會(huì)議組織籌備管理制度及工作流程

1、會(huì)議組織流程圖相關(guān)負(fù)責(zé)人I辦公室I參會(huì)人員、公司級會(huì)議的組織工作會(huì)議分為：大、中、小大型會(huì)議一般較少，以年終總結(jié)會(huì)議為代表 中型會(huì)議以競崗、辦公會(huì)議等為主 小型會(huì)議最多，以領(lǐng)導(dǎo)班子會(huì)議為代表如何組織大型的會(huì)議呢絕大多數(shù)是在會(huì)前的工作： 會(huì)議的前期， 參加會(huì)議的人都會(huì)關(guān)注會(huì)場環(huán)境、溫度、燈光、音樂、位次等等，所以，會(huì)議前要做很多的工作。1、前期的籌備：1.1 會(huì)前通知：有 2 大工作：一是通知，二是反饋1.1.2 先說通知，方式有：書面：一般是大的、時(shí)間長、參加人員多的會(huì)議；口頭：小型的、小范圍的會(huì)議 內(nèi)容：時(shí)間、地點(diǎn)、參加人員、會(huì)議內(nèi)容、要求（筆記等）?注意：通知時(shí)要：通知、再落實(shí)（跟蹤到底）

2、 如果通知作不好，哪就是公司的大事了（哦，是某某部門沒有通知到呀！ ） 所以，下通知一定要下到人！這要切記！另外，下通知必須設(shè)立記錄本，及時(shí)記錄、查閱?！昂媚X子不如個(gè)爛筆頭！”1.1.3 準(zhǔn)備會(huì)議需要的資料：設(shè)立接待處，一般在進(jìn)場入門處， 講演稿（不做保密的可以為與會(huì)代表每人一份） 會(huì)議日程安排表 鉛筆和紙（或是其他本筆，這些可以和禮物等一同給與會(huì)代表） 簽到表，一般小型的技術(shù)性會(huì)議，如果是社會(huì)性大會(huì)議，可以不用。 橫幅（會(huì)議的題目，大約提前 3-5 天制作）1.2 會(huì)議的日程：中型以上會(huì)議：1、主持人 2、講話人 3、發(fā)言人是誰 4、發(fā)獎(jiǎng)人是誰一定要書面的第一、第二、三、四 時(shí)間 某某作什么

3、某某做什么如對主持人有特別的要求（如公司領(lǐng)導(dǎo)的特殊要求） ，也可以委托 講話人：總經(jīng)理或其他分管領(lǐng)導(dǎo)主持。另外，要對演講稿進(jìn)行審核，特別是各類代表的。講話稿要起草、上報(bào)、修改、上報(bào)一直到最后的確認(rèn)，必須我們什么，特別是大會(huì)、年會(huì)等。如有發(fā)言人必須要挑選、 是門店的必須與店長或其上級主管溝通、 推薦后， 我們再排查！排查內(nèi)容： 1、發(fā)言稿件 2、儀容要求 3、聲音 4、是否能行選好后再安排召集所有發(fā)言人開會(huì)，提出要求、干什么、什么事、代表誰 發(fā)言、發(fā)言從那些角度寫、應(yīng)該寫什么、什么時(shí)間稿子上報(bào)審核稿件必須要 審核！1.3 會(huì)場的布置1.3.1 會(huì)（徽）標(biāo)：（必須要體現(xiàn)出本次會(huì)議的內(nèi)容） 、1.3

