高校辦公室秘書工作者服務(wù)能力失衡分析

1、    高校辦公室秘書工作者服務(wù)能力失衡分析    劉婷+王麗【摘要】高校秘書工作者是高校管理隊(duì)伍中的特殊人員，在當(dāng)今社會(huì)發(fā)揮著越來(lái)越重要的作用。本文依據(jù)秘書工作的特點(diǎn)將秘書工作總結(jié)為“文書員”“會(huì)務(wù)員”“服務(wù)員”“保密員”四項(xiàng)基本角色定位，并就高校辦公室秘書的服務(wù)能力失衡作出了分析，認(rèn)為角色認(rèn)知的結(jié)構(gòu)性失衡、服務(wù)對(duì)象的結(jié)構(gòu)性失衡、服務(wù)事項(xiàng)的結(jié)構(gòu)性失衡是造成秘書服務(wù)能力失衡的主要因素，秘書工作者應(yīng)該通過樹立正確的秘書觀，回歸本職工作，樹立大局意識(shí)，平等對(duì)待工作任務(wù)等途徑來(lái)提升秘書工作水平。【關(guān)鍵詞】高校 秘書工作服務(wù)g642.3 a 2095-3089（

2、2016）02-0038-02一、高校秘書工作概況與內(nèi)涵1.高校秘書內(nèi)涵和類型高校秘書是特指在高校組織機(jī)構(gòu)中輔助領(lǐng)導(dǎo)決策、服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)并從事撰寫文書、處理會(huì)務(wù)等日常工作的人員，是高校管理中不可或缺的部分。一般來(lái)說(shuō)，高校設(shè)有校、院系兩級(jí)秘書部門。即在學(xué)校層面一般設(shè)置黨委辦公室、學(xué)校辦公室或校長(zhǎng)辦公室，在院系設(shè)置黨政辦公室、院系部辦公室。兩級(jí)秘書因工作范圍和地域的差異，工作職權(quán)有所不同，但是秘書的本質(zhì)是一樣的。兩處的秘書部門都存在著承上啟下的樞紐作用。本文中，側(cè)重探討學(xué)校辦公室的秘書工作者。2.高校秘書的角色定位高校辦公室秘書按照工作職責(zé)劃分，大致有文字秘書、機(jī)要秘書和行政秘書三大類，各司其職，各守其

3、位。文書員。文書工作是高校秘書的一項(xiàng)主要工作，是最基本、最基礎(chǔ)的一項(xiàng)工作，是指秘書人員按照高校相關(guān)規(guī)定，運(yùn)用個(gè)人經(jīng)驗(yàn)并結(jié)合學(xué)校實(shí)際起草、校對(duì)、簽發(fā)公文；傳閱、處理、反饋公文的簽閱情況；歸檔公文、保管公文等。會(huì)務(wù)員。高校辦公室承辦的會(huì)議種類繁多，或直接參與，或間接參與學(xué)校各級(jí)各類會(huì)議。秘書人員一般全程參與會(huì)務(wù)籌備和會(huì)務(wù)現(xiàn)場(chǎng)的各項(xiàng)工作，從會(huì)場(chǎng)布置、通知參會(huì)人員再到會(huì)議結(jié)束后的會(huì)場(chǎng)清理和會(huì)議總結(jié)材料編寫都離不開秘書人員的統(tǒng)籌布置。服務(wù)員。服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)、輔助決策是秘書人員的重要職能。高校辦公室秘書人員是領(lǐng)導(dǎo)背后默默無(wú)聞的身影，想領(lǐng)導(dǎo)之所想，慮領(lǐng)導(dǎo)之所慮，為領(lǐng)導(dǎo)撰寫演說(shuō)稿、講話稿、致辭等，更是領(lǐng)導(dǎo)的參謀、助

4、手，為其出謀劃策。這要求秘書人員對(duì)全局工作把握精準(zhǔn)，對(duì)領(lǐng)導(dǎo)想法了解透徹，唯有如此才能更好的做好秘書工作。保密員。高校辦公室秘書與省委、省政府、教育廳等上級(jí)職能部門聯(lián)系密切，時(shí)常有文件來(lái)往，其中不乏有涉密文件。對(duì)于密級(jí)文件，高校辦公室秘書要尤其注重其保密性，充當(dāng)好“保密員”的角色。二、秘書工作服務(wù)能力失衡分析1.角色認(rèn)知的結(jié)構(gòu)性失衡。學(xué)校辦公室秘書，是學(xué)校層面的秘書人員，與領(lǐng)導(dǎo)接觸頻繁，有人常用“領(lǐng)導(dǎo)身邊的紅人”來(lái)形容秘書工作者，系、部工作人員為走捷徑，也時(shí)常通過秘書打聽大小事務(wù)。由此，有些秘書心中油然而生一種一人之下，萬(wàn)人之上的微妙優(yōu)越感，這份優(yōu)越感使得秘書對(duì)自己的工作角色認(rèn)知出現(xiàn)了偏差，由一

