工程建設(shè)前期文件的組成

1、一、工程前期文件的構(gòu)成建設(shè)單位在工程項目前期形成的文件材料，主要圍繞項目立項審批、設(shè)計、土地征用、招投標等項工作產(chǎn) 生，形成的文件具有階段性、成套性、多元性特征，相對于國家有關(guān)工程檔案歸檔范圍的規(guī)定，實際產(chǎn)生 的內(nèi)容更復(fù)雜、更多樣。有必要對工程前期文件的構(gòu)成進行解剖，便于了解各階段文件的主要內(nèi)容。(一) 項目申報階段文件的構(gòu)成在項目申報階段，構(gòu)成文件的相關(guān)材料主要有：1. 項目建議書及批復(fù)、項目申請有關(guān)文件。2. 可行性研究報告及批復(fù)、可行性論證意見。3. 項目評估及批復(fù)。有地質(zhì)災(zāi)害危險性評估報告、地震安全性評估報告、防洪影響評估報告等。如果有大 的橋梁還應(yīng)該有相應(yīng)的安全評估報告、用地范圍內(nèi)無

2、重要礦床壓覆證明等。4. 環(huán)境影響報告及批復(fù)。5 .水土保持方案、批復(fù)及修正稿。6 ,路線走向的請示、批復(fù)。(二) 設(shè)計階段文件的構(gòu)成在項目設(shè)計階段，構(gòu)成文件的相關(guān)材料主要來自兩個方面，分別是項目初步設(shè)計及審批材料以及項目施工 圖設(shè)計及有關(guān)審批。具體內(nèi)容包括：1 .初步設(shè)計及有關(guān)審批文件(1) 勘察、勘探等基礎(chǔ)資料。(2) 初步設(shè)計文件。(3) 初步設(shè)計審批文件。2.施工圖設(shè)計及有關(guān)審批文件(1) 工程勘察、勘探等基礎(chǔ)資料。(2) 施工圖設(shè)計文件。(3) 施工圖設(shè)計審批(查)。(三) 征地、拆遷安置文件的構(gòu)成此外，建設(shè)單位在工程項目前期形成的材料中還包括征地、拆遷安置有關(guān)文件。1 .建設(shè)用地及

3、審批資料(1) 征地申請報告。先行用地或用地預(yù)意見的批復(fù)，包括界址點計算資料、界址點成果表、地籍、房籍勘 測調(diào)查控制測量計算及成果表，道路中心樁計算資料、成果表、地形地籍勘測調(diào)查技術(shù)報告、地形、地籍 勘測定界圖、土地勘測定界圖、建設(shè)用地權(quán)屬界線認定圖、建設(shè)用地面積計算資料等。(2) 土地復(fù)測資料。包括土地使用證、土地登記發(fā)證圖、建設(shè)用地竣工測量綜合報告、建設(shè)用地竣工地籍 圖、建設(shè)用地竣工測量權(quán)屬資料認定書、建設(shè)用地竣工測量權(quán)屬資料認定圖、建設(shè)用地竣工測量控制計算 資料、建設(shè)用地竣工測量控制成果資料等。(3) 兩證一書。建設(shè)用地規(guī)劃許可證、土地使用證、建設(shè)項目選址意見書。(4) 拆遷公告、墳?zāi)惯w

4、移公告、拆遷許可證。(5) 征用土地公告、征地補償安置方案。(6) 用地范圍圖、地形圖(包括面積測繪圖、拆遷紅線圖、征用土地勘測定界圖、房屋勘測定界圖、林地 勘測定界圖等)。(7) 建設(shè)用地呈報表及批復(fù)。(8) 林木采伐許可證及申請文件。(9) 采礦許可證及相關(guān)文件、考古發(fā)掘協(xié)議書及相關(guān)文件等。2.征地拆遷合同、協(xié)議(1) 廠房、學(xué)校、機關(guān)單位用房、臨時用房等房屋拆遷安置協(xié)議書、公證書、評估報告。(2) 青苗、樹木、墳?zāi)惯w移等地面附著物政策處理協(xié)議書、補償一覽表。（3）線改”即電線、電纜、自來水管等遷移、改建協(xié)議書。（4）有關(guān)費稅繳納的憑證、合同及其它 （征地管理費、土地勘測費、征用耕地合同稅

5、、征用林地保護費等）（5）其它協(xié)議：借地協(xié)議書、復(fù)耕協(xié)議、永久及臨時供電、供水協(xié)議等。3 ,其它拆遷有關(guān)資料（1）三改工程的立項、預(yù)決算、施工圖、驗收紀要及用地協(xié)議書等資料。（2） 安置房資料（立項、基礎(chǔ)、主體、水電、裝飾裝修、竣工圖、竣工決算、竣工驗收文件等）。（3）政策處理工程聯(lián)系單。（4） 來往文件（有關(guān)資金、農(nóng)田排灌清理、房屋拆遷補償、用地指標、民事訴訟等往來文件）。（四）招投標文件的構(gòu)成工程項目招投標是工程前期準備中的重要環(huán)節(jié)。相關(guān)文件內(nèi)容包括：1 .招標公告（報紙及網(wǎng)上公告）。2.資格預(yù)審及審批文件。3 .招標文件及審批文件（招標文件及補遺書、招標圖、工程量清單）。4 .評標及評標

