內(nèi)部控制-信息設備和軟件管理制度

1、深圳市大哲管理咨詢有限公司Gr«ti WiMlom Minaeeaint Con»iltligCtXid第一章 IT資產(chǎn)管理制度第一節(jié)總則第一條為進一步加強公司IT設備資產(chǎn)和軟件資產(chǎn)的管理，保證其正常使用，特制定本規(guī)定。第二條IT設備在本辦法中指PC機、筆記本電腦、PC服務器、工作站、小型機、存儲設備、防火墻、終端、打印機、掃描儀、UPS不間斷電源、網(wǎng)絡產(chǎn)品等用電子化資金購置的計算機設備（以下簡稱“設備”）。軟件資產(chǎn)包括作為公 司無形資產(chǎn)公司購買的成熟外購軟件和由公司自行或聯(lián)合軟件公司開發(fā)的 軟件。第三條本制度適用于總部及各分公司信息技術單位對IT設備資產(chǎn)和軟件資產(chǎn)的管理。

2、本制度中如有與公司資產(chǎn)管理制度沖突的內(nèi)容，以公司資產(chǎn)管理制度為 準。第二節(jié)到貨驗收第四條設備和軟件到貨后，設備管理員和供貨方根據(jù)合同規(guī)定當場拆箱驗貨；有條件的，應加電檢查設備是否有損壞，備品、部件、資料、軟件等是否齊全。到貨驗收合格，由設備管理員簽收到貨單，并復印存檔。若到貨驗收不合格, 設備管理員拒絕簽收。設備簽收后，設備管理員應及時進行驗收登記，認真 填寫驗收記錄。第五條設備的系統(tǒng)軟件的安裝應由設備供應商操作、系統(tǒng)管理員驗收：1、安裝系統(tǒng)軟件的過程中，根據(jù)已制定的系統(tǒng)安全管理要求設置新安裝的 系統(tǒng)軟件，確保與整體安全要求的一致性；2、確定系統(tǒng)軟件的安裝步驟，并根據(jù)各安裝步驟的預期結果制定安

3、裝手 冊；在系統(tǒng)軟件安裝過程中作詳細記錄，并根據(jù)安裝手冊保存操作結果；3、比較安裝過程中的操作結果和安裝手冊的要求， 確保系統(tǒng)安裝是按照安裝要求進行；第三節(jié)入庫第六條設備和軟件正式入庫時，設備管理員應填寫入庫單并在設備管理系統(tǒng)中登記。入庫設備和軟件由設備管理員負責保管，設備管理員同時應將該設備 的名稱、型號、序列號、基本配置、購機日期等相關信息在設備檔案卡 片及設備管理系統(tǒng)上進行登記。對于軟件，需填寫軟件的版本情況。第四節(jié)出庫（設備和軟件的領用）第七條有關人員領用設備和軟件時，必須辦理設備和軟件的領用手續(xù)。設備管理員根據(jù)相關領導簽批的申請來通知有關人員領取設備和軟件，設備管理員在填寫出庫單和領

4、用單后進行設備和軟件介質(zhì)的發(fā)放，并在設備管理系 統(tǒng)中進行登記。第八條領用設備的部門和個人應由其部門領導和個人在接收設備時在領用單上簽字。第九條員工在離司或退休時，需將其所領用的設備退還信息技術部，同時由設備管理員更新設備檔案卡片并在設備管理系統(tǒng)中進行登記。第十條總部范圍內(nèi)調(diào)動的員工，其領用的設備可隨人搬移，同時更改設備管理卡片。第五節(jié)出庫（設備借用）第十一條有關人員借用設備時，必須辦理設備借用手續(xù)。設備管理員根據(jù)相關領導簽批的申請來通知有關人員領取借用設備，填寫出庫單和借用單，并在設備管理系統(tǒng)中進行登記。第十二條借用設備的部門或個人應由其部門領導或個人在接收設備時在借用單上簽字。第六節(jié)設備和軟

5、件的初驗第十三條設備投入使用后，由設備管理員負責組織設備領用部門對設備進行初驗，初驗的項目和過程按照設備購買合同的約定進行。對于進口設備，必須在索賠 有效期內(nèi)驗收，以防止索賠逾期給公司造成損失。初驗通過后，設備管理員 應詳細記錄初驗過程，并由其與使用部門雙方共同在初驗報告上簽字。軟件投入使用后，由設備管理員負責組織軟件使用部門進行初驗，初驗過程 包括軟件的安裝調(diào)試等，由供應商組織完成。初驗過程必須按照購買合同的 約定進行。初驗通過后，設備管理員應詳細記錄初驗過程，并由其與使用部 門雙方共同在初驗報告上簽字。初驗報告一式三份，供應商、設備 管理員、設備領用部門各留存一份。（總公司組織集中采購的設

