大型復雜項目的實施和控制

1、大型復雜項目的實施和控制摘要：本人2009年在某政府社會保障項目中任項目經理。主要負責項目的整體規(guī)劃、組織 實施和管理控制。我們科學地運用了大型及復雜項目的管理的一般理論知識及其指導方法， 比如：分級管理與分工管理和強調協(xié)調機制等。探討了在大型復雜項目管理中，只有把充分握好自己的項目管理計劃， 項目過程控制和項目管理的定位關系，才能保證項目的質量和進度，達到預期的目的。并分別論述了項目計劃編制、項目計劃實施，以及項目綜合變更控制 等項目實施與控制過程，在整個項目生命周期內所起的積極作用及其實施經驗。由于對于大型、復雜項目規(guī)模龐大，團隊構成復雜，項目實施過程中的監(jiān)督和控制尤為重要，由于項目目標是

2、范圍、質量、進度和成本等幾方面的集合，無論是基準計劃還是實施績效，都要從這幾個方面來反映項目的特征。 所以協(xié)作的作用特別突出， 在控制過程中特別增加了協(xié)作管理。 在該項目中，有效地保障了項目的順利實施， 很好地滿足了各利益相關者的需求和預期期望， 最終項目獲得了成功。正文：2009年我因為在政府行業(yè)內近 10年的項目管理經驗，被公司任命為某政府社會保障 項目的項目經理。該項目建設主要目標在于建立全市統(tǒng)一平臺的社會保障信息系統(tǒng)，系統(tǒng)的主要設計功能是實現了市、區(qū)、街道、社區(qū)四級聯(lián)網，具備網上審批、信息統(tǒng)計、資金和人 員管理、信息查詢等多種功能，可以實現社會保障工作從申請、受理、核準、審批全程信息

3、化和網絡化。還要兼顧醫(yī)療救助、廉租住房、臨時救助等社會救助制度，以及與其相銜接的保險、就業(yè)、住房等政策，從而實現了資源信息在政府各部門間的充分共享。該項目在全市共計1000多個用戶點，分布在全市各個角落以及海島上，是一個復雜程度高、 涉及面較廣、實施周期長的綜合項目。大型及復雜項目通常都采用間接管理模式，本項目也不例外，我所在公司在企業(yè)級組織結構上就采用項目型的組織形式。本項目首先建立了一個管理團隊，對項目實行分級管理和分工管理。使我有足夠的精力投入對項目的過程控制中。項目過程控制的主要目標是項目的質量控制、進度控制、成本控制。從項目建設的意義上來說這同時也是項目管理的金三角： 時間、質量、資

4、源。就項目過程控制自身的階段劃分而言，也是基于項目管理的啟動、設計、實施、驗收這幾個過程作為項目經理，我首先想到的是應該將主要精力放在項目的過程控制上，科學地運用相關理論知識及其指導方法，做好項目的全局性統(tǒng)領工作，協(xié)調完成項目所需的所有人員、計劃和工作，帶領整個項目團隊實現項目的成功。另外，我也考慮到，除了項目本身內部的各 組成要素之外，項目的相關利益者也不容忽視。該項目是全市的重點民生工程，其實施的進度、質量和成本等，受到各級主管部門的嚴格要求和控制。所以，項目的協(xié)調機制顯得是那么的重要、不可或缺。否則，稍有顧及不周之處，都將會給項目的實施帶來很大的麻煩和影響。建立有效的協(xié)調機制是項目取得全

5、面成功的一個至關重要的前提和基礎。通過有效的協(xié)調機制，可以確保項目所有的組成要素在適當的時間有機地結合在一起，以順利、成功地完成項目，本項目涉及到全市多個政府部門和利益群體，用戶素質參差不齊， 通過有效的協(xié)調機制使本項目實施過程中的發(fā)生的一些沖突得到順利地解決。我在本項目的實施和控制過程中，著重關注了如下幾點的工作。1、項目計劃編制：只有站在統(tǒng)領全局、整體規(guī)劃的高度，對項目進行科學、合理、全面、周詳的計劃，預 先制定一個用來協(xié)調所有其他計劃、以指導項目實施和控制的文件，才能使項目得以順利實施并最終取得成功。 項目計劃記錄了計劃的假設條件和方案選擇，可以為各利益相關者之間的溝通提供了一個參照，并

