公文管理制度

1、公文管理制度一、總則1為了規(guī)范公司的文件管理工作，做好外來(lái)文件的收發(fā)、存檔工作及公司各類文件擬定、 簽發(fā)、歸檔工作，特制定本辦法。2公司文件包括收文、發(fā)文，是公司在進(jìn)行經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)中形成的具有管理效力和規(guī)范 體式的文書(shū)，是公司進(jìn)行管理的重要工具。二、收文1. 權(quán)限規(guī)定：（1）外來(lái)文件原則上由行政部統(tǒng)一簽收，將該文件的原件交董辦機(jī)要秘書(shū)存檔，復(fù)印 件按所對(duì)口的系統(tǒng)交由以下責(zé)任人簽收：序發(fā)文部責(zé)任人副責(zé)任人1市委、市政府、井開(kāi)管委會(huì)總裁或副總裁2外貿(mào)局、農(nóng)業(yè)局、林業(yè)局總裁或 副總裁3人事局、發(fā)改委、科技局、工信委行政副總4工信委（產(chǎn)品批準(zhǔn)文號(hào)）、省農(nóng)藥管理局、相關(guān)行業(yè)協(xié)會(huì)或 學(xué)會(huì)、農(nóng)業(yè)部藥檢所、環(huán)

2、保局、安全局、技術(shù)監(jiān)督局生產(chǎn)副總5工商局、稅務(wù)局財(cái)務(wù)副總6公安局、檢察院、法院以及涉及維權(quán)工作的政府執(zhí)法部門法務(wù)部負(fù)責(zé)人備注1、發(fā)文部門的所有文件統(tǒng)一由責(zé)任人進(jìn)行的簽收和上報(bào)簽核，并監(jiān)督落實(shí)；2、如發(fā)現(xiàn)漏文、收文不簽核、文件落實(shí)不到位，責(zé)任人及承辦人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。（2）如外來(lái)文件是山對(duì)口系統(tǒng)直接簽收的，須將原件交交董辦機(jī)要秘書(shū)簽收、存檔;（3）外來(lái)文件的簽核、督辦和存檔由董辦機(jī)要秘書(shū)負(fù)責(zé)。（4）承辦部門請(qǐng)按文件要求如期完成相關(guān)工作，并按機(jī)要類型，做好文件的備份工作;（5）處理結(jié)果須報(bào)系統(tǒng)分管領(lǐng)導(dǎo)。2、收文流程：說(shuō)明：1） 111行政部填寫(xiě)收文登記及督辦表中的“日期S “發(fā)文單位S “標(biāo)題”等

3、, 并擬寫(xiě)“擬辦意見(jiàn)”并交公司總裁（或副總裁）批辦。2）文件簽核時(shí)，經(jīng)辦部門須上交文件原件。3、操作表格：收文登記及督辦表收文日期發(fā)文單位發(fā)文標(biāo)題文件簽核文件頁(yè)數(shù)經(jīng)辦部門 擬辦意見(jiàn)承辦人完成期限重要說(shuō)明：機(jī)要類型：辦理文件存檔辦理文件不存檔公司領(lǐng)導(dǎo)完成情況歸檔文件歸檔日期機(jī)要秘書(shū)三、發(fā)文1、權(quán)限規(guī)定：1）公司發(fā)文統(tǒng)一山董辦行政專員負(fù)責(zé)管理；2）經(jīng)核準(zhǔn)后，文件的蓋章存檔統(tǒng)一由行政專員負(fù)責(zé)；3）各經(jīng)辦或責(zé)任部門負(fù)責(zé)文件的擬定、復(fù)核、會(huì)簽審批及下發(fā)落實(shí)。2、發(fā)文流程：說(shuō)明：1）由擬稿部門填寫(xiě)發(fā)文審批表中的“文件標(biāo)題S 內(nèi)容介紹S等，并經(jīng)部門主管和分管領(lǐng)導(dǎo)審核意見(jiàn)后，報(bào)系統(tǒng)分管領(lǐng)導(dǎo)復(fù)核。2）需會(huì)簽時(shí)，