4、.2 主席臺(tái)的安排：誰、幾個(gè)人、怎樣安排是否需要銘牌位置如何安排、會(huì)場的 衛(wèi)生、椅子、凳子、是否購用怎樣安排是多個(gè)分店（部門）的來的，除主管和中 層外，其他要分區(qū)坐（座） ，一個(gè)團(tuán)隊(duì)一個(gè)區(qū)域。1.3.3 給與會(huì)代表的資料提前擺放的桌子的相應(yīng)位置。1.3.4 懸掛橫幅1.3.5 非常重要的會(huì)議，請速記員。1.3.6 國際性會(huì)議，準(zhǔn)備同音翻譯。1.4 現(xiàn)場的安排：要求參會(huì)者提前 10 分鐘入場，1、在入口處安排服務(wù)人員，明確、清楚的告訴每位進(jìn)場的人員如何坐坐到 什么地方例如：競崗的人坐在那里旁聽的人坐那里2、安排誰服務(wù)應(yīng)該注意什么3、燈光、音響、話筒、空調(diào)、現(xiàn)場調(diào)試的人員，會(huì)場都要作好安排?。ㄔO(shè)備

5、最好準(zhǔn)備 2 套以上）4、如果發(fā)放獎(jiǎng)品：要提前準(zhǔn)備好，先發(fā)的放在上面，后發(fā)的放在下面（但 要注意不要混淆、 怕壓的物品要注意單放） 。準(zhǔn)備的禮儀人員是否設(shè)置好上臺(tái)的時(shí) 間、路線、方式穿戴是否整齊、符合要求會(huì)前是否進(jìn)行過演練二、會(huì)議中：問題往往出現(xiàn)在會(huì)議中！ 如：空調(diào)的溫度問題（作為主導(dǎo)會(huì)議方必須全程關(guān)注，溫度是否過高、過低），會(huì)場的空調(diào)在冬天合適，是否在夏季可以（如果在高樓層，因?yàn)闇囟葧?huì)往上走，導(dǎo)致原空調(diào)失效） ，這些必須在會(huì)議前進(jìn)行安排，可以提前進(jìn)行降溫或升溫！出入口的門窗注意關(guān)閉，安排人員全程負(fù)責(zé)！因?yàn)槌赡耆俗钊菀资艿酵饨绲母蓴_！所以，溫度非常重要！案例： 02 年在青島某賓館夏天，講師著

6、西裝領(lǐng)帶，聽課的人都著夏裝，結(jié)果，未結(jié)束，人員就走掉一般！效果非常差！如果人在特冷或特?zé)岬沫h(huán)境下一段時(shí)間，人就不能聚精會(huì)神！切記！服務(wù)人員： 1、著裝（因?yàn)槌v話人之外，服務(wù)人員是唯一走動(dòng)的人，唯一關(guān)注的人，所以一定要注意著裝）如：女性的皮鞋，走動(dòng)時(shí)注意不能發(fā)出聲響。2、動(dòng)作要輕、慢、柔、避免快、重！沖水不能沖著對方，針對沖水的動(dòng)作，要進(jìn)行分解：要拿起杯子，不要對著領(lǐng)導(dǎo)沖水，不要擋住領(lǐng)導(dǎo)形象，不能直接在桌面上沖等。給主席臺(tái)上公司級領(lǐng)導(dǎo)倒水的順序按進(jìn)入的順序就可以了（特別安排除外），但如有重要領(lǐng)導(dǎo)在場（如市長或更高級的領(lǐng)導(dǎo)）就要先給領(lǐng)導(dǎo)沖。沖水的服務(wù)人員最好只安排 1 人，可以避免太多的吸引會(huì)場

7、參與者的目光主持人也要避免少走動(dòng)， 如有特急的事情， 可以通過寫紙條的形式來傳遞 上面是會(huì)議的組織及注意事項(xiàng)，有些部分內(nèi)容培訓(xùn)中也適用。下面說一下培訓(xùn)：一、講師的行李包（或筆記本包）注意要放在椅子或其他上面，應(yīng)避免直接放置在地上，這能反映出企業(yè)服務(wù)細(xì)節(jié)的水平！二、前期的工作： 1、調(diào)研2 、確定培訓(xùn)公司3 、與培訓(xùn)公司溝通 溝通是一個(gè)詳細(xì)的過程： 1 ）老師是誰幾位幾點(diǎn)到怎樣到 2）課程的安排：6 小時(shí)還是 7 小時(shí)還是 7.5 個(gè)小時(shí) （ 一般在 6 7 個(gè)小時(shí) ） ，課程從幾點(diǎn)開始上午幾個(gè)小時(shí)下午幾個(gè)中間怎樣安排休息休息多長時(shí)間休息幾次3）講師來時(shí)：怎樣安排巡店交流還是需要休息（此小環(huán)節(jié)要

