計算機(jī)在檔案信息化建設(shè)與管理中的應(yīng)用

1、    計算機(jī)在檔案信息化建設(shè)與管理中的應(yīng)用    鮮峰摘 要：利用計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進(jìn)行檔案信息化建設(shè)和管理，可確保檔案信息的時效性，實現(xiàn)檔案信息資源共享。在利用算機(jī)技術(shù)開展檔案信息化建設(shè)時，應(yīng)樹立檔案信息化意識，提高檔案信息化技術(shù)水平，不斷提高檔案信息管理水平，確保檔案信息的準(zhǔn)確性和有效性。在利用計算機(jī)技術(shù)開展檔案信息管理時，要通過計算機(jī)創(chuàng)建檔案數(shù)據(jù)庫，規(guī)范檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)，保障檔案信息安全，研發(fā)檔案信息相關(guān)軟件，提高檔案信息的利用率，促進(jìn)當(dāng)?shù)亟?jīng)濟(jì)社會的協(xié)調(diào)發(fā)展。關(guān)鍵詞：檔案 信息化建設(shè) 信息管理 計算機(jī)技術(shù)：g271 ：a ：1674-098x（2017

2、）02（c）-0174-02檔案信息化是以室藏檔案為基礎(chǔ)，在保持原來檔案信息不變的前提下，改變檔案自身內(nèi)容的存在形式，使檔案信息社會化，實現(xiàn)檔案資源共享，滿足經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展需求。應(yīng)用計算機(jī)進(jìn)行檔案信息化建設(shè)和管理，可以節(jié)約時間，提高工作效率；可以節(jié)約成本，依規(guī)做好檔案信息保密工作。所以，應(yīng)合理利用計算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)和管理。1 檔案信息化建設(shè)和管理應(yīng)用計算機(jī)技術(shù)的優(yōu)點1.1 確保時效性定期人工整理后的紙質(zhì)檔案要分放到各檔案室，保存的檔案信息一般具有一定的滯后性。而應(yīng)用計算機(jī)技術(shù)完成檔案掃描輸入、加工整理后，可通過網(wǎng)絡(luò)傳輸直接傳送給檔案室，確保查詢得到的是最新、最及時的檔案信息，確保

3、了檔案信息的時效性。1.2 實現(xiàn)資源共享運(yùn)用計算機(jī)技術(shù)可錄入檔案信息，創(chuàng)建自己的信息庫，相關(guān)部門可通過網(wǎng)絡(luò)查詢和調(diào)取經(jīng)過加工的檔案信息，可節(jié)約時間、空間，提高工作效率，共享電子檔案信息資源。要提高檔案信息共享能力，細(xì)分電子檔案類別為操作目錄、系統(tǒng)環(huán)境、卷內(nèi)目錄、檔案密級等，來進(jìn)行科學(xué)管理。2 計算機(jī)在檔案信息化建設(shè)中的應(yīng)用2.1 樹立信息化意識檔案管理人員要樹立社會檔案意識，這可推動檔案信息化建設(shè)的發(fā)展。檔案管理人員是檔案信息化建設(shè)的主力軍，其能動性直接影響檔案信息化建設(shè)的成敗，應(yīng)予以充分重視。這要求檔案管理人員要樹立檔案信息化觀念并認(rèn)清其重要性，主動參與并認(rèn)真做好檔案信息化建設(shè)工作，促進(jìn)當(dāng)?shù)?/p>

