公文處理基礎(chǔ)知識

1、 公文處理基礎(chǔ)知識2016年5月第一部分：公文概念第二部分：公文種類第三部分：公文格式第四部分：公文處理目 錄第一部分：公文概念一、概念簡述o公文是公務(wù)文件或公務(wù)文書的簡稱，人們習慣上又把它叫做“文件”。 o黨政機關(guān)公文，是黨政機關(guān)實施領(lǐng)導、履行職責、處理公務(wù)的具有特定效力和規(guī)范格式的文書，是傳達貫徹黨和國家的方針政策，公布法規(guī)和規(guī)章，指導、布置和商洽工作，請示和答復問題，報告、通報和交流情況等的重要工具。 指導工作，傳達意圖。 （通知） 聯(lián)系工作，交流情況。 （函） 請示工作，答復問題。 （請示、批復） 總結(jié)工作，推廣經(jīng)驗。 （通知、決定） 記載工作，積累史料。 (各文種） 二、公文的作用第

2、二部分 公文種類 2012年4月16日，中共中央辦公廳、國務(wù)院辦公廳關(guān)于印發(fā)黨政機關(guān)公文處理工作條例的通知（中辦發(fā)201214號） 公文種類主要有（15種）：決議、決定、命令（令）、公報、公告、通告、意見、通知、通報、報告、請示、批復、議案、函、紀要。 決議：適用于會議討論通過的重大決策事項。 決定：適用于對重要事項作出決策和部署、獎懲有關(guān)單位和人員、變更或者撤銷下級機關(guān)不適當?shù)臎Q定事項。 命令（令）：適用于公布行政法規(guī)和規(guī)章、宣布實施重大強制性措施、批準授予和晉升銜級、嘉獎有關(guān)單位和人員。 公報：適用于公布重要決定或者重大事項。第二部分 公文種類 公告：適用于向國內(nèi)外宣布重要事項或者法定事項

3、。 通告：適用于在一定范圍內(nèi)公布應當遵守或者周知事項。 意見：適用于對重要問題提出見解和處理辦法。 通知：適用于發(fā)布、傳達要求下級機關(guān)執(zhí)行和有關(guān)單位周知或執(zhí)行的事項，批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)公文。 通報：適用于表彰先進、批評錯誤、傳達重要精神和告知重要情況。 報告：適用于向上級機關(guān)匯報工作、反映情況，回復上級機關(guān)的詢問。 請示：適用于向上級機關(guān)請求指示、批準。 批復：適用于答復下級機關(guān)請示事項。 議案：適用于各級人民政府按照法律程序向同級人民代表大會或者人民代表大會常務(wù)委員會提請審議事項。 函：適用于不相隸屬機關(guān)之間商洽工作、詢問和答復問題、請求批準和答復審批事項。 紀要：適用于記載會議主要情況和議定事項。

4、 公文的結(jié)構(gòu)，總的來看包括以下兩個部分：o 公文的外部形式： 格式，即國家標準規(guī)定的固定格式。o 公文的內(nèi)部組織： 內(nèi)容，即公文的主體部分。第三部分 公文格式 依據(jù)： 1、中共中央辦公廳、國務(wù)院辦公廳關(guān)于印發(fā)黨政機關(guān)公文處理工作條例的通知（中辦發(fā)201214號）； 2、中華人民共和國國家標準黨政機關(guān)公文格式（GB/T 9704-2012），2012年6月29日發(fā)布，2012年7月1日實施。 一、公文格式要素劃分 版頭：公文首頁紅色分隔線以上的部分。 包括： 份號、密級和保密期限、 緊急程度、發(fā)文機關(guān)標志、 發(fā)文字號、簽發(fā)人、版頭中的分隔線 一、公文格式要素劃分 主體：首頁紅色分隔線（不含）以下

5、、公文末頁首條分隔線（不含）以上的部分。 包括： 標題、主送機關(guān)、正文、 附件說明、發(fā)文機關(guān)署名、 成文日期、印章、附注、附件 一、公文格式要素劃分 版記：首條分隔線以下、末條分隔線以上的部分。 包括： 版記中的分隔線、 抄送機關(guān)、 印發(fā)機關(guān)和印發(fā)日期 頁碼 1.份號 公文印制份數(shù)的順序號。涉密公文應當標注份號。一般用6位3號阿拉伯數(shù)字，頂格編排在版心左上角第一行，如“000015”。 2.密級和保密期限 如需標注密級和保密期限，一般用3號黑體字，頂格編排在版心左上角第二行。 絕密30年，機密 20年，秘密 10年。 （一）版頭部分 3.緊急程度 公文送達和辦理的時限要求。一般用3號黑體字，頂

