龍湖上海商業(yè)合同管理制度(共5頁(yè))

1、精選優(yōu)質(zhì)文檔-傾情為你奉上文件名稱上海地產(chǎn)商業(yè)合同管理制度文件編號(hào)2016-03文件類(lèi)型強(qiáng)制性規(guī)范專(zhuān)業(yè)細(xì)分/發(fā)布單位人力行政部編制人崔雯佳審核人唐瑋批準(zhǔn)人金偉生效日期2016/11/20正文頁(yè)數(shù)5附件個(gè)數(shù)1龍湖上海商業(yè)合同管理制度1. 總則1.1 為加強(qiáng)合同全過(guò)程管控，規(guī)范經(jīng)營(yíng)行為、降低風(fēng)險(xiǎn)，維護(hù)公司合法權(quán)益，根據(jù)有關(guān)法律法規(guī)及集團(tuán)合同管理制度，結(jié)合實(shí)際情況，制定本制度。1.2 本制度所稱的合同是指上海商業(yè)所有區(qū)域及各項(xiàng)目簽訂的各類(lèi)合同（含補(bǔ)充合同）、協(xié)議、意向書(shū)、備忘錄等設(shè)定雙方或多方權(quán)利義務(wù)的文件。1.3 金額在10000元人民幣以上的經(jīng)濟(jì)事務(wù)（不包括行政稅費(fèi)），原則上均應(yīng)簽署合同。2.

2、合同內(nèi)容2.1 合同范本2.1.1 在簽訂合同時(shí)，應(yīng)優(yōu)先使用龍湖集團(tuán)合同范本。因特殊原因不能使用合同范本的，應(yīng)事先將合同提交合作律師或集團(tuán)法律事務(wù)部審核確認(rèn)，并在合同審批時(shí)對(duì)未使用范本的原因及修改部分進(jìn)行說(shuō)明。2.1.2 集團(tuán)各部門(mén)強(qiáng)制要求使用的合同范本，合同經(jīng)辦人必須遵守相關(guān)規(guī)定，不得使用其他合同文本。2.2 合同條款規(guī)范2.2.1 合同名稱2.2.1.1 合同名稱必須反映所屬項(xiàng)目和主要事件，禁止直接使用通用性的合同名稱。項(xiàng)目相關(guān)合同必須包括“公司發(fā)布的項(xiàng)目標(biāo)準(zhǔn)名稱+事項(xiàng)”，正確示例“XX天街辦公用品采購(gòu)合同”。2.2.1.2 合同名稱、附件名稱、正文中的名稱、及其他OA支持性文件，必須保證

3、名稱的一致性和關(guān)聯(lián)性。2.2.2 合同主體2.2.2.1 合同主體必須寫(xiě)明合同各方的全稱，且與公司印章保持一致，項(xiàng)目類(lèi)合同的合同主體必須與該項(xiàng)目的開(kāi)發(fā)公司吻合。2.2.2.2 若一份合同對(duì)應(yīng)多個(gè)合同主體，需要說(shuō)明不同主體對(duì)應(yīng)的標(biāo)的物及金額，以滿足成本分?jǐn)偤娃k理承兌的需要。2.2.3 合同正文2.2.3.1 合同標(biāo)的應(yīng)有明確描述，詳細(xì)約定標(biāo)的品種、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)或內(nèi)容、要求、服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)等事項(xiàng)。2.2.3.2 合同價(jià)款應(yīng)有明確具體的幣種及數(shù)字，應(yīng)明確合同價(jià)款所包含的產(chǎn)品或服務(wù)項(xiàng)目范圍，屬于暫定合同價(jià)款（單價(jià)或總價(jià)）的，應(yīng)明確合同價(jià)款的確定、調(diào)整及結(jié)算方式。2.2.3.3 付款方式應(yīng)約定明確具體

