費用結(jié)算工作流程及指引

1、工 作 流 程 及 指 引工作流程一、沖差1、返利沖差：收到折讓證明后確定是否為返利結(jié)算，如果是就要根據(jù)財務(wù)(葉翠云)處提供的返利單（小梁總已批的）按微波爐200元/臺、空調(diào)500元/套的單價拆分返利金額提供給財務(wù)單證科打沖單，單打好分好后連同折讓證明一起給財務(wù)平帳。如客戶有特殊要求要按客戶提供的明細(xì)打此返利沖差單。 2、降價沖差：根據(jù)降價差額（需小梁總同意）打沖差價單，此種沖差價平帳有3種法方：A、 客戶開折讓證明B、 客戶退回我司以前發(fā)同種型號商品所開具的發(fā)票以沖抵重開平帳。C、 打報告單價下浮，經(jīng)得領(lǐng)導(dǎo)同意后客戶開具委托書（委托書需給發(fā)貨組及財務(wù)各一份），在以后的發(fā)貨中單價下浮。二、退貨

2、：1、 代理商退貨需由小梁總同意，公司收到退貨后由綜合倉出具貨物驗收單，我處收到驗收單后需客戶提供退貨單價再交由財務(wù)核實，核實完畢后全部交由財務(wù)單證科打退貨單，客戶根據(jù)退貨單以返開發(fā)票、開折讓證明、退我司已開發(fā)票的這三種方式結(jié)算此筆退貨款。2、 辦事處退貨需由部門副總同意，公司收到退貨后由綜合倉出具貨物驗收單，我處收到驗收單后再根據(jù)報告內(nèi)容區(qū)分是單純的退貨還是退貨補發(fā)還是退貨平帳，如果是單純的退貨就直接辦理退貨手續(xù)應(yīng)可以了；如是是退貨補發(fā)就先辦退貨手續(xù)再安排補貨；如是退貨平帳先查實庫存結(jié)存明細(xì)表，根據(jù)明細(xì)表的單價辦理此次退貨平帳。3、 空調(diào)代理商退貨到當(dāng)?shù)氐闹修D(zhuǎn)倉屬正常退貨，單價由代理商提供交

3、財務(wù)核實，我處收到中轉(zhuǎn)倉的正本收條后通知綜合倉陳靜儀開具貨物驗收單，收條復(fù)印一份給成品倉吳定深，最后把報告、收條、驗收單全部交由財務(wù)單證科打退貨單（微波爐代理商退貨到當(dāng)?shù)刂修D(zhuǎn)倉屬于調(diào)貨，按調(diào)貨手續(xù)辦客戶調(diào)辦事處）。4、 不成套空調(diào)辦退貨，內(nèi)機按成套機的30%辦退貨，外機按成套機的70%辦退貨。如沒有連接管就還要扣減連接管的費用，掛機4米管（FB4A、FB4B）20元/米，柜機5米管（FB5A）30元/米。5、 殘機退貨收維修費：領(lǐng)導(dǎo)在報告中注明要扣維修費的就要收客戶退貨維修費，按原價辦理完退貨手續(xù)后交由售后服務(wù)部核算維修費，售后部出具殘機責(zé)任區(qū)分統(tǒng)計表和維修費通知書，根據(jù)這些資料打維修費單（正

4、數(shù)單），此份單需財務(wù)開發(fā)票收對方錢。維修費通知書正本需寄一份給客戶，統(tǒng)計表和通知書正本連同維修費的提單一起給財務(wù)，復(fù)印件自已留一份底。三、 調(diào)貨所有的調(diào)貨都需經(jīng)過部門領(lǐng)導(dǎo)同意后才可以調(diào)貨。調(diào)出方提供調(diào)出產(chǎn)品的單價交由財務(wù)核實，調(diào)入方的單價按現(xiàn)行正常的發(fā)貨單價（需同業(yè)務(wù)員確認(rèn)），我處收到調(diào)入方提供的正本收條同連同已核單價交由財務(wù)單證科打商品調(diào)拔單，財務(wù)對調(diào)入方（客戶）調(diào)入的商品開出增值稅發(fā)票，如調(diào)入方為辦事處則無需開發(fā)票，調(diào)出方根據(jù)調(diào)貨單以返開發(fā)票、開折讓證明、退我司已開發(fā)票的這三種方法結(jié)算此筆調(diào)貨款。特例：有一些調(diào)貨調(diào)入方的單價會低于正常的發(fā)貨單價，出現(xiàn)這種情況需要小梁總同意后才可以辦調(diào)貨，其