6、結(jié)果（評分表（商務(wù)、技術(shù)） 、評標報告、決標報告、中標單位核準書、中標通知書、開標 會議通知、簽到單等）。5. 投標文件、合同、公證書及承諾書。二、工程前期文件的管理由于各種不確定因素的存在，工程前期工作往往周期長、機構(gòu)不穩(wěn)定、人員變動頻繁，致使工程前期文件 的收集、管理十分困難。筆者認為，做好工程前期文件的管理，要充分認識到工程前期文件的重要性，緊 緊抓住檔案的形成積累與項目立項報批、與階段性工作要同步，并做到制度保證、程序保證、要素保證。（一）工程前期文件的重要性工程前期文件是項目開工前各項工作的真實記錄，是歷史記憶，全面反映了開工前項目準備的每一個過程、環(huán)節(jié)，是工程文件的重要組成部分。其

7、次，工程前期文件是保證開工后工程建設(shè)各項程序得以實施的重要 憑據(jù)，是工程賴以順利進行的重要信息來源。在項目建設(shè)過程中，建設(shè)單位往往重施工監(jiān)理文件輕前期管 理性文件，忽視前期文件的積累和管理，以致工程竣工驗收時前期文件殘缺不全，難以全面反映工程建設(shè) 情況。因此，工程前期文件管理工作是工程建設(shè)全面展開的前提，而做好工程前期文件的管理是工程檔案 工作的重要基礎(chǔ)。（二）檔案的形成積累與項目立項報批、與階段性工作同步抓住兩個同步，即檔案的形成積累與項目立項報批、與階段性工作要同步。首先，檔案的形成積累應(yīng)與項 目立項報批同步。項目可行性研究提出后即開始產(chǎn)生項目文件，必須做好同步形成積累，保證文件在一開 始

8、就能得到妥善保管。其次是文件的形成積累與階段性工作同步。項目前期工作是分階段進行的，不同階 段文件的形成部門、責(zé)任人也不同，一個階段結(jié)束，往往人員機構(gòu)都會發(fā)生變化。因此，在階段性工作告 一段落時，檔案文件應(yīng)同步積累，在工作檢查、評估、移交時，同步檢查、評估、移交階段性工作形成積 累的文件。實施同步管理才能維護文件的階段性成套性特征，才能為今后項目文件管理奠定良好基礎(chǔ)。（三）制度保證、程序保證和要素保證做到三個保證，就是要做到制度保證、程序保證、要素保證。制度保證是前提。作為基礎(chǔ)管理工作，文件管理涉及方方面面，需要通過制度來規(guī)范行為。一是建立文件 辦理制度，規(guī)定辦文程序、辦文質(zhì)量、歸檔要求。二是

9、建立平時歸卷制度，規(guī)定歸卷內(nèi)容、歸卷方式、歸 卷時間、歸卷責(zé)任。三是建立合同管理制度，即簽訂設(shè)計委托合同、征地拆遷合同及施工監(jiān)理招投標合同 時，將當事雙方文件形成與管理的職責(zé)、要求寫進合同，便于監(jiān)督和管理。程序保證是手段。程序保證就是指前期工程建設(shè)過程中，每一個階段、每一個環(huán)節(jié)、每一個事項的處理， 都要將文件的形成積累作為工程建設(shè)的重要程序和環(huán)節(jié)。如設(shè)計方案、報告的形成與移交作為設(shè)計工作的 重要環(huán)節(jié)；征地拆遷圖紙、審批表及拆遷合同的簽訂作為完成征地拆遷事項的必要程序；設(shè)備開箱時檔案 人員參與開箱資料的驗收作為設(shè)備投入使用的前提；檔案人員參與招投標會議并完成會議文件的接收，作 為會議完結(jié)的標志。

10、諸如此類，將文件形成積累、歸檔納入工程前期每一項工作的程序或節(jié)點，有助于文 件及時、完整形成歸檔。要素保證是關(guān)鍵。文件與檔案管理既要執(zhí)行國家檔案法律法規(guī)，又要遵循各種行業(yè)標準規(guī)范；既有業(yè)務(wù)操 作要求，又有安全保管與利用技術(shù)要求，因此，人才要素、環(huán)境要素、經(jīng)費要素非常重要。首先，要注重 人才要素。工程建設(shè)周期長、文件內(nèi)容專業(yè)性強，配備的檔案人員要求既能熟悉工程專業(yè)基本知識和檔案 專業(yè)的基本技能，又能安心檔案工作，保持檔案專業(yè)人員的專業(yè)性和穩(wěn)定性。其次是要注重環(huán)境要素。檔 案管理需要一定的軟環(huán)境和硬環(huán)境。軟環(huán)境就是要在項目前期工作的每一個階段，能形成人人關(guān)心、支持 檔案工作的氛圍，始終如一的給予財力支持、智力支持；硬環(huán)境就是要為檔案的保管、保護提供必要的和 現(xiàn)代化的設(shè)施，維護檔案資源的完整與安全。第三是經(jīng)費要素。檔案管理作為工程建設(shè)必須的一項工作， 專業(yè)性技術(shù)性很強，除建設(shè)單位配備檔案人員外，還需要借助中介服務(wù)和其他外在的技術(shù)力量，提供咨詢 服務(wù)，