4、經(jīng)濟(jì)社會的協(xié)調(diào)發(fā)展。2.2 提高檔案信息化技術(shù)水平（1）配備硬件設(shè)備。要開發(fā)、運(yùn)用和不斷完善檔案信息管理系統(tǒng)，通過培訓(xùn)并推廣統(tǒng)一的計算機(jī)軟件系統(tǒng)，為檔案信息化建設(shè)奠定堅實的基礎(chǔ)；（2）檔案目錄中心和全文數(shù)字化。在此項工作中，輸入數(shù)據(jù)時應(yīng)統(tǒng)一格式標(biāo)準(zhǔn)，根據(jù)使用者要求邊整理邊輸入檔案資料，同時保存紙質(zhì)檔案和數(shù)字檔案，避免重復(fù)勞動，加快檔案信息數(shù)字化的進(jìn)程；（3）界定并保證信息密級及其安全。首先要制定公開、內(nèi)部、秘密、機(jī)密等密級標(biāo)準(zhǔn)。為確保軟件系統(tǒng)安全性，要合理設(shè)定檔案信息使用者查詢權(quán)限，通過在網(wǎng)上驗證使用者身份來保證檔案密級安全。2.3 提高檔案信息管理水平（1）加強(qiáng)檔案信息化管理軟件和制度建設(shè)。

5、要根據(jù)本單位實際選擇合適的檔案信息化管理軟件，根據(jù)國家法律法規(guī)制定并不斷完善管理規(guī)章制度和規(guī)范，加強(qiáng)信息交換并提高共享水平，創(chuàng)造出更為有利的、方便公眾的優(yōu)越條件；（2）檔案管理人員必須學(xué)習(xí)和掌握計算機(jī)、信息化管理知識和管理軟件，不斷開發(fā)利用軟件，使系統(tǒng)運(yùn)行狀態(tài)良好；（3）檔案信息化管理成敗的關(guān)鍵在于數(shù)據(jù)質(zhì)量，要嚴(yán)格把守數(shù)據(jù)關(guān)，輸入完整準(zhǔn)確數(shù)據(jù)，保證信息的客觀性。要建立數(shù)據(jù)審核制度，輸入前和輸入后應(yīng)詳細(xì)審核和校對數(shù)據(jù)，以確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。3 計算機(jī)技術(shù)在檔案信息管理中的應(yīng)用3.1 創(chuàng)建檔案數(shù)據(jù)庫檔案信息管理的核心是利用計算機(jī)技術(shù)開發(fā)和建立數(shù)據(jù)庫以保存檔案數(shù)據(jù)信息。這一過程是檔案信息管理正規(guī)化、數(shù)

6、字化、網(wǎng)絡(luò)化的必要手段，是用戶獲取各種檔案信息的一種重要方式。在檔案管理過程中，要建立完善的數(shù)據(jù)庫和相關(guān)程序，準(zhǔn)確錄入檔案信息，通過不同方式來檢索、查詢和利用檔案信息，做到檔案信息系統(tǒng)的正常運(yùn)行和檔案信息的共享。3.2 規(guī)范檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)應(yīng)規(guī)范建設(shè)和科學(xué)管理檔案數(shù)據(jù)庫，尤其時應(yīng)注意泄密問題。要提高檔案管理的安全機(jī)制，防止信息泄露；要不斷擴(kuò)大發(fā)展檔案信息數(shù)據(jù)庫，順應(yīng)計算機(jī)發(fā)展建立新的管理軟件，滿足檔案信息管理需求。3.3 保障檔案信息安全安全性是檔案信息管理中的重中之重，機(jī)密信息一旦泄露，不利于經(jīng)濟(jì)社會的快速發(fā)展。安全保障制度是保證信息管理安全的保證，但應(yīng)做到科學(xué)合理有效。要選用適合的或重新設(shè)計

