投標管理制度

1、四川眾慧成科技有限公司投標管理制度第一條總則1、為進一步加強公司市場開發(fā)工作，規(guī)范投標工作的管理，明確投標過程各環(huán)節(jié)的責(zé)、權(quán)、利， 充分調(diào)動公司及各單位參與市場競爭的積極性，特制定本管理辦法。2、投標工作必須遵守招投標法、合同法等法律、規(guī)章，執(zhí)行國家及行業(yè)頒布的標準、規(guī) 范及公司質(zhì)量體系文件的規(guī)定。3、 公司投標工作實行在總經(jīng)理領(lǐng)導(dǎo)下，主管領(lǐng)導(dǎo)負責(zé)、公司領(lǐng)導(dǎo)分片負責(zé)和項目跟蹤責(zé)任人制度。第二條適用范圍本管理辦法適用于公司對外的所有投標活動和項目。對于投標工作，各個有關(guān)部門和參加人員必須認真對待、相互配合，按時保質(zhì)完成各自的任務(wù)，保證投標文件的質(zhì)量。第三條職權(quán)和職責(zé)投標工作的管理部門以市場部為中

2、心，各相關(guān)部門根據(jù)招標要求配合完成投標工作。1.市場部職責(zé)(1)(1) 負責(zé)投標信息的獲取和評審工作，形成初步評審建議；(2) 負責(zé)投標前的各項準備工作；(3) 負責(zé)組織協(xié)調(diào)投標文件的編制和匯總，負責(zé)招標文件中分的編寫工作；(4) 負責(zé)組織參加投標、澄清、辦理授標、簽訂合同等商務(wù)事宜；(5) 負責(zé)所有招投標文件的歸檔。(6) 負責(zé)與總經(jīng)理/溝通、確認需投標的信息，了解投標單位的真實意圖， 如：招標單位對質(zhì)量、工期、報價的期望及重視程度，以及公司主要競爭對手的情況。(7) 負責(zé)招標文件購買、招標前資格預(yù)審和投標文件遞交、開標的工作。(8) 負責(zé)投標價格最終定價的工作。(9) 負責(zé)向招標單位遞交投

3、標保證金并索取收據(jù)的工作。(10) 負責(zé)追蹤投標情況、投標保證金追回等工作。72. 各相關(guān)部門職責(zé)各相關(guān)部門按投標方案的責(zé)任分工完成工作。(1) 技術(shù)部準備相關(guān)技術(shù)文件并按要求編寫，同時提供投標文件中所需的技術(shù)資料;(2) 市場部提供投標文件所需的公司基本情況等資料；(3) 財務(wù)部提供公司相關(guān)財務(wù)數(shù)據(jù)、統(tǒng)計報表、投標保函以及資信證明等文件。(4) 其它部門根據(jù)招標文件要求提供相關(guān)文件。3.市場部職責(zé)(2)(1) 負責(zé)商務(wù)標書的制作、商務(wù)標書與技術(shù)標書的整合、打印、裝訂、密封等；(2) 負責(zé)項目投標文件的編制、打印、裝訂、封標等工作；(3) 負責(zé)協(xié)助公司投標保證金(保函)申請工作(主要是流程辦理

4、)，總經(jīng)理批準后，到財務(wù)部辦理付款手續(xù)；(4) 負責(zé)投標保證金借款單的復(fù)印件管理；(5) 負責(zé)最終投標報價清單的編制、投標單價分析的工作；(6) 負責(zé)商務(wù)標內(nèi)容的編制；(7) 負責(zé)投標文件封標前的審核工作；(8) 參加開標會議，并進行標后投標分析；(9) 負責(zé)定期更新投標文件中的公司資料電子版內(nèi)容；(10) 負責(zé)向代理商或部門經(jīng)理提供投標授權(quán)資質(zhì)及其他相關(guān)支持；(11) 負責(zé)投標技術(shù)方案的編寫；(12) 負責(zé)最終投標清單的編制；4. 市場部信息專員職責(zé)(1) 及時搜集、更新、匯總行業(yè)招標信息；(2) 與領(lǐng)導(dǎo)、分公司經(jīng)理溝通，確認需投標的信息；(3) 每日上報當日信息收集情況，并登記臺賬，格式(

