分公司行政人事工作指導手冊

1、 分公司行政人事工作指導手冊遠成集團有限公司分公司行政人事工作指導手冊(V1.0版)編制部門：行政部編制時間：2007-12-10執(zhí)行時間：2007-12-10遠成集團分公司行政人事工作指導手冊 【發(fā)布單位】行政部  【發(fā)布文號】YC/QG001-XZ013【發(fā)布版本】V1.0版  【發(fā)布日期】2007-12-10  【生效日期】2007-12-10目 錄第一部分 行政篇一、內(nèi)勤部分1、會務管理 52、通訊管理 53、文檔管理 64、接待管理 65、差旅管理 76、活動管理 87、獎懲管理 98、值日管理 109、匯報管理

2、10二、后勤部分1、食堂管理 112、宿舍管理 123、安全管理 124、小車管理 125、倉庫管理 13三、外勤部分1、物資管理 132、證照管理 153、印章管理 154、工程管理 165、租賃管理 166、水電管理 177、網(wǎng)點管理 17第二部分 人事篇一、組織架構和崗位定編 1、組織架構設置管理 18 2、公司級別標準確定 18 3、崗位定編標準 19二、員工招聘1、招聘管理辦法 192、人力資源供需管理規(guī)定 203、內(nèi)部競爭上崗管理辦法 204、實習生管理辦法 21三、績效考核1、績效管理辦法 222、單位負責人定期述職管理規(guī)定 23四、薪酬福利 1、工資管理制度 23 2、福利管理

3、制度 24 3、社會保險管理辦法 24 4、互助基金幫扶實施辦法 25五、員工異動 1、員工轉正管理辦法 26 2、員工轉崗管理辦法 26 3、員工晉級管理辦法 26 4、員工晉升管理辦法 27 5、員工降級降職管理辦法 27 6、員工調(diào)動管理辦法 27 7、工作交接管理辦法 28六、勞動關系 1、人力資源檔案管理辦法 28 2、擔保制度 28 3、考勤與假務管理制度 29 4、勞動合同管理辦法 29 5、員工離職管理辦法 29 6、勞動關系合同文本及其適用范圍 30七、其他有關人事問題 31 第三部分 培訓篇一、培訓理念 32二、培訓類型 32三、培訓教材 34四、人才梯隊建設 34五、實施

4、培養(yǎng)與管理 36六、新員工培訓與跟蹤輔導辦法 37七、培訓評估及方法 36第四部分 裝卸工管理篇一、招聘 40二、培訓 40三、薪酬福利 40四、離職 41五、工傷管理 41 第五部分 工具表單一、行政類表單 43二、人事類表單 43三、培訓類表單 43第一部分 行政篇一、內(nèi)勤部分1、會務管理11遠成集團的會議有哪些形式？答：會議形式有早會、主管協(xié)調(diào)會、部門例會、電話會議、視頻會議、中高層會議、年會。12參加會議需要注意哪些事項？答：根據(jù)會前準備擬定會議通知，內(nèi)容包括會議的名稱、時間、地點、參加人員、議題等；會中時仔細傾聽別人發(fā)言，并認真做好文字記錄。切忌交頭接耳，隨意走動，舉手起立發(fā)言，語言

5、統(tǒng)一使用普通話，發(fā)言時聲音響亮，條理清楚，最好理出提綱，重點突出，簡明扼要。會場不準吸煙，將通訊工具調(diào)至震動或關機；會后整理會議紀要，對會議決定，在正式公布之前不得以任何方式向任何人泄露，對會議中形成的議題要設專人負責催辦。另外應注意要帶好筆記本、提前5分鐘到會場、簽到、手機不響、不接聽電話、不中途離開會場、點到本部門或者本人要起立、舉手發(fā)言、人走清理衛(wèi)生、凳子歸位。保證每會必須有準備、有紀要、有跟蹤、有落實，特別是主管會上協(xié)調(diào)的事項，行政人事部要負起跟蹤落實的責任。13會議的時間多長為宜？如何控制會議的時間？答：集團出臺文件要求會議時間控制在半小時內(nèi)，在會前應作好充分的準備（對文件資料，有議

6、題討論的在會前收集匯總等），開會時方可直奔主題，節(jié)約時間。如個別重點工作要展開祥細討論，可備案延長會議時間，超過1小時的，須在會議前先將會議內(nèi)容和時間報總裁辦備案，說明情況。會議超過2個小時的，須上報總裁同意。2、通訊管理21手機話費報銷標準和審批流程有何規(guī)定？ 答：手機話費報銷的標準應對照通訊管理制度執(zhí)行，并且標準中所列示享受手機話費補貼的人員必須按要求辦理審批手續(xù)，同時手機卡交接時必須要有行政部人員簽字確認雙方交接時卡內(nèi)的費用，同一崗位的手機卡要延續(xù)使用；審批流程分兩種情況，在通訊管理制度中所列示標準之內(nèi)的提交報告到單位負責人審批即可，標準以外的或其它特殊情況要申請話費報銷的需要提交報告到

7、集團相關領導審批。22座機定額管理如何實施？答：首先由行政人事部門和財務人員對每部座機三個月實際話費作分析和評估，取得平均值核定限額標準，即為月限額標準（第一次定額取前三個月實際發(fā)生平均值下浮10%即可；第二次定額取前三個月實際發(fā)生平均值與第一次對照再確定：如果實際平均值大于第一次的定額值，則取實際發(fā)生平均值下浮10%即可，如果實際平均值小于或等于第一次的定額值，延續(xù)第一次的定額值即可）。超出部分由電話所在部門負責人及員工平均分攤或共同承擔。嚴肅查處打私話者和利用公話談論與工作無關事務。23多個部門共用一部座機電話，超額部分如何劃分責任？答：首先落實一個主要管理責任人，由其想辦法溝通協(xié)調(diào)進行解

