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文檔簡介

1、    淺談企業(yè)管理中電子檔案管理方法和途徑    李清華摘 要:電子檔案是對傳統(tǒng)企業(yè)紙質(zhì)檔案的升級,它同時(shí)具有傳統(tǒng)檔案的優(yōu)勢,也能實(shí)現(xiàn)電子化的檔案存儲,借助先進(jìn)地計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)來對檔案進(jìn)行管理,這種管理具有較強(qiáng)的自動化以及智能化,從根本上促進(jìn)了檔案管理效果的提高。電子檔案管理模式對于企業(yè)的管理來講是非常有益的,能夠?yàn)槠髽I(yè)整體管理質(zhì)量的提升奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。基于此,本文對企業(yè)中電子檔案管理方法以及執(zhí)行地途徑進(jìn)行了研究。關(guān)鍵詞:企業(yè)管理;電子檔案;途徑;方法對于企業(yè)來講,檔案管理是必須進(jìn)行的一項(xiàng)工作,互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)為檔案管理帶來了新的活力,電子檔案也隨之興起,

2、這為企業(yè)的檔案管理工作帶來了一定的便利,是企業(yè)整體運(yùn)營質(zhì)量提升的前提。電子檔案管理比傳統(tǒng)的檔案管理模式更加智能、自動,能夠快速為企業(yè)提供有效的信息。1 電子檔案概述電子文件是指人們將硬盤、磁盤等作為文件信息的有效載體,對文件的信息進(jìn)行記載,它涵蓋著電子文書、電子信件以及電子圖書等。與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案相比,電子檔案表現(xiàn)出以下特點(diǎn):電子檔案的文件已經(jīng)不再是紙質(zhì)的文件類型,它需要在依靠現(xiàn)代化的辦公設(shè)備才能閱讀和瀏覽電子檔案;同時(shí)電子檔案能夠通過計(jì)算機(jī)等方式來進(jìn)行快速傳遞,距離已經(jīng)不再是限制電子檔案傳播的元素;電子檔案的保存環(huán)境以及條件要求已經(jīng)發(fā)生了明顯的變化,它能夠被復(fù)制或者存儲在不同的介質(zhì)當(dāng)中,獲得

3、者借助電腦便可以對電子檔案內(nèi)的信息進(jìn)行閱讀。電子檔案屬于創(chuàng)新性的文件管理形式,對企業(yè)的發(fā)展有所幫助,因此需要加強(qiáng)對電子檔案的建設(shè),為企業(yè)的快速發(fā)展奠定基礎(chǔ)。2 電子檔案與傳統(tǒng)檔案的區(qū)別2.1 保管方式不同電子檔案大多是借助多媒體信息技術(shù)來進(jìn)行文件信息儲存,設(shè)置文件的可讀性。在收到相關(guān)的檔案信息之后,管理部門可以將其打印出來作為備份,當(dāng)然最終還需要計(jì)算機(jī)技術(shù)來輔佐,這樣檔案管理部門便能夠?qū)崿F(xiàn)對電子檔案文件格式的轉(zhuǎn)化,使其被轉(zhuǎn)化為統(tǒng)一的格式內(nèi)容,這能夠?yàn)橐院髾n案的利用以及管理更具規(guī)范性和統(tǒng)一性。2.2 電子檔案分類不同電子檔案本身具有一定的特殊性。作為檔案管理部門,在接收到相關(guān)的電子檔案文件之后,

4、如果條件允許,可以借助全方位的檢索工具來對相關(guān)的信息進(jìn)行有效檢索。檔案的管理人員便可以利用這些信息來對檔案文件信息進(jìn)行檢索,這有效地降低了檔案管理人員的檢索難度。2.3 文件查詢方式不同唯有與企業(yè)規(guī)定相符的人員才可以獲得瀏覽信息的權(quán)限,他們可以利用遠(yuǎn)程登錄等形式,在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行身份核查和確認(rèn)之后,便可以查詢相關(guān)的電子檔案信息,這能夠有效保證電子檔案信息的安全有效性。3 電子檔案管理的方法與途徑3.1 各相關(guān)部門積極配合電子檔案管理制度嚴(yán)格,電子檔案的文件來源相對比較廣泛,相關(guān)的人員不僅僅包括對接的業(yè)務(wù)管理部門人員,也涵蓋著檔案信息錄入人員以及計(jì)算機(jī)技術(shù)人員等等。需要一定的制度對這些與檔案接觸

5、的人群進(jìn)行約束,使得相關(guān)的檔案人員能夠自覺遵守這些制度規(guī)則。那么完善相關(guān)的檔案歸檔制度就成為必然之舉。將電子檔案的歸檔納入企業(yè)歸檔制度體系的一部分,同時(shí)對檔案信息工作的布置、登記以及總結(jié)等工作環(huán)節(jié)進(jìn)行約束,對電子檔案工作流程進(jìn)行考核。為了實(shí)現(xiàn)有效的檔案管理,檔案的管理部門、計(jì)算機(jī)部門以及信息技術(shù)部門需要進(jìn)步結(jié)合起來,對電子檔案管理的流程進(jìn)行完善,提升企業(yè)電子檔案信息管理的質(zhì)量和效率。電子檔案文件的形成部門對相關(guān)的管理工作更加熟悉,對文件的形成規(guī)律以及相關(guān)文件之間的聯(lián)系了解得比較深入,它們是承接電子檔案管理工作的主要責(zé)任人,在對相應(yīng)的工作價(jià)值進(jìn)行鑒定時(shí)往往更加具有發(fā)言權(quán)。計(jì)算機(jī)部門以及信息技術(shù)部