5、見附件)。5. 技術(shù)部職責(zé)(1) 負責(zé)招標文件中有關(guān)技術(shù)文件、技術(shù)方案的審查工作。(2) 負責(zé)項目投標文件中技術(shù)標的編制工作。(3) 協(xié)助投標技術(shù)澄清、資格比選、標后答疑、標后投標分析等工作。(4) 負責(zé)提供招標文件中要求提供的技術(shù)參數(shù)等資料。(5) 通過評審會議負責(zé)最終投標清單的確定；負責(zé)技術(shù)標書方案的可行性;(6) 提供投標中需要的以往項目技術(shù)參考資料；(7) 負責(zé)標書項目組織設(shè)計、整體運營方案的編制；(8) 負責(zé)標書其他資料的提供；6. 財務(wù)部職責(zé)協(xié)助完成投標保證金(或投標保函)、公司資信證明、財務(wù)報表、審計報告、銀行資信、銀行查證 等內(nèi)容的提供。7. 市場部經(jīng)理職責(zé)(1) 負責(zé)購買標書

6、、遞交投標保證金的審批工作。(2) 監(jiān)控投標工作，分析外部環(huán)境，負責(zé)定標。第四條投標流程1. 原則為最大限度的發(fā)揮、利用公司的各種有限資源，投標計劃要經(jīng)過慎重的可行性分析后進行。各相關(guān)部門分析參加投標項目的可行性，總經(jīng)理確認，投標項目確認后方可進行投標工作。2. 參加投標的條件：(應(yīng)同時滿足以下條件)(1) 公司能滿足招標書中提出的資格條件(包含資質(zhì)條件)及技術(shù)條件；(2) 參加投標的服務(wù)內(nèi)容應(yīng)符合招標書中要求；(3) 經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準參加的投標的項目。3. 招標信息的獲?。菏袌霾客ㄟ^以下途徑獲取招標信息：(1) 通過網(wǎng)絡(luò)搜尋招標方正式發(fā)布的招標通告;(2)接收由招標方發(fā)出的招標邀請函;(3)可

7、通過各種公開媒體，如招標與市場雜志、電子信箱及互聯(lián)網(wǎng)等各種途徑獲取并跟蹤招標信息;(4)市場部應(yīng)跟蹤國家的中、遠期及近期招投標政策信息;(5) 走訪客戶了解的招標信息;(6) 其他渠道獲得的招標信息。4. 投標信息的評審和確認(1) 市場部獲取投標信息后當日內(nèi)進行評審，需要時可組織會議評審，形成評審意見；(2) 市場部將評審意見報總經(jīng)理，經(jīng)總經(jīng)理確認并批準立項后，組織進行投標工作。5. 建立完善的信息管理系統(tǒng)(1) 在已知將對某項目進行投標時，即對確定投標的項目進行信息跟蹤；(2) 信息跟蹤要確定專人負責(zé)進行，通過網(wǎng)絡(luò)、電話等多種途徑積極主動的與招標代理、甲方單位進 行有效的溝通，以獲取對投標

8、報價、文件編制有利的信息。(3) 公司投標工作，應(yīng)在市場部、各部門充分進行信息收集、市場調(diào)研的前提下，堅持守法、講求信 用的原則，以技術(shù)水平、管理水平和社會信譽開展競爭。(4) 公司投標的管理工作，按項目的具體情況，分別由公司市場部和各部門負責(zé)。(5) 公司的投標工作，受國家法律的保護和約束，有關(guān)主管部門應(yīng)加強對投標活動的監(jiān)督管理，杜絕 一切違法行為。(6) 各部門應(yīng)積極配合市場部工作。要主動的展開市場開發(fā)人員的培養(yǎng)工作，為下一步部門具備自主 投標能力做好人才儲備。6. 投標前的準備工作市場部負責(zé)投標前的各項準備工作：(1) 按招標通告及時購買標書文件；(2) 組織召開招標工作會議，確定招標工