8、決。原則上各部門平攤，但根據(jù)業(yè)務量大小在定額時先行界定清楚，了解各部門的使用情況，按比例定額并劃分，有條件的可以多安裝一部電話或者用插卡電話。24享受手機話費報銷的崗位是否都要求統(tǒng)一使用公卡？人員異動公卡無人使用的情況下如何處理？答：原則上除司機崗位可用私卡并報銷話費外，其他享受話費報銷崗位必須使用公卡。如因人員異動，手機號碼暫時無人使用，盡量不要消號，可以及時申請停機留號或呼叫轉移到其他號碼延續(xù)業(yè)務需要，產(chǎn)生的呼叫轉移費用或停機保號費用可以提交報告申請由公司承擔。25財務部不提供每臺電腦的密碼，個人購買筆記本電腦后，桌面不是集團VI問題如何處理？答：財務部電腦涉及到相關財務保密數(shù)據(jù)，密碼可統(tǒng)

9、一由財務部負責人保管；個人的筆記本電腦只要上班期間在辦公區(qū)域使用的，均要求使用公司VI形象桌面。2 6實習或試用期員工參與了實際業(yè)務工作的可否報銷手機話費？答：按照通訊管理制度提交報告批準同意后方可執(zhí)行，也可以通過平時獎勵方式替代，因配卡關鍵是要考慮到長期和穩(wěn)定性，同一崗位手機卡要延續(xù)使用。27座機或手機達不到通訊公司辦理彩鈴要求不能統(tǒng)一使用集團彩鈴的情況應如何處理？答：手機和座機原則上都要彩鈴，版本統(tǒng)一由集團企劃部提供。如因客觀原因確實不能辦理，可以下載真心英雄進行代替。28手機、座機的開戶名稱是否有規(guī)定？答：原則上其戶名必須統(tǒng)一使用公司全稱，如因客觀原因而不能辦理，可以總裁個人名義辦理。3

10、、文檔管理31分公司票據(jù)管理應如何管理？ 答：各公司應設立兼職票據(jù)管理員，要定期將分公司票據(jù)進行整理保存。3 2電子文檔應如何管理？ 答：內(nèi)部電子文檔凡寫張貼的要及時張貼公布，早會宣讀的必須宣讀，要求反饋的必須按時反饋，同時將打印并張貼過的文件進行要分類保存，同時電子文檔也要求下載分類保存。4、接待管理41接待有哪些注意事項和流程？ 答：接待外來人員要熱情、禮貌，招呼入座（如沒有接待室可安排會議室），問明來由后，直接回答其問題，應保持微笑的面容，以耐心，熱情的態(tài)度予以專業(yè)解答。請客戶飲茶（水）稍候，讓相關部門人員接待，在接待中不能談私事或請客戶幫私忙，更不能對客戶有超越職權范圍的承諾和顯露出對

11、公司和其他人的不滿。若相關人員不在或不便接待，應向客戶委婉解釋原因并請客戶留言以便稍后處理。如與客戶初次見面，應奉送名片，與客戶交談時應盡量做好記錄，準備好相關宣傳資料。43接聽電話有哪些要求？ 答：電話鈴響兩遍后，無論是否專職接待人員，公司員工都應馬上接答：“您好，遠成！”，來電致意后要婉轉詢問對方貴姓，單位，有何貴干，若對方不愿透露則不應勉強，如對方指定某人接聽，則可回答“請稍候！”，然后看該員工是否能接聽，如不能則請對方留言，以便回復。44收發(fā)傳真有哪些要求？ 答：建立收發(fā)登記本，收到傳真件后在10分鐘內(nèi)遞送到相關人員處，并由收件人簽字確認，做好相關記錄，不能將傳真機設為自動傳真。45收

12、發(fā)快件有哪些要求？ 答：首先應建立“快件收發(fā)登記表”，快件服務商由行政人事部和財務部洽談價格、收寄、結款形式，并簽訂有效合同，指定行政人事部、前臺或收發(fā)快件較多的部門進行全面管理，嚴禁員工寄發(fā)私件，收到快件后，及時送到收件人，并簽字確認。46上班時間外出需要辦理什么手續(xù)？ 答：工作過程中要離開工作崗位一段時間時，應給同事和領導打招呼，不得隨意脫離崗位，并填寫“外出登記表”，寫明外出事由，外出時間，外出地點和歸來時間。5、差旅管理51出差報告應按照什么流程提交？ 答：分公司員工提交責任人簽批：出差人提交申請-行政人事部負責人-單位負責人（經(jīng)理級到此為止）；監(jiān)督人簽批：集團分管職能部門負責人；集團

13、總公司提交責任人簽批：出差人提交申請-分管職能部門部長-總裁辦主任；監(jiān)督人簽批：董秘室副主任。52如何管理出差人員？ 答：行政人事部須做好出差人員的監(jiān)督管理，出差人員到達目的地后須到當?shù)毓拘姓耸虏繄蟮溃匆?guī)定時間上下班。53招待床的準備和要求有哪些？ 答：原則上有住宿條件的一律要求準備招待床，床上用品由所屬分公司行政人事部采購、保管、清洗，暫時沒有條件的公司，可由行政人事部聯(lián)系好外宿地點。54集團領導到分公司出差是否需要派車接送？ 答：按照出差管理辦法，副總裁級以下崗位不安排車輛接送。56差旅費的標準如何界定？答：根據(jù)員工行政級別按標準報銷，具體對照行政人事制度出差管理辦法標準執(zhí)行。57出