4、的付款條件及付款時(shí)間，我方主體付款的，應(yīng)要求合同相對(duì)方在我方付款前提供全額合法發(fā)票。2.2.3.4 履行期限應(yīng)約定明確的履行起止時(shí)間或確定履行期限的方式。2.2.3.5 應(yīng)具備合同期限條款，約定明確的有效期限起止日期。2.2.3.6 應(yīng)具備違約責(zé)任條款，根據(jù)合同內(nèi)容針對(duì)合同相對(duì)方的主要義務(wù)設(shè)定違約責(zé)任，并且約定明確的違約金比例。2.2.3.7 應(yīng)具備合同解除條款，根據(jù)合同內(nèi)容針對(duì)合同相對(duì)方違反主要義務(wù)的情形設(shè)定合同解除權(quán)，并且約定合同解除后的違約金比例。2.2.3.8 應(yīng)具備爭(zhēng)議解決條款，約定以我方主體所在地或合同履行地作為訴訟管轄地，或約定向前述地點(diǎn)的仲裁委員會(huì)提起仲裁。2.2.3.9 應(yīng)具

5、備合同簽訂時(shí)間、地點(diǎn)條款，明確約定簽訂時(shí)間及地點(diǎn)。2.2.3.10 合同約定由自然人代表公司行使權(quán)利、履行義務(wù)的，應(yīng)具體約定該自然人的代理權(quán)限或簽字權(quán)限。2.2.3.11 合同附件內(nèi)容應(yīng)明確，與合同正文不存在內(nèi)容上的沖突。合同正文應(yīng)約定正文與附件發(fā)生內(nèi)容沖突時(shí)的解釋順序。2.2.3.12 合同訂立后需簽訂補(bǔ)充協(xié)議的，補(bǔ)充協(xié)議僅針對(duì)補(bǔ)充事項(xiàng)作出約定即可，無(wú)需全部滿足上述合同內(nèi)容要求。3. 合同審批3.1 合同審批流程及崗位職責(zé)3.1.1 基本流程：起草會(huì)簽校稿審核審批用印歸檔/抄送3.1.2 起草3.1.2.1 合同經(jīng)辦人對(duì)合同簽訂的及時(shí)性、合理性、合法性、規(guī)范性、完整性和正確性承擔(dān)主要責(zé)任，即

6、第一責(zé)任。合同經(jīng)辦人崗位調(diào)整或者離職時(shí)，應(yīng)及時(shí)做好工作交接。3.1.2.2 合同經(jīng)辦人在會(huì)簽過(guò)程中不得隨意添加合同會(huì)簽權(quán)限以外的人員參與會(huì)簽。3.1.2.3 若發(fā)生多版本情況，應(yīng)說(shuō)明版本之間的差異，明確修訂的內(nèi)容。3.1.2.4 當(dāng)合同經(jīng)辦人不能找到合適的合同類(lèi)別時(shí)，首先應(yīng)與信息中心系統(tǒng)管理員確認(rèn)是該類(lèi)別未向員工開(kāi)放使用權(quán)限，還是尚未建立適用的合同類(lèi)別。若確認(rèn)屬于后者，則承辦部門(mén)應(yīng)向財(cái)務(wù)部反映提出增加合同類(lèi)別的要求，禁止隨意選擇合同類(lèi)別。3.1.2.5 提交合同時(shí)應(yīng)填寫(xiě)合同摘要，應(yīng)包括：（1）合同的形成方式，依據(jù)及背景；（2）合同的主要關(guān)鍵點(diǎn)說(shuō)明（如特殊的，變化的條款，或提醒對(duì)應(yīng)會(huì)簽人需重點(diǎn)關(guān)

