淺談高校檔案歸檔流程

1、    淺談高校檔案歸檔流程    郭善寧摘 要：本文以高校檔案歸檔管理為入點，對檔案管理進行分析，探索有效的對策方法，以促進高校檔案管理水平的進一步提高。關(guān)鍵詞：高校檔案 管理系統(tǒng) 歸檔管理高等學(xué)校檔案管理辦法，這是教育部和國家檔案局從法律層面對檔案工作發(fā)布管理章程。該規(guī)章令具有較大的法規(guī)強制性和行政權(quán)威性，并且進一步加強了高校檔案工作，貫徹落了實科學(xué)發(fā)展觀。山東省檔案局等下發(fā)關(guān)于認真貫徹實施<高等學(xué)校檔案管理辦法>的意見，這對高校工作中的檔案管理工作具有重要的現(xiàn)實指導(dǎo)意義。一、檔案的分類就目前而言，各大高校在實際工作中將檔案分為幾大類，分

2、別是：dq類 （黨群）、xz類（行政）、jx類（教學(xué)）、ky類（科研）、jj類（基建）、sb 類（設(shè)備）、cb類（出版）、ws類（外事）、ck類（財會）、sx類（聲像）、sw類（實物），類目采用字母標(biāo)識，如：“ws”即“wai shi”（外事）的簡稱、“sb”即“she bei”（設(shè)備）的簡稱、“ck”即（財會）的簡稱。歸檔的檔案載體形式包括紙質(zhì)、電子、照片、光盤等。二、檔案歸檔整理檔案歸檔是將歸檔的材料按照有序的規(guī)律整理并方便查找的過程?，F(xiàn)有的歸檔方法是按照文件檔案的自然形成規(guī)律，然后再按照不同文件的價值區(qū)分，這樣有利于檔案取用、保管，并引入計算機軟件等電子管理系統(tǒng)進行輔助管理，滿足了紙質(zhì)、

3、電子整理的一體化要求。這種檔案歸檔管理方法是材料的內(nèi)容更加真實，頁面更加整潔，同時豐富了材料的內(nèi)容，使其圖文更加清晰，格式得到了統(tǒng)一化要求。三、確定檔案歸檔時間不同群體的檔案歸檔時間有所不同，教學(xué)、黨群、行政類等檔案是第二年六月底前歸檔。會計檔案歸檔時間與其他的有很大不同，它是在會計年度結(jié)束后，由會計部門的檔案管理科暫時保管一年，保管一年后的第二年六月底前歸檔。四、明確檔案保管期在高校的檔案管理中，檔案保管期限尤為重要，考慮檔案文件應(yīng)有的保存性價值和實際工作中運用中的需要，將檔案的保管期限劃分為定期類保存和永久類保存，其中定期類保存分：定期10年和定期30年。按照原則，不同的年度、保管期限的文

4、件不能混淆，要將其界限分明的放置。為了便于查找，檔案編號要遵循一下原則：簡單合理、統(tǒng)一唯一。五、存檔檔案移交檔案移交的時候，交接檔案的雙方當(dāng)面檢查，檔案室要根據(jù)檔案相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)進行驗收，對于提交的檔案中不符合要求者給予退回并對要求其限期改正，待整改完成后重新提交。移交時填寫材料交接目錄備查。六、歸檔文件材料整理（1）歸檔文件應(yīng)采用“件”，一份文件是一件。如：文件定稿、正本組為一件，文件定稿附在正文的后面；對于有發(fā)文稿紙的文件，正本的文件、發(fā)文的稿紙、定稿的文件組為一件，定稿文件在后，正本文件在前；有原文件的和復(fù)印件的，原件和復(fù)印件組為一件，復(fù)印件附在原文件的后面。（2）歸檔文件立卷組合。該過程是一

5、個相當(dāng)繁瑣的過程，首先要把文件按形成的年度分開，之后根據(jù)文件里的內(nèi)容分開，最后再根據(jù)文件的保管期限進行整理。（3）紙質(zhì)歸檔文件的修整。要對文件的破損及時進行修正，文件內(nèi)容有圖表、照片等模糊不清時要進行加邊修補和文件裱糊，字跡模糊或易退變的，應(yīng)及時予以復(fù)制；加入文件幅面過大，要合理的進行紙張折疊，最終整理成a4紙大小，但一定不能影響其日后的使用。同時要注意歸檔文件的裝訂，最好不用容易生銹腐蝕和氧化的金屬材質(zhì)或塑料材質(zhì)裝訂。（4）檔案的裝訂。每份文件以“件”為整理單位，在遇到頁數(shù)較少的文件，采用棉線、不銹鋼針在左上角進行直角縫紉裝訂。如果遇到頁數(shù)比較多的文件，可以采用在文件的左側(cè)（距離文件左邊約1