14、差乘車的報銷標準能否改動？如乘車超過6小時的就可以報銷硬臥？答：隨著公司發(fā)展的逐漸壯大，集團也將會結合實際情況進行統(tǒng)一調(diào)整，未調(diào)整前嚴格按行政人事制度級別標準執(zhí)行。如遇客觀的特殊情況，提交報告申請按相應標準報銷，同意后可按申請標準報銷。58員工報銷交通費應按什么流程操作？ 答：相關責任人做支付證明單，附上相關證明材料和車票，部門負責人簽字和行政人事部門負責人簽字、單位負責人簽字、財務負責人簽字、稽核會計簽字、出納領錢。（按照支付證明單流程簽字）。59員工出差或調(diào)動未乘座直達車輛，中途轉車或是中途休假，此交通費用如何報銷？答：有直達車按照直達車的標準報銷，如果沒有就按照最便捷的交通方式進行報銷。

15、從四個方面進行分析，第一時間上控制，如果中間有停留應該根據(jù)公司流程辦理相關手續(xù)。第二費用控制，乘車方式多種（快車慢車），主要是根據(jù)事實。中轉的時候首先選擇最快的方式，費用需要根據(jù)事實控制。第三注意特殊情況的發(fā)生，如果請假，那么返崗前的差旅費用不予報銷。第四如果不清楚流程可以征詢相關部門人員的意見。6、活動管理61對月慶未參加人員能否購買禮品？答：月慶費用不是員工個人費用而是按照公司規(guī)定標準組織活動的集體活動費用。沒有參加活動的原則上無補貼，下次參加，確實因為工作原因可以適當考慮補助。如發(fā)現(xiàn)很多人都不愿意去，應分析原因是否活動安排不受歡迎還是員工本身形成一種不好的風氣。63組織活動的內(nèi)容形式有哪

16、些？答：活動的內(nèi)容形式不限，每月月慶集團行政部會出月慶通知，明確月慶主題、形式和相關要求，各公司結合實際情況，圍繞主題，將費用控制在標準之內(nèi)，因地制宜的組織有意義的活動即可。63月慶活動是否可以累計到一個季度過一次？答：要讓員工都明白月慶的意義和月慶的組織時間。必須每月組織一次，月慶的時間統(tǒng)一在每月的18日舉行，原則上不可以隨意更改，并且要有月慶活動的主題，活動結束后需將活動中的信息收集反饋給集團行政部。如因特殊原因可結合公司工作時間活動狀態(tài)等申請調(diào)整時間，如有重大活動能為公司帶來較大的成果的，可以適當考慮單獨申請或者法定假日組織。64月慶經(jīng)費不夠或是超支能否讓員工共同分攤？答：月慶費用原則上

17、不允許超支，在組織前應作好費用預算和計劃，如果要讓員工分攤必須提前征得員工同意才能執(zhí)行。如參加對公司有重大意義的活動，需提交報告同意后方可公司承擔。65公司人員較少組織外出旅游費用不好控制，該如何解決？答：費用嚴格控制在標準之內(nèi)，結合各公司的實際情況，員工自愿的情況下，公司可組織超過費標準的活動，但超支費用應收員工本人承擔。7、獎懲管理71如何申請對員工進行獎罰？ 答：以部門為單位提交獎罰申請到行政人事部，由行政人事部調(diào)查、核實獎罰金額后，交單位負責人審核，同意后由行政人事部提交獎罰報告，報告同意后方可將獎罰內(nèi)容在早會通報。涉及處罰的人員由行政人事部開據(jù)違紀人員處罰單，三日內(nèi)由處罰人自行將罰款

18、交至財務部，涉及獎勵的人員，原則上一周之內(nèi)將獎金發(fā)放到員工手中，但各分公司也可根據(jù)實際情況，與財務部溝通好后可由行政人事部統(tǒng)一做支付直接在工資表中體現(xiàn)。72對于總部的獎罰應如何落實？答：第一種情況是總部提交獎罰報告到分公司簽批，此情況報告批準后由分公司落實處罰；第二種情況是總部掛網(wǎng)獎罰，此情況分公司不必再提交報告，由分公司行政人事部、財務部負責監(jiān)督和落實。73申訴應遵循什么樣的原則？答：申訴要求客觀真實的反映情況，提供準確的資料，采取合理和合作的態(tài)度。內(nèi)部投訴問題祥見行政人事管理制度之投訴管理辦法。74部門負責人對制度和文件不學習，在執(zhí)行中提出偏離制度和文件的要求應如何處理？答：出臺的制度和文

19、件都是平時工作中提煉出來的，可操性很強，堅持每周部門例會上組織員工學習近期出臺的相關文件和制度。如部門負責人提出偏離意見，可單獨進行溝通，了解他們的想法，及時進行正確的宣貫和疏導，糾正他們錯誤的想法。也可采取學習和考試相結合的方式，讓他們了解、掌握制度和文件內(nèi)容，原則性的制度和文件是不容任何人逾越，只有服從和執(zhí)行。75員工拒絕交納罰款如何處理？答：先了解原因，是不認同對他的處罰還是故意拖欠不交，如果是第一種情況那就應該針對具體情況具體分析；如果是第二種，財務掛帳或交滯納金。交滯納金必須事前在早會通報說明，讓每個員工知道這個情況，且明確比例，如果員工有理由是行政處罰錯誤，員工可以通過正常渠道申訴