7、注的點(diǎn)）；（3）與目標(biāo)成本合約規(guī)劃的對(duì)比情況。3.1.3 會(huì)簽3.1.3.1 會(huì)簽人對(duì)合同內(nèi)容提出本部門(mén)工作需求和專(zhuān)業(yè)意見(jiàn)，承擔(dān)相關(guān)專(zhuān)業(yè)責(zé)任，負(fù)責(zé)提供專(zhuān)業(yè)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范或技術(shù)要求條款給合同起草人。3.1.3.2 合同經(jīng)辦人必須逐條明確回復(fù)會(huì)簽人意見(jiàn)、直到意見(jiàn)達(dá)成一致（嚴(yán)禁含糊簡(jiǎn)單地以“OK、同意”等字詞接受會(huì)簽意見(jiàn)、未處理會(huì)簽意見(jiàn)直接送審批的情況）。3.1.3.3 合同經(jīng)辦人不得隨意跳過(guò)系統(tǒng)默認(rèn)的會(huì)簽人員直接校稿。3.1.4 審核3.1.4.1 合同審核人負(fù)責(zé)對(duì)校稿版本的合理性、合法性、規(guī)范性、完整性和正確性進(jìn)行全面審核，承擔(dān)合同簽訂的第二責(zé)任（審核人必須全面檢查會(huì)簽意見(jiàn)并確認(rèn)合同經(jīng)辦人已經(jīng)與會(huì)簽人

8、達(dá)成一致意見(jiàn)）。3.1.5 審批3.1.5.1 審批人在審核的基礎(chǔ)上批準(zhǔn)該合同的執(zhí)行，對(duì)簽訂合同承擔(dān)決策責(zé)任。4. 合同訂立4.1 合同復(fù)核4.1.1 合同經(jīng)辦人為合同內(nèi)容正確性、完整性的第一責(zé)任人，送用印前對(duì)合同紙質(zhì)版與OA審批版進(jìn)行全面復(fù)核，并對(duì)紙質(zhì)版本與OA審批版不一致的失誤承擔(dān)責(zé)任。4.1.2 財(cái)務(wù)部門(mén)須對(duì)用印合同主要條款進(jìn)行復(fù)核，確保與OA系統(tǒng)審批內(nèi)容一致，復(fù)核公司相關(guān)用印規(guī)定，并加蓋“核對(duì)無(wú)誤”的印章。財(cái)務(wù)部門(mén)對(duì)紙質(zhì)版本與OA審批版不一致的失誤承擔(dān)責(zé)任。4.1.3 合同被查出缺件或錯(cuò)誤，經(jīng)辦人須及時(shí)修改并交回檔案室用印。4.2 合同用印4.2.1 公章存放于地產(chǎn)檔案管理員 ，所有合

9、同若缺少財(cái)務(wù)部門(mén)“核對(duì)無(wú)誤”字樣印章，檔案管理員將不予批準(zhǔn)用印。4.2.2 簽訂合同應(yīng)使用公章或合同專(zhuān)用章，不得使用其他印章。4.2.3 合同為多頁(yè)的，雙方須加蓋騎縫章。如與自然人簽訂合同，應(yīng)要求自然人逐頁(yè)簽字或在騎縫處簽字。4.2.4 合同須裝訂整齊，騎縫章或騎縫簽字完整清晰，騎縫章范圍應(yīng)覆蓋主合同及全部附件。4.2.5 合同用印完畢后，由印章管理員做好領(lǐng)取登記（模板見(jiàn)附件1）。5. 合同存檔5.1 合同存檔文件應(yīng)包括主合同、補(bǔ)充協(xié)議、解除協(xié)議或終止協(xié)議、合同附件、合同附圖、合同相對(duì)方的主體資格及經(jīng)營(yíng)資質(zhì)文件、授權(quán)委托書(shū)、合同登記備案文件及其它按照合同約定屬于合同組成部分的資料。5.2 合同