6、門能夠?qū)﹄娮訖n案的形成、變更等,對于電子檔案的管理提供了必要的技術(shù)支持。因此良好的電子檔案管理需要建立在三者相互配合的基礎(chǔ)上。3.2 “兩套制”歸檔“兩套制”歸檔的形式有助于提升電子檔案的安全性。在新的時(shí)代背景下,印章或者是簽字生效的標(biāo)志在于具有法律效力的文件能夠通過文件的形式進(jìn)行存儲。電子檔案信息能夠被不留痕跡地修改,因此需要將重要的電子檔案信息拷貝到硬盤當(dāng)中進(jìn)行存儲以此來保證數(shù)據(jù)信息的安全有效性。3.3 技術(shù)處理工作為了提升電子檔案的安全有效性,就必須做好技術(shù)處理的工作,以此來防止出現(xiàn)信息丟失的現(xiàn)象。對于已經(jīng)歸檔的文件需要借助加密、姓名簽署或者身份認(rèn)證等不同的形式來對其進(jìn)行技術(shù)處理,除此之

7、外,文件閱讀的權(quán)限可以被限制,當(dāng)文件被設(shè)置為只讀后,大部分人只能閱讀文件但是卻不能對其進(jìn)行修改,“這使得電子檔案的原始憑證能夠被有效留存,促使電子檔案與紙質(zhì)檔案是統(tǒng)一的,在企業(yè)管理中發(fā)揮出其應(yīng)有的價(jià)值。從理論上來講,以化學(xué)磁作為載體的電子檔案可以被永久性保存,這類文件中信息的傳導(dǎo)不需要直接接觸,電子文件能夠在介質(zhì)層中被密封,不會受到外界的影響和干擾,也不會受到空氣中灰塵、水分以及有害物質(zhì)的侵襲。但是電子文件的儲存時(shí)間未得到有效的驗(yàn)證,所以對電子文件進(jìn)行備份是非常必要的,避免出現(xiàn)文件信息丟失的現(xiàn)象。3.4 工作平臺方面的創(chuàng)新建立相應(yīng)處理系統(tǒng)的目的在于優(yōu)化傳統(tǒng)業(yè)務(wù)工作借軟件編程、數(shù)據(jù)庫管理技術(shù)等,

8、實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)工作流程的重塑,并維持后期的各項(xiàng)執(zhí)行管理機(jī)構(gòu)的運(yùn)轉(zhuǎn)以及業(yè)務(wù)活動。通過信息系統(tǒng)的創(chuàng)新應(yīng)用,對于企業(yè)辦公領(lǐng)域而言,可以創(chuàng)建起性能完善的工作平臺,集登錄、流轉(zhuǎn)、收集、鑒定、保存、利用等,具有涉及信息數(shù)據(jù)量大、參與人員多、數(shù)據(jù)庫穩(wěn)定、信息傳遞準(zhǔn)確迅速、便于交流溝通、和辦公工作流程接近等優(yōu)勢。不難看出,其可以為企業(yè)員工提供現(xiàn)代文明化辦公、規(guī)范化管理的平臺,與此同時(shí)通過信息系統(tǒng)的創(chuàng)新和建立能夠?yàn)槠髽I(yè)的業(yè)務(wù)活動提供規(guī)范的信息流,實(shí)現(xiàn)合理的控制數(shù)據(jù)集中信息靈活利用等平臺,使得文件和檔案管理有效突破傳統(tǒng)期間的瓶頸問題。3.5 管理模式創(chuàng)新對于現(xiàn)代企業(yè)檔案管理部門而言,要具有采取科學(xué)化、合理化管理手段的

9、意識,進(jìn)而可在極大程度上實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化發(fā)展,并為此打下堅(jiān)固基礎(chǔ)。當(dāng)前是信息化發(fā)展時(shí)代,計(jì)算機(jī)經(jīng)常出現(xiàn)設(shè)備故障、病毒入侵、用戶操作失誤等各種影響因素所導(dǎo)致的問題,這樣就會造成計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的進(jìn)一步被破壞,導(dǎo)致數(shù)據(jù)的丟失等。所以這就需要在檔案管理期間添加信息安全管理這一重要舉措,首先可設(shè)置防火墻等電腦技術(shù)手段,這樣就可在硬件設(shè)施方面阻隔不安全隱患的出現(xiàn),保障系統(tǒng)運(yùn)轉(zhuǎn)的安全性和穩(wěn)定性;其次,還要強(qiáng)化工作流程文件夾管理、信息保管的管理,保障信息運(yùn)轉(zhuǎn)的可靠性、流暢性。最后,設(shè)立相應(yīng)的系統(tǒng)管理員負(fù)責(zé)流程的運(yùn)轉(zhuǎn)、監(jiān)控、管理等,這是系統(tǒng)保障安全穩(wěn)定運(yùn)行的重要內(nèi)容之一,也可以保障系統(tǒng)所產(chǎn)生應(yīng)用的電子文件的真實(shí)性、原始性、完整性。與此同時(shí),還需要工作人員提起重視強(qiáng)化責(zé)任意識,端正工作態(tài)度,積極投入到管理工作當(dāng)中。4 結(jié)束語隨著我國信息科學(xué)技術(shù)的快速發(fā)展,企業(yè)檔案管理也逐漸走向電子

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