20、，在申訴期內(nèi)照常執(zhí)行。76單位負責人不按規(guī)定流程辦事應如何處理？答：針對具體情況進行分析和溝通，看是主觀原因還是客觀原因，要靈活處理，堅持原則，可以通過學習制度、用具體問題分析（一般代表暗示）或者請總部人員出面協(xié)調(diào)解決。77財務方面的規(guī)定與行政的工作出現(xiàn)不協(xié)調(diào)如何處理？答：針對具體情況，是哪方面的流程錯誤或者行政所做事情與財務制度（可能制度有待改善）相沖突，原因是財務還是行政人員本身，如是自身原因，則改正。要相互了解流程、相互尊重、可以事先口頭溝通，如果不同意看是否因為流程不對，共同找原因及時更正。開發(fā)票，可以收集員工的發(fā)票去抵消其他類型的發(fā)票費用，節(jié)約的發(fā)票費用可以獎勵給員工。78同一員工的

21、獎勵和處罰是否可以同時出現(xiàn)在一個通報中？答：可以，但應該是針對不同性質的事情，但在同一件事情上不能既獎勵又處罰。79如何申請部門集體獎罰？答：對一個部門集體獎勵最好是提交普通報告，祥細說明獎罰原因，應提前提交報告批準同意后再進行通報。8、值日管理81中午和晚上應如何安排員工值班？ 答：結合分公司實際情況合理安排值班，保證隨時客戶來辦理相關業(yè)務能隨時找到對口部門人員。82周末值班應如何安排？ 答：結合行業(yè)特點，我司是實行周末輪休制，跟據(jù)本部門實際情況調(diào)整是周六休或是六日休，并將值班情況報分公司行政人事部備案，但應注意周六、周日值班人員比例問題，盡量保證值班人數(shù)平衡。83國家法定假日值班應如何安排

22、？ 答：以部門為單位，根據(jù)工作情況，結合放假通知提前上報值班人員名單，行政人事部匯總后進行核實，對多報等不實現(xiàn)象進行更改，并報單位負責人同意后，統(tǒng)一提交加班報告，隨后公布值班人員名單并張貼。值日期內(nèi)，值班人員要全面處理部門工作，遇突發(fā)或重大事件及時上報相關負責人。9、匯報管理91每周或每月應向總部匯報哪些固定工作? 答：周工作匯報每周日24：00前上報，每周五主管會議紀要在第二周周四下午17：30前上報，每周一的早會通報在當周周四下午17：30前上報，每月1-5號提交物資申領報告，每月1號和15號提交人力需求報告，每月20號前上報行政費用預算表，每月20號上報分公司異動給社保確認人，有招聘臺帳

23、的公司每天下午16：00前匯報，資金使用計劃每月8號和23號上報，每月月慶小報（包括地點/時間/參加人數(shù)/形式/照片）于每月25日前上報，每月5日前上報單位負責人考勤表，季度資產(chǎn)盤點在自然季度次月月底完成（包括盤點、分析、錄入系統(tǒng)、郵寄到集團行政部）。92行政費用控制的標準如何制定？以什么為定額依據(jù)？ 答：依據(jù)集團相關文件制度，平時做好基礎數(shù)據(jù)的臺帳管理，沒有標準的制定標準，以節(jié)約為原則，以實際發(fā)生為標準，可循序推進。93分公司遇到突發(fā)事件應如何處理？答：如遇突發(fā)事件第一時間應上報部門負責人或單位負責人，采取應急措施；另一方面對應上報到集團相關部門（如安全事故應填寫“工傷快報”或“安全事故快報

24、”傳至集團行政部、車輛出險上報集團運作管理部，如員工、裝卸工工傷、車輛出險等）。94如何合理控制行政費用支出？答：首先降低不必要的浪費，其次部分項目可結合實際情況定額及降低標準（如水電費用可以考察并實行定額管理，部分崗位手機費用標準進行調(diào)整，然爾在也要廣泛聽取員工的意見，動態(tài)了解需要），另外行政費用的部分項目可以根據(jù)固定的標準進行預算，其它項目可以根據(jù)前期發(fā)生的實際金額及近期的費用計劃等情況來預算，從而提高預算的精確度，以此達到費用控制的目的。95如何有效控制突發(fā)性事件造成行政費用預算偏差較大等情況？答：行政費用控制是為了更好的完善資金使用，但不能因為費用控制沒有預算就不采購，影響正常辦公或生

25、產(chǎn)需要，遇到突發(fā)情況要以滿足生產(chǎn)需要為原則。但為了避免此類現(xiàn)象的反復發(fā)生，需要行政人員提高預見性，對可能產(chǎn)生的費用要提前準備，同時也要把當月費用計劃報分公司財務，避免因資金緊張而無法辦理預定事項。二、后勤部分1、食堂管理11食堂管理應注意哪些要點？答：廚房物資的采購要做到定點和就近采購原則。廚房監(jiān)督工作要把好三關：專人把數(shù)量關、專家把質量關、專門的部門把價格關。不能采購、驗收、過秤、報賬全是一個人負責。廚房管理嚴格推行2張表單日采購清單和食堂月支出明細表。12基地食堂無駐點行政如何管理？答：行政人員每周不定時進行抽查及市場調(diào)查，聯(lián)系固定采購供應商（賬單分控：廚師、供應商及行政部門一致，按月或周

26、與供應商對帳結賬）和駐點負責人聯(lián)合監(jiān)控管理，做好食堂物資日采購清單和月度費用表，進行存檔備查及市場價格分析，每月進行民意調(diào)查。需要張貼采購清單，讓員工共同監(jiān)督，衛(wèi)生等通過員工滿意度調(diào)查，大量采購必須復核，可由專職的行政人員、保安、倉管員、現(xiàn)場操作員等復核。13如何制定誤餐標準和管理？答：根據(jù)實際工作情況，將廚師每餐記錄的用餐情況和外勤登記進行核實，誤餐標準為4元/餐，在當月工資表中體現(xiàn)。（誤餐按當天伙食標準的40%給予補貼）14食堂管理以什么標準來衡量？答：首先，員工滿意度要達到70%以上；其次，費用控制要嚴格按照公司規(guī)定執(zhí)行，不得隨意超標；再則，無衛(wèi)生安全事故等情況發(fā)生。2、宿舍管理21公司