7、殺毒軟件，保證病毒不侵襲檔案信息；為有效抵制內(nèi)外攻擊，要將入侵檢測、漏洞掃描技術(shù)、二級防火墻作為檔案信息管理系統(tǒng)安全的核心內(nèi)容；為及時發(fā)現(xiàn)并處理檔案信息管理系統(tǒng)安全問題，了解系統(tǒng)安全運(yùn)行情況，要實時記錄防火墻日志來監(jiān)控系統(tǒng)。必要時將系統(tǒng)劃分為隔離區(qū)、外網(wǎng)區(qū)和內(nèi)網(wǎng)區(qū)等不同使用權(quán)限的區(qū)域，以不同級別指令為依據(jù)，嚴(yán)格端口和服務(wù)限制。這樣，系統(tǒng)管理員可限制不同使用者的操作權(quán)限。防火墻可隔離移動網(wǎng)絡(luò)接入點，掃描所有進(jìn)入系統(tǒng)內(nèi)部的信息。當(dāng)出現(xiàn)欺騙性攻擊時，技術(shù)人員可及時發(fā)現(xiàn)危險操作并根據(jù)情況的不同給予不同的處理，避免系統(tǒng)受到侵害。3.4 研發(fā)檔案信息相關(guān)軟件在當(dāng)前已有的檔案管理軟件上，根據(jù)檔案信息的發(fā)展以

8、及計算機(jī)技術(shù)的不斷發(fā)展，可以根據(jù)實際重新設(shè)計軟件結(jié)構(gòu)、模塊、編程、調(diào)試和測試，開發(fā)新數(shù)據(jù)庫和管理軟件，研發(fā)出適合時代發(fā)展和順應(yīng)檔案信息利用者需求的檔案管理程序和相關(guān)軟件，確保檔案管理和數(shù)據(jù)庫數(shù)據(jù)的有效性和準(zhǔn)確性。3.5 提高檔案信息利用率利用現(xiàn)代信息技術(shù)整理和編研可進(jìn)一步系統(tǒng)化和優(yōu)化檔案信息，能提高信息密度和信息傳遞速度，方便快捷地為利用者提供必要的數(shù)字化檔案信息，有助于及時提供準(zhǔn)確的當(dāng)?shù)亟?jīng)濟(jì)社會發(fā)展決策信息。利用檔案信息管理系統(tǒng)可建立基于局域網(wǎng)用戶友好界面的查詢子系統(tǒng)，這樣利用者可以按權(quán)限瀏覽和快速索取網(wǎng)站所提供的豐富的檔案信息，可獲得較高的社會效益。根據(jù)用戶權(quán)限的不同，通過局域網(wǎng)以數(shù)字化形

9、式為各部門傳輸必要、及時、可靠、大量的基礎(chǔ)性原生檔案信息，充分實現(xiàn)檔案信息共享，充分利用數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)，切實提高檔案信息管理系統(tǒng)和檔案信息利用率。隨著計算機(jī)的普及和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷發(fā)展，為檔案信息化建設(shè)和管理提供了有利條件，所創(chuàng)建的檔案管理平臺不但可以有效實施檔案信息化建設(shè)和管理，還可節(jié)省時間和成本，提高檔案管理效率、利用率和社會效益，不斷提高管理水平，確保檔案信息化建設(shè)與社會信息化同步發(fā)展，提供快捷有效的檔案信息，可以促進(jìn)當(dāng)?shù)亟?jīng)濟(jì)社會的協(xié)調(diào)發(fā)展。參考文獻(xiàn)1 陳震燕.計算機(jī)信息處理技術(shù)在檔案信息化進(jìn)程中的應(yīng)用j.科技展望，2015（16）：13.2 司徒俊萌.新時期檔案信息化管理平臺的建設(shè)探究j.卷宗，2014（3）：56.3 唐麟娜.談計算機(jī)技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用j.黑龍江檔案，2012（3）：105.4 郜大鵬.檔案信息化與計算機(jī)探析j.黑龍江科技信息，2016（30）：218.5 朱曄暉.試論計算機(jī)在城建檔案管理中的應(yīng)用j.卷宗，2016（4）：52.6 宋雪蓮.檔案信息化建設(shè)與檔案管理的幾點思路j.辦公室業(yè)務(wù)，2016（19）：32.7 楊小梅.檔案信息管理系統(tǒng)中的計算機(jī)數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)研究j.電腦知識與技術(shù)，2016，12（29）：22-24.8 楊偉健.計算機(jī)信息管理在文書工作與檔案管理中的應(yīng)用j.科技展望，2016，26（24）：263.9 王超飛.