10、解除過(guò)程中形成的具有法律意義的文件，如解除通知、EMS特快專(zhuān)遞單及回執(zhí)、掛號(hào)信憑證及回執(zhí)、報(bào)紙公告、公證書(shū)等等，應(yīng)當(dāng)列為合同存檔文件。5.3 一般情況下，合同至少一式三份，龍湖保存兩份原件。一份交由上海地產(chǎn)檔案室歸檔；另一份交由上海商業(yè)區(qū)域財(cái)務(wù)計(jì)劃中心歸檔。5.4 地產(chǎn)檔案室與區(qū)域財(cái)務(wù)計(jì)劃中心分別簽收合同原件后才視為歸檔完成。合同歸檔必須在合同審批完成后一個(gè)月內(nèi)完成。各類(lèi)項(xiàng)目合同經(jīng)辦人還需提交一份復(fù)印件至項(xiàng)目行政處存檔。涉及到商務(wù)條件需事先抹去。6. 合同履行6.1 經(jīng)辦部門(mén)應(yīng)及時(shí)跟進(jìn)合同狀態(tài)，避免合同長(zhǎng)時(shí)間處于未履行或履行中的狀態(tài)。合同履行發(fā)生異常時(shí)，應(yīng)及時(shí)將情況反饋至合作律師或集團(tuán)法律事務(wù)

11、部，征求法律意見(jiàn)后作出相應(yīng)處理。7. 合同解除7.1 單方面或被對(duì)方要求解除或終止合同的，應(yīng)事先告知所在合作律師或集團(tuán)法律事務(wù)部，并征求法律意見(jiàn)。7.2 合同解除協(xié)議審批流程同原合同審批流程。7.3 解除合同應(yīng)以書(shū)面方式通知對(duì)方，通知應(yīng)采取當(dāng)面簽收、EMS特快專(zhuān)遞、掛號(hào)信、報(bào)紙公告、公證送達(dá)等方式，并保留相應(yīng)的簽收單、回執(zhí)、報(bào)紙、公證書(shū)等文件。8. 注意事項(xiàng)8.1 合同主體及所有附件、附表、附圖須打印完整、裝訂整齊。建議雙面打印以節(jié)省存檔空間。8.2 合同用印前經(jīng)辦人須在紙質(zhì)合同封面右上角打印或用鉛筆標(biāo)注合同編號(hào)（補(bǔ)充合同須同時(shí)標(biāo)注主合同編號(hào)）。8.3 對(duì)于頁(yè)數(shù)超過(guò)20頁(yè)的合同，經(jīng)辦人須在每份

12、合同所有待用印處標(biāo)注（折角或貼便簽），以提高工作效率。8.4 合同總價(jià)款/預(yù)估總價(jià)款大于或等于10萬(wàn)元的，須附最新版廉潔協(xié)議（采購(gòu)/園林公司對(duì)內(nèi)合同、地產(chǎn)與龍湖物業(yè)之間合同除外）。8.5 原則上合同必須先審批后執(zhí)行，禁止“先做后補(bǔ)”。如遇到非常緊急或特殊情況，確實(shí)無(wú)法做到按標(biāo)準(zhǔn)流程進(jìn)行合同審批，必須先執(zhí)行業(yè)務(wù)的，須按照集團(tuán)先做后補(bǔ)特殊審批規(guī)定執(zhí)行。8.6 用印完成的合同如經(jīng)辦人未及時(shí)領(lǐng)取，每周五由各部門(mén)文員統(tǒng)一領(lǐng)取分發(fā)給經(jīng)辦人。9. 違反制度行為的處理9.1 凡因越權(quán)處理合同事宜、未及時(shí)匯報(bào)情況和遺失合同有關(guān)資料而給公司造成損失的，根據(jù)公司規(guī)章制度追究相關(guān)人員的責(zé)任；9.2 各部門(mén)自行負(fù)責(zé)本部門(mén)合同人員經(jīng)辦合同的資格審查，對(duì)多次出現(xiàn)低級(jí)錯(cuò)誤的合同經(jīng)辦人，取消其經(jīng)辦合同的資格。9.3 合同經(jīng)辦人未處理會(huì)簽人意見(jiàn)，或同意會(huì)簽人意