9、作小組成員；(3) 制定招標工作實施方案，以標書完成表形式確定各相關(guān)部門工作內(nèi)容，完成時間及責(zé)任人。7. 申請投標審批各部門人員得到招投標信息， 應(yīng)與市場部聯(lián)系認定其可行并開始準備進行投標活動后，必須填寫投 標申請表(附后)并上報市場部領(lǐng)導(dǎo)審核。在確定有能力、有可能時再登記并購買標書、文件。8. 購買招標文件營銷人員按招標文件要求購買招標書，并應(yīng)從多渠道獲得并反饋信息，包括概算，競爭對手情況等,以指導(dǎo)投標書的制作。9. 投標項目的建立(1) 市場部投標專員接到招標文件 /資格預(yù)審公告后，投標專員負責(zé)了解招標項目的具體情況，并將招標文件交給市場部初步審核(內(nèi)容包括：擬投標項目概況、時間要求、投標

10、保證金、付款條件等等)，遞交總經(jīng)理批準投標；(2) 需參加的投標項目由市場部投標專員安排招標文件/資格預(yù)審文件的購買；(3) 購買招標文件所需公司資質(zhì)等文件(原件)由市場部人員到財務(wù)部部辦理借用手續(xù)，并保證及時歸還。10. 需財務(wù)部辦理內(nèi)容市場部取得招標文件后， 根據(jù)招標文件要求， 把需財務(wù)部辦理內(nèi)容提交給財務(wù)部，財務(wù)部在規(guī)定的時間內(nèi)完成相關(guān)工作，如：投標保證金；銀行資信證明；銀行查證證明；公司財務(wù)狀況；審計報告。11. 投標工作會議(1) 由市場部根據(jù)招標文件內(nèi)容判定是否需要召開投標工作會議并組織整個投標會議。(2) 由市場部對招標文件的內(nèi)容(商務(wù)文件、技術(shù)文件)做重點介紹；明確投標項目的時

11、間安排；明確投標專員、投標授權(quán)人；確定投標項目編制人員、技術(shù)人員、審核人員及相關(guān)職責(zé)；技術(shù)重點、難點 問題的討論；確定技術(shù)文件的完成時間；(3) 對招標文件進行商務(wù)、技術(shù)條款的評審，市場部組織相關(guān)人員以會議形式討論評審的內(nèi)容，到場人員不發(fā)表意見視為同意投標方案。會議內(nèi)容在投標會議紀要 中記錄，會議主要討論決定的內(nèi)容：a. 公司是否能滿足招標文件中要求的技術(shù)和商務(wù)方面的要求；b.投標產(chǎn)品是否滿足招標文件需求；ZHC14.投標文件的匯總、審核、裝訂審核、裝訂12. 其它要求(1) 市場部負責(zé)收集投標過程中各部門需澄清的問題，如：商務(wù)問題、報價問題和技術(shù)問題，書面匯總后向招標單位發(fā)傳真或郵件，并追蹤

12、確認招標單位的回復(fù)；(2) 招標單位發(fā)來的標前會議紀要、補遺書、澄清文件等，由市場部負責(zé)發(fā)放到相關(guān)人員手中，保證相關(guān)人員手中文件的有效性；13. 投標文件的編制(1) 市場部按招標文件和投標方案的要求組織、協(xié)調(diào)招標文件編制工作并形成正式投標文件(投標書)。(2) 各相關(guān)部門嚴格按照時間進度要求依據(jù)投標方案進行投標文件的收集、編寫，經(jīng)審核定稿后報送市場部。(3) 投標文件由項目負責(zé)人組織編制(包括商務(wù)、技術(shù)兩大部分)。(4) 被指定項目負責(zé)人應(yīng)取得公司委托，獲得法人授權(quán)及需要合作的其他制造廠商的授權(quán)。授權(quán)書必須由法人代表本人簽字， 并加蓋公章，如果法人中途變更，應(yīng)及時說明并重新辦理委托手續(xù)。授權(quán)