6、格編排在版心左上角第二行，密級和保密期限下方。緊急公文標注特急、加急；緊急電報分別標明特提、特急、加急、平急。 （一）版頭部分4.發(fā)文機關(guān)標志 由發(fā)文機關(guān)全稱或者規(guī)范化簡稱加“文件”二字組成，也可以使用發(fā)文機關(guān)全稱或者規(guī)范化簡稱。 發(fā)文機關(guān)標志居中排布，上邊緣至版心上邊緣為35mm，推薦使用小標宋體字，顏色為紅色，以醒目、美觀、莊重為原則。 聯(lián)合行文時，如需同時標注聯(lián)署發(fā)文機關(guān)名稱，一般應當將主辦機關(guān)名稱排列在前；如有“文件”二字，應當置于發(fā)文機關(guān)名稱右側(cè)，以聯(lián)署發(fā)文機關(guān)名稱為準上下居中排布。 （一）版頭部分 5.發(fā)文字號 由發(fā)文機關(guān)代字、發(fā)文年度和發(fā)文順序號組成。標注于版頭下方居中或左下方（

7、上行文時居左空一字編排）。文字采用3號仿宋_GB2312，發(fā)文年度、發(fā)文順序號用阿拉伯數(shù)字書寫排印，不編虛位，發(fā)文年度用中文六角括號“ ”括起（非四角括號“ ”）。（一）版頭部分 6.簽發(fā)人 上行公文應在發(fā)文字號右側(cè)標注簽發(fā)人（居右空一字編排），“簽發(fā)人”三字用3號仿宋體字，簽發(fā)人后面標注姓名，文字采用3號楷體字。聯(lián)合上報的公文，應同時標注各聯(lián)署機關(guān)的簽發(fā)人。（一）版頭部分 7.標題 一般由發(fā)文機關(guān)全稱或規(guī)范化簡稱、公文主題和文種組成，位于紅色分隔線下空二行位置。 標題字體為2號小標宋體字，排列分行合理、美觀、醒目。多行標題排列為梯形或菱形，一般不采用上下長度一樣的長方形和上下長、中間短的沙漏

8、型。 多個發(fā)文機關(guān)名稱之間用空格分開，不加頓號，換行時省略。（二）主體部分梯形標題中共中共 委員會委員會關(guān)于 請示 ： 委2012x號簽發(fā)人：xxx（空二行）（空二行）（空一行）（空一行） 8.主送機關(guān) 主要受理公文的機關(guān)。主送機關(guān)名稱應用全稱或規(guī)范化簡稱或同類型機關(guān)統(tǒng)稱；向下普發(fā)的公文主送機關(guān)名稱應規(guī)范、穩(wěn)定。 主送機關(guān)名稱位于正文左上方，與正文標題空一行，頂格排印，用3號仿宋_GB2312。 有多個主送機關(guān)的，各機關(guān)名稱之間用頓號隔開，最后一個主送機關(guān)名稱后標全角冒號。（二）主體部分 9.正文 公文的主體，用來表述公文的內(nèi)容，位于標題或主送機關(guān)下方。正文一般用3號仿宋_GB2312。轉(zhuǎn)發(fā)、

9、印發(fā)文件類的通知，用3號楷體_GB2312。 （二）主體部分主體部分正文中的層次序數(shù) 文中結(jié)構(gòu)層次序數(shù)一般依次用漢字“一”、漢字加圓括號“（一）”、阿拉伯數(shù)字“1”、阿拉伯數(shù)字加圓括號“（1）”，不得逆向使用。 層次序數(shù)：第一層層次序數(shù)：第一層 “ 一、一、” （黑體）（作為小標題時句尾無標點）；（黑體）（作為小標題時句尾無標點）； 第二層第二層 “（一）（一）” （楷體）（作為小標題時句尾標點可有可無）（楷體）（作為小標題時句尾標點可有可無） ； 第三層第三層 “ 1. ” （仿宋）（無論是否作為小標題，要有標點）；（仿宋）（無論是否作為小標題，要有標點）； 第四層第四層 “ （1）” （仿