6、2，上下裝訂孔距文件上下兩邊各約70），用三個孔穿線的裝訂方法進行穿線裝訂。文件的裝訂要保證文件完整（不漏頁）、整齊，以及美觀、牢靠為裝訂的原則。（5）編頁與加蓋歸檔章。文件編頁的方式一般以“件”為小單位，只要有文件標(biāo)識的頁面或有文字的頁面都應(yīng)該進行編頁，頁碼標(biāo)注在頁面正面右上角。歸檔章包含的內(nèi)容有文件年度、文件件號、文件保管期限、文件頁數(shù)、文件機構(gòu)問題、文件全宗號等六個內(nèi)容，蓋在文件第一頁的中間上端空白處，注意歸檔章加蓋的位置，不要遮擋文件的任何內(nèi)容。（6）編目。按檔案整理要求填寫文件歸檔的目錄，并放置在盒內(nèi)的目錄前。1.件號：填寫文件歸檔的順序號。2.責(zé)任者：文件的署名者或是發(fā)文機關(guān)。3.

7、文號：文件發(fā)文的字號。發(fā)文的字號要填寫齊全，不能簡化，發(fā)文字號包括順序號、發(fā)文機關(guān)代字、年度（用全角左龜殼型括號“”括入）。4.題名：即文件標(biāo)題。對于沒有標(biāo)題或標(biāo)題太過于泛泛，無法清楚表達文件其真實內(nèi)容的情況下，可以自己定義標(biāo)題，在定義的標(biāo)題外加“英文左方括號 ”。5. 卷內(nèi)備考表。卷內(nèi)備考表會記錄本卷內(nèi)發(fā)生的文件補充、損缺、銷毀等各種情況，由組成整理本案卷人員在立卷人處簽名。6案卷裝盒。將文件年度相同、保管期限相同、機構(gòu)問題相同的案卷放在同一盒檔案盒內(nèi)。七、錄入檔案管理系統(tǒng)省內(nèi)各高校均在運用檔案管理軟件處理高校檔案數(shù)據(jù)，利用檔案管理系統(tǒng)對檔案進行目錄、全文分類管理。（1）檔案信息錄入和歸檔。

8、歸檔立卷部門錄入相關(guān)的數(shù)據(jù)，在數(shù)據(jù)錄入完成后提交，由檔案系統(tǒng)管理人員對數(shù)據(jù)進行統(tǒng)一審核，檔案室（館）審核錄入檔案文件數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性，歸檔立卷部門或檔案室（館）按照相應(yīng)的規(guī)定劃分類別、年度和保管期限等。（2）組卷歸檔。立卷歸檔部門錄入相關(guān)文件數(shù)據(jù)，選擇相關(guān)數(shù)據(jù)組卷，填寫案卷信息，按相應(yīng)類別、年度和保管期限歸檔，將案卷信息提交審核，檔案室（館）負責(zé)審核案卷和卷內(nèi)信息的準(zhǔn)確性和完整性。（3）學(xué)籍成績歸檔。招生就業(yè)辦公室、學(xué)生處錄入學(xué)生學(xué)籍成績等數(shù)據(jù)文件，部門檔案負責(zé)人對相應(yīng)學(xué)籍案卷和卷內(nèi)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性進行審核。（4）實體財會檔案歸檔. 財務(wù)處檔案員錄入相關(guān)數(shù)據(jù)，會計檔案負責(zé)人對各實體財會

9、檔案數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性負責(zé)。（5）打印移交目錄。歸檔立卷部門打印檔案移交登記表、目錄和入庫交接表等。八、電子檔案的異地備份。近年來。中國檔案局、館長會議要求異地進行備份重要的檔案，要作為保證檔案安全的一項重要的制度來實施，強調(diào)出對于電子文件中安全較低系數(shù)的，異地進行備份一定要普遍實行。從那以來，各地檔案館之間陸陸續(xù)續(xù)地簽訂了異地備份檔案基地的協(xié)議，而簽署協(xié)議的檔案館絕大多數(shù)尚未進入實際操作階段。目前電子檔案和數(shù)字化檔案實行脫機備份，移交時要進行裝盒、加封、蓋章等程序，并填寫移交清冊，另要合理對檔案登記編號，方便檢索。為最大限度的保證數(shù)據(jù)安全，備份脫機要采用獨立硬盤和光盤，且一式三份。對于眾多高校檔案館，檔案的安全工作是最重要的，其安全工作不僅包括檔案的完整性也包括其隱私不被透漏的安全性，所以這是一個