8、向上級主管匯報(bào)）第二天講課的內(nèi)容是那些有什么疑惑誤區(qū)是什么座談：如果安排座談（交流）有誰來參加怎樣座談組織服務(wù)意識(shí)：講師的飲食習(xí)慣茶水礦泉水還是咖啡要注意花了錢還做不好的誤區(qū)?。ò阉腥俗鳛橐粋€(gè)人來對待是錯(cuò)誤的！ ！）講師必須要尊重!有的講師習(xí)慣在授課時(shí)喝水，有的不喝，喝與不喝我們都要準(zhǔn)備好，如果和咖啡，我們要根據(jù)其身份來選擇不同檔次的咖啡主持人：從始至終要注重：一旦出現(xiàn)問題，第一個(gè)快速反應(yīng)的是主持人，必須快速處理，全局控制！主持人非常重要！在一節(jié)課程結(jié)束時(shí)，要先示意大家鼓掌。還應(yīng)注意在中間休息快到時(shí)間的時(shí)候要主持：“請外面（室外）的人員 回到位子上來，課程（會(huì)議馬上幵始）”。在中間結(jié)束時(shí)主持

9、人要先帶動(dòng)鼓掌，再主持感謝詞！主持人：在介紹時(shí)，應(yīng)先拋出幾個(gè)現(xiàn)在存在的問題，我們?yōu)槭裁匆嘤?xùn)，培訓(xùn)的目的是什么然后再重點(diǎn)介紹老師。中午或晚上的就餐：選擇對應(yīng)的主管交流、座談，要注意事先安排：那些人去吃什么不吃什么在那里組織會(huì)議的時(shí)候不可能是一個(gè)部門全部完成，是需要其他部門來協(xié)調(diào)的， 但必須有一個(gè)部門主導(dǎo)，其他不么配合，這需要部門之間要溝通、交流、協(xié)調(diào)、 互助，主導(dǎo)的部門主管必須作到細(xì)致、周到。事先要考慮問題，如果出現(xiàn)怎么辦其他的一些問題：1、在會(huì)議（培訓(xùn)）課見休息的時(shí)候，參會(huì)人不能按時(shí)返回怎么辦答：這需要我們在平時(shí)的會(huì)議中留意這些問題， 要注意會(huì)議中的這些問題， 那些是好的，那些不好，下一次怎

10、樣解決方法： 1、制定會(huì)議管理制度 2 、下一次會(huì)議時(shí)提前強(qiáng)調(diào)例如：手機(jī)鈴聲的問題和中間休息不能按時(shí)返回是一樣的，在主持時(shí)提前 強(qiáng)調(diào)要記錄好， 對于到晚的如何處理對手機(jī)鈴聲如何處理對于一而再出現(xiàn)的問題， 也可以強(qiáng)調(diào)，如果不按規(guī)定，我們對部門的負(fù)責(zé)人進(jìn)行批評或在下課時(shí)讓其上臺(tái) 表演節(jié)目。如果還不行那就直接納入個(gè)人的考核不要強(qiáng)調(diào)了的事情還犯，就是要改正！注意：會(huì)議前最好進(jìn)行點(diǎn)名，我們可以了解到人數(shù)、實(shí)際人數(shù)、未到人數(shù)、未到的原因2、中間休息的時(shí)間可否放音樂答：當(dāng)然可以，但要注意幾個(gè)問題 1、播放時(shí)要注意選擇歌曲，要選擇輕 音樂，膾炙人口的歌曲，避免流行歌曲、搖滾等不適合場景的歌曲2、聲音一定不能太