10、宋）（必須有標點）。（仿宋）（必須有標點）。（二）主體部分 。 附件：1. 2. 2012年月日 10.附件說明 附件說明分別與正文和發(fā)文機關(guān)署名之間空一行，字體字號用3號仿宋_GB2312。 “附件：”前空2個字，后接排附件名稱，名稱后不加標點符號，附件序號用阿拉伯數(shù)字，每行位置對齊，如“附件：1.”。 有兩個以上附件時，應注明順序并分別標注于各附件首頁的左上方。（二）主體部分 11.發(fā)文機關(guān)署名 應用全稱或規(guī)范化簡稱，字體字號用3號仿宋_GB2312，位于正文的右下方（與正文或附件說明空一行），居右排，后空2個字兩個以上。（二）主體部分 12.成文日期 一般署會議通過日期或領(lǐng)導同志簽發(fā)日期

11、。兩位以上領(lǐng)導人審簽，署最后一位的簽發(fā)日期； 聯(lián)合行文，署最后簽發(fā)機關(guān)領(lǐng)導同志的簽發(fā)日期。 成文日期應寫明年、月、日，位于發(fā)文機關(guān)署名下方，字體字號用3號仿宋_GB2312，首字比發(fā)文機關(guān)首字右移2個字，如長于發(fā)文機關(guān)，居右排時后空2個字。（二）主體部分 。 X X X X X X X X X 2012年X月X日 13.印章 除會議紀要和印有版頭的向下普發(fā)的公文外，公文應加蓋發(fā)文機關(guān)印章。 用印頁（發(fā)文機關(guān)署名頁）至少應有二行正文，不能采用頁首加圓括號標注“此頁無正文”字樣。（二）主體部分 加蓋印章的公文： 成文日期一般右空四字編排。 單一機關(guān)行文時，在成文日期之上、以成文日期為準居中編排發(fā)文

12、機關(guān)署名。發(fā)文機關(guān)署名和成文日期居印章中心偏下位置，印章頂端應當上距正文（或附件說明）一行之內(nèi)。（二）主體部分 加蓋印章的公文： 聯(lián)合行文時，將發(fā)文機關(guān)署名按照發(fā)文機關(guān)順序整齊排列在相應位置，印章下壓發(fā)文機關(guān)署名。最后一個印章下壓發(fā)文機關(guān)署名和成文日期。印章之間排列整齊，互不相交或相切。首排印章頂端應當上距正文（或附件說明）一行之內(nèi)。（二）主體部分 不加蓋印章的公文： 單一機關(guān)行文時，在正文（或附件說明）下空一行右空二字編排發(fā)文機關(guān)署名，在發(fā)文機關(guān)署名下一行編排成文日期，首字比發(fā)文機關(guān)署名首字右移二字。 如成文日期長于發(fā)文機關(guān)署名，應當使用成文日期右空二字編排，并相應增加發(fā)文機關(guān)署名右空字數(shù)。

13、 聯(lián)合行文時，應當先編排主辦機關(guān)署名，其余發(fā)文機關(guān)署名依次向下編排。（二）主體部分 14.附注 一般用于向下普發(fā)的公文，對印發(fā)、傳達范圍作說明，加圓括號標注于成文日期左下方。 字體字號用3號仿宋_GB2312，上空1行，居左排，前空2個字，用小括號括起。 如果表述中重復出現(xiàn)括號時，用中文六角括號套小括號。（二）主體部分 （二）主體部分附注 15.附件 附件正文部分，用3號黑體在左上角頂格注明“附件”，有序號時應加序號，序號后不再加標點符號。 附件應排在版記之前。 附件序號和附件標題應與附件說明表述一致，附件標題與“附件”之間空兩行。 被批準的下級機關(guān)公文或被轉(zhuǎn)發(fā)的上級、同級機關(guān)公文，不屬于公文

14、的附件，應在批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)“通知”之后另頁排印。（二）主體部分 包括版記中的分隔線、抄送機關(guān)、印發(fā)機關(guān)和印發(fā)日期、頁碼等內(nèi)容的規(guī)定。 （三）文尾部分 （三）文尾部分16.抄送機關(guān) 指除主送機關(guān)以外的其他需要告知公文內(nèi)容的上級、下級和無隸屬關(guān)系的機關(guān)。 抄送機關(guān)名稱標注于印制版記上方，字體字號用4號仿宋_GB2312。（三）文尾部分 17.印發(fā)機關(guān)和印發(fā)日期 由公文印發(fā)機關(guān)名稱、印發(fā)日期組成。 一般在公文末頁下部印兩條橫線，印發(fā)機關(guān)居左排，前空一字，印發(fā)日期居右排，后空一字，字體字號用4號仿宋_GB2312。 翻印的文件，在印發(fā)機關(guān)和印發(fā)日期下標注翻印機關(guān)和翻印日期，格式相同。（三）文尾部分 18.