27、領導與員工外宿如何界定？答：公司領導和員工外宿都要按照外宿流程辦理相應手續(xù)。原則上不充許長期外宿，因家人來訪或是其它急需解決等事由不能在公司住宿的情況，可申請短期臨時外宿。22申請外宿的時間有何規(guī)定？ 答：原則上外宿時間不得超過1個月，需要按流程申請報批，批準后簽定外宿協(xié)議后方可外宿。3、安全管理31安全檢查應包括哪些內(nèi)容？ 答：包括對公司的營業(yè)網(wǎng)點、辦公場所、食堂、宿舍、倉庫進行全面檢查，并做好相關記錄，如發(fā)現(xiàn)安全隱患，請及時采取措施整改和完善。32發(fā)生工傷事應按什么流程處理？答：先送社保定點醫(yī)院治療（同時報保險公司），無社保定點醫(yī)院的必須在正規(guī)醫(yī)院進行救治，并由醫(yī)院提供診療證明，用藥范圍盡

28、量控制在社保用藥范圍，可咨詢主診醫(yī)師；所有的單據(jù)由行政保管，治療結束后提供給保險負責人，并單據(jù)復印件留存?zhèn)洳?；按照?guī)定時限以工傷快報表的形式上報到集團行政部，死亡2小時內(nèi)，重大事故6小時內(nèi)，一般工傷事故24小時內(nèi)以；工傷結果分析。行政處分和責任劃分。4、小車管理41車輛維修和保養(yǎng)應遵循什么原則？答：a、車輛維修堅持“以保養(yǎng)為主，以修為輔”的原則；b、途中修車，由司機事先請示所屬車隊維修主管,維修主管知會車隊領導后維修，回公司核定報銷相關費用。所有更換配件的維修項目，舊件必須回收，由維修主管鑒定損壞原因，劃分相應責任；c、日常維護，由駕駛員負責，利用出車和收車后保養(yǎng)維護，清潔、補充燃料，保證車容

29、整潔；d、沒有設車隊的分公司，車輛出現(xiàn)故障時，先由駕駛員正確判斷出故障的大、小程度，送定點修理廠維修。42車輛油耗使用情況如何監(jiān)控？答：a、油料使用根據(jù)公司在各地區(qū)的需要做出用油計劃，選定加油站。司機憑公司油卡在定點加油站加油（建議在中石油/中石化正規(guī)加油站定點加油），若遇特殊情況，途中不能在定點油站加油者，經(jīng)電話請示所在分公司車隊長同意后方可加油（如果不能定點加油需要二人以上同去加油方可），回公司報銷。否則，費用由司機承擔。b、油料卡片每月一張，是統(tǒng)計車輛消耗費用的重要依據(jù)，同時也是分析油料節(jié)超，為維修提供修理的主要依據(jù)。油卡隨車使用，一車一卡；43商務車輛不夠使用如何合理派車？答：公司各部

30、門用車經(jīng)部門主管簽字批準，提交到行政人事部，由行政人事部結合實際情況，根據(jù)區(qū)域、用途、事務輕重緩急、申請時間的先后等實際情況來統(tǒng)一調(diào)派，合理安排后簽發(fā)派車單，司機憑派車單出車。5、倉庫管理51物資盤點工作歸屬哪個部門負責？多久盤點一次？答：物資盤點工作隸屬各直屬分公司行政人事部全面負責，財務部協(xié)助。專（兼）職保管員應對所管理庫房物資進行帳本登記，并根據(jù)每月25日對易耗品進行盤點，每季度對固定資產(chǎn)、低值設備、易耗品全面盤點，并錄入信息系統(tǒng)和建立好臺帳記錄。52對固定資產(chǎn)、低值設備盤點有何要求？答：a、對所有資產(chǎn)進行15位數(shù)的統(tǒng)一編碼（按照公司代碼3位+使用部門2位+資產(chǎn)類別5位+資產(chǎn)流水號5位）

31、；b、每季度盤點一次，并作盈虧分析，將盤點結果錄入信息系統(tǒng)，再將盤點表原件由單位、行政、財務負責人簽字后寄集團行政部備存；c、盤點工作要求完成的時間是在盤點當季（自然季度）的次月底。d、易耗品不需要進行資產(chǎn)編碼。52固定資產(chǎn)、低值設備和易耗品之間有哪些區(qū)別？答：a、固定資產(chǎn)分為房屋及建筑物、交通運輸設備、電子設備三大類，其使用年限在一年以上，且單位價值在2000元及以上，并在使用過程中基本保持原來物質形態(tài)的資產(chǎn)；b、低值設備分為辦公用品、生產(chǎn)物料和福利用品三大類，其使用年限在一年以上，單位價值在2000元以下，并在使用過程中基本保持原來物質形態(tài)的資產(chǎn)；c、易耗品分為辦公用品、生產(chǎn)物料和福利用品