6、確定了關鍵管理審查的內容、范圍和時間，同時還為進度評測和 項目控制提供了一個基線。在該項目中，我們對項目計劃具體內容的確定，結合項目的各方面實際情況，堅持科學、合理、全面、周詳，做到詳略得當。所有的計劃內容都必須是正確的、明確的、易理解的和 可執(zhí)行的，切忌未經確認、含糊不清、容易誤解、難以執(zhí)行的項目計劃描述。這就要求我們 必須在制定計劃之前或在制定過程中，與各相關政府部門、 各級用戶單位、以及基層工作人員、項目團隊各技術和管理小組進行充分的溝通與協(xié)商，明確確定項目有關內容， 如項目可交付成果、技術方法工具、組織結構、各工作包、資源要求、預算分配、進度計劃等。2、項目計劃實施：項目計劃實施是指對

7、項目計劃中所規(guī)定的工作進行管理和實施的過程。項目產品主要都在項目實施階段生產出來，所以項目的大部分時間和預算都花在這一階段。在該項目中，我們的軟件編程、與各部門主管人員的具體溝通、與有關設備供應商的具體交流、階段性調試， 直至全套系統(tǒng)軟件和技術文件的完成等，都發(fā)生在這一階段。為了能夠成功地完成項目產品，項目團隊進行了大量反復的具體編程、學習、溝通、修改、軟硬件安裝和調試工作。在項目實施過程中，我們嚴格落實每周召開項目周例會的工作制度，由項目經理審查項目成員的工作周報， 并整理提交項目周報， 在周例會上向公司領導匯報進度，并對須協(xié)調的關鍵問題提交領導決策。通過此種方式，有效地解決了項目前期項目成

8、員虛報、誤報工作進度的不良現象，加強了項目計劃的嚴肅性，同時通過公司領導對項目進度的審核把關，更有利于項目風險的識別及關鍵問題的決策指導，有力保證了項目各項工總按計劃正常開展。3、項目變更控制項目變更控制是指在項目生命周期內對項目變更進行識別、評價和管理的工作，這也是項目經理及其項目團隊的一項重要工作。由于該項目的復雜程度高、涉及面較廣、實施周期長，各區(qū)甚至各街道都有很多個性化的業(yè)務需求，所以其中的變更是在所難免的。在該項目實施過程中，由于各個區(qū)之間經濟發(fā)展的不平衡，同樣條件的保障對象，會享受到不同的待遇。這種個性化的業(yè)務需求的修改，或由于各方交流的失誤等，曾經導致了部分項目內容的變更從而致使

9、了項目計劃人員和進度的變化和調整等。在最終確定變更發(fā)生前，我必須了解項目幾個關鍵方面的狀態(tài)。尤其是一些重大變更， 我必須與公司高管層， 以及其他利益相關者進行必要的交流與溝通。我要求在變更發(fā)生時， 必須輸入項目計劃、 變更申請和績效報告等重要內容，輸出更新后的項目計劃、糾正行措施和經驗性教訓記錄等。通過這些做法，使 項目變更控制與管理工作規(guī)范有序。4、質量控制。質量控制主要是對階段性的成果進行測試、驗證，為質量保證提供參考依據。在本項目的質量監(jiān)測過程中，對于前面質量計劃中設置的見證點、停工待檢點，質量監(jiān)測人員都要按照作業(yè)程序及時進行測量檢查，以確定項目成果（或階段成果）符合相關的質量標準。對質

10、量監(jiān)測的結果采用相應的統(tǒng)計方法進行分析，如帕累托圖法等。確定項目實施過程是否在控制之中， 同時進行趨勢分析，對一些偏向于不合格的趨勢及早進行控制。質量控制階段應根據驗收數據做出驗收決定，確定是否進入下一步工序。對于質量監(jiān)測中發(fā)現的不合格，應及時利用“因果分析圖”等方法分析原因，并進行適宜的處置，保證不合格得 到識別和有效的控制。5、協(xié)作管理。因為這是一個大型及復雜項目，為避免了很多由于對項目管理理解不同造成的溝通不暢。在項目開始之初，公司采用項目型組織結構，避免了雙重甚至多重領導而 導致管理紛亂的局面。項目經理對項目組人員控制權加大，項目組人員受項目經理單獨領導，明確規(guī)定部門經理不能對各項目組人員隨意調動。在項目的計劃過程中，就使用project制定項目初步管理計劃， 統(tǒng)一分發(fā)與其它單位協(xié)商計劃文檔；建立良好的進度管理機制在項目進行中，及時完善、更新進度；計劃前提有變動時要及時調整；建立跨單位的周例會制度，項目周報填報制度等。 另外由于公司形成基本的項目管理體系后，特別注重實際項目經驗及項目歷史數據的積累， 及時優(yōu)化項目管理流程與規(guī)范。聘請了外部的項目管理顧問幫助診斷現行項目管理中存在的問題并提供了有價值的意見。使本項目在實施的過程中， 少走了很多的彎路，節(jié)省了大量成本。該項目順利成功地實施完畢已經有二年多了。不足之處