15、頁碼 一般用4號半角宋體阿拉伯數(shù)字，編排在公文版心下邊緣之下，數(shù)字左右各方一條一字線，一字線上距版心下邊緣7mm。 單頁碼居右空一字，雙頁碼居左空一字。 公文的版記頁前有空白頁的，空白頁和版記頁均不編排頁碼。（三）文尾部分 公文的字體、用紙、制版、裝訂、眉首、式樣等各項設(shè)置均有相關(guān)規(guī)定。從2012年1月1日起，采用國際標準A4紙型，同時對文件版型作出調(diào)整。 依據(jù)： 中共中央辦公廳、國務(wù)院辦公廳關(guān)于印發(fā)黨政機關(guān)公文處理工作條例的通知（中辦發(fā)201214號）；黨政機關(guān)公文格式（GB/T 9704-2012）。二、公文版面及裝訂要求 1.用紙: 采用60g/80g/膠版紙或復印紙，紙張白度在80-9

16、0%。 2.開本 國際標準A4型，成品尺寸為297mm210mm，允許誤差為2mm。特殊形式的公文用紙幅面根據(jù)實際需要確定。 3.版心 版心尺寸為225mm156mm（不含頁碼），每頁22行，每行28個字，行間距用固定值28.8磅，版面上空約37毫米，下空約33毫米。為方便印制，每頁行數(shù)可視情增加或減少1至2行。增減行數(shù)時適當調(diào)整行間距，保持版心高度不變。 二、公文版面及裝訂要求A4型公文用紙頁邊及版心尺寸 4.頁碼 用4號半角宋體阿拉伯數(shù)字，置于版心下邊緣之下一行，左右各放一條4號一字線。單頁碼居右，雙頁碼居左。 5.標點 采用規(guī)范全身標點，注意符合中文排版規(guī)范。 6.裝訂 左側(cè)裝訂，采用騎

17、馬訂，無法用騎馬訂時采用平訂。二、公文版面及裝訂要求 第四部分 公文處理 公文處理工作是指公文擬制、辦理、管理等一系列相互關(guān)聯(lián)、銜接有序的工作。 公文擬制包括公文的起草、審核、簽發(fā)等程序 （一）公文起草 要求：符合國家法律法規(guī)和黨的路線方針政策，完整準確體現(xiàn)發(fā)文機關(guān)意圖，并同現(xiàn)行有關(guān)公文相銜接。一切從實際出發(fā)，分析問題實事求是，所提政策措施和辦法切實可行。文種正確，格式規(guī)范。 一、公文擬制 （二）公文審核 審核重點： 1.行文理由是否充分，行文依據(jù)是否準確。 2.內(nèi)容是否符合國家法律法規(guī)和黨的路線方針政策；是否完整準確體現(xiàn)發(fā)文機關(guān)意圖；是否同現(xiàn)行有關(guān)公文相銜接；所提政策措施和辦法是否切實可行。

18、 3.涉及有關(guān)地區(qū)或者部門職權(quán)范圍內(nèi)的事項是否經(jīng)過充分協(xié)商并達成一致意見。 一、公文擬制 4.文種是否正確，格式是否規(guī)范；人名、地名、時間、數(shù)字、段落順序、引文等是否準確；文字、數(shù)字、計量單位和標點符號等用法是否規(guī)范。 5.其他內(nèi)容是否符合公文起草的有關(guān)要求。 （三）公文簽發(fā) 公文應當經(jīng)本機關(guān)負責人審批簽發(fā)。重要公文和上行文由機關(guān)主要負責人簽發(fā)。 簽發(fā)人簽發(fā)公文，應當簽署意見、姓名和完整日期；圈閱或者簽名的，視為同意。聯(lián)合發(fā)文由所有聯(lián)署機關(guān)的負責人會簽。 一、公文擬制 二、公文辦理o 公文辦理包括收文辦理、發(fā)文辦理和整理歸檔。 o 做好公文辦理工作，一定要牢固樹立程序、時效、跟蹤、回復、主動服務(wù)、嚴謹細致、記錄備忘、原則性與靈活性相結(jié)合的理念。二、公文辦理 （一）收文辦理 收文辦理主要程序包括簽收、登記、初審、承辦、傳閱、催辦、答復。 （二）發(fā)文辦理 發(fā)文辦理主要程序包括復核、登記、印制和核發(fā)。二、公