(wù)相關(guān)的要求無法及時傳遞到項目部，項目部需要會計支持的訴求無法及時反饋到財務(wù)系統(tǒng)。相關(guān)信息傳遞周期長、效率低、效果差，尤其是無法及時響應(yīng)政府加強對公眾利益監(jiān)管的要求。并且會計工作滯后于項目部的經(jīng)營管理過程，不能有效地發(fā)揮會計工作在企業(yè)經(jīng)營管理過程中應(yīng)有的作用。對于一些重大物業(yè)項目而言，這種會計管理模式下項目部的財務(wù)工作力量不足，財務(wù)監(jiān)督控制缺失，不利于保證收入完整性。（三）區(qū)域會計管理模式，即每個項目只安排出納崗位，由一個區(qū)域會計同時負責(zé)幾個項目

10、的核算和財務(wù)管理工作。這種模式下，區(qū)域會計到所負責(zé)的項目部開展會計核算、財務(wù)管理工作，可以有效解決集中式管理模式下項目財務(wù)工作信息傳遞不暢通、業(yè)財融合效果差、財務(wù)監(jiān)控缺失的缺點。其優(yōu)點：（1）會計人員身處項目現(xiàn)場開展工作，可以直接與業(yè)務(wù)人員對接、快速掌握業(yè)務(wù)情況，做出判斷，從而能夠提高會計信息傳遞的準確性和及時性，為提高會計核算質(zhì)量提供了有利條件。（2）會計人員在業(yè)務(wù)起點就介入物業(yè)項目的經(jīng)營管理，可以為運營工作提供及時有效的財務(wù)支持，為物業(yè)公司加強基層項目內(nèi)部控制、減少和規(guī)避財務(wù)風(fēng)險打下堅實基礎(chǔ)。（3）區(qū)域會計接受公司財務(wù)部的領(lǐng)導(dǎo)和培訓(xùn)，參與項目部的日常運營，可以經(jīng)常將公司總部的財務(wù)要求和指示

11、及時傳遞到物業(yè)項目部，能夠配合項目部領(lǐng)導(dǎo)貫徹落實公司總部的經(jīng)營理念。（4）物業(yè)基層項目部的業(yè)務(wù)收入種類多、頻次高、項目雜，且現(xiàn)金交易比重較大。實行區(qū)域會計管理模式，使得物業(yè)公司基層財務(wù)監(jiān)督的力量得到加強，有助于防止舞弊的發(fā)生。（5）一個區(qū)域會計按照工作量大小負責(zé)多個項目的財務(wù)工作，可以有效分攤財務(wù)人員成本，有助于降低小面積物業(yè)項目的人工成本。當(dāng)然，由于物業(yè)項目分布于不同地區(qū)，有些項目相隔較遠，實施區(qū)域會計管理模式會產(chǎn)生額外的在途時間成本和交通成本。此外，一些大型住宅項目的會計工作業(yè)務(wù)量較大，商業(yè)、辦公樓項目的財務(wù)核算分析要求更高，所以區(qū)域會計模式無法保證足夠的工作時間，這些項目不適合采用區(qū)域會

12、計管理模式。四、大中型物業(yè)公司選擇會計管理模式策略大中型物業(yè)公司通常在管的物業(yè)項目較多，為了適應(yīng)物業(yè)服務(wù)工作的開展，本文認為物業(yè)公司選擇會計管理模式時應(yīng)當(dāng)根據(jù)以下因素來確定：（一）對于酬金制物業(yè)項目，理論上因為物業(yè)公司收取管理酬金后、物業(yè)項目所有的業(yè)務(wù)收支和結(jié)余都歸屬于業(yè)主方，所以物業(yè)服務(wù)合同中對此通常都會有約定，且還會約定會計人員的數(shù)量、薪酬等具體條款。物業(yè)公司只需要按照合同條款的約定安排會計人員。這類項目通常都會采用會計人員駐場管理模式。也有少量規(guī)模較小的居住類酬金制物業(yè)項目合同中會約定、酬金中已經(jīng)包含會計人員的成本，此外如果合同、招投標測算中未列示會計人員的成本開支，則意味著項目會計人員

13、成本由物業(yè)公司承擔(dān)。這種情況下，由于項目規(guī)模小，從適宜性角度出發(fā)，宜采用區(qū)域會計管理模式。既能滿足核算、管理的需求，又能有效控制相關(guān)成本。通常大型居住類住宅項目涉及業(yè)主戶數(shù)多、意見較難統(tǒng)一、社會影響較大，極少采用酬金制管理方式，一旦采用酬金制方式，必須約定采用駐場管理模式，以快速有效地應(yīng)對大量的單據(jù)流轉(zhuǎn)、核對、核算、分析及監(jiān)督工作。（二）包干制方式下，大型、特大型的居住小區(qū)、重要的商業(yè)樓宇和辦公樓宇項目是物業(yè)公司的主要業(yè)務(wù)構(gòu)成部分，也是物業(yè)公司關(guān)鍵的利潤來源。抓住了這些項目的運營和管理，物業(yè)公司的盈利就有了可靠的保障。這些項目的客戶多，收支業(yè)務(wù)類別多，收費依據(jù)繁雜，業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)、往來款項核對的工作

14、量多，以至于會計核算、財務(wù)預(yù)算編制、財務(wù)分析的數(shù)據(jù)量也同比加大，因而需要強有力的會計工作力量。為了有效保證會計核算的及時性、準確性和財務(wù)監(jiān)督的有效性，應(yīng)當(dāng)采用駐場管理模式。雖然成本較高，但有利于保證會計核算質(zhì)量和物業(yè)項目財務(wù)管理水平，有利于從財務(wù)維度保證企業(yè)可持續(xù)發(fā)展。（三）對于地理位置相近、建筑物類型相同且規(guī)模不大的物業(yè)項目，無論是酬金制還是包干制，都可以采用區(qū)域會計管理模式。區(qū)域會計管理模式的優(yōu)缺點介于駐場式管理模式和集中式管理模式之間，它靈活機動，適合幾個地理位置相近的同類別中、小型物業(yè)項目的會計管理工作。它既能滿足會計核算及時合規(guī)、業(yè)財融合提高效率的需求，又能兼顧成本效益。該種模式尤其

15、適用于地理位置相隔不遠、面積在10萬平方米以下的住宅項目。既可以保證會計核算質(zhì)量，又便于有效地控制會計管理成本。（四）對于一些顧問項目、單項的保安（保潔）項目和物業(yè)前期介入項目，由于其收入來源單一，收支業(yè)務(wù)數(shù)量少，相對所需的數(shù)據(jù)核對、會計核算的工作量少，財務(wù)分析、財務(wù)管理壓力輕，因此選擇集中式管理模式就可以滿足日常工作的需要了。（五）跨地區(qū)的全權(quán)委托物業(yè)服務(wù)項目，地理位置離總部相對較遠，通訊和交通成本相對較高，但管理要求應(yīng)該采用與總部地區(qū)同樣的標準。對于很小面積的住宅樓（3萬平方米以下）可以采用公司總部集中核算管理模式。其他的無論是住宅小區(qū)還是商辦樓、無論是酬金制方式還是包干制方式，都應(yīng)當(dāng)采用駐場管理模式。如果在外埠同一地區(qū)相近