13、范圍必須明確。(5) 商務(wù)文件的編寫要求：a. 投標書要統(tǒng)一編號， 投標書編號應(yīng)由在收到投標申請表時根據(jù)投標書編號規(guī)定提供唯一編號。b. 應(yīng)按招標文件中對分的要求逐項編寫。c. 招標文件如無要求或要求不明確，可參照提供的招標文件的規(guī)范文樣本填寫。(6) 技術(shù)文件編寫要求：a. 根據(jù)招標及評標要求編寫；b. 能達到的指標盡量全面響應(yīng)招標技術(shù)文件要求的各項指標；c. 充分顯示業(yè)務(wù)的優(yōu)勢；d. 提供充分的證明資料、證明所敘述的各項性能指標的文件完全真實可靠；e. 標書中特殊要求應(yīng)根據(jù)實際情況盡量滿足；(3)評標11市場部對招標文件定稿進行匯總，形成投標文件正式稿， 經(jīng)市場部經(jīng)理審閱同意后進行復(fù)印裝訂

14、。各部門應(yīng)當按照招標文件的要求編制投標文件,投標文件應(yīng)當對招標文件提出的實質(zhì)性要求和條件(1)投標文件的要求四川眾慧成科技有限公司 作出響應(yīng)、對產(chǎn)品有關(guān)性能、技術(shù)參數(shù)和質(zhì)量指標要求的表達應(yīng)當全面真實，不得遺漏或隱瞞。(2) 投標文件的審核投標文件在遞交前由須經(jīng)過市場部內(nèi)部人員互審，市場部、負責(zé)人、技術(shù)部技術(shù)負責(zé)人審核，每個環(huán)節(jié)必須有相關(guān)的書面記錄并予以保存。(3) 文件裝訂和密封a. 市場部所有投標編制人員負責(zé)整個投標文件的裝訂、密封工作；b. .開標后，如有問題澄清，在接到澄清文件后，由市場部將需澄清問題發(fā)給相關(guān)人員，由市場部組織相關(guān)人員編制澄清文件，直至招標單位滿意。15. 投標經(jīng)總經(jīng)理批

15、準并授權(quán)后，由市場部指派專人， 按招標標書規(guī)定的投標截止時間，攜帶投標文件遞交到指定地點，參加投標并出席開標儀式。16. 投標過程注意事項(1) 標書編制的基本依據(jù)如下：a. 合同文件，包括投標須知，合同條款，投標書，履約保函格式等。b. 技術(shù)規(guī)范，包括法律法規(guī)的有關(guān)規(guī)定，評定標準，計價規(guī)則、結(jié)算辦法及要求。c. 招標單位對投標文件做出的補充說明、勘誤、澄清或局部修正(與招標文件具有同等的法律效力)。(2) 屬于下列情況之一者，將作為廢標處理：a. 投標書未密封；b. 投標書未加蓋本單位公章及未經(jīng)法定代表人簽字；c. 投標書未按招標文件規(guī)定的格式、內(nèi)容和要求填寫；d. 投標書字跡潦草、模糊、無

16、法辨認；e. 投標者在一份投標書中，對同一個項目報有兩個或多個報價。f. 投標者遞交兩份或多份內(nèi)容不同的投標書，未書面聲明哪一個有效。g. 投標者未經(jīng)招標單位同意，不參加開標儀式；h. 投標者未能按要求提交投標保函。市場部應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)各部門根據(jù)上述條款嚴格進行投標文件報送前的符合性審查，出現(xiàn)任何上述責(zé)任事故導(dǎo) 致廢標都將追究當事人的責(zé)任。四川眾慧成科技有限公司a. 評標工作由招標單位主持，由有關(guān)咨詢機構(gòu)和經(jīng)濟專家等成立的評標委員會或評標小組。評標委員會或評標小組完成評標報告后，由招標單位向中標者發(fā)出中標通知書，同時將評標報告按項目隸屬關(guān)系向上級主管部門報送核備。b. 市場部要依據(jù)“報價合理、方案可行

17、、保證質(zhì)量”的原則領(lǐng)導(dǎo)各部門做好投標文件。c. 市場部應(yīng)根據(jù)上述原則就投標書的主要內(nèi)容和公司的信譽品牌等，領(lǐng)導(dǎo)各部門展開積極的公關(guān)活動。確保投標文件獲得全面、公正的評定或評分。d. 評標過程中，評標委員會可分別請投標者就投標書的有關(guān)問題提供補充說明和有關(guān)資料，標書科應(yīng)做出書面答復(fù)。補充說明和有關(guān)資料將作為投標書的組成部分。e .評標定標一般采用無記名投票的辦法，有時也采用打分制辦法，無論投票或打分，都將在委員會或小組成員對投標文件和投標書充分討論和評議后進行。市場部應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)各部門在已完和在建過程中樹立良好的企業(yè)形象、持久的品牌、過人的業(yè)內(nèi)信譽。這些將直接影響評標委員會或小組成員對投標文件和投標