5、它操作程序同上。四、串號1、發(fā)貨串號是指收貨的型號與發(fā)貨的型號不相符合。業(yè)務(wù)員指出串號的具體型號和數(shù)量經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)同意調(diào)帳后我處方可進(jìn)行處理，處理的方法有：少收的型號（正確的型號）用負(fù)數(shù)單表示（備注欄注明沖發(fā)貨串號），以補貨或退回發(fā)票沖抵的方式平帳；多收的型號（錯誤的型號）用正數(shù)表示（備注欄注明補發(fā)貨串號），以我司開發(fā)票或?qū)Ψ綄㈠e收型號退回工廠的方式平帳。 B、退貨串號：實際退貨與退貨補發(fā)的型號不一致時就需辦理退貨串號。先按實際退貨型號打 退貨單“”數(shù)單，再按此型號打一份“+”數(shù)單（補退貨串號），接下來按補發(fā)的型號打一 份“”數(shù)單（沖退貨串號），此份退貨串號單（“”數(shù)）單復(fù)印一份給發(fā)貨補貨平帳。五、

6、其它注意事項：1、 如客戶退回我司所開發(fā)票，需要注銷或注銷重開的我處就要把此份發(fā)票復(fù)印一份給財務(wù)單證科，通知他們此張發(fā)票注銷。2、 有的客戶在當(dāng)?shù)剞k理折讓證明時需要我司提供一份證明，我處只要復(fù)印一下當(dāng)時所打的沖單直接交給審核科開具證明，正本寄給辦事處。3、 客戶開具折讓證明的要求：A、 我司名稱和稅號要正確。B、 貨物名稱要寫清。C、 金額要正確，進(jìn)貨退出欄要寫明單價、數(shù)量、金額、稅額（單價為不含稅單價，數(shù)量按實際退貨數(shù)量，金額+稅額=退貨的實際金額。索取折讓欄的金額+稅額=沖差的總金額。D、 購貨單位蓋公章，稅所蓋公章或業(yè)務(wù)章（章一定要清晰）。E、 退貨：數(shù)據(jù)填在進(jìn)貨退出欄；沖差：數(shù)據(jù)填在索

7、取折讓欄。F、 折讓證明的有效期為3個月。G、 經(jīng)辦人和辦證日期要填寫。H、 數(shù)量如果注明為一批的，需要對方提供一份明細(xì)清單。4、 客戶寄回發(fā)票或折讓證明到我司平帳時需注意：A、 當(dāng)月帳務(wù)平帳：只要把當(dāng)月已打的沖單連同發(fā)票或折讓證明一起給財務(wù)。B、 跨月帳務(wù)平帳：先查實財務(wù)每月提供的庫存結(jié)存明細(xì)表，如明細(xì)表上有反映此筆帳款，就按明細(xì)填寫紅字出倉單，發(fā)票或折讓證明連同藍(lán)色聯(lián)出倉單及明細(xì)表一起給財務(wù)，自已留底的為紅色聯(lián)出倉單及明細(xì)表。特例：折讓證明寄回是辦沖差的，無論是當(dāng)月的還是以前的都要把當(dāng)時打的沖單找出來一起給財務(wù)。注意：自己留底的白色聯(lián)沖單一定要記得拿回來做好存檔。5、 客戶開發(fā)票的要求：A

8、、 我司名稱、納稅人識別、地址、電話、開戶行及帳號資料要正確。B、 貨物名稱、數(shù)量、金額要正確。C、 要蓋發(fā)票專用章。D、 收款人、復(fù)核、開票人都要寫明（收款人和復(fù)核人可以為同一人，但是開票人和收款人或復(fù)核人不能為同一人）E、 發(fā)票有效期不能超過3個月。 六、運費結(jié)算及審核1、 運費結(jié)算的周期從發(fā)貨日期到運費結(jié)算日期中間間隔45天（比如要結(jié)6月1日6月15日的運費，匯款日期為7月31日）。2、 審核運費單要注意的事項： 首先要對運輸公司提供的發(fā)貨回執(zhí)單進(jìn)行審核：簽收單位是否與發(fā)貨單位一致，如不一致 需要委托書；收貨數(shù)量是否正確，如不正確要運輸公司賠付及采取相應(yīng)的改正措施；運輸 周期需提供給財務(wù)

9、梁羽處。最后統(tǒng)計匯總本期運費，在規(guī)定時間內(nèi)給予結(jié)算給各運輸公司。3、 運輸賠款打單要點：每月需匯總一下當(dāng)月出現(xiàn)的運輸問題，如需賠款立即通知運輸公司賠 付。按運輸公司實際賠款型號和數(shù)量先交由發(fā)貨組做計劃再交由單證科打單，運輸公司為 正數(shù)單（現(xiàn)款現(xiàn)貨）全部商品作價（但賠付微波爐附帶的贈品不作價）；丟失貨物的代理 商辦退貨打負(fù)數(shù)單，發(fā)貨時作價的就作價打退貨單，發(fā)貨時不作價的就不作價打退貨單， 此份單打好后要復(fù)印一份給發(fā)貨組補貨。二、工作指引1、 條理清晰，數(shù)理清楚。2、 認(rèn)真仔細(xì)，準(zhǔn)確無誤。3、 不厭其煩，多動腦筋。4、 靈活變通，反應(yīng)靈敏。5、 加強溝通，工作順暢。 如果能夠掌握以上幾點，在處理以上工作的時候就會有刃有余，輕松自如了。三、工