32、三大類，其使用年限在一年以下，單位價值在2000元以下的物質資料或單位價值很高，但使用過程短暫，無法保持原來物質狀態(tài)的資產(chǎn)。三、外勤部分1、物資管理11申購和申領有什么區(qū)別？答：申購指集團采購目錄里沒有的物資和不利于集團統(tǒng)一集中采購的物資，由分公司提交需求報告，采購部委托在當?shù)夭少彽那闆r；申領指在集團采購目錄里面表明的物資，由分公司提交需求報告，集團統(tǒng)一集中采購并發(fā)送到需求公司的物資。12收到申領物資后應如何處理？ 答：收到物資后在24小時內(nèi)檢查核對物品的數(shù)量和質量，并在系統(tǒng)中錄入簽收信息，隨后辦理物資入庫相關手續(xù)。13新開網(wǎng)點物資應按什么流程申請？如申領物資不夠用該如何處理？答：新開網(wǎng)點物資

33、應按照網(wǎng)建計劃提前申領和申購，每個員工應將使用計劃提供給部門負責人，各部門負責人和網(wǎng)點負責應提前匯總作好物資使用計劃，簽字確認后交由行政人事部統(tǒng)一提交報告（每月5號前申報），在申領時應計劃一定的安全庫存量，如特殊情況不夠用可向附近公司借調(diào)，并于下月申領后歸還。14申購物資未在報告有效期內(nèi)采購其購置費用能否報銷？答：未在報告有效其內(nèi)購買的需重新提交報告，待報告批準后購買并報帳；物資已購買未報帳超過報銷日期的，看具體是什么原因未及時報帳，應與財務有效溝通處理。15特殊原因急需的物資能否在當?shù)叵荣徺I后提交申購報告？答；此情況可以先口頭請示相關部門領導，針得同意后先行購買，并在3天內(nèi)補交報告。另外申領

34、類物資要提前做好計劃，保證安全庫存。16如何規(guī)范各部門物資的領用？答：物資的領用以部門或營業(yè)部為單位，一般提前3天通知對應部門負責人，部門負責人確認本部門需求后，填寫物資申請單領用即可。具體領用時間和每月領用次數(shù)要根據(jù)分公司實際情況而定。17采購物資時能否在沒有發(fā)票的地方購買，其價格比有發(fā)票的便宜？ 答：金額較大的盡量在可以開發(fā)票的大型市場采購，原則上必須要求有發(fā)票，如果100元以下小額的采購可以適當考慮，與財務溝通可用其他對等金額的發(fā)票進行沖帳。18生活設施，辦公用品維修應按什么流程申請修理？答：所有設備要做到定期保養(yǎng)，準備備用機，保修卡要保管好，找定點專業(yè)維修廠家修理。原則上必須等報告簽批

35、統(tǒng)一后在進行維修，緊急及費用較大的需先知會主管領導，同意后可先進行維修后補交報告。19物資的進出庫,如果是本部門申領購買的公用物資如何進行進出庫單?進出庫單的制單、領用都是同一個人如何監(jiān)督?答：一級分公司有專門的倉管員，不存在此問題。其他的情況可以行政、財務人員共同參與監(jiān)督執(zhí)行。資產(chǎn)管理辦法規(guī)定所有物資（包括申領、申購、贈品、捐募等）必須入庫且有入庫單，財務簽字監(jiān)督。入庫時使用部門有檢驗質量的權力，倉管員驗收數(shù)量，報帳必須附入庫單報帳聯(lián)。出庫必須有出庫單，領用人必須簽字，留存一聯(lián)做帳，其余兩聯(lián)財務、領用人各一聯(lián)。19滯留貨物和殘值貨物如何處理？答：關于貨損處理一般是客服部確認可以處理的物資，由

36、財務、客服、行政、單位負責人共同參與一個月內(nèi)提交報告審批同意后處理完畢。一般處理方式有：報廢、折價變賣（作廢品賣或者打折買）、作為員工福利發(fā)放。某些物資的處理找不到處理方式可以到網(wǎng)上查下相關資料或者請示領導處理意見。藥品食品的處理必須慎重考慮是否銷毀。2、證照管理21證照新辦、變更、提審有何規(guī)定？ 答：營業(yè)執(zhí)照、運輸許可證、法人代碼證等證件的新辦由行政人事部門負責辦理；稅務登記證由財務部門負責辦理；其它證照按管理權限由相關部門辦理。如土地使用證、房產(chǎn)證由工程部辦理，車輛行駛證由車管部負責辦理，勞動、社保由行政人事部門辦理。22證照保管應歸屬于哪個部門保管？答：所有證照辦理完畢都要移交到財務部，

37、由財務部門負責人保管，并登記造冊，同時所有證照的原件借出、復印件申領、管理人員變更移交，均須登記備案。3、印章管理31印章的種類有哪些？ 答：遠成集團有限公司公章、各集團、下屬公司公章及各部門章，各種專用章（包括財務專用章、合同專用章，提貨專用章等）、其他業(yè)務章。32印章保管應遵循哪些原則？ 答：a、財務方面專用章、納稅章、合同專用章等，其使用和管理遵照集團印章管理規(guī)定執(zhí)行；b、印章保管人嚴格按照印章責任狀要求妥善保管；c、印章的使用審批，各單位各部門內(nèi)部使用印章，必須報經(jīng)本單位或本部門負責人批準。各單位或各部門及對公司外的單位或個人使用印章，必須報上一級主管部門批準。d、各印章使用單位或部門

38、必須建立印章使用登記薄，明確記載印章使用的時間、事由和其它相關情況并由單位負責人簽字確認。33公章的使用應注意哪些事項？ 答：公章的使用必須須登記。所有加蓋總公司文件、資料等必須設立分類檔案并做好登記，不得使用蓋有公章的空白介紹信、空白紙張、空白合同以及其它空白文本，如特殊情況需經(jīng)總裁認可后方可使用并予以登記，事畢后應向印章管理人匯報使用情況，并將已使用過的空白支票、介紹信、空白紙張上注明“作廢”字樣。34作廢印章如何處理？答：對作廢印章應將銷毀證明書存檔備查，證明書上應留存待銷毀印章印模，并由單位負責人、行政人事部負責人、印章保管人在證明書上簽字確認。任何公司和部門不得私自保留已撤銷的單位或