11、吵，因?yàn)殚_會(huì)大腦都容易類，在下一節(jié)會(huì)議時(shí)會(huì)產(chǎn)生疲勞感3、在快開始前 1-2 分鐘關(guān)掉音樂，一般這是大家入座的通知，這時(shí)主持人要上臺(tái)組織大家入 座。3、如何作好與老師之間的禮儀或者說尺度 答：在講師來之前要先了解講師的資歷、職務(wù)，然后有對應(yīng)的領(lǐng)導(dǎo)或部門 進(jìn)行接待或陪同，我們要一般不需要送到酒店，但酒店的需要我們安排的必須提 前預(yù)定，是否有早餐如果沒有，怎樣安排并告知客人另外，在課間、在路上，我們都要進(jìn)行溝通，把需要辦理的事情提前了解 清楚，有時(shí)候，我們只需要一個(gè)電話、一句話就可以解決的要馬上辦理4、對于會(huì)場中有電話鈴聲、接打電話的問題如何解決答：在會(huì)議中、授課中，參會(huì)者有人直接接打電話，能反映出

12、一個(gè)企業(yè)的 管理水平和個(gè)人的素質(zhì)，我們要求大家在會(huì)議中把手機(jī)調(diào)整到靜音狀態(tài)，而不強(qiáng)行說必須關(guān)機(jī) （極特殊情況除外） ，因?yàn)槲覀兪瞧髽I(yè)， 以經(jīng)營為主， 不是黨政部門， 如果是公司領(lǐng)導(dǎo)、上級主管或者非常重要的事情（人物）打來電話，可以選擇到 會(huì)場外面接打。在前面我們也談到， 如何會(huì)議中的手機(jī)鈴聲或其他違紀(jì)的一直是某幾個(gè)人， 那么我們可以在會(huì)議結(jié)束時(shí)說：“在前幾次的會(huì)議時(shí)我們一再強(qiáng)調(diào)但還是出 現(xiàn)了（幾種現(xiàn)象），那么各店、各部門的負(fù)責(zé)人看一下是誰的手機(jī)響了這樣， 我們請他們到前臺(tái)來表演個(gè)節(jié)目或者”或者：“圓滿結(jié)束，但還有問題那些部門希望下一次不要出 現(xiàn)類似的問題”5、對會(huì)議中的溫度如何進(jìn)行控制和把握答

13、：對于溫度的控制，我們一般把握好“適中”就可以了，但如何作好適 中是一個(gè)大學(xué)問。老師來之前我們要作好交流，我們當(dāng)?shù)氐臏囟扔卸嗌倮蠋煹姆?飾是否與參會(huì)人員的服飾及溫度相符會(huì)議中是否溫度過高（低）如何控制是否需 要輔助材料（如增加電風(fēng)扇、電暖氣）6、倒（沖）水的過程中還要注意什么問題答：1、整個(gè)會(huì)議的過程中要保證有飲用水2、要保證每一個(gè)人都有水喝，但不要試圖在沖水時(shí)每一個(gè)都去沖。 3、對領(lǐng)導(dǎo)、主席臺(tái)、主持人、特殊人物一定 要保證有水，參會(huì)者不一定照顧到。7、關(guān)于課間與老師交流時(shí)要注意什么答：課間要主動(dòng)與老師交流，應(yīng)針對工作中的問題、老師講課不理解的問 題進(jìn)行，但要注意幾點(diǎn)： 1、看老師的勞累程度 2、整個(gè)會(huì)議中是否留有單獨(dú)交流 的時(shí)間另外，我們公司培訓(xùn)制度中也有規(guī)定，在外參加公開課程時(shí)，要將我們的 同