4、由擬稿部門負(fù)責(zé)溝通落實(shí)；3）需總裁簽審時(shí)，山擬稿部門呈報(bào)審批；4）審批后，由行政專員負(fù)責(zé)蓋章下發(fā)。3、操作表格：發(fā)文審批表日 期擬稿人行文標(biāo)題文件類型內(nèi)容簡(jiǎn)介部門主管分管領(lǐng)導(dǎo)行政經(jīng)理是否存檔：董事長(zhǎng)存檔確認(rèn)存檔時(shí)間紅頭文件發(fā)文審批表簽發(fā)：會(huì)簽：文件編號(hào)：第號(hào)生效日期：報(bào)：送：發(fā)：擬稿單位：擬稿：核稿：打?。盒?duì)：份數(shù)：附件：主題詞：標(biāo)題：簡(jiǎn)要內(nèi)容：四、存檔銷毀1、權(quán)限規(guī)定:1）文件存檔統(tǒng)一山董經(jīng)辦行政專員負(fù)責(zé);2）文件類型：類型說(shuō)明系統(tǒng)分類行政系統(tǒng)、人力系統(tǒng)、生產(chǎn)系統(tǒng)、營(yíng)銷系統(tǒng)文件分類文件等級(jí)文件內(nèi)容一級(jí)文件質(zhì)量環(huán)境手冊(cè)二級(jí)文件過(guò)程控制的程序文件三級(jí)文件a. 部門工作手冊(cè)作為各部門運(yùn)行質(zhì)量環(huán)境

5、管理體系的常用實(shí)施 細(xì)則：包括管理標(biāo)準(zhǔn)（部門管理制度等）；工作標(biāo)準(zhǔn)（崗位責(zé) 任制和職務(wù)說(shuō)明書(shū)等）；技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和文件（國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)標(biāo) 準(zhǔn)、企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)及作業(yè)指導(dǎo)書(shū)、檢驗(yàn)規(guī)范等）等；b. 其他質(zhì)量環(huán)境管理文件：應(yīng)針對(duì)特定產(chǎn)品、項(xiàng)目或合同編制 的質(zhì)量計(jì)劃及其他標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范等；文件的組成應(yīng)適合于其特 有的活動(dòng)方式。四級(jí)文件記錄3）文件的銷毀由行政經(jīng)理主持，相關(guān)部門參加，組成文件鑒定小組，半年度對(duì)文件資 料明細(xì)，提出存毀意見(jiàn)，報(bào)請(qǐng)總裁批準(zhǔn)后，方可銷毀。4）銷毀材料，要由二人以上并在指定地點(diǎn)進(jìn)行監(jiān)銷，監(jiān)銷人要在銷毀清冊(cè)上簽字。五、文件格式：1：封面、目錄、頁(yè)眉、頁(yè)腳，正文部分：目的、適用范圍、術(shù)語(yǔ)和定義、管理要

6、求、相關(guān) 文件、記錄表格、附錄標(biāo)示。1）封面：主要針對(duì)正文內(nèi)容較多，獨(dú)立成冊(cè)的文件。封面內(nèi)容包括：企業(yè)名稱、文件編號(hào)、 文件名稱、受控狀態(tài)、分發(fā)號(hào)、發(fā)布和實(shí)施日期等。2）目錄：文件編訂成冊(cè)后文件主要內(nèi)容、章節(jié)的頁(yè)碼索引。3）頁(yè)眉：頁(yè)眉的內(nèi)容包括：文件類型、文件名稱、文件編號(hào)、版本及修改狀態(tài)、頁(yè)碼，要 求用表格形式反映，且正文的每一頁(yè)都應(yīng)有相同形式的頁(yè)眉。4）手冊(cè)編號(hào)格式TR/QEM-O：. 手冊(cè)的版本號(hào) 質(zhì)量環(huán)境手冊(cè)代號(hào)5）質(zhì)量環(huán)境管理體系程序文件的編號(hào)方法TR/QP （X） 文件順序號(hào) 程序文件代號(hào)6）三級(jí)文件的編號(hào)方法TR/QC-XX.文件順序號(hào)部門代號(hào)管理文件代號(hào)注：部門代號(hào)如:8）頁(yè)眉