39、部門印章。4、工程管理41如何確定工程的承建商？答：原則上需要由財務、行政、使用部門會同工程承建商進行工程費用預算，至少要選定三家承建商進行預算報價，再進行多方比較，并將工程預算報內(nèi)控部審計進行審核，審核通過后確定承建商。42確定工程承建商后是否可以立即施工？答：不可以。需將審計確定的工程造價情況及法務審核的工程施工合同和費用提交電子簽批報告，由集團領導再次審核，審核通過后方可施工。5、租賃管理51房屋的租賃有何技巧？答：第一步：確定租房使用用途（辦公或員工宿舍），房比三家，租用與公司要求相近的房屋，合理利用房屋空間安排員工辦公或住宿；第二步：充分與財務部負責人、單位負責人溝通，提交租房費用報

40、告，報告中要全面考慮所含費用明細（如水電費、電視收視費、中介費、物業(yè)管理費、衛(wèi)生費等）和房屋結構，室內(nèi)設施，房屋合同一般采用集團法務部統(tǒng)的“房屋租憑合同”模本，一年簽，季度或半年付款；第三步：通知公司員工組織搬遷，告知車管部調(diào)度搬家時間和派車及工人數(shù)量。52新建網(wǎng)點的房物租憑應注意哪此方面？答：a、必須要有單位負責人或指定網(wǎng)建負責人提供一份詳細的“市場調(diào)研分析報告”到行政人事部，行政人事部檢查市場調(diào)研分析報告是否經(jīng)過集團領導簽批同意建點，同時要見批準同意后的報告方可辦理租房事宜，并親自到新址與房東進行房價溝通，最好價格里含稅金，如談不妥，需要告知房東配合我們拿房產(chǎn)證原件、房東身份證原件、房屋租

41、憑合同原件到稅務局開據(jù)發(fā)票，同時租用前須按照集團網(wǎng)建要求進行，選址多在物流園區(qū)和收發(fā)貨較多的貨運站和集中地，白天能?？控涇?，臨街日照強，盡量減少和避免租用毛坯房，以此降低裝修費。52租賃營業(yè)房屋有何技巧？答: a、確定分公司營業(yè)主體是什么，如公路干線運輸要找行業(yè)集中交通方便、方便大型車輛進出?？?，及考慮到貨場和倉庫的位置面積（貨場、倉庫、辦公區(qū)以集中為原則），如果鐵路行郵行包，要與當?shù)氐蔫F路相關部門聯(lián)系；且要先了解當?shù)匚锪餍袠I(yè)是否有特別規(guī)定例如地區(qū)限制等；b、考慮到公司需要掛的門頭招牌等展示公司形象的VI標識是否能順利辦下審批手續(xù)及與房主談好廣告牌不再另收占地費。53員工住宿房屋租賃應遵循什么

42、原則？答：要求集中住宿，就近原則。同時要考慮到員工上下班、緊急事情處理的方便性、夜班員工的出入安全。54看房的時候應注意那些方面？答：a、看房的時候，一些固定的設施，比如馬桶、熱水器、爐灶、抽油煙機、下水、門窗要先測試，并檢查插頭是否漏電，以及室內(nèi)家電正常運作情況，家具的完好程度，煤氣是否泄漏等，如有損壞情況的，要當面和房主進行確認，并合同中注明；b、盡量不要交押金，家具可有選擇性的使用，最好不要使用房東的家具和家電類物資，因我司人員變動較快，減少退房麻煩；c、談價格時，要善于掌握房東心態(tài)；d、如有繳納應寫押金條或在合同中注明“物資完好，退還押金”。55在確定租賃房屋后應注意哪些事項？答：確定

43、租用房屋時，要求房東出示房產(chǎn)證、房東身份證原件（房產(chǎn)證與房東身份證姓名相符），如因房東以房產(chǎn)證正在辦理為由，不能提供時，我們可要求房東出示當?shù)亟值擂k事處或房管所證明，同時注意房屋有無經(jīng)濟糾紛。另外注意要求出租方提供正式發(fā)票，否則我司無法做帳，存在稅賦問題。55在簽定房屋合同應注意哪些事項？答：在簽訂合同時，讓房東詳細閱讀“房屋租憑合同”，對合同的疑點和不妥之處及時給予解釋和溝通，雙方對某項存在疑點，還可以達成書面協(xié)議或對合同進行增補。如無異議，可正式與房東簽訂。期間對房屋水、電、煤氣指數(shù)進行確定，在合同中寫明；其次，讓房東手寫一份收款收條，并將房產(chǎn)證、房東身份證復印件一份、合同一起裝訂，行政人

44、事部和財務部各保存租房合同一份，同時建立一個“房屋租用登記本”，將每期租用房屋的房東姓名，地址，租用起止時間、水電押金，水卡、電卡帳號登記好，以備后期工作交接和檢查；6、水電管理61水、電費用的交納周期是否有統(tǒng)一規(guī)定？答：交費的時間要結合各公司當?shù)氐膶嶋H情況而定（即各地區(qū)水、電局的要求有所不同），采用現(xiàn)金或是支票交納（具體根據(jù)財務制度要求執(zhí)行）。62水、電費用應如何記錄管理？ 答：要求各司都建立水電登記一覽表，準確記錄各項內(nèi)容（包括費用單位或地址、水電單位、單價、上月數(shù)、本月數(shù)、實際使用數(shù)、實際金額、付款方式、經(jīng)辦人、收費單位/名字、收費單位聯(lián)系電話、收費單位地址），此項內(nèi)容將作為行政人員交接

45、的重點內(nèi)容之一。7、網(wǎng)點管理71距離本部較遠的分公司、營業(yè)部如何管理？答：不定時進行抽查，方式可以通過電話、直接到現(xiàn)場等，例如檢查早會可通過電話抽查早會內(nèi)容、人員值班情況等，按照例檢卡內(nèi)容進行推進。制度規(guī)定市內(nèi)網(wǎng)點每周不低于一次，省內(nèi)網(wǎng)點每月不低于一次，省外網(wǎng)點每季度不低于一次。72分公司或營業(yè)部的營業(yè)執(zhí)照，稅務登記證的正副本如何保管？答：正本放分公司或營業(yè)部，并懸掛在墻上，副本統(tǒng)一由財務部保管。73分公司、營業(yè)部是否可以定報紙？答：二級分公司原則上不允許，如果當?shù)卣块T有相關議題必須要求定閱，可以申請訂閱。第二部分 人事篇一、組織架構和崗位定編1、組織架構設置管理11集團采取的是怎樣的管理

46、模式？答：集團公司對各職能機構，下屬各公司、分公司和營業(yè)部采取垂直領導和分級管理模式。12組織架構改革流程如何審批？答：集團各職能部門設立、撤銷或者合并由人力資源部提出方案，經(jīng)公司決策機構審議，由總裁審批。2、公司級別標準確定21公司的級別如何界定？答：公司級別從高到低共分為九個級別：總經(jīng)理級、副總經(jīng)理一級、副總經(jīng)理二級、高級經(jīng)理一級、高級經(jīng)理二級、高級經(jīng)理三級、經(jīng)理一級、經(jīng)理二級、經(jīng)理三級九個級別；實際評估的時候一般按總經(jīng)理級、副總經(jīng)理級、高級經(jīng)理級和經(jīng)理級四類公布。22如何對公司進行級別評估？答：對集團直屬公司的評估指標一般是五個：月均營業(yè)額、月均毛利潤、人員數(shù)量、分公司數(shù)量和營業(yè)部數(shù)量，

47、總分值是100分，其權重分別占：25、25、30、10和10，評估周期是每半年評估一次；對二級分公司的評估指標一般是四個：月均營業(yè)額、月均毛利潤、人員數(shù)量和營業(yè)部數(shù)量，總分值是100分，其權重分別占：25、25、35和15，評估周期是每一個季度評估一次。（具體評估指標的選擇和權重設置，會在評估的時候做合理調(diào)整。）3、崗位定編標準31如何知道公司定編人數(shù)？答：各公司的定編人數(shù)由集團人力資源部最終審核、審批確定，反饋給各公司行政人事部；對新入職者可以查詢掛網(wǎng)文件或者直接咨詢集團人力資源部。32小公司在沒有部門負責人的情況下，人員配置應由誰安排好？答：由單位負責人安排。因業(yè)務增加需增編的需要說明原因

48、由行政人事部提交增編申請報告。二、員工招聘1、招聘管理辦法11新入職員工分不到自己理想的公司就申請調(diào)動，給公司增加調(diào)動成本，可否在員工入職時考慮下他的意愿，在不違背公司異地用工原則的前提下將其分配到其比較喜歡的地方？答：可以參考員工的意愿，但不能違背公司異動用工政策，集團會盡量考慮就近分配原則。12求職登記表的填寫有什么要求？答：首先求職申請表上項目都要求全部填寫規(guī)范，必須填寫是否同意外派，工作經(jīng)歷及急緊聯(lián)系人要填寫固定電話號碼。要填寫的內(nèi)容有：應聘職位、姓名、性別、民族、學歷、婚姻狀況、身高、體重、專業(yè)、期望待遇、業(yè)余愛好、政治面貌、身份證號碼、地址、聯(lián)系電話、郵政編碼、籍貫、（緊急聯(lián)系人、

49、關系、電話、）工作經(jīng)歷、教育情況、家庭關系、自我鑒定，能否外派。另外，要求填寫健康狀況、有無傳染病、精神病史，有無離職證明，有無違法犯罪記錄，參加社保情況。13如何才能提高現(xiàn)場招聘的成交率？面試時如何更全面的了解求職者？ 答：a、做好企業(yè)形象宣傳，提高招聘人員自身的個人素養(yǎng)招聘技巧等。在某些城市可以將薪資待遇明確吸引更多的求職者。b、根據(jù)崗位優(yōu)勢分區(qū)域選擇招聘渠道。要真正了解求職者首先創(chuàng)造一個輕松氛圍的環(huán)境以解除求職者的緊張心理，根據(jù)求職者簡歷及講述內(nèi)容了解，也可以根據(jù)一個案例看求職者如何分析進行某些方面的了解。同樣也要根據(jù)相關崗位需要了解的信息適當提問。了解求職者可以通過“STAR”原則，了解背景，取得的成績是在什么樣的背景情況下，自己是怎么樣的設想，又是怎么樣采取行動執(zhí)行，最后取得的結果怎么樣。14新員工體檢有什么要求，應包括哪些檢查項目？ 答：確定復試合格人員名單后，通知到縣級以上醫(yī)院體檢，要求空腹檢查，檢查的項目有肝功能、兩對半、胸透，體檢費用自付，也可以公司統(tǒng)一組織到指定醫(yī)院檢查。15新員工錄取應按照什么樣的流程進行？答：面試 、初試、復試、體檢，根據(jù)崗位情況是否辦理擔保，經(jīng)過入職培訓后正式上