東方飛揚檔案軟件使用說明

1、檔案系統(tǒng)使用說明一、登陸系統(tǒng)1、點擊桌面飛揚檔案管理系統(tǒng)圖標 2、系統(tǒng)彈出如下登陸界面，輸入用戶名和密碼。（用戶名和密碼是集團分配好的請咨詢系統(tǒng)管理員）二、數(shù)據(jù)錄入3、進入系統(tǒng)后彈出如下界面4、點擊檔案著錄按鈕彈出如下檔案著錄界面5、點擊要錄入的分類節(jié)點名稱如下圖所示6、在點擊案卷目錄如下圖所示7、系統(tǒng)彈出著錄界面如下，圖中紅色框選的部分為錄入案卷的區(qū)域，藍色框選的部分為卷內文件錄入的區(qū)域。8、上圖中“錄入”按鈕是灰色不可用的狀態(tài)。需要點擊菜單欄中“編輯”按鈕以后，進入可錄入狀態(tài)。9、點擊案卷級錄入?yún)^(qū)的空白處后再點擊錄入按鈕，系統(tǒng)會自動登記一條數(shù)據(jù)10、系統(tǒng)提供兩種錄入方式一種列表錄入、一種是

2、卡片式錄入、11、案卷級錄入的時候，案卷號會根據(jù)分類的不同自動累加，文件級錄入的時候，卷內順序號會根據(jù)不同案卷自動從001開始累加。三、報表打印12、文件錄入完畢后點擊打印按鈕。13、彈出如下打印選框14、點擊要打印的目錄名稱（如科技卷內目錄），且勾選想要打印的案卷檔號，再點擊預覽按鈕15、預覽會出現(xiàn)下圖所示的卷內目錄格式，點擊右上角的打印按鈕，即可打印。四、電子文件數(shù)據(jù)上傳 16、上傳數(shù)據(jù)只能選擇文件級條目進行上傳 17、點擊“更多”>“原文管理”>“上傳文件”按鈕 （如果按鈕呈現(xiàn)灰色不可用狀態(tài)，點擊一下“編輯”按鈕即可） 18、彈出如下對話框找到要上傳的文件并且選中以后點擊打開

3、按鈕即可上傳19、上傳成功以后彈出上傳完畢的話框以后點擊確定即可20、上傳成功以后再數(shù)據(jù)列表的最前面會出現(xiàn)回形針的圖像21、如果發(fā)現(xiàn)自己上傳文件是錯誤的，那么就點擊“掛接”按鈕去除原文，再從新上傳。 22、點擊掛接以后彈出如下對話框，按照圖中紅色箭頭的指示操作即可去除原文。23、上傳的數(shù)據(jù)可以是.PDF.JPG.DOC.XLS等格式（不能上傳壓縮文件）。 24、為了提高文件傳輸速度，上傳的文件，每頁控制在50K左右,單個文件最好不超過5M。文件名稱以檔號命名。五、檔案查詢 25、系統(tǒng)提供了多種查詢方式，最常用智能查詢和卡片檢索兩種檢索方式在菜單欄中可以直接點擊。 26、點擊“檢索”按鈕彈出智能

4、查詢對話框如下圖，在輸入框內輸入要查詢的關鍵字點擊“查詢F”按鈕即可27、點擊“卡片檢索”彈出下圖對話框，在檢索條件的任意一項中輸入要查詢的關鍵字，再點擊“查詢”按鈕即可28、如果點擊“卡片檢索”彈出下圖對話框中，無字段檢索條件，則需要點擊箭頭所示的“設置查詢項”按鈕設置查詢項29、點擊“設置查詢項”按鈕后彈出下圖對話框在未選擇字段中選擇要查詢的字段以后點擊“確定”按鈕即可。30、查詢完以后數(shù)據(jù)框中的數(shù)據(jù)只會顯示被搜索到的數(shù)據(jù)，如果要返回顯示所有數(shù)據(jù)的狀態(tài)就要點擊一下“還原”按鈕。六、數(shù)據(jù)導出導入 31、數(shù)據(jù)導出，首先選擇要到導出的數(shù)據(jù)區(qū)域，然后點擊“導出”按鈕32、彈出如下對話框，點擊紅色箭頭指向的位置選擇保存位置和格式32、保存類型有三種，選擇常見的excel格式。再點擊“保存”按鈕即可。33、數(shù)據(jù)導入，系統(tǒng)支持三種數(shù)據(jù)導入格式分是.xls .dbf .xml。我們最常用的是.dbf和.xls。下面就以xls格式舉例說明。34、excel中的數(shù)據(jù)必須是規(guī)范的格式，excel中的第一行必須要和系統(tǒng)內的字段絕對保持一致。如下圖所示。（excel錄入模板最好是從系統(tǒng)中導出來的excel文件）35、選擇要導入的數(shù)據(jù)節(jié)點，再點擊“編輯”按鈕，再點擊導入按鈕。3