7、中版本及修改狀態(tài)的規(guī)定：版本及修改狀態(tài)次一律用"第1版第0次修改”表示。 如果文件修改次數(shù)較多已達(dá)3次（不含）或整體內(nèi)容改動(dòng)較大已占到文件內(nèi)容的50%以上章 節(jié)，就應(yīng)更新版次，以1 -2-3類推，文件編號(hào)中的年代號(hào)隨換版時(shí)年號(hào)的改變而改變。9）頁(yè)腳：在文件的末頁(yè)用表格形式標(biāo)明文件的編制、審核、批準(zhǔn)人及時(shí)間。2、文件字體、字號(hào)要求文件內(nèi)容字體字號(hào)位置封而第一行公司名稱黑體一號(hào)居中文件編號(hào)黑體四號(hào)處于公司需稱的下方，并與公司需稱右 對(duì)齊，前體現(xiàn)“編號(hào)”二字編號(hào)下劃線與編號(hào)之間無(wú)空格，居中文件名稱黑體一號(hào)居中起草、審核、審批、實(shí)施日 期、發(fā)文單位黑體四號(hào)位于封皮最下端目錄標(biāo)題黑體小二居中內(nèi)

8、容仿宋體三號(hào)左對(duì)齊，前無(wú)空格正文名稱黑體小二居中文件編號(hào)匯編本的文件編號(hào)在封而體現(xiàn)，見(jiàn)“封而”的字體、字號(hào)格式要求。單份文件或匯編本中子 文件的編號(hào)體現(xiàn)在文件 名稱下方仿宋體三號(hào)居中編號(hào)前要體現(xiàn)“編號(hào)”二字正文章、條黑體左對(duì)齊正文內(nèi)容仿宋體首行空兩格，兩端對(duì)齊流程仿宋體10-12 號(hào)居中加粗列項(xiàng)每條列項(xiàng)首行前空兩格圖、表（1）其圖、表內(nèi)容根據(jù)實(shí)際情況調(diào)整字體及字號(hào)（2）圖、表下方必須有標(biāo)注，圖的下方標(biāo)準(zhǔn)“圖IX X”；表的 下方標(biāo)注“表1XX”，字體為黑體，字號(hào)為小四。（3）單份文件中圖、表的標(biāo)注順序順次排列；匯編本中每份子文件的圖.表標(biāo)注以一份子文件為準(zhǔn)，順次排列即可。附件/仿宋三號(hào)“附件”

9、二字與上文空一行，本行前空兩格。 多個(gè)附件表示為附件：1. *2. *落款(單份文件設(shè)置)發(fā)文單位仿宋三號(hào)處于“實(shí)施日期”上方居中的位置實(shí)施日期仿宋三號(hào)簽發(fā)時(shí)，只寫(xiě)"實(shí)施日期”具體日期待簽發(fā) 后輸入或填寫(xiě)。起草人.審批人仿宋三號(hào)至于文件末頁(yè)最下方3、文件資料版式要求文件資料版式一般采用國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)A4型(210mmX297 mm),左側(cè)裝訂。頁(yè)邊距設(shè)置要求：上邊距37mm,下邊距35mm,左邊距28mm,右邊距26mm。“行距”設(shè)置成“單倍行距”，或可根據(jù)實(shí)際情況調(diào)整“固定值”。紙張頁(yè)面方向的設(shè)置要求，正文需設(shè)置為“縱向”排版；圖、表、附件可根據(jù)實(shí)際需求設(shè) 置成“縱向”或“橫向”排版。紙張大小的設(shè)置要求為標(biāo)準(zhǔn)A4打印紙。4、文件資料頁(yè)碼的要求文件資料需插入頁(yè)碼，并體現(xiàn)在文件下邊距居中的位置。首頁(yè)不顯示頁(yè)碼。匯編本的技