5、個(gè)服務(wù)者的角色錯(cuò)誤的轉(zhuǎn)化成了一個(gè)被服務(wù)者。久而久之，這些秘書工作者熱衷于受人追捧，沉溺于權(quán)利攀升，而對(duì)自己的本職工作疏遠(yuǎn)懈怠、敷衍了事。2.服務(wù)對(duì)象的結(jié)構(gòu)性失衡。服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)是秘書的本職，服務(wù)師生也是高校秘書的本職。但是，有些秘書身先士卒、鞍前馬后服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)，卻對(duì)服務(wù)師生淡然對(duì)待，造成服務(wù)對(duì)象的結(jié)構(gòu)性失衡。服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)，容易取得立竿見影之效，對(duì)提干晉升頗具作用；服務(wù)師生卻收效甚微，對(duì)仕途無(wú)明顯作用。所以，秘書工作者潛意識(shí)中傾向于優(yōu)先服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)，滯后服務(wù)師生；優(yōu)先滿足領(lǐng)導(dǎo)需求，次而滿足師生需求。熱衷跟著領(lǐng)導(dǎo)走，為領(lǐng)導(dǎo)解決難題，而不愿意為師生解決問題。3.服務(wù)事項(xiàng)的結(jié)構(gòu)性失衡。高校辦公室事務(wù)多如牛毛、種類繁多

6、，不同類型的事務(wù)由辦公室主任分配給不同職能的秘書。有些秘書面對(duì)各種工作，打著自己的“如意算盤”，具有自己的行事準(zhǔn)則。有些立竿見影見效的工作先干，而需要長(zhǎng)效、長(zhǎng)期抓的工作便怠慢推諉，造成服務(wù)事項(xiàng)的結(jié)構(gòu)性偏差。三、秘書工作提升途徑探究1.樹立正確的秘書觀，回歸本職工作。秘書觀，是一定社會(huì)的人們認(rèn)識(shí)、評(píng)價(jià)秘書這一工作的基本看法和觀點(diǎn)。在別人如何看待秘書之前，秘書工作人員自己應(yīng)該先樹立好正確的秘書觀。從自己的工作性質(zhì)、工作要求、為人處世要求等方面樹立自己的行事準(zhǔn)則。秘書工作的本職就是服務(wù)的工作，應(yīng)該回歸到做好文書員、會(huì)務(wù)員、服務(wù)員、保密員。在日常工作中，要不斷提升自己的政治素養(yǎng)，自覺摒棄走后門、托關(guān)系

7、的不正之風(fēng)；要牢固樹立科學(xué)的人生觀、價(jià)值觀、金錢觀，不為蠅頭小利而摧眉折腰，不為阿諛奉承而罔顧規(guī)則。2.樹立服務(wù)大局的意識(shí)。服務(wù)大局是高校秘書的重要職能，并不能將服務(wù)大局與服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)混為一談。有些時(shí)候，大局是領(lǐng)導(dǎo)，有些時(shí)候大局是師生，有些時(shí)候大局既是領(lǐng)導(dǎo)也是師生。秘書工作者，不能因?yàn)榍夥暧?wù)領(lǐng)導(dǎo)就忘記了大局意識(shí)，關(guān)鍵時(shí)刻，大局為重才是秘書的正確選擇；不能因?yàn)橐患核接绊懘缶职l(fā)展，不能因?yàn)橐陬I(lǐng)導(dǎo)跟前大展身手就搞“金雞獨(dú)立”，不顧團(tuán)隊(duì)合作。在日常工作中，要多以“大局意識(shí)”武裝自己的頭腦，學(xué)會(huì)與各類人群打交道，處理好各類人際關(guān)系以輔助為大局服務(wù)。3.平等對(duì)待工作任務(wù)，不偏不倚。秘書工作者看待工作任務(wù)，不應(yīng)戴著有色眼睛，能邀功行賞的任務(wù)就主動(dòng)承接，默默無(wú)聞的任務(wù)就推諉阻撓，這是嚴(yán)重不負(fù)責(zé)任的工作態(tài)度。殊不知，立竿見影的任務(wù)易如反掌，長(zhǎng)期潛伏的任務(wù)才更能考驗(yàn)心智。對(duì)本職工作要恪守規(guī)則，樹立“秘書無(wú)小事”的道理，要耐得住寂寞、守得住清貧，對(duì)任何工作任務(wù)都一視同仁，不求盡善盡美，但求問心無(wú)愧。參考文獻(xiàn)：1章葵.高校秘書隊(duì)伍建設(shè)研究d.武漢：華中師范大學(xué)，20022張