18、書的評定。f. 市場部及各部門不得向評標委員會或評標小組成員行賄，不得泄漏公司報價情況。g. 開標儀式后，一般在 15天內(nèi)完成評標定標工作，并由招標單位發(fā)出中標通知書并抄知所有投標者。大型項目的評標定標工作最多不超過40天。市場部、各部門應(yīng)及時跟蹤了解情況，以利于公司盡快做出管道或安裝指導(dǎo)的組織準備。17. 簽訂合同(1) 在收到招標人發(fā)出的中標通知書后，由市場部指定專人按照中標通知的要求到達指定的時間和地點簽署合同。(2) 市場部按授標通知辦理授標有關(guān)事宜。(3) 合同簽訂按照合同管理辦法執(zhí)行。(4) 合同由經(jīng)授權(quán)的公司代表代表公司與買方簽訂供貨合同(協(xié)議)。(5) 市場部接到中標通知書后，

19、 一般在15天內(nèi)與招標單位簽訂承包合同。簽訂合同的唯一依據(jù)是招標文件、投標書及有效的補充文件和信函。(6) 簽訂承包合同時，公司財務(wù)部辦理由開戶銀行出具的履約保證金證書(簡稱“保函”)。合同履行后，保函金額應(yīng)予收回。18. 投標文件歸檔市場部負責(zé)于開標結(jié)果公示后將所有與投標有關(guān)的文件資料整理并歸檔。15（1）保證投標的保密性a. 嚴格對本部門的資料保密，未經(jīng)本部門負責(zé)人以上人員同意，不得將本部門資料向外泄露。b. 重要資料（量清單，招標文件，邀請書，資料領(lǐng)取清單，交費收據(jù)，外聯(lián)單位聯(lián)系方式及相關(guān)資料記 錄等）上鎖保管。外發(fā)郵件及資料要做好登記。2保證封標的嚴謹性a. 在領(lǐng)導(dǎo)招標文件后即仔細閱讀

20、、分析，將招標文件中有關(guān)投標文件無效或作廢的條件進行匯總，打印 出來進行分發(fā)確保投標小組成員人手一份。以免在開標時被判為無效標書而“廢標”。b. 投標部門成員對投標文件進行互檢，對填報文件應(yīng)反復(fù)校對，保證投標文件完整無缺，報價計算分項 匯總均無錯誤。c. 嚴格按照招標文件的有關(guān)規(guī)定簽字、蓋章、密封，并按規(guī)定的時間準時遞交，切忌因人為疏忽而成為 “廢標”。d. 投標文件封標前，要保證有二人以上人員校對審核，確定無誤后才封標。e. 投標前，嚴格檢查所要涉及參加投標的人員是否到位，所需提交證件原件是否齊備。19. 投標文件的總結(jié)和評價（1）.每個投標過程結(jié)束后一周內(nèi)，市場部投標專員負責(zé)了解招標單位對公司投標文件的評價；（2）投標結(jié)果確定后，市場部組織相關(guān)人員對投標結(jié)果進行分析，便于市場部、技術(shù)部了解竟爭對手 價格、技術(shù)。20. 投標項目的終止（1）投標保證金退回公司后，由市場部、市場部組織相關(guān)人員登記存檔；（2）市場部負責(zé)投標文件的存檔工作，至少包括以下內(nèi)容：a. 招標資料，包括招標文件（含商務(wù)和技術(shù)）、補遺書等；b. 投標資料，包括投標文件（含商務(wù)和技術(shù)）、澄清文件等；c. 所有與投標有關(guān)聯(lián)的電子文檔，包括招標文件（如有）、商務(wù)文件、技術(shù)文件等。五、管理規(guī)定1.糾紛處理如協(xié)調(diào)在合同執(zhí)行過程中，如有關(guān)各方發(fā)生爭議或糾紛，應(yīng)按照合同及有關(guān)法律法規(guī)的規(guī)定協(xié)調(diào)解決。不成，可由上級主管部門予以