6、備和軟件要 求提交初驗報告到總公司設備管理員，非總公司集中采購的分公司設備管 理員留存即可）。第七節(jié)設備和軟件的終驗第十四條設備和軟件初驗通過并投入正常運行到合同約定期限后，由設備管理員負責組織設備和軟件領用部門對設備進行終驗， 終驗的項目和過程按照購買合同 的約定進行。終驗通過后，領用部門應詳細記錄終驗過程，并在終驗報告 上簽字，終驗報告一式三份，供應商、設備管理員、設備領用部門各留 存一份。（總公司組織集中采購的設備和軟件要求提交初驗報告到總公司設 備管理員，非總公司集中采購的分公司設備管理員留存即可）。第八節(jié)設備使用第十五條未經(jīng)信息技術部許可，設備不得隨意調(diào)換、拆動、借出。第十六條設備的

7、正常運行應采取“預防為主，維修為輔”的方針，設備維護部門應建立切實可行的設備使用、維護保養(yǎng)及檢查制度，充分發(fā)揮設備的整體功能。第十七條設備發(fā)生故障后由維護部門負責報修，應該有設備使用方領導的審批，同時應在故障排除后將故障現(xiàn)象、原因、維修結果記錄告知設備管理員，再由設 備管理員在設備檔案卡片及設備管理系統(tǒng)中進行登記。第九節(jié) 設備調(diào)配第十八條由于計算機設備更新?lián)Q代較快，為充分發(fā)揮計算機的功能，保護計算機投資，信息技術部有權統(tǒng)一調(diào)配總部范圍內(nèi)的所有計算機及其輔助設備。第十九條總部與分公司之間的設備調(diào)配，須由財務部填寫固定資產(chǎn)調(diào)撥單，在履行完相關財務手續(xù)后方能調(diào)配。第二十條設備調(diào)配時設備管理員應及時做

8、好登記工作，修改相應的設備檔案卡片及設備管理系統(tǒng)記錄。第十節(jié) 系統(tǒng)和文檔管理第二十一條 設備檔案卡片是設備管理工作的重要組成部分，應當由專人負責。第二十二條 設備信息發(fā)生的任何變化，都要在設備檔案卡片及設備管理系統(tǒng)中及時進行登記。第十一節(jié)設備丟失、損壞的處理第二十三條 因工作失職造成計算機設備損壞者，視其情節(jié)和使用年限確定賠償比例；造 成計算機設備丟失的，由財務部門估計設備現(xiàn)值，視情節(jié)予以賠償。責任人 應填寫設備丟失、損壞處理登記表。第十二節(jié)贈與設備與軟件的處理第二十四條 對于外公司合同中贈與的計算機設備和軟件，按照正常設備和軟件進行入庫和出庫操作，并按照合同明細進行設備驗收工作。這部分設備和

9、軟件也一并 按照相關財務制度處置第二十五條第二十六條第二十七條第二十八條第二十九條第三十條第三十一條第三十二條第十三節(jié)設備的報廢處理審批設備超過規(guī)定使用年限（按公司固定資產(chǎn)折舊的有關規(guī)定執(zhí)行），失去使用價值，設備管理員可申請對設備進行報廢處理。申請報廢的設備必須是由總公司電子化資金統(tǒng)一購置的、購買價格在2000元以上（含2000元）的固定資產(chǎn)。設備報廢要由維護部門遞交設備報廢申請表，注明設備名稱、設備型號、 購入時間、設備原值、報廢原因等信息，并由部門負責人簽字后提交信息技 術部。報經(jīng)信息技術部鑒定并填寫報廢處理意見后，提交公司主管領導簽署意見。 財務部按固定資產(chǎn)管理權限上報上級公司審批后方可

10、報廢。報廢的設備實物由各分公司作統(tǒng)一處理。報廢設備應在設備帳務上核銷，設 備殘值或變價收入按固定資產(chǎn)管理有關規(guī)定手續(xù)辦理。第十四節(jié)附則本制度由公司總部信息技術部負責解釋和修訂 本制度自發(fā)布之日起開始執(zhí)行?？?0頁第5頁丘深圳市大哲管理咨詢有限公司Grtit Uisdom MaaaqtnirntCansilllneCt.l Id附件一設備管理流程圖總10頁第6頁中國人壽信息技術管理制度GDMMi lK附件二 入庫單發(fā)貨單位：年 月日名稱單位數(shù)量金額備注應收實收單價總價經(jīng)辦人：驗收人:附件三設備檔案填表日期：檔案號:設備名稱型號系列號基本配置購機日期隨機配件使用情況使用部門使用者配機日期變更情況變更日期設備狀況備注維修記錄維修日期故障現(xiàn)象及原因維修結果維修公司驗收情況維修費用總10頁第9頁中國人壽信息技術管理制度中國人壽信息技術管理制度附件四 出庫單部門：年月 日名稱數(shù)量單價金額名稱數(shù)量單價金額經(jīng)辦人:附件五 領物單部門：用戶：設備名稱：設備序列號：數(shù)量：用途：領用日期：用戶簽字：信息部設備管理員簽字：使用部門負責人簽字：信息部負責人簽字：附件六 借用單部門：用戶：設備名稱：設備序列號：數(shù)量：用途：借用日期：用戶簽字：信息部設備管理員簽字：使用部門負責人簽字：信息部負責人簽字：附件七設備丟失、損壞處理登記表公司名